Помоги проекту - поделись книгой:
Рис. 1.18. Перечень расходных накладных
В окне представлен перечень созданных ранее расходных накладных. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается номер накладной, ее дата, наименование получателя ТМЦ, название склада, с которого будут списаны ТМЦ, сумма по документу, информация об оплате документа и прочие сведения.
В программе «Учет товаров» можно работать с двумя видами расходных накладных: накладная на отпуск товаров сторонним получателям и накладная на внутреннее перемещение ТМЦ (например, с одного склада на другой). Рассмотрим порядок формирования каждого вида документа.
Ввод расходной накладной на отпуск товаров на сторону осуществляется в два этапа: вначале вводится информация о самом документе (дата, номер, информация об оплате, и др.), а затем формируется перечень отпущенных по данной накладной товарно-материальных ценностей (т. е. спецификация документа).
Чтобы сформировать новую накладную на отпуск товаров на сторону, нажмите кнопку Создать, которая находится слева внизу окна, и в открывшемся меню выберите команду Новая расходная (к аналогичному результату приведет нажатие комбинации клавиш Ctrl+Insert). В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.19.
Рис. 1.19. Формирование расходной накладной
Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух вкладок: Накладная и Отгрузка, доставка и документы.
На вкладке Накладная осуществляется ввод основных данных по документу, на основании которых его можно идентифицировать. В поле Номер накладной указывается номер документа. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания документа, но его при необходимости можно отредактировать по своему усмотрению.
В поле Дата накладной указывается дата расходной накладной. Значение данного поля также формируется автоматически – по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости можно изменить значение данного поля, введя требуемую дату либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
Поле Склад предназначено для ввода названия склада, с которого по данному документу отпускаются товары. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике складов. Если в раскрывающемся списке требуемый склад отсутствует, его можно добавить, не выходя из данного режима работы. Для этого следует нажать расположенную справа кнопку Выбрать и в открывшемся окне справочника складов ввести требуемый склад. После этого выбрать введенный склад можно как в окна справочника (для этого нужно выделить его курсором и нажать кнопку Выбрать), либо из раскрывающегося списка.
Аналогичным образом в поле Клиент указывается наименование получателя товарно-материальных ценностей по данному документу.
Если товар отпускается со скидкой, то размер скидки (в процентах) указывается в поле Скидка.
В поле Автор сделки из раскрывающегося списка, можно выбрать ФИО сотрудника, отвечающего за совершение данной сделки.
Данные, которые представлены в области настроек Общие данные по накладной, носят лишь информационный характер. Они рассчитываются автоматически после того, как сформирована спецификация документа. Поэтому при создании новой накладной, у которой спецификация пока отсутствует, все показатели будут иметь нулевое значение.
Для ввода, редактирования и хранения информации об отгрузке товаров по данному документу предназначена вкладка Отгрузка, доставка и документы, содержимое которой представлено на рис. 1.20.
Рис. 1.20. Ввод данных об оплате расходного документа
Здесь можно ввести сведения о дате отгрузки, дате доставки, а также о документах, сопровождающих сделку.
Далее можно приступать к формированию спецификации расходной накладной (рис. 1.21).
Рис. 1.21. Спецификация расходного документа
В верхней части данного окна отображаются основные реквизиты расходной накладной, по которым ее можно идентифицировать: номер и дата документа, название (номер) склада, с которого будут списаны товары по данному документу, наименование получателя товаров и размер скидки (при наличии таковой).
Для каждой товарной позиции в спецификации отображается вся основная информация: код (номенклатурный номер) товара, его наименование, количество в установленных для него единицах измерения, цена списания и фактическая цена, сумма списания и фактическая сумма, размер наценки, ставка и сумма НДС, цена товара без НДС, и др.
Чтобы добавить позицию в спецификацию, нажмите кнопку Добавить, которая расположена внизу окна, и в открывшемся меню выберите команду Добавить. В результате на экране откроется окно справочника товаров. В левой части окна справочника нужно выбрать товарную группу, в которой находится требуемый товар, затем в правой части установить на него курсор и нажать кнопку Выбрать, которая находится справа внизу окна – в результате откроется окно Ввод количества. В данном окне следует с клавиатуры ввести количество отпускаемого товара (в информационной строке показано предельное количество, которое можно отпустить) и нажать кнопку ОК.
В результате выполненных действий в новой товарной позиции спецификации документа будут автоматически заполнено большинство параметров (ставка НДС, сумма и др.).
Поскольку практически всегда отпускная цена товара выше цены поступления (за исключением очень редких, специфических случаев), то значение поля Цена факт. следует отредактировать с клавиатуры, указав в нем цену продажи (по умолчанию значение данного поля равняется покупной цене товара). После изменения значения данного поля автоматически соответствующим образом пересчитаются значения полей Сумма факт., Сумма НДС и Цена без НДС.
Если необходимо удалить из спецификации тот или иной товар, следует выделить его в списке курсором и нажать кнопку Удалить, которая расположена внизу окна. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Формирование и вывод на печать разных документов, в той или иной степени имеющих отношение к расходу товаров по данной накладной, осуществляется так же, как и при работе с приходной накладной – переход в соответствующий режим осуществляется с помощью кнопки Мастер печати. Дальнейшие действия рассмотрены выше (см. рис. 1.16).
Внутреннее перемещение ТМЦ
Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей – это перемещение их внутри предприятия из одного структурного подразделения в другое (например, со склада – в цех, или с одного склада – на другой, и т. д.). Для документального оформления данной операции используется документ, который называется «Накладная на внутреннее перемещение».
Чтобы создать накладную на внутреннее перемещение в программе «Учет товаров», нужно в окне списка расходных документов (см. рис. 1.18) нажать кнопку Создать и в открывшемся меню выполнить команду Новое перемещение. В результате на экране откроется окно, как показано на рис. 1.22.
Рис. 1.22. Выбор склада для списания товара
В данном окне нужно выбрать склад или иное структурное подразделение, с которого будет произведен отпуск товаров. Например, товар может отпускаться со склада в торговый киоск – в этом случае источником будет являться склад. Если же товар из торгового киоска возвращается на склад, то в данном случае источником будет являться киоск.
Для выбора склада-источника нужно выделить его в списке курсором и нажать кнопку Выбрать. Сразу после этого откроется аналогичное окно, в котором точно таким же образом нужно выбрать склад или иное подразделение предприятия, на которое будут оприходованы товары по данному документу (склад назначения).
После выбора склада назначения на экране откроется окно формирования и редактирования спецификации документа (см. рис. 1.21), описание которого приведено выше.
Складские остатки: расчет, анализ, вывод на печать
Для любого предприятия информация о складских остатках ТМЦ всегда является актуальной и востребованной. В программе «Учет товаров» вы можете просмотреть остатки по любому складу на любую дату.
Чтобы войти в режим работы со складскими остатками, выполните команду главного меню Остатки→Товары на складе (складах). При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.23.
Рис. 1.23. Выбор склада для просмотра остатков
В данном окне нужно курсором выделить склад, остатки по которому следует просмотреть. Затем в поле Остаток на нужно указать дату, по состоянию на которую необходимо просмотреть остатки.
После нажатия в данном окне кнопки ОК отобразится ведомость остатков, пример которой показан на рис. 1.24.
Рис. 1.24. Ведомость остатков ТМЦ
Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух частей. В левой части отображается список товарных групп, в правой части представлены товары той группы, на которой установлен курсор. Для каждого товара в соответствующих колонках отображается его код и полное наименование, единица измерения, цена, остаток в установленных для него единицах измерения, количество дней, в течение которых товар находится на складе, наименование организации-производителя, место на складе, вид фасовки и иная информация.
Внизу в правой части окна, под списком товаров, отображается дополнительная информация о товаре, на котором в списке установлен курсор: название поставщика, приходная цена, номер и дата приходной накладной, размер наценки и продажная цена.
Чтобы вывести ведомость остатков на печать, следует нажать кнопку Печать, которая находится слева вверху окна, и в открывшемся меню выбрать команду Печать остатков. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.25.
Рис. 1.25. Настройка ведомости остатков
В данном окне осуществляется настройка и выбор печатной формы документа. В поле Печатать нужно из раскрывающегося списка выбрать вариант формирования отчета. Возможен выбор одного из трех перечисленных ниже вариантов.
• Все остатки – будет распечатана полная ведомость остатков товаров.
• Только текущую группу – будет распечатана ведомость остатков товаров той товарной группы, на которой в левой части окна остатков (см. рис. 1.24) установлен курсор.
• То, что в списке товаров – будут распечатаны остатки товаров, которые отображаются в правой части окна остатков (см. рис. 1.24). Отличие данного вида отчета от предыдущего заключается в том, что в правой части могут быть представлены не только товары текущей группы: при активизации команды главного меню Настройки→Вывести полный список товаров в правой части, вызываемой также нажатием клавиши F5, в правой части будет представлен полный список остатков, по всем товарным группам.
В полях Отдел и Номер стеллажа можно с клавиатуры соответственно указать название отдела, к которому относятся товары, и номер стеллажа, на котором они хранятся. На небольших предприятиях эти параметры обычно не заполняются.
При необходимости можно установить фильтр по поставщику на включаемые в отчет данные. Для этого в поле Поставщик из раскрывающегося списка следует выбрать название организации-поставщика; в данном случае в ведомость остатков будут включены остатки только товаров, полученных от данного поставщика. Если фильтр по поставщику применять не требуется, то в поле Поставщик следует ввести значение Все контрагенты (это значение предлагается по умолчанию).
В нижней части окна представлен перечень форм документов, которые можно вывести на печать. Среди них присутствуют, например, акт сверки остатков, ведомость остатков, и др. Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно пометить его соответствующим флажком (возможен выбор одновременно нескольких позиций) и нажать кнопку Напечатать выбранные. При необходимости можно отредактировать заложенную в программе форму любого документа – для перехода в соответствующий режим нужно пометить требуемый документ и нажать кнопку Редактировать форму.
На рис. 1.26 показан пример отчета Остатки (оптовая цена).
Рис. 1.26. Отчет по остаткам товаров на складе
В данном отчете представлен перечень остатков по выбранному складу. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается код товара, его наименование, производитель товара, текущий остаток, цена и сумма. В нижней части отчета представлена итоговая информация.
В верхней части окна отчета содержится инструментальная панель, предназначенная для выполнения тех либо иных действий с отчетом; названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Наиболее часто с отчетом выполняются две операции: это сохранение отчета в отдельном файле и вывод его на печать.
Для сохранения отчета в отдельном файле нужно в инструментальной панели нажать кнопку Сохранить отчет в файле. В результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows нужно указать путь для сохранения и имя файла отчета. Возможности программы предусматривают сохранение файла отчета в одном из следующих форматов: *.frp, *.rtf, *.htm, *.csv или *.txt (выбор формата осуществляется в поле Тип файла из раскрывающегося списка).
Чтобы вывести отчет на печать, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Печать отчета. Дополнительная настройка параметров печати в данном случае не предусмотрена – отчет будет сразу отправлен на печать.
При необходимости вы можете быстро сформировать расходную накладную на весь числящийся на складе товар. Эта возможность может быть полезна в целом ряде случаев, и ее наверняка оценит по достоинству каждый предприниматель, являющийся пользователем программы (например, бывает необходимо быстро «обнулить» складские остатки в преддверии налоговой проверки, ареста складских помещений, и т. п.).
Формирование расходной накладной на все числящиеся на складе остатки осуществляется с помощью команды Печать→Накладной на весь товар, вызываемой в окне складских остатков (см. рис. 1.24). При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 1.27.
Рис. 1.27. Настройка параметров накладной на весь остаток
Поделиться книгой: