Помоги проекту - поделись книгой:
Обоснованность расходов – анализ финансовым контролером объективности планирования расходов.
Целесообразность расходов – определение законности, эффективности, результативности и целевого характера расходов.
Метод для оценки обоснованности данных – метод экономически обоснованных затрат. При этом, прогноз затрат на планируемый период выполняется с применением: – регулируемых государством цен (тарифов), включая цены (тарифы) на продукцию (услуги) естественных монополий и их прогнозных значений, индексов инфляции, индексов изменения цен, определяемых прогнозом социально-экономического развития Российской Федерации и соответствующего субъекта Российской Федерации; – цен, установленных на основании договоров, заключенных по результатам проведения торгов или по иным основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для государственных нужд; – данных, полученных по результатам экспертных оценок, проводимых ответственным подразделением коллегиально.
1. Планированию подлежат все расходы, осуществляемые Банком для обеспечения своей деятельности.
2. Смета расходов Банка составляется на основе Смет финансирования расходов подразделений Банка (далее – Сметы финансирования). Смета финансирования подразделения предназначена для регулярного контроля на ежедневной основе над расходами и включает следующие две группы расходов.
Группа 1. Содержание аппарата: командировочные расходы; оплата труда; представительские расходы; социальный пакет.
Группа 2. Приобретение имущества, услуги, работы: арендная плата; аудиторские услуги; бланочная и упаковочная продукция; бумага; внедрение программных продуктов; здания и сооружения; инвентарь; инструменты; информационные услуги; канцелярские принадлежности; книги; компьютерная техника и оргтехника; консалтинг; мебель; нематериальные активы; оборудование; охранная деятельность; подготовка кадров; растения; расходные материалы по оборудованию и компьютерной технике; реклама; ремонт; содержание автотранспорта и транспортные услуги; содержание зданий; сопровождение программных продуктов; строительство зданий и сооружений; техническое обслуживание; типографские расходы; транспорт; услуги связи; форменная и специальная одежда; хозяйственные нужды; прочие работы и услуги.
3. Смета расходов устанавливает нормы затрат (лимиты) по различным статьям расходов. Смета капитальных вложений устанавливает нормы расходов (лимитов) по следующим статьям: Раздел «Основные фонды», включая расходы в области информатизации; в области строительства (реконструкции) и материально-технического обеспечения деятельности Банка России; расходы, связанные с организацией наличного денежного обращения; расходы, связанные с обеспечением безопасности и охраны объектов Банка России; Раздел «Нематериальные активы»; Раздел «Централизованный резерв»; Раздел «Другие затраты».
4. Расходы на содержание аппарата планируются ПЭУ исходя из информации, предоставляемой подразделениями Банка, а именно: – по действующему штатному расписанию и замещению Банка; – по внутренним документам Банка по оплате труда, премированию, выплате материальной помощи; – исходя из планируемой кадровой политики Банка; – по графикам отпусков; – по планам Банка по финансированию социальных нужд работников Банка; – по медицинскому, пенсионному страхованию работников; – по организации праздничных мероприятий в Банке.
5. Расходы 2 группы планируются ПЭУ на основании информации, предоставляемой подразделениями банка, отвечающими за приобретение товаров, услуг и работ, необходимых для обеспечения бесперебойного функционирования центра затрат Банка (далее – ЦЗ).
6. Смета финансирования подразделения составляется на основе локальных смет, составляемых ЦЗ. ЦЗ предоставляет в планово-экономический отдел подразделения Банка локальную Смету финансирования на год.
7. Локальные сметы финансирования в обязательном порядке составляются следующими службами подразделений Банка:
а) Хозяйственным управлением;
б) Управлением капитального строительства;
в) Управлением информационно-технического обеспечения;
г) Службой безопасности;
д) Административным управлением (по статьям «Представительские расходы»; «Подписка на периодические издания»; «Праздничные мероприятия»; «Командировочные расходы»; «Обучение работников»; «Финансирование социальных нужд»);
е) Управлением бухгалтерского учета и отчетности (по статьям «Расходы на оплату труда»; «Материальная помощь»; «По реализации (списанию) имущества»);
ж) Управлением внутреннего контроля и аудита (по статье «Аудиторские и консантинговые услуги»).
При необходимости локальные сметы финансирования могут составляться другими службами подразделений Банка.
8. Интервал планирования Сметы финансирования подразделения Банка – год; интервал планирования Сметы расходов Банка – год с квартальной и помесячной разбивкой.
9. Подразделения Банка не позднее 25 октября предоставляют в ПЭУ проекты своих Смет расходов на предстоящий год. В качестве приложения к проекту Сметы расходов подразделения направляют в ПЭУ Пояснительную записку с подробным обоснованием каждой статьи расходов (должны быть включены расчеты к обоснованности сметы) и Перечнем подтверждающих документов. В случае непредставления указанной в настоящем пункте информации проект Сметы расходов подразделения не принимается к рассмотрению ПЭУ.
1. ПЭУ осуществляет анализ предоставленных проектов Смет финансирования подразделений и пояснительных записок к проектам, согласовывая технические и специализированные вопросы, вопросы развития бизнеса с соответствующими службами Центрального аппарата Банка. В случае необходимости подразделение Банка по устному запросу ПЭУ обязано предоставить дополнительную информацию. На основе предоставленной информации ПЭУ составляет заключение об экономической целесообразности и обоснованности осуществления расходов, запланированных подразделением. ПЭУ вправе предлагать собственный проект Сметы финансирования подразделений.
2. Срок рассмотрения проектов Сметы финансирования подразделения – не более 1 календарного месяца с момента предоставления подразделением Банка всей необходимой информации.
3. Локальная Смета финансирования должна включать следующую информацию о:
– действующих договорах (с обязательным указанием реквизитов договора, наименования контрагента; предмета договора; планируемой суммы оплаты в плановом году; ставки НДС, сроков платежа и исполнения обязательств контрагентом);
– плановых расходах (с обязательным указанием содержания расходов (расшифровка и расчет сумм расходов), планируемой суммы оплаты в плановом году, ставки НДС, сроков платежа и исполнения обязательств контрагентом), подтвержденных пояснительной запиской ЦЗ с указанием причин планирования расходов исходя из плана работ ЦЗ на будущий год (например, планируется провести пролонгацию договора, плановый ремонт и осмотр автотранспортных средств и т. д.).
4. ПЭУ рассматривает локальные сметы финансирования ЦЗ, оценивает целесообразность финансирования плановых расходов, в случае необходимости запрашивает дополнительную информацию и составляет консолидированную Смету финансирования Банка с учетом следующих моментов:
а) оценки истории расходов банка (данные за прошлые периоды, тенденции, структура и зависимость от численности штата и прочих показателей);
б) прогноза роста цен в плановом периоде и других показателей, влияющих на расходы.
5. Экспертиза заявок ЦЗ на обоснованность финансирования расходов производится ПЭУ, исходя из следующих критериев:
1. оценка степени важности финансирования данных расходов для Банка реальной потребности Банка: 1 – низкая, 2 – средняя, 3 – высокая (например, покупка программного обеспечения – 3; поездка на деловой семинар – 1; подписка на журнал для Отдела кадров – 1; приобретение визиток для руководителей среднего звена – 2; оплата аренды гаража – 3 и т. д.);
2. оценка контрагентов и их конкурентоспособности (анализ предложений на рынке и цен в регионе; наличие скидок; условия оплаты; наличие гарантий и сервисных центров и т. д.).
6. ПЭУ передает проект Сметы финансирования банка в Департамент бухгалтерского учета и отчетности Банка для проведения классификации расходов Банка на текущие и капитальные расходы, а также классификации расходов по счетам бухгалтерского учета и символами отчета о прибылях и убытках.
7. После проведения Департаментом бухгалтерского учета Банка классификации расходов ПЭУ готовит проект Сметы финансирования Банка, а также проект Сметы расходов Банка.
8. Руководители соответствующих подразделений несут ответственность за достоверность данных, представленных в локальных сметах и Сметах финансирования.
9. Подготовленные ПЭУ проекты Сметы финансирования и Сметы расходов Банка должны быть отправлены на экспертизу финансовому контролеру, который проверяет:
• соблюдение требований законодательства;
• наличие утвержденных должностных инструкций для работников бухгалтерии и нормативного закрепления распределения служебных обязанностей в бухгалтерии по функциональному признаку;
• наличие и соблюдение утвержденных руководителем схем и графиков документооборота;
• применение унифицированных форм финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации;
• порядок ведения предусмотренных нормативными документами регистров бухгалтерского учета;
• правильность и своевременность оформления и составления мемориальных ордеров, оборотных ведомостей и соответствие итогов оборотов и остатков, приведенных в них данным синтетического учета;
• соблюдение установленных правил хранения бухгалтерских документов, регистров учета и других бухгалтерских документов текущего года и прошлых лет;
• состояние автоматизации бухгалтерского учета.
При отсутствии замечаний к представленным проектам Смет финансовый контролер визирует их.
10. Подготовленные ПЭУ проекты Сметы финансирования и Сметы расходов Банка выносят на обсуждение и утверждение Совету Директоров Банка. Утвержденные Советом Директоров Банка Сметы расходов и Сметы финансирования являются объективными и обоснованными.
6. Контроль правомерности и целесообразности произведенных расходов Банком России
Одна из распространенных моделей корпоративного управления предполагает, что контроль за деятельностью компании осуществляется на трех уровнях, в зависимости от степени участия в принятии решений и рисков. Такой подход определяет корпоративную роль для всех вовлеченных подразделений и сферу их компетенции, а также влияние на принятие решений.
Первый уровень представляют бизнес-подразделения, которые непосредственно участвуют в осуществлении основной деятельности организации. Именно на этом уровне принимаются ключевые решения о распределении ресурсов, стратегических проектах, оценивается эффективность деятельности и т. д. Принятие решения осуществляется посредством коллегиальных органов управления, а также непосредственно на уровне бизнес-подразделений. Учитывая то, что на данном уровне управления задействованы компетентные специалисты, которые принимают ответственные решения в процессе своей деятельности, которые лучше всех осведомлены о принимаемых рисках, возможных выгодах основной деятельности. К данному уровню управления относят Совет Директоров, правление, фронт-офис, зарабатывающие подразделения.
Второй уровень представлен непосредственно вспомогательными и контролирующими подразделениями, которые обеспечивают функционирование основной деятельности и непосредственно вовлечены в мониторинг текущей деятельности. Для банков второй уровень управления составляют бэк-офисные подразделения, риск-менеджмент, финансы/бухгалтерия, финансовое планирование и анализ, обязательная отчетность, ИТ– подразделение, служба безопасности и т. д. Каждое из данных подразделений играет определенную роль для обеспечения функционирования бизнес-подразделений и их текущей деятельности. В рамках обеспечения текущей деятельности также определяются рамки деятельности для бизнес-подразделений, что является формой контроля. Предполагается, что за каждым видом принимаемого риска должна быть представлена «вторая линия защиты».
В деятельности крупной организации такой подход можно применить ко всем крупным подразделениям, которые взаимодействуют между собой на сервисной основе. Например, ИТ-подразделение предоставляет определенные услуги для бизнес-подразделений, и соответственно менеджеры сервисов являются первым уровнем управления в рамках ИТ организации. При этом с точки зрения всей организации, ИТ– подразделение занимает второй уровень управления.
Наконец, третий уровень представлен аудиторами (внутренними и внешними), которые не имеют непосредственного влияния на деятельность организации, однако осуществляют мониторинговую функцию и контролируют функционирование системы внутреннего контроля организации, при этом являясь независимыми от основной деятельности (первый уровень) и контролирующих подразделений (второй уровень). Этим определяется сфера деятельности и полномочий аудиторов – при неограниченном уровне доступа к внутренней информации, аудиторы не могут оказывать непосредственного влияния на деятельности организации.
Проверяется и анализируется:
• организация и процессы использования государственных средств;
• результаты использования государственных средств;
• деятельности по использованию государственных средств.
Эффективность использования определяется соотношением между
результатами использования средств и затратами на их достижение, включая определение:
• экономичности (например, проведение конкурсов);
• продуктивности (например, план/факт, нормативы уровня затрат);
• результативности (например, экономическая и социальноэкономическая продуктивность).
В процессе аудита определяются и даются оценки:
• экономической результативности;
• социально-экономической результативности.
На основе данных оценок делаются выводы об уровне эффективности использования средств. Особенность аудита – срок проведения 6-12 месяцев. Соотношение между этапами – варьируется. Возможно привлечение экспертного совета со стороны. Для инспекторов составляются рекомендации в отношении: целей, вопросов, критериев, методов проведения проверки, методов сбора информации, обоснования заключений, выводов и рекомендаций.
Этапы проведения аудита эффективности отражены в таблице 6.1.
Аналитические данные расходов Банка России обобщены и представлены в табл. 6.2 и на рис. 6.1.
Таблица 6.1 – Этапы проведения аудита эффективности
Таблица 6.2 – Расходы Банка России, млрд. руб. (2010–2013 гг.)
Согласно приведенному анализу (после исключения расходов, взаимосвязанных с основной деятельностью, т. е. курсовых разниц и проч.) остается несколько статей расходов, непосредственно относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности. Можно отметить различную динамику по разным статьям расходов, что должно стать одним из первых заданий планирования аудита на этапе предварительного изучения и/или оценки рисков.
Рис. 6.1 – Структура прочих операционных расходов Банка России, млн. руб.
Выявлено: – рост амортизационных расходов; – снижение расходов на ремонт в последний период; – рост расходов на ИТ (достаточно стабильный – около 10 % в год);– рост Прочих расходов[14], особенно за последний период; – снижение расходов по доставке банковских документов в последнем периоде после равномерного роста в предыдущие периоды.
Нужно оценить причины значительных отклонений статей расходов по годам.
Имеющиеся статьи расходов следует соотнести с ключевыми процессами, которые приводят к формированию данных расходов. Такие процессы формулируются на аналитической основе, учитывая особенности организации. Тем не менее, можно предположить, что типовые процессы, которые приводят к данным расходам, будут включать следующие стандартные процессы (см. табл. 6.3)
Задание. Уточнить и сформулировать основные процессы, которые приводят к выбранным статьям расходов. Соответствие процессов может быть непосредственным («Х») или опосредованным («О»)
Контроль правомерности и целесообразности расходов непосредственно связан с процессом составления и утверждения сметы расходов\финансирования по результатам отчетного периода, что было описано в предыдущих разделах.
В основе такого контроля лежит сопоставление плановых и фактических показателей: финансовых и операционных.
Соответственно анализ проводится в разрезе:
• отклонения фактических финансовых показателей от плановых. Такой анализ позволяет определить абсолютные и относительные отклонения, что может служить агрегированной оценкой эффективности деятельности. Однако при этом не учитываются достигнутые операционные результаты деятельности, которые могут варьироваться и влиять на общую эффективность деятельности;
• отклонения фактических операционных показателей от плановых. В пояснительных записках на составление смет расходов и финансирования должны присутствовать предлагаемые цели и показатели деятельности, под которые требуется финансирование. По результатам отчетного периода можно провести анализ реально достигнутых показателей, которые характеризуют эффективность и масштаб деятельности;
• соотношения полученных операционных результатов деятельности и финансовых затрат. Такой анализ позволяет оценить правомерность и целесообразность понесенных расходов в контексте полученных результатов.
Таблица 6.3 – Соответствие процессов и статей расходов Банка России, 2013 г.
Поделиться книгой: