Управление проектами. Фундаментальный курс

Раздел II. Стратегическое управление проектными системами

Глава 5. Стратегическое управление проектами: базовые понятия и концептуальные основы

Изучив данную главу, вы узнаете:

• что такое системный подход в управлении проектами;

• что такое стратегическое управление проектами;

• как связать стратегию компании с проектами.

5.1. Системный подход как основа стратегического управления проектами

Термины и определения теории систем в проектной сфере

Проект, программа, портфель проектов, процессы, средства и механизмы управления ими порознь и в целом – это системные образования, которые в дальнейшем изложении будем называть проектными системами.

Определим некоторые понятия теории систем и покажем, как они проявляются в рассматриваемой сфере.

Среди многих опеределений системы можно выделить весьма лаконичное: «система – совокупность объектов, обладающая интегративным свойством» (Скляров, Жилин). Интегративное свойство – это свойство, которым обладает лишь система в целом, но не ее элементы, оно также называется свойством эмерджентности. Например, рабочие, объединенные в бригаду, могут выполнить работу, которую они не сделают каждый по отдельности. Здание выполняет функции, которые отсутствуют у отдельных его частей, рассмотренных порознь.

А. А. Богданов отмечал, что «целое больше суммы частей» вследствие организованности. Ф. Энгельс в «Анти-Дюринге» приводит высказывание Наполеона: «Два мамелюка безусловно превосходили трех французов; 100 мамелюков были равноценны 100 французам; 300 французов обыкновенно одерживали верх над 300 мамелюками, 1000 французов всегда разбивали 1500 мамелюков». Причиной этого Наполеон считает дисциплину, что, как правильно заметил Д. М. Жилин, «близко к понятию организованности». Но именно высокая степень организованности и достигается при использовании проектного подхода.

При рассмотрении проектной единицы (проект, программа, портфель) в качестве системы можно определить ее как комплекс компонентов, действия и отношения которых принимают характер взаимодействия для получения сфокусированного полезного результата (адаптировано по Анохину). Полезный результат – это цель любого проекта, программы, портфеля проектов.

Система обладает такими свойствами [Жилин, 2010], как:

• отграниченность или обособленность комлекса объектов, образующих систему;

• открытость – наличие связей с внешней средой;

• множественность составляющих объектов, совокупность которых необходима для появления интегративного свойства;

• взаимосвязанность компонентов, которая и способствует формированию интегративного свойства.

Эти свойства системы в явном виде присущи проектам и другим проектным образованиям. Проект – обособлен, открыт, состоит из множества компонентов (элементов), находящихся во взаимосвязи.

Элемент системы

Как отмечалось, система состоит из элементов (объектов, компонентов) (рис. 5.1). Элемент – неделимая (исходя из целей анализа и управления) наименьшая часть системы. Элемент системы характеризуется определенным законом функционирования:

y(t) = F(x(t)),

где x(t) – входной сигнал (вещество, энергия, информация); y(t) – выходной сигнал, может быть представлен различными функциональными характеристиками элемента; F – закон преобразования входного сигнала x(t) в выходной y(t).

Оператор F преобразует независимые переменные в зависимые и отражает изменения состояния элемента системы во времени.

Рис. 5.1. Функционирование элемента системы

Проект как система состоит из элементов, например, пакетов работ, имеющих результаты – выходы, которые служат входами в другие пакеты работ. В программах, если их рассматривать в качестве систем, выходы одних проектов являются поставками или входами для других. Связь проектов в портфеле более тонкая: она проявляется через распределение общих ресурсов (например, денег) между проектами портфеля и взаимосвязь проектов.

Каждый из упомянутых выше проектных элементов, преобразуя входы в выходы, выполняет в соответствующей системе свою функцию.

Элементы системы характеризуются качеством, которое проявляется через свойства. Свойства количественно описываются параметрами. Набор значений отдельных параметров определяет состояние объекта. Отдельные работы проекта (или проекты в программе) обладают такими свойствами, как долговременность, дороговизна, неопределенность и др. Параметры – продолжительность выполнения, затраты ресурсов, вероятность технического или коммерческого успеха и др. Совокупность значений различных параметров определяет состояние объекта, например, пакета работ в проекте или отдельного проекта в программе.

Виды связей в проектных системах

Связь в системе – это то, что преобразует выход одного компонента во вход другого. В системах различают структурные и причинно-следственные связи. Структурные связи подразделяются на статические и динамические [Жилин, 2010].

Статическая связь в проектных системах проявляется посредством нормативной документации, устанавливающей связь между процессами, а также WBS, RBS, OBS и других структурных построений. Статические связи реализуются также в планировании и формировании показателей проектов. Так, плановые сроки, ресурсы и результаты определяют статические связи между разделами плана, так как в этом случае фиксируются их значения и предполагается, что «так может быть» при реализации проекта.

Динамическая связь возникает, когда информация на выходе одних процессов поступает на вход других. Например, информация, созданная в процессе инициации проекта, передается в процесс планирования. Динамическая связь подтверждает жизнеспособность статической и актуализирует ее.

Еще один пример статической и динамической связи в управлении проектами. В процессе планирования проекта устанавливается связь между структурой работ и структурой ресурсов (сколько и какие ресурсы необходимы для выполнения конкретных работ) – это статическая связь. Когда проект начинает исполняться, происходит фактическое поступление ресурсов в подпространства проекта – работы, выделение энергии, массы ресурсов и информации. Связь между ресурсами и работами становится динамической.

Причинно-следственные связи проявляются в разных аспектах. Например, такая связь происходит при практической реализации проектов, когда задержка результатов одних работ (причина) не позволяет начать другие работы (следствие). Причинно-следственные связи между показателями образуются также, когда при исполнении проекта возникнет ситуация, при которой необходимые ресурсы не поступили в полном объеме, и поэтому сроки завершения работ увеличились, цены на ресурсы повысились – возросли затраты и т. д. Изменение параметров одних объектов (причина) ведет к изменению параметров других объектов (следствие).

Структура

Структура – это совокупность элементов, образующих систему, и связей между ними. Системы с большим количеством неоднородных связей являются сложными.

Эффективное управление сложной социально-экономической системой, какой является проект, невозможно без понимания ее структуры. Структуру характеризуют четыре основных аспекта (рис. 5.2):

• многоуровневость или иерархичность;

• мультидисциплинарность;

• многофазность;

• мультисистемность.

Многоуровневость или иерархичность – «вертикальное» рассмотрение проекта, состоящее из элементов, находящихся в определенном соподчинении. Иерархичностью характеризуются работы проекта, организация, риски, ресурсы и др.

Мультидисциплинарность – «горизонтальное» рассмотрение проекта, показывающее наличие на каждом уровне иерархии ряда функциональных и естественно-научных (производственных) направлений, различающихся характером используемых знаний, технологий, средств и предметов труда.

Многофазность – наличие этапов развития элементов горизонтали, предполагающих их переход из начальных состояний на более развитый уровень по мере движения во времени.

Мультисистемность – наличие в проектах определенного количества подсистем, каждая из которых характеризуется многоуровневостью, мультидисциплинарностью и многофазностью.

Рис. 5.2. Структура проектной системы

Источник: [Мир управления проектами, 1993].

Структурообразующие связи между элементами системы, как уже отмечалось, могут иметь разный характер. Можно рассмотреть также вариант распространения влияния информации на входе в проектную систему между элементами (рис. 5.3). Для системы проекта А информация сразу поступает на все элементы и одномоментно распространяется по всей системе. Например, это новые цены на ресурсы, используемые во всех работах, измененения в законодательстве и другие входные сигналы, вносящие изменения в процессы соответствующих элементов. В системе проекта В информация первоначально поступает одному элементу, влияет на его выход, далее поступает на вход связанного с ним следующего элемента и т. д.

Рис. 5.3. Типы взаимосвязей элементов в структуре проектной системы [Анфилатов, Емельянов, Кукушкин, 2002]

Среда проекта

Среда – множество объектов вне данной системы, влияющих на систему. Проект находится в среде, которая оказывает на него влияние. Причем частью среды является так называемая надсистема (или «старшая» система, суперсистема), часть которой – сам проект.

Для национальных проектов это федеральное правительство, для региональных проектов – соответствующие региональные органы, для корпоративных проектов – компания.

Задача заключается в том, чтобы понять взаимоотношения проекта со средой. Эти взаимоотношения реализуются посредством внешних связей. Определение внешних связей необходимо, с одной стороны, для относительного отделения системы (проекта) от среды, с другой – для установления взаимодействия с этой средой.

Цели

Цель – это желаемое состояние или набор состояний, которые должны быть достигнуты в определенный период функционирования системы.

Цель определяется «старшей» системой, для которой данная система является элементом.

Можно рассмотреть цели двух видов: цель-результат и цель-направление. Цель-результат – это конкретное количественно выраженное желаемое состояние. Цель-направление не имеет количественного фокуса и предполагает движение к новому качественному состоянию. Оно может иметь многоплановую ориентацию, которую трудно выразить конкретными и точными (с узким интервалом значений) показателями [Анфилатов и др., 2002].

К формулировке целей предъявляются определенные требования: измеримость, конкретность, достижимость, согласованность, гибкость, приемлемость. Для проекта «старшая» система определяет цели через требования к результатам, срокам, ресурсоемкости. Цели проекта выражаются при помощи определения уровней соответствующих показателей, в целом характеризующих желаемое качество проекта, понимаемое как совокупность его существенных свойств.

Системный подход к управлению проектами в значительной степени заключается в рассмотрении проекта как элемента суперсистемы и его взаимодействия со средой.

Процесс как элемент системы управления проектами

Процесс – от лат. «processus» – продвижение. Согласно Большому энциклопедическому словарю процесс – а) последовательность, смена явлений, состояний в развитии чего-нибудь; б) совокупность последовательных действий для достижения результата.

Согласно теории систем процессом называется изменение качества объекта во времени или совокупность состояний системы, упорядоченных по параметру времени.

С позиций проектного подхода процесс – это элемент системы управления проектами. Согласно PMBOK® управление проектами состоит из 42 процессов, объединенных в 5 групп. Там же отмечено, что процесс – комплекс действий и деятельности, осуществляемых для достижения предопределенного результата, продукта или услуги. Процесс характеризуется входом, техникой, инструментами и результатирующим выходом.

Таким образом, процесс в управлении проектами можно определить как комплекс действий для получения последовательных состояний в решении определенной функциональной задачи по созданию уникального результата, продукта или сервиса.

Процессы управления проектами связаны между собой и представляют систему, в которой выход (результат) одного процесса является входом (информационным условием начала) другого (рис. 5.4). Процесс преобразует вход в выход в соответствии со своим функциональным предназначением.

Рис. 5.4. Процесс как преобразование входа в выход

Можно выделить прямые и обратные связи между процессами, а также связи непосредственные и опосредованные (рис. 5.5). Например, информация процесса А передается процессу B, который не может работать без этой информации, – связь прямая. В то же время результаты процесса B могут учитываться в процессе А – связь обратная. Между процессами А и B нет других процессов – связь непосредственная. Те же связи между процессами B и С. Связь между процессами А и С осуществляется через процесс B – она опосредованная. Очевидно, что сбой в одном процессе ведет к сбою в других процессах.

Рис. 5.5. Взаимосвязь процессов управления проектами

Показатели как элементы проектной системы

Системный подход к управлению проектами проявляется также в учете взаимосвязей показателей проекта: объемов работ (при требуемом качестве – Q), сроков выполнения (T) и количества потребляемых ресурсов (R). Эти показатели могут характеризовать требования к проекту, а также его фактические результаты.

Рассмотрим матрицу взаимосвязи показателей проекта (рис. 5.6) [Аньшин, 2011].

Как можно заметить, данная матрица является симметричной. На ее основе могут быть определены относительные показатели:

• R/Q – ресурсоемкость;

• R/T – ресурсоинтенсивность;

• Q/T – периодоотдача;

• Q/R – ресурсоотдача;

• T/R – ресурсопериодичность;

• T/Q – периодоемкость.

Рис. 5.6. Матрица взаимосвязи показателей проекта

Показатель ресурсоемкости (R/Q) – количество потребленных ресурсов в расчете на единицу объема произведенных работ по проекту (например, количество бетона на 1 километр дорожного полотна; количество рабочих (человек или человеко-часов) на 1 кв. метр строящегося здания) (обратный показатель – ресурсоотдача – характеризует объем работ или продукции на единицу потребленного ресурса).

Показатель ресурсоинтенсивности (R/T) – количество потребленных ресурсов в расчете на единичный временной период внутри общего периода разработки проекта (например, потребление ресурсов в расчете на один день, неделю, месяц при общей длительности проекта один год) (обратный показатель – ресурсопериодичность – длительность периода проекта, необходимого для «освоения» единицы ресурса).

Периодоотдача (Q/T) – объем работ в расчете на единичный период внутри общего периода разработки проекта (например, количество километров законченного дорожного полотна в расчете на один день; количество кв. метров жилья за один год при реализации долговременной программы жилищного строительства при реализации проекта создания нового города) (обратный показатель – периодоемкость – характеризует период, необходимый для производства единиы работ проекта).

Рассмотренные коэффициенты выполняют роль связей (структурных, динамических и причинно-следственных) между элементами в системе показателей проекта, если в качестве этих показателей рассматривать результаты (а первоначально – требования) проекта (объем законченных работ с учетом их качества, время его разработки и количество затраченных ресурсов). Зависимости между показателями через коэффициенты не так очевидны, как кажется на первый взгляд. Сложность взаимосвязей обусловлена тем, что, анализируя взаимосвязь между парой любых перечисленных показателей, нужно всегда учитывать, как ведет себя третий показатель.

Рассмотрим коэффициент ресурсоемкости проекта (R/Q). Его рост при заданных сроке и объеме работ по сравнению с планом означает снижение эффективности использования ресурсов. Но рост ресурсоемкости будет оправдан, если ставится цель сокращения сроков проекта. В этом случае увеличение количества ресурсов, направленных в проект, не приведет к увеличению общего объема работ, но проект будет выполнен раньше. При этом показатель ресурсоинтенсивности также будет расти.