Организация работы совета директоров: Практические рекомендации

160. Статус, функции и обязанности корпоративного секретаря определяются внутренними документами Фонда.

161. Исполнение обязанностей корпоративного секретаря Фонда возлагается на Руководителя Канцелярии Премьер-министра Республики Казахстан».

Необходимо отметить, что в ст. 53 Кодекса корпоративного управления Фонда говорится о том, что в Фонде существует институт омбудсмена, который играет важную роль при рассмотрении вопросов соблюдения деловой этики. Омбудсмен назначается советом директоров Фонда. С 2011 г. совет директоров дважды назначал омбудсменом руководителя службы корпоративного секретаря Фонда.

Кроме вышеуказанных нормативных актов Республики Казахстан, статус и функциональные обязанности корпоративного секретаря определены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник утвержден приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 25.10.2010 № 385-п.

В данном квалификационном справочнике предусмотрены основные должностные обязанности корпоративного секретаря Общества, необходимые знания законодательства и требования к его квалификации.

«Должностные обязанности: контролирует подготовку и проведение заседаний собрания акционеров и совета директоров Общества, обеспечивает формирование материалов по вопросам повестки дня общего собрания акционеров и материалов к заседанию совета директоров Общества, ведет контроль за обеспечением доступа к ним. Контролирует исполнение решений, принятых общим собранием акционеров и советом директоров. Содействует работе по соблюдению органами и должностными лицами Общества процедур, направленных на обеспечение прав и интересов акционеров Общества, а также следованию Обществом норм законодательства Республики Казахстан в сфере корпоративного управления, положениям устава, Кодекса корпоративного управления и иным внутренним документам Общества. Способствует эффективному обмену информацией между органами Общества, осуществляет организацию проведения заседаний совета директоров. Принимает участие в разработке и периодическом пересмотре политики корпоративного управления Общества на основе общепринятых международных стандартов, а также в анализе существующей практики в этой области в Республике Казахстан и за рубежом. Осуществляет мониторинг соблюдения органами, должностными лицами и работниками Общества установленных принципов корпоративного управления, в том числе внутрикорпоративных правил поведения, а также формирует предложения в адрес совета директоров о внесении необходимых поправок и дополнений. Обеспечивает скоординированную и оперативную работу членов совета директоров с акционерами, должностными лицами Общества с целью обеспечения эффективной деятельности совета директоров. Обеспечивает надлежащее рассмотрение соответствующими органами Общества обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров, а также подготовку информации и материалов для акционеров Общества. Выполняет функцию советника для членов совета директоров по вопросам управления, а также обеспечивает организацию проведения консультаций. Обеспечивает организационное, протокольное и отчетное сопровождение деятельности совета директоров и директоров при исполнении ими обязанностей директора. Осуществляет организационную подготовку заседаний комитетов совета директоров. Организует хранение документов, связанных с деятельностью совета директоров и общего собрания акционеров и доступ заинтересованных лиц к содержащейся в них информации, изготовление копий документов, выписок из оригиналов документов, удостоверяет их подлинность.

Должен знать: законодательные и иные нормативные правовые акты Республики Казахстан; Закон об акционерных обществах, Кодекс корпоративного управления Казахстана, нормативные документы, отражающие передовую отечественную и зарубежную практику корпоративного управления, внутренние документы Общества и заключаемого с ним трудового договора. Основы этикета и делопроизводства; основы экономики, организации труда, производства и управления; правила внутреннего трудового распорядка; основы законодательства о труде Республики Казахстан; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации: высшее (послевузовское) образование по соответствующей специальности и стаж работы по специальности не менее 3 лет. Опыт руководящей работы не менее 1 года».

3. Основные задачи и функции корпоративного секретаря

Состав задач, решение которых возлагается на корпоративного секретаря, в различных компаниях может быть различным. Дифференциация функциональной модели определяется прежде всего особенностями компании. Так, если Общество имеет только одного акционера, то из поля ответственности корпоративного секретаря уйдут вопросы подготовки общего собрания акционеров, поскольку в Обществах с одним акционером процедурные требования к подготовке собрания не применяются, а решение собрания – это решение единственного акционера. Если при совете директоров Общества не созданы комитеты, то отпадает необходимость организации их работы. Объем задач корпоративного секретаря по раскрытию информации определяется степенью публичности компании и т. д.

Кроме того, может оказаться, что отдельные функции корпоративного управления в конкретном Обществе традиционно отнесены к иным подразделениям аппарата управления, которые полностью справляются с выполнением этих функций. В этом случае нет необходимости забирать их из соответствующего подразделения и передавать корпоративному секретарю. Но и здесь на корпоративного секретаря должны возлагаться задачи по контролю за реализацией соответствующих корпоративных процедур.

Таким образом, состав функций и задач, возложенных на корпоративного секретаря, от компании к компании может изменяться. Ниже приводится функциональная модель деятельности корпоративного секретаря применительно к публичному Обществу, являющаяся наиболее полной.

3.1. Предоставление консультаций членам совета директоров, менеджменту, акционерам компании по вопросам корпоративного права и управления

Реализация данной функции направлена на недопущение действий со стороны органов управления Общества, приводящих к нарушению требований законодательства, устава и внутренних документов Общества, совершения действий, противоречащих решениям, ранее принятым органами управления Общества, а также действий, способных породить конфликт во взаимоотношениях между акционерами, Обществом, его менеджерами и иными стейкхолдерами.

Подобные консультации предоставляются корпоративным секретарем в ходе заседаний коллегиальных органов управления, по запросам акционеров, единоличного исполнительного органа, членов совета директоров и Правления, а также в инициативном порядке.

Заслуживает внимания практика размещения на сайте Общества ответов на вопросы, часто задаваемые акционерами корпоративному секретарю.

3.2. Контроль исполнения требований корпоративного законодательства, устава и внутренних документов Общества, контроль за соблюдением прав и имущественных интересов акционеров при принятии решений органами управления Общества

Данный контроль осуществляется в целях защиты прав и имущественных интересов акционеров, а также предотвращения применения санкций к Обществу, членам его совета директоров и должностным лицам при нарушении требований законодательства, снижения рисков возникновения корпоративных конфликтов.

Состав и содержание контрольных процедур, реализация которых возлагается на корпоративного секретаря, зависит от конфигурации системы корпоративного управления Общества.

При реализации контрольных функций корпоративный секретарь особое внимание должен обращать на соблюдение норм законодательства, связанных с одобрением крупных сделок и сделок с заинтересованностью; исполнение принятого общим собранием акционеров решения о выплате дивидендов; обоснованность коэффициентов конвертации, предлагаемых к утверждению общим собранием акционеров в процессе принятия решения о реорганизации; соблюдение требований о размещении дополнительных акций по рыночной стоимости при принятии решения об увеличении уставного капитала, а также иных существенных корпоративных действий, совершение которых способно нанести ущерб акционерам.

К инструментам, обеспечивающим выполнение данной функции, следует отнести:

• инициацию разработки регламентов совершения соответствующих корпоративных действий с четким определением зон ответственности отдельных менеджеров;

• проведение проверок и подготовка отчетов / заключений по результатам таких проверок;

• наделение корпоративного секретаря правом потребовать от должностных лиц Общества предоставления письменных объяснений по факту выявленных нарушений, а также правом требовать совершения действий, направленных на исправление таких нарушений;

• вменение в обязанность корпоративному секретарю информировать председателя совета директоров обо всех выявленных нарушениях;

• предоставление корпоративному секретарю права выносить вопросы, связанные с подобными нарушениями, на рассмотрение совета директоров, а также требовать применения санкций к виновным лицам.

3.3. Организация подготовки и обеспечение проведения общего собрания акционеров

Участие в общем собрании акционеров является основной формой реализации права акционеров на участие в управлении Обществом. Корпоративный секретарь должен обеспечивать реализацию процедур подготовки и проведения общих собраний акционеров в строгом соответствии с требованиями законодательства, стремиться к тому, чтобы акционеры имели необременительную возможность принять участие в собрании, исключив бюрократические и необоснованные по существу требования, препятствующие их участию в собрании. При необходимости корпоративный секретарь должен быть готов выступить в качестве арбитра при возникновении конфликтов между акционерами, Обществом, счетной комиссией по вопросам участия акционера в собрании, действуя при этом объективно, в соответствии с требованиями законодательства и исходя из презумпции защиты прав и баланса интересов акционеров.

В частности, корпоративный секретарь:

• принимает от акционеров предложения по вопросам повестки дня общего собрания и выдвижения кандидатур в выборные органы, поступающие в Общество; ведет учет поступающих предложений и проводит их экспертизу; информирует председателя совета директоров о предложениях акционеров не позднее дня, следующего за днем их поступления с приложением собственной правовой оценки по факту поступившего предложения; в установленных случаях направляет акционерам решение совета директоров, принятое по поступившему предложению;

• принимает от акционеров и иных уполномоченных лиц требования о проведении внеочередного общего собрания акционеров; ведет учет поступающих предложений и проводит их правовую экспертизу; информирует председателя совета директоров о предложениях акционеров не позднее дня, следующего за днем их поступления с приложением собственной правовой оценки по факту поступившего предложения; направляет (иным образом публично информирует) акционерам решение совета директоров, принятое по поступившему предложению;

• запрашивает у лиц, выдвигаемых на выборные должности, согласие баллотироваться;

• подготавливает проекты решений совета директоров, которые должны быть приняты в процессе подготовки к проведению общего собрания акционеров;

• организует и участвует в подготовке годового отчета Общества и иных документов, предоставляемых акционерам в процессе подготовки к общему собранию акционеров;

• на основании решения совета директоров о проведении общего собрания запрашивает список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, у регистратора Общества;

• в установленных законом случаях предоставляет акционерам для ознакомления список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, а также подготавливает выписки из этого списка;

• подготавливает проект уведомления акционеров о предстоящем общем собрании, макеты бюллетеней для голосования, организует и контролирует рассылку соответствующих уведомлений, а в установленных случаях – и комплектов бюллетеней, получает и обеспечивает хранение документов, подтверждающих факт осуществления рассылки, обеспечивает исполнение иных требований законодательства и внутренних документов Общества об уведомлении акционеров о предстоящем общем собрании акционеров;

• обеспечивает акционерам доступ к документам, обязательным для предоставления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, а также изготавливает, заверяет и предоставляет копии этих документов по требованию акционера;

• обеспечивает учет поступивших в Общество заполненных бюллетеней для голосования и передает их счетной комиссии;

• консультирует председателя собрания по правовым вопросам, возникающим в ходе его проведения;

• выполняет функции секретаря собрания;

• отвечает на вопросы участников общего собрания, связанные с процедурой его проведения;

• осуществляет контроль за работой счетной комиссии, получает от счетной комиссии протокол, бюллетени для голосования, доверенности, организует хранение поименованных документов;

• подготавливает проекты отчета о результатах голосования, протокола общего собрания акционеров;

• в установленных случаях организует рассылку акционерам отчета о результатах голосования;

• на основании решения общего собрания акционеров запрашивает у регистратора Общества список лиц, имеющих право на получение доходов, иные списки акционеров, необходимые для реализации акционерами своих прав;

• при необходимости – подготавливает и заверяет выписки из протоколов общих собраний акционеров, а также копии таких документов;

• при возникновении конфликтов между Обществом и акционером по поводу участия последнего в общем собрании акционеров принимает участие в разборе и урегулировании такого конфликта, в случае если разрешение конфликта передается на усмотрение суда – участвует в подготовке документов, необходимых для судебного рассмотрения.

3.4. Обеспечение работы совета директоров

Совет директоров является коллегиальным органом управления, представляющим интересы акционеров в период между общими собраниями акционеров, осуществляющим целеполагание, подбор команды менеджеров, контроль за работой менеджеров. Деятельность совета директоров осуществляется в интересах акционеров. В этой связи представляется особенно важным обеспечение процедуры подготовки и проведения заседаний совета директоров, направленной на принятие обоснованных управленческих решении, а также последующий контроль их исполнения.

В свете изложенного корпоративный секретарь:

• осуществляет сбор информации о кандидатах в состав совета директоров в целях ее предоставления участникам соответствующего общего собрания акционеров;

• обеспечивает введение «в курс дела» вновь избранных независимых директоров, в том числе ознакомление вновь избранного независимого члена совета директоров с Обществом и его внутренними документами, организует встречу таких директоров с менеджментом Общества;

• оказывает содействие членам совета директоров при исполнении ими своих функций, в том числе предоставление членам совета директоров запрашиваемой ими информации и документов Общества;

• участвует в подготовке проекта плана работы совета директоров, контролирует его исполнение;

• участвует в формировании повестки дня очередного заседания совета директоров;

• извещает членов совета директоров и приглашенных лиц о предстоящих заседаниях совета директоров;

• контролирует подготовку и направляет членам совета директоров материалы по вопросам повестки дня заседания совета директоров;

• ведет учет и доводит до сведения участвующих в заседании членов совета директоров информацию о поступивших от отсутствующих членов совета директоров письменно изложенных позиций по рассматриваемым вопросам;

• участвует в заседаниях совета директоров, обеспечивает ведение протокола заседания совета директоров;

• при проведении заочного заседания совета директоров изготавливает бюллетени для голосования (опросные листы), осуществляет рассылку бюллетеней и сбор полученных бюллетеней, а также подведение итогов голосования по вопросам повестки дня заседания совета директоров;

• организует хранение протоколов совета директоров, в установленных случаях предоставляет копии протоколов, выписки из протоколов совета директоров, заверяет их подлинность;

• по поручению членов совета директоров получает в подразделениях Общества и предоставляет членам совета директоров необходимые документы и информацию о деятельности Общества;

• осуществляет контроль за исполнением адресных решений совета директоров;

• осуществляет контроль за своевременной выплатой членам совета директоров вознаграждений и компенсаций;

• обеспечивает соблюдение порядка принятия решений по крупным сделкам и сделкам с заинтересованностью.

3.5. Обеспечение работы комитетов совета директоров

Комитеты совета директоров создаются для предварительного углубленного рассмотрения вопросов, выносимых на рассмотрение совета директоров, а также для выработки рекомендаций менеджменту по вопросам, отнесенным к ведению комитетов.

Корпоративный секретарь:

• участвует в подготовке проекта планов работы комитетов совета директоров, контролирует их исполнение;

• извещает членов комитета совета директоров и приглашенных лиц о предстоящих заседаниях совета директоров;

• контролирует подготовку и направляет членам комитетов совета директоров материалы по вопросам повестки дня заседания комитета совета директоров;

• участвует в заседаниях комитетов совета директоров, обеспечивает ведение протоколов заседания совета директоров.

3.6. Раскрытие информации, хранение документов и предоставление документов и информации об Обществе по запросам акционеров

Раскрытие информации является важной составной частью системы корпоративного управления Общества, направленной как на повышение инвестиционной привлекательности ценных бумаг компании, так и на обеспечение контроля со стороны акционеров, иных заинтересованных лиц за деятельностью Общества и его органов управления. Обязанности Общества по раскрытию информации определяются законодательством РФ, уставом и внутренними документами Общества и дифференцированы в зависимости от особенностей организационно-правового положения Общества.

Следуя рекомендациям лучшей практики корпоративного управления, многие Общества разрабатывают внутренний документ – положение об информационной политике, в рамках которого принимают дополнительные обязательства по публичному раскрытию информации о компании и результатах ее деятельности. В таком положении раскрывается как объем дополнительно раскрываемой информации, так и способы ее раскрытия.

Законодательство также предусматривает право акционеров знакомиться с документами и информацией о деятельности Общества вне процедур публичного раскрытия такой информации.

В общем случае корпоративный секретарь:

• организует и контролирует (осуществляет) исполнение требований законодательства по публичному раскрытию информации, в том числе при подготовке и раскрытии информации в форме годового отчета, ежеквартальных отчетов эмитента, существенных фактов, а также документов и информации, связанной с эмиссией и обращением ценных бумаг на организованном фондовом рынке, информации, подлежащей раскрытию на сайте компании;

• контролирует раскрытие информации в соответствии с требованиями внутренних документов Общества, в том числе своевременность размещения и обновления соответствующей информации на сайте Общества в сети Интернет;

• обеспечивает хранение документов, поименованных в ст. 89 Федерального закона РФ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;

• обеспечивает предоставление акционерам доступа к вышеупомянутым документам в установленном порядке;

• организует изготовление копий документов по требованию акционеров;

• подготавливает и предоставляет отчеты о корпоративном управлении в соответствии с Правилами биржевой торговли;

• раскрывает информацию о корпоративном управлении в компании всем заинтересованным лицам;

• участвует в разработке и реализации информационной политики Общества;

• организует сбор информации в подразделениях Общества, его дочерних (зависимых) Обществах, а также иных аффилированных лицах Общества;

• контролирует представление информации подразделениями Общества, его дочерними (зависимыми) Обществами, а также иными аффилированными лицами Общества;

• формирует единую автоматизированную систему размещения, хранения и авторизованного доступа к корпоративным документам Общества, его дочерних (зависимых) Обществ, а также иных аффилированных лиц Общества;

• ведет учет аффилированных лиц Общества;

• осуществляет сбор информации о членах совета директоров и исполнительных органов Общества и их аффилированных лицах в соответствии с требованиями действующего законодательства;

• анализирует информацию, полученную от подразделений Общества, его дочерних (зависимых) Обществ, а также иных аффилированных лиц Общества, с целью выявления и мониторинга правовых рисков в сфере корпоративных отношений и репутационных рисков.

3.7. Обеспечение реализации корпоративных процедур

Корпоративный секретарь участвует в реализации предусмотренных законодательством корпоративных процедур, связанных с обеспечением защиты прав и интересов акционеров. К таким процедурам относятся: эмиссионные процедуры; реорганизация и ликвидация Общества; выкуп акций по требованию акционеров в установленных законом случаях; приобретение акций на основании решений органов управления Общества; выплата дивидендов; процедуры, связанные с направлением добровольного, обязательного предложения, требования о выкупе акций в открытом Обществе и др.

Корпоративный секретарь:

• инициирует разработку и принятие Обществом внутренних документов, регламентирующих порядок реализации соответствующих процедур и содержащих подробное описание действий акционеров, намеренных воспользоваться своими правами, включая формы документов и порядок заверения подписей;

• разъясняет акционерам требования законодательства, порядок реализации соответствующих процедур, оказывает практическую помощь в реализации прав акционеров;

• предоставляет совету директоров отчет о результате реализации корпоративных процедур и о выявленных фактах нарушения требований законодательства и прав акционеров.

Корпоративный секретарь организует и контролирует исполнение установленных законодательством и внутренними документами Общества процедур, обеспечивающих реализацию прав и законных интересов акционеров, включая:

• процедуры одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью советом директоров и общим собранием акционеров Общества в соответствии с требованиями Российского законодательства в зависимости от того, в чьей компетенции находится одобрение такой сделки;