Организация работы совета директоров: Практические рекомендации

Приложение 4. Примерный регламент процедуры оценки деятельности совета директоров

Раздел 1. Общие положения

1.1. Процедура оценки деятельности совета директоров ОАО «ABC» (далее – Общество) проводится с целью получения взвешенной информации о деятельности совета директоров. Наиболее значимая задача данной процедуры – развитие и совершенствование деятельности совета директоров и оптимизация его как органа управления Общества.

1.2. Наряду с этим надлежащим образом проводимая процедура оценки деятельности совета директоров:

• способствует уточнению индивидуальных и коллективных обязанностей и зон ответственности членов совета директоров;

• обеспечивает сбалансированность структуры и состава совета директоров;

• позволяет наилучшим образом сконцентрировать усилия на организации деятельности совета директоров;

• способствует развитию взаимодействия между членами совета директоров, между советом директоров и его рабочими органами-комитетами;

• позволяет улучшить взаимодействие между советом директоров и менеджментом Общества;

• обеспечивает развитие системы и практики корпоративного управления Общества.

1.3. Процедура оценки деятельности совета директоров – это комплекс мероприятий, состоящий из следующих элементов:

• сбор индивидуальных мнений участников процедуры оценки в отношении эффективности деятельности совета директоров в целом, членов совета директоров, его рабочих органов – комитетов совета директоров;

• обобщение и обработка этих мнений, то есть формализация результатов оценки;

• анализ и обсуждение результатов оценки;

• выработка рекомендаций по дальнейшему совершенствованию и развитию совета директоров, его членов и комитетов совета директоров, а также повышению эффективности взаимодействия совета директоров и его комитетов с менеджментом Общества и оптимизации системы корпоративного управления Общества в целом.

1.4. Ответственным за реализацию процедуры оценки совета директоров является Комитет по кадрам и вознаграждениям совета директоров.

1.5. Участниками процедуры оценки совета директоров являются объекты и субъекты оценки деятельности совета директоров.

1.6. Участие в процедуре оценки, то есть предоставление своих мнений относительно эффективности деятельности, производится путем заполнения форм оценки.

1.7. Формы оценки – анкеты для сбора и фиксации мнений участников оценки, содержащие наименование объекта оценки, указание о способе выражения оценок – шкале для оценок, перечень критериев оценки, а также разделы (строки, графы, колонки) для дополнительных комментариев и рекомендаций. Кроме этого, формы оценки могут содержать вопросы, ответы на которые предоставляются в свободном изложении. Количество видов форм оценки должно соответствовать количеству объектов оценки.

1.8. Формы оценки утверждаются советом директоров для каждого периода оценки.

Раздел 2. Участники процедуры оценки деятельности совета директоров

2.1. Процедура оценки деятельности проводится в отношении следующих объектов оценки:

• совета директоров в целом;

• каждого комитета совета директоров.

2.2. Оценку деятельности совета директоров в целом предоставляют члены совета директоров.

2.3. Оценку деятельности каждого комитета совета директоров предоставляют члены данного комитета.

Раздел 3. Периодичность реализации процедуры оценки деятельности совета директоров

3.1. Процедура оценки деятельности совета директоров проводится с периодичностью один раз в год, причем периодом считается не календарный год, а год фактической деятельности совета директоров.

3.2. Оценка каждого комитета совета директоров проводится одновременно с проведением оценки совета директоров в целом, но при этом принимаются в расчет фактические периоды работы каждого комитета, если они были меньше года.

3.3. На момент проведения процедуры оценка деятельности производится в отношении действующего в данном периоде комитета совета директоров.

Раздел 4. Порядок сбора данных оценки деятельности совета директоров

4.1. В соответствии с утвержденным планом работы на текущий год совет директоров:

• утверждает формы для проведения процедуры оценки деятельности совета директоров;

• назначает конкретные сроки сбора и обработки данных оценки;

• определяет дату рассмотрения результатов оценки на заседании совета директоров.

4.2. На основании решения совета директоров корпоративный секретарь Общества готовит все необходимые формы для проведения оценки в нужном количестве и направляет каждому субъекту оценки (почтой, курьером, электронной почтой либо вручены лично) соответствующие формы для заполнения, а также письмо, в котором приводится информация о целях и задачах проведения оценки деятельности совета директоров, дается ссылка на настоящий регламент, указывается конкретное решение совета директоров о сроках проведения оценки за конкретный период, в том числе дата предоставления заполненных форм, дается краткая инструкция по заполнению указанных форм, контактные данные лица, которому необходимо предоставлять заполненные формы, а также обращаться с вопросами о порядке и сроках заполнения форм (обычно – корпоративный секретарь).

4.3. Субъекты оценки заполняют формы анонимно и передают их в надлежащие сроки в запечатанном конверте либо иным способом по усмотрению члена совета директоров (факс, электронная почта и т. д.) корпоративному секретарю таким образом, чтобы сохранить свою анонимность. Корпоративный секретарь обязан обеспечить прием запечатанных конвертов с заполненными формами таким образом, чтобы сохранить анонимность мнений субъектов оценки.

4.4. При заполнении форм субъекты оценки должны не только выразить свое мнение по каждому пункту (каждому критерию), отметив соответствующие значения по предлагаемой в форме шкале, но и особо – сформулировать и отразить свои комментарии и рекомендации, а также ответить на дополнительные вопросы, если они приведены в формах.

4.5. Процедура оценки деятельности совета директоров считается проведенной надлежащим образом только тогда, когда субъекты оценки выразят свои истинные мнения и пояснят их. Отказ от заполнения или неполное заполнение предложенных форм, а также стремление сгладить оценки (выразить ожидаемое кем-либо, а не свое собственное, индивидуальное мнение) не позволят достичь целей и задач оценки.

Раздел 5. Методика обработки данных оценки

5.1. Обработка данных происходит следующим образом:

• вычисление средних значений;

• внесение средних значений в соответствующие таблицы;

• сведение всех комментариев и рекомендаций по каждому объекту оценки таким образом, чтобы это отражало весь спектр мнений, но без указаний авторов этих комментариев и рекомендаций, и сведение всех ответов по каждому отдельному дополнительному вопросу, если дополнительные вопросы содержались в формах, так, чтобы это также не содержало указаний об авторах этих ответов.

5.2. После завершения обработки данных все формы, полученные от субъектов оценки, уничтожаются для того, чтобы сохранить конфиденциальность мнений.

Раздел 6. Порядок обобщения результатов оценки

6.1. Председатель комитета по кадрам и вознаграждениям производит анализ материалов, полученных после обработки данных оценки, и выделяет:

• наиболее значимые риски в деятельности совета директоров и комитетов, в развитии системы корпоративного управления Общества в целом;

• основные зоны развития и совершенствования.

6.2. Обобщенные результаты оценки и информация о рисках и зонах развития передаются председателю совета директоров для изучения и дальнейшего обсуждения на заседании совета директоров. Вместе с обобщенными результатами оценки председатель комитета по кадрам и вознаграждениям передает информацию о посещаемости членами совета директоров заседаний в период оценки.

Раздел 7. Порядок рассмотрения результатов оценки на заседании совета директоров

7.1. Обобщенные результаты оценки деятельности совета директоров в целом, комитетов совета директоров, а также оценка деятельности совета директоров председателем совета директоров по аспектам, указанным в п. 6.1. настоящего регламента, рассматриваются на заседании совета директоров.

7.2. В ходе данного заседания председатель совета директоров предоставляет всем без исключения членам совета директоров право высказаться на тему результатов оценки, собирает их предложения по мероприятиям, направленным на совершенствование деятельности совета директоров. при этом члены совета директоров могут при желании раскрыть свою анонимность, то есть сообщить, какие именно оценки, комментарии, рекомендации, ответы на дополнительные вопросы дал каждый из них.

7.3. Для того чтобы проследить динамику эффективности деятельности совета директоров, рассмотрение результатов оценки, начиная со второго года проведения этой процедуры, проводится в двух аспектах: рассмотрение результатов оценки за конкретный период и сравнение текущих результатов (результатов конкретного периода оценки) с результатами предыдущего периода.

7.4. Итогом рассмотрения результатов оценки на заседании должны стать принятые решения совета директоров о направлениях и конкретных мероприятиях развития и совершенствования совета директоров, членов совета директоров, комитетов совета директоров, оптимизации системы корпоративного управления Общества в целом. Кроме этого, совет директоров определяет способ и объем раскрытия информации о результатах оценки.

Приложение 5. Пример раскрытия в годовом отчете результатов оценки (из годового отчета ОАО «СГ-Транс»)

Оценка эффективности деятельности совета директоров

За 2008 г. коэффициент участия членов совета директоров в работе совета директоров увеличился на 10 %, коэффициент присутствия на очных заседаниях увеличился на 30 %, что свидетельствует о большей степени вовлеченности членов совета директоров в процесс управления и развития Общества.

В течение 2008 г. совет директоров рассмотрел 36 вопросов, в том числе вопросы среднесрочного планирования и контроля за деятельностью Общества – 10, вопросы организации деятельности совета директоров – 12. Аналогичные показатели за 2007 г. – 19, в том числе среднесрочное планирование – 10, организация деятельности совета директоров – 2.

Анализ рассмотренных вопросов показывает, что наравне с вопросами планирования финансовой и инвестиционной деятельности в 2008 г. приоритетными являлись направления повышения эффективности деятельности совета директоров, а также системы корпоративного управления в целом.

В целях ориентации органов управления и контроля на повышение стоимости Общества в 1 квартале 2009 г. в корпоративную систему ОАО «СГ-транс» была внедрена практика оценки работы советов директоров. Оценка должна способствовать максимизации вклада совета директоров в успешное развитие Общества и решению следующих основных задач:

• формирование состава советов директоров на основе оптимального баланса профессионального опыта, знаний, навыков и личностных качеств его членов;

• формирование эффективной мотивации работы членов советов директоров;

• создание прозрачных механизмов определения размеров вознаграждения членов совета директоров;

• внедрение эффективных технологий работы советов директоров;

• повышение качества практики корпоративного управления в Обществе в целом.

В начале 2009 г. была проведена оценка эффективности деятельности совета директоров, избранного распоряжением Росимущества от 15.07.2008 № 1174-р.

По результатам оценки была отмечена позитивная динамика в работе совета директоров, связанная с активным вовлечением в работу независимых директоров, организацией работы комитетов совета директоров.

Основными направлениями дальнейшего улучшения деятельности совета директоров были признаны следующие:

• активное участие совета директоров в повышении эффективности системы внутреннего контроля и управления рисками;

• участие совета директоров в совершенствовании системы оценки и вознаграждения топ-менеджмента компании;

• повышение эффективности работы комитетов совета директоров за счет повышения вовлеченности всех членов комитетов в работу, активного взаимодействия комитетов по смежным вопросам;

• активное вовлечение совета директоров в обсуждение социальных и экологических программ Общества.

Статистика участия членов совета директоров в заседаниях совета директоров. Заседания за 2-е полугодие 2008 г. (протоколы № 30/2008–35/2008)

Коэффициент участия в заседаниях – 0,8 Коэффициент присутствия на очных заседаниях – 0,8

Приложение 6. Лучшая международная практика

Объединенный кодекс корпоративного управления Великобритании предъявляет следующие требования к процессу оценки совета директоров и комитетов совета директоров:

• совет директоров должен в установленном порядке проводить тщательную ежегодную оценку своей деятельности, эффективности работы комитетов и отдельных директоров;

• персональная оценка призвана показать вклад директора в работу совета директоров и эффективность выполнения возложенных на него обязанностей (включая время, посвящаемое работе совета директоров и его комитетов);

• председатель совета директоров должен действовать на основе оценки деятельности совета директоров, признавая все сильные стороны и принимая меры по устранению недостатков;

• совет директоров должен описать в годовом отчете, каким образом проводилась оценка совета директоров, его комитетов и отдельных директоров[18].

Рекомендации ОЭСР:

• советы директоров госкомпаний должны проводить ежегодную оценку своей деятельности;

• систематический процесс оценки является необходимым инструментом укрепления профессионализма совета директоров госпредприятия, так как подчеркивает зоны ответственности совета директоров и обязанности его членов. Кроме того, он помогает выявить необходимые знания и опыт, а также характеристики членов совета директоров. Наконец, это помогает заинтересовать отдельных членов совета директоров в том, чтобы уделять достаточно времени и усилий своим обязанностям в совете директоров;

• оценка должна касаться как результата работы совета директоров в целом, так и эффективности и вклада каждого отдельного члена. В то же время оценка конкретных членов совета директоров не должна препятствовать желаемой и необходимой коллегиальности в работе совета директоров;

• оценку работы совета директоров следует поручить председателю и проводить в соответствии с постоянно совершенствующейся надлежащей практикой. Оценка работы совета директоров должна послужить основой для рассмотрения таких вопросов, как размер совета директоров, его состав и размер вознаграждения для его членов. Оценка также может помочь в разработке программ эффективного и надлежащего ознакомления и обучения новых и действующих членов совета директоров. При проведении оценки советам директоров госпредприятий следует полагаться на рекомендации внешних и независимых экспертов, а также органа собственности[19].

Приложение 7. Литература

1. Кодекс корпоративного поведения ФСФР, 2002.

2. Корпоративное управление в государственных и частных компаниях в эпоху перемен. – М.: Либрайт, 2009.

3. Корпоративное управление и работа совета директоров в российских компаниях. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2008.

4. Корпоративное управление: собственник и совет директоров: учеб. пособие. – М.: Либрайт, 2010.

5. Лебланк Р., Гиллис Д. Совет директоров – взгляд изнутри. Принципы формирования, управления, анализ эффективности / Пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2006.

6. Организация работы комитета совета директоров по аудиту. Руководство для российских компаний. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2008.

7. Пособие IFC по корпоративному управлению: в 6 т. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2004.

8. Руководство ОЭСР по корпоративному управлению на государственных предприятиях, 2005.

9. Филатов А. Совет директоров: инструкция по применению. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2009.

10. Bain N. The Effective Director // An Institute of Directors Publication, 2008.

11. Directive 2006/46/EC of the European Parliament and of the Council/of 14 June 2006.