Принцип пирамиды Минто

При этом важно сформулировать главный вопрос, который будет служить нам маяком: почему стоит купить эту франшизу?

Анализ идей и установление логической связи между ними является основой мыслительного процесса. Зная о методах дедукции и индукции, вы можете отличить рассуждение от простой констатации фактов. 

Вспомним вышеприведенный пример с боссом и сроками проекта. Сотрудник озвучил перечень фактов, вместо того чтобы ответить на поставленный вопрос. Он не проделал мыслительный процесс, в итоге собеседник ничего не понял. 

Чтобы этого не случилось, помните, что:

– мы включаем в текст документа только те утверждения, которые помогают пояснить или доказать утверждение, стоящее на более высоком уровне пирамиды; – мы можем вывести утверждение более высокого уровня только тогда, когда все суждения связаны между собой индуктивно или дедуктивно.

2.4.4. Выбираем логическую последовательность для вашего документа

Вспомним «золотое правило» №3: идеи любой группы должны быть выстроены в логической последовательности. 

Выше мы перечисляли четыре возможных разновидности аналитической деятельности. Только в таких видах наш мозг может выстраивать идеи: это дедуктивная последовательность и три вида индуктивной последовательности: хронологическая, структурная и сравнительная. Рассмотрим эти три вида более подробно. 

1. Хронологическая последовательность. Сначала вы определяете цель, затем описываете последовательность действий, которые помогут ее достичь. 

Например, вашей консалтинговой фирме нужно увеличить продажи компании-клиента. Вы выбираете хронологический принцип и разбиваете процесс на этапы:

I этап. Определяем точку, где мы находимся сейчас. Анализируем:

– оборот компании;– количество менеджеров по продажам;– количество покупателей;– описываем фактический процесс работы с клиентами (поиск новых, удержание старых, звонки, встречи и т. д.);– описываем процесс продажи.

II этап. Определяем проблемы:

– анализируем процесс работы с новыми и старыми клиентами, выявляем проблемные точки,– анализируем процесс продажи, выявляем проблемные точки.

 III этап. Предоставляем рекомендации по внесению изменений.

2. Структурная последовательность. Применяется, если ваш документ должен опираться на анализ структуры выбранной отрасли или компании. Например, если вам нужно обнаружить факторы успеха или точки роста компании, сначала представьте себе ее структуру, затем определите факторы успеха или точки роста в каждой составляющей. 

Выбирая этот вид, вы опираетесь на вопрос, как устроена эта компания/отрасль. 

Рассмотрим бытовой пример: если ваш пылесос не включается и вы хотите починить его сами, вы сначала должны понять, из каких деталей он состоит и какая именно деталь не работает: порван шнур? перегорел мотор? В зависимости от этого принимаете меры. Точно таким же образом вы описываете структуру компании и анализируете деятельность каждой составляющей. А затем даете рекомендации. 

3. Сравнительная последовательность. Применяется, если вам нужно проанализировать ограниченный круг вопросов или проблем, имеющих общий признак. При этом вы не рассматриваете остальные вопросы или проблемы выбранной компании или отрасли. 

Допустим, перед компанией стоят проблемы с персоналом, с продажами, с налоговой и с поставщиками. Вы берете проблемы с продажами и работаете с ними, пока отложив другие. 

Эти последовательности можно использовать самостоятельно или в сочетаниях друг с другом. 

Если ни одна из этих последовательностей не прослеживается, значит, либо между идеями группы не существует связи, либо вы не смогли ее обнаружить и ваши рассуждения ошибочны. Пересмотрите их еще раз и приведите в соответствие правилам.

2.5. Строим пирамиду 

А теперь будем строить пирамиду. Это можно делать с любого уровня и в любом направлении. Мы рассмотрим самый простой, удобный и логичный способ — сверху вниз. 

2.5.1. Структура документа

Рассмотрим основные части документа. 

• Вводная часть: должна познакомить нас с ситуацией. • Главный уровень: должна состоять из понятных читателю законченных утверждений, последовательно связанных между собой. • Вывод: что рекомендуется предпринять.

2.5.2. Пишем вводную часть

Вводная часть должна познакомить нас с ситуацией и подготовить к изучению аргументов главного уровня. Лучшая форма знакомства — это история, рассказ о событиях в хронологической последовательности. Почему? Форма истории, или повествовательная форма, знакомит читателя с точкой зрения автора, его интерпретацией событий и без труда позволяет понять суть дела. 

Важно! Чтобы привлечь внимание читателя к предмету, начните с того, что ему хорошо знакомо либо является неоспоримым фактом. Если читатель с самого начала согласится с вами, тогда он охотно перейдет к вашим основным идеям.

Например, если вы хотите убедить жену в том, что нужно вложить накопленные деньги во франшизу, вероятно, начнете так: «Сейчас мы зарабатываем 100 тыс. рублей в месяц. Этого недостаточно. Я хочу увеличить наши доходы до 1 млн рублей в месяц и знаю, как это сделать». У жены вряд ли возникнут возражения, и она готова внимательно слушать дальше. Подготовив таким образом почву, вы переходите к критериям и аргументам.

2.5.3. Правила написания введения

Задача введения — познакомить читателя с Предметом. Это будет вершина пирамиды.

1. Определите Вопрос, на который должен отвечать ваш документ.  2. Напишите Ответ. 3. Определите Ситуацию. Рассказывая о предмете и сложившейся вокруг него ситуации, дайте первое неопровержимое утверждение — знакомый читателю или широко известный факт.  4. Опишите Развитие Ситуации. Расскажите, что случилось или что вы предлагаете. Тогда у читателя возникнет вопрос, вы завяжете диалог и перейдете к Главному Уровню. Если утверждение не вызвало у читателя вопрос, перепроверьте и переформулируйте Вопрос и Ответ. 

Объем вводной части зависит от степени осведомленности читателя и описываемого предмета. Чем более осведомлен адресат, тем короче может быть вводная часть. 

2.5.4. Переходим к главному уровню

На главном уровне дается ответ на Вопрос, следующий из Главного Утверждения. 

В нашем случае вопрос звучит так: «Почему нам стоит купить франшизу?». Ответом будет перечень критериев, а также аргументов и данных по каждому из них. 

Каждое из утверждений Главного Уровня должно быть построено по схеме «Ситуация — Развитие Ситуации — Вопрос», но в более сжатом виде. В первом утверждении вы показываете, как данная идея связана с Главным Утверждением, а в остальных показываете, как каждая следующая идея связана с предыдущей. Для аргументов Главного Уровня лучше использовать метод индукции, так как она лучше воспринимается. 

Попробуем применить на практике. Возьмем другой пример. 

Допустим, вы работаете в компании по доставке готовых наборов продуктов для семейных ужинов. Руководитель поставил перед вами задачу — подобрать генерального поставщика овощей. Вы можете найти нескольких поставщиков и отправить руководству список. Можете даже добавить туда список поставщиков, с которыми работает компания-конкурент. Но это не будет ответом на поставленный вопрос. 

Давайте попробуем решить задачу по вышеописанному алгоритму.

1. Определите Предмет. «Нам нужно найти генерального поставщика овощей». 2. Определите Вопрос. Для этого представьте вашего читателя (руководитель) и подумайте, о чем он может вас спросить. Допустим, вопрос будет звучать так: «Какие поставщики предлагают нам лучшие условия, лучшие цены и гарантии, чтобы мы не подвели своих покупателей? Почему поставщик, которого вы предлагаете, лучший?» 3. Напишите Ответ. Допустим, вы уже промониторили рынок, сделали сравнение и пришли к выводу, что лучший выбор — компания X.  4. Определите Ситуацию. На этом уровне вам нужно еще раз четко сформулировать главную идею, никак не комментируя ее. «Итак, нам нужен генеральный поставщик овощей». У руководителя возникает вопрос: «И кого вы предлагаете?» Вы отвечаете: «Я рекомендую компанию X. И вот почему».  5. Опишите Развитие Ситуации, расскажите о том, как вы пришли к этому решению и почему оно лучшее. Здесь вы переходите на Главный уровень и рассказываете, по каким критериям вы сравнили компании и почему выбор компании X является наилучшим. Например, вы сравнили компании по следующим параметрам:

– качество,– цена,– репутация на рынке,– сроки поставки,– отсрочка платежа,– размер минимальной партии. 

И пришли к выводу, что компания X предлагает наилучшие условия. 

Если вы предполагаете, что на этом уровне у читателя могут возникнуть вопросы (а почему цена лучше, а какой минимальный размер партии предлагают другие и т. д.), вы спускаетесь еще на уровень ниже и даете необходимые пояснения, приводите данные.

2.5.5. Вывод: обобщение сгруппированных идей

Вспомним «золотое правило» №1: идеи любого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже, и выводиться из них. Обобщение является завершающим этапом аналитического процесса. 

После того как вы изложили данные, нужно завершить рассуждение. Для этого:

1. Опишите желаемый результат четко и ясно. Представьте его в виде цифр или, если это невозможно, найдите другой наглядный способ. Избегайте расплывчатых фраз. 

Пример. Не пишите: «Наша цель — увеличить продажи». Напишите: «Создание нового отдела из трех сотрудников поможет увеличить продажи на 10% в I квартале следующего года». 

2. Определите меры, необходимые для достижения результата. Установите последовательность, в которой их необходимо принимать, и взаимосвязь между ними:

–какие меры должны быть приняты в первую очередь;  –какие меры должны быть предприняты, чтобы были реализованы другие.

3. Проверьте соответствие идей правилу MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive): элементы в рамках одной группы должны быть взаимоисключающими и исчерпывающими.

Например, описывая ассортимент сети спортивных магазинов, сначала вы описываете все основные группы товаров: спортивную одежду, обувь, тренажеры, спортивные аксессуары, ничего не упуская, но и не упоминая дважды одно и то же. Включать в этот ряд дополнительно одежду для тенниса или обувь для бега было бы ошибкой, т. к. вы уже включили в него спортивную одежду и обувь. 

На последнем этапе еще раз проверьте ваш документ:

–вертикальная структура в форме диалога «вопрос-ответ» с читателем позволяет определить тип идей; –горизонтальные связи между идеями в форме дедукции или индукции позволяют оценить логическую взаимосвязь; –вводная часть в повествовательной форме содержит вопрос, который позволяет выделить главное и отсечь все лишнее.

3. Логика в «длинных» документах

Пирамида может быть эффективным инструментом для исследования проблем и поиска решений в длинных проблемно-ориентированных документах.

При подготовке такого документа следуйте логическому процессу:

1. Определите проблему. 2. Структурируйте процесс анализа и соберите информацию.  3. Проведите анализ и найдите решение. 4. Подготовьте документ на основе пирамиды рассуждения.

3.1. Определите проблему

Проблема — это расхождение между тем, что есть, и тем, что вы хотите иметь. 

Она является результатом текущей ситуации — будь это обстоятельства или взаимосвязанные причины. 

Для решения проблемы необходимо понять причины расхождения между желаниями и действительностью и меры, которые нужны, чтобы его устранить.

Определите структурные элементы проблемы:

–Отправная точка/Начальная сцена (сфера, в которой возникла проблема). –Событие, нарушающее равновесие (то, что нарушило стабильность в данной сфере). –Р1 (результат, который вы получили и который вас не устраивает — нежелательный результат). –Р2 (результат, который вы хотите получить — желаемый результат).

Определив проблему, сформулируйте вопрос и опишите возможные варианты решения. Чтобы найти решение, нужно провести анализ, выявить причины проблемы и оценить возможные действия по их устранению. 

3.2. Структурирование процесса анализа

Подготовка «длинных» документов требует сбора и анализа большого объема данных. Как правило, мы собираем информацию в хаотичном порядке и никак не оцениваем ее, пока не будут получены все необходимые данные. Такой подход влечет за собой большое количество лишней работы по обработке полученных данных.

Оптимизировать эту работу поможет структурированный процесс сбора информации. Используйте модель исследования, которая поможет организовать процесс анализа.

3.2.1. Модель исследования 

Модель исследования помогает визуально представить процессы в анализируемой сфере и определить элементы и действия, которые станут основой анализа. Любая отрасль, компания, процесс имеют структуру, которую можно изобразить в виде рисунка. Этот рисунок является эффективным инструментом анализа и поможет вам выявить слабые звенья и определить вопросы, которые помогут определить причины неудовлетворительного результата. 

Например, у вас заглохла машина на дороге. Вы не знаете почему и, следовательно, не знаете, как ее запустить. Попробуем определить причины проблемы. Используя правило MECE, выясним, по каким причинам вообще может заглохнуть машина. А затем, исключая гипотезы, найдем реальную причину: кончился бензин или слетела клемма с аккумулятора.

– Изобразите взаимодействие структурных элементов в рамках системы.– Установите причинно-следственные связи.– Определите и классифицируйте возможные причины проблемы.– Соберите дополнительную информацию, которая поможет подтвердить или опровергнуть причины проблемы.

Следующий этап вашего исследования — сбор информации, подтверждающей или опровергающей ваши гипотезы относительно причин проблемы и возможных путей ее решения. 

Модель исследования помогает применить системный подход, который поможет выявить реальную проблему и предложить пути ее решения, а также облегчает процесс написания финального документа, заранее задавая логику и помогая выстроить пирамиду рассуждений.

Заключение

Принцип пирамиды соответствует принципам нашего мышления. Размышляя и воспринимая информацию, мы переходим от главного к второстепенному. Поэтому хорошо воспринимается текст, построенный в виде пирамиды. 

Количество единиц информации, которое мы можем воспринять и запомнить за один раз, ограничено числом 7 плюс-минус 2. 

Структурируя поток информации, мы сначала раскладываем его на составляющие, стремясь понять смысл каждой отдельной единицы, а затем снова собираем у себя в голове, группируя и обобщая идеи, чтобы понять смысл сообщения. 

Читая текст, мы воспринимаем предложения в том порядке, в каком они воспроизводятся. Если автор начнет с главной идеи, а затем последовательно изложит аргументы, читателю будет проще следить за ходом его мыслей. 

Во время чтения часть внимания мы тратим на распознавание слов, часть — на установление взаимосвязей и часть — на осмысление идей. Чем меньше ресурсов уходит на распознавание слов и поиск взаимосвязей, тем больше ресурсов остается на осмысление. 

Правильно составленный текст имеет форму пирамиды, где идеи связаны вертикальными и горизонтальными связями, а на ее вершине находится главное утверждение.

Чтение — это диалог автора с читателем в форме «вопрос-ответ». Такой диалог позволяет удерживать внимание читателя. 

Строя пирамиду, вы можете использовать дедуктивный или индуктивный методы, а также их сочетания.

Установите логическую последовательность идей. Это поможет убедиться, что все идеи взаимосвязаны и ничего не упущено из виду. 

Мы можем использовать четыре вида логической последовательности: дедуктивную и индуктивные — хронологическую, структурную и сравнительную.

Обобщение сгруппированных идей — это завершающий этап мыслительного процесса. Убедитесь, что между идеями есть четкая взаимосвязь и что вы должным образом сформулировали обобщающее утверждение.

Пирамида может быть эффективным инструментом поиска и решения проблем. Для проблемно-ориентированных документов необходим большой объем данных. Структурировать процесс сбора данных поможет модель исследования.

Модель исследования поможет отобразить структурные элементы системы, установить связи между ними и увидеть источники возникновения проблем.