Помоги проекту - поделись книгой:
• Как скоро планирует жениться / выйти замуж?
• (для руководителя это очень важно, так как если его ассистентка выйдет замуж, то она в скором времени уйдет в декрет, а ему придется снова искать сотрудника)
• включите в тест сложные задачи, с помощью которых можно будет проверить IQ кандидата на должность, а также вопросы на стрессоустойчивость
5. Размещаем это объявление с фотографией и контактами в социальной сети «Вконтакте».
6. Размещаем это объявление в социальной сети «Facebook»
7. Размещаем в «Instagram»
8. Публикуем на портале HH.ru
9. Размещаем на сайте Job.ru
10. Отбираем и тестируем кандидатуры.
Совет: у вас должна быть отдельная почта для приема резюме от кандидатов.
Не используйте личную почту, чтобы ваши личные письма не перемешивались с письмами кандидатов.
В социальных сетях можно использовать хэштеги: #ищуассистента, #вакансияМосква, #вакансиявМоскве и тому подобные.
10 советов по поиску бизнес-ассистента оффлайн
1. Составляем анкету в редакторе MS Office Word. Это позволит понять для себя, для чего нужен бизнес-помощник, и примерно представить, какой человек нужен.
2. Определяем подходящий темперамент.
Можно пройти тестирование в Академии Бизнес-Ассистентов, определить Ваш психотип, а потом решить, какой человек подойдет именно Вам. Многие руководители считают, что если они сами шустрые, то значит и ассистент у них должен быть шустрый.
На самом деле ассистент и руководитель должны друг друга взаимодополнять. Это означает, что если руководитель “бешеный”, то ассистент ему нужен более уравновешенный. Если руководитель – спокойный интроверт, то ассистент ему требуется шустрый-шустрый.
В качестве бегающего и скорого ассистента подойдет девушка. Мужчина и женщина отличаются в работе.
Мужчина все делает постепенно, ему нужна последовательность.
Женщина может делать 100500 дел за раз и при этом не терять сюжетной линии. Поэтому девушка-помощник в этом плане будет продуктивней, чем парень. Если же нужен заместитель директора, то, конечно, на эту роль лучше подойдет мужчина – он может раздавать задания другим и делегировать полномочия.
3. Есть вариант – искать помощника среди своих родственников.
Поговорите с близким человеком.
Какие плюсы от такого сотрудника:
• не обманет и не украдет
• Вы хорошо знаете этого человека
• Вам не нужно будет никуда ходить, можно просто поговорить: “хочешь / не хочешь”.
Можно в качестве помощницы рассмотреть и жену, но это уже зависит от ваших ценностей. Или это двоюродная / троюродная сестра, тетя, племянница и т. п.
4. «Воруем» у конкурентов.
Примечаем желаемого сотрудника у конкурентов и договариваемся. Если видите, что человек у конкурентов кислый, не раскрывается (у вашего друга или знакомого), то просто предложите более выгодные условия.
Конкуренту при этом предоставьте замену, то есть не просто “своровали по-тихому”, а “выгодно договорились”.
5. Можно устраивать конкурсы. Объявили конкурс, о том, что идет набор – к вам пришло несколько кандидатов.
Вы составляете для них задание и отбираете лучшего.
6. Ищем поэтапно.
7. Искать в виде реалити-шоу.
8. Ассессмент, групповое собеседование от 5 до 15 человек. Можно посмотреть новаторские способности кандидатов, как они ведут себя среди людей, которых видят впервые.
Понять, как у них обстоят дела с коммуникацией, как они могут договориться, как говорят и выглядят, как одеты, смущаются или не смущаются, проверить их на стрессоустойчивость и т. д.
9. Можно обратиться в кадровое агентство.
На данный момент существует много кадровых агенств, которые занимаются массовым подбором кадров.
Однако там нужно будет четко контролировать процесс и «дожимать» их, т. к. у них много вакансий, и они иногда могут упустить важные моменты при подборе кандидатуры.
10. Обратиться в специализированные кадровые агентства, которые подбирают именно бизнес-помощников. У них большая база специально обученных и уже проверенных людей, т. е. кто-то уходит, кто-то приходит, а база остается.
10 советов по отбору лучшего бизнес-ассистента
1. Обязательно даем ассистенту тестовые задания. Это могут быть ваши реальные задания из обыденного рабочего дня или что-то выдуманное. Тем самым, Вы проверите, на что способен Ваш кандидат.
2. Проверяем ассистента на стрессоустойчивость.
Есть такое задание для проверки. Все заходят в темную комнату, тушится свет. На стене висит скрученный экран, а по аудитории в хаотичном порядке стоят стулья.
Человек заходит, ему говорят: “садись куда хочешь и не задавай вопросов, все вопросы на экране”.
Человек начинает теряться, задавать вопросы, хотя ему сказали их не задавать.
При первом же вопросе его исключают, так как он нарушил правило – не задавать вопросов.
Так Вы можете сразу проверить, насколько кандидат собран и готов выполнять ваши поручения.
4. Можно проверить кандидата на детекторе лжи. Детектор лжи стоит от 5000 до 40000 руб.
Если просто купить полиграф для компании – это дорого, то можно проверить на детекторе лжи через специальные агентства – так будет дешевле.
5. Можно использовать профайлинг для отбора лучшего бизнес-ассистента. Это полноценная замена детектора лжи.
Что дает профайлинг? Можно узнать в каких местах потенциальный сотрудник будет слаб, а в каких силен, через сколько времени бросит работу, что для него важно, а что нет.
Это три в одном: живое общение, тестирование, проверка.
6. Сделать несколько тестовых дней. В эти дни уже нужно включить полноценную работу ассистента, чтобы он уже вошел в Вашу бизнес-жизнь.
7. Не трудоустраивайте ассистента сразу, как только он Вам понравился.
8. Еще один стресс-тест. Попробуйте загрузить ассистента нереальным количеством задач для нормального человека. Посмотрите, какие вопросы он будет задавать, как будет справляться, будет ли выяснять приоритетность задач, спрашивать – «возможно ли все сделать и к какому сроку» и т. д.
9. Попросите ассистента вести отчетность в автоматической системе управления проектами (trello, basecamp, мегаплан и др.), предварительно выбрав самую удобную с учетом Ваших пожеланий.
10. Осторожно спросите мнение о Вашем бизнес-ассистенте у Ваших коллег, бизнес-партнеров, клиентов.
10 советов по организации работы бизнес-ассистента на испытательном сроке
Испытательный срок ничем нового сотрудника ничем не отличается от обычного рабочего дня. Разница только в зарплате.
Обязательно нужно, по максимуму дать те задания, которые важны руководителю:
1. Проверьте своего ассистента, насколько он ориентируется в документообороте.
2. Дайте и проверьте тот функционал, который важен для вас в течение работы.
3. Обязательно попробуйте своего ассистента в продажах.
4. Посмотрите, как он может составлять документы.
5. Посмотрите, умеет ли он работать с первичной бухгалтерией.
6. Предложите решить ряд SMM-задач. Так Вы увидите, как ассистент пишет тексты, как он разбирается в поиске и размещении информации в интернете.
7. Предложите ассистенту ситуацию, когда ему нужно уволить сотрудника. Вы поймете, какие приемы увольнения он использует и насколько с ними справляется.
8. Создайте ему искусственные стрессовые ситуации (сплетни, угрозы об увольнении), проверьте реакцию, как он будет держаться и что говорить.
9. Попросите ассистента организовать какой-то праздник, мероприятие.
10. Дайте ассистенту интересное задание, без важных деталей. Сознательно не договаривайте информацию. Например: «Сделай мне визы, пожалуйста».
При этом, не нужно уточнять, сколько человек, кому это нужно, когда нужно, т. е. посмотреть насколько он понял задачу, насколько выполнит и какие уточняющие вопросы будет задавать.
Не зря говорят: «Об уме человека лучше судить по его вопросам, чем по его ответам». Поэтому нужно посмотреть, какие вопросы будет задавать ассистент при выполнении той или иной задачи.
10 советов по мотивации бизнес-ассистента
1. Не жалейте денег на своего ассистента. Но не надо платить сразу по 100 тыс. руб. своему помощнику. Начиная с малого, мы постепенно идем к великому, но и жалеть денег не надо.
2. Ставим дополнительную мотивацию для своего помощника, т. е. даем возможность заработать больше. Например: привлеките его к продажам.
3. Если Вы видите, что человек выкладывается для вас на все 100 %, готов работать на вас 24 часа в сутки, повысьте ему зарплату или наградите премией.
4. В Вашей работе должны быть какие-то поощрительные подарки, комплименты в виде сертификатов, бонусных карт, денег, цветов или еще чего-то.
5. Каждый раз говорите своему ассистенту, что он / она молодец, хвалите за какие-то дела или выполненные задачи.
Тем более, если Вы видите, что помощник выполняет какое-то дело в первый раз и успешно справился, то обязательно похвалите сотрудника.
6. Проводите мероприятия внутри компании.
7. Попытайтесь укрепить командный дух, настроить ассистента на положительную волну, общаться с ним каждый день, включать его в свои бизнес-процессы. Пусть он будет в курсе дела, а не просто сторонним исполнителем. Пусть ассистент живет жизнью компании, будет внутри коллектива, как член семьи.
8. Выставляйте своего ассистента как копию самого себя, т. е. представляйте компании не просто, как «шестерку», а как свою тень, превозносите его.
9. Также, если Вы хотите, чтобы он идеально ладил с вашими домашними, приглашайте его на домашние праздники. Ассистент должен быть как член Вашей семьи. Он должен чувствовать, что он свой, что его любят, понимают, возможно, даже обожают, тогда он точно будет готов выкладываться еще больше.
А если человек чувствует себя просто служанкой, захочет ли он работать? – Нет.
10. Когда Вы выступаете на конференциях, посещаете крупные встречи и так делее, ассистенту нужна возможность быть рядом с Вами.
Вы можете познакомить его с нужными людьми, представить, помочь ему наработать нужные связи.
10 советов по воспитанию помощника на всю жизнь
Каждому руководителю нужен ассистент, но не каждый руководитель сможет удержать своего помощника более чем на год, два, три, а то и больше.
Что необходимо человеку, для того, чтобы ужиться с вами на долгое время?
1. Уважение, т. е. Вам нужно относиться к своему ассистенту с уважением.
2. Благодарность, т. е. Вам нужно благодарить его за каждое дело и выполненную задачу. Например, когда я общаюсь со своей ассистенткой, я не говорю: “Кать, сделай это!” – я говорю, – “Кать, сделай, пожалуйста, это”. После каждого раза, когда она что-то сделает, я говорю “Спасибо”.
3. Щедрость и похвала. Это могут быть не только деньги, но и какое-то путешествие и прочие поощрения.
4. Заинтересованность семьей ассистента. Обязательно нужно спрашивать, взаимодействовать с его семьей, приглашать членов его семьи на мероприятия. К примеру, если у нас какие-то корпоративные праздники в компании, приглашаем не только его, но и брата, родителей. Важно покупать какие-то билеты на культурные мероприятия для семьи ассистента, чтобы он чувствовал поддержку.
5. Защищенность. Нужно создать условия, чтобы ассистент чувствовал себя защищенным. Например, если Вы не оплачиваете его автомобильные расходы, то это можно исправить. Дать денег больше, чем другим сотрудникам, чтобы он чувствовал это.
Поделиться книгой: