Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Когда вы на чем-то концентрируетесь, будь то предстоящий отпуск, деловая встреча или проект, который хотите запустить, у вас немедленно начинают возникать идеи и формироваться иной образ мышления. Даже ваша физиологическая реакция будет такой, словно картинка в вашей голове является реальностью.

Ретикулярная активирующая система. В мае 1957 года в журнале Scientific American была опубликована статья об открытии ретикулярной формации – участке ствола головного мозга. Эта область обеспечивает доступ к вашему осознанному знанию. Она отвечает за включение вашего восприятия идей и информации. Благодаря ей вы можете спать, даже если играет музыка, но обязательно проснетесь, если в соседней комнате заплачет ваш ребенок.

Подобно компьютеру, ваш мозг наделен функцией поиска, но гораздо более совершенной. По всей видимости, она запрограммирована на то, на чем мы сконцентрированы. Мы замечаем только то, что соответствует нашей внутренней системе убеждений и контексту. Например, если вы офтальмолог, вы заметите в заполненной комнате всех людей в очках. Если вы строитель, то обратите внимание на особенности ремонта в комнате. Если вы прямо сейчас сосредоточитесь на красном цвете и оглядите комнату в поиске красных вещей, то заметите даже самые маленькие из них.

Наш автоматический созидательный механизм целенаправлен, то есть он действует с позиции целей и конечного результата. Как только вы поставите перед собой конкретную цель, то можете довериться своей автоматической системе наведения, которая приведет вас к ее достижению гораздо лучше, чем это получилось бы у вас в результате сознательных усилий. Вы обеспечиваете цель в терминах конечных результатов. Ваш автоматический механизм обеспечивает средства ее достижения.

Максуэлл Мольц

Чтобы объяснить, как работает этот фильтр, то есть как мы осознанно руководствуемся подсознательной информацией, потребовалась бы неделя занятий, если не вся оставшаяся жизнь! Достаточно сказать, что в мозгу автоматически происходят удивительные вещи, когда вы мысленно четко представляете, чего хотите достичь, и концентрируетесь на этом.

Прояснение результатов

Есть простой, но надежный принцип, основанный на понимании того, как работают фильтры восприятия: вы не поймете, как что-то сделать, пока не представите себя выполняющим это.

Всегда легче вообразить что-то, если подобное уже происходило с вами и вы достигали похожих целей. И гораздо сложнее представить себе успешный результат в новой для вас области работы, то есть если вы имеете весьма слабое понимание, как фактически должна выглядеть работа, и недостаточно опыта, чтобы понять, в состоянии ли вы ее выполнить.

Часто нужно мысленно проделать что-то, чтобы затем выполнить в реальной жизни.

Многие намеренно не хотят представлять себе желаемый результат, пока кто-то не покажет, как этого достичь. Увы, это шаг назад с точки зрения того, как работает мозг, создавая и определяя решения и методы.

Один из наиболее эффективных жизненных навыков, важный для достижения успеха в профессиональной и личной сферах, – это умение представить четкий результат. Это не настолько очевидно, как может показаться. Необходимо постоянно определять (и пересматривать), чего мы пытаемся добиться на разных уровнях, и одновременно перераспределять ресурсы для максимально эффективного выполнения этих задач.

Я всегда хотела стать «кем-то». Мне следовало быть конкретнее.

Лили Томлин

Как будет выглядеть этот проект после завершения? Какие эмоции вы пытаетесь вызвать у клиента? Что ваш клиент должен знать и какие шаги предпринять после презентации? Какой будет ваша карьера через три года? Как эту работу выполнил бы идеальный финансовый директор? Как выглядел бы ваш сайт и каким функционалом обладал бы, если бы все сложилось, как вы хотите? Какими стали бы ваши отношения с сыном, если бы тот важный разговор, который вам с ним предстоит, увенчался успехом?

Результат/видение может варьироваться от простой формулировки задачи, например «завершить установку компьютерной системы», до мысленного проигрывания будущей сцены в мельчайших подробностях.

Когда мне удается заставить людей сконцентрироваться на сценарии успешного развития их проекта, они обычно чувствуют прилив энтузиазма и думают о чем-то уникальном и позитивном, что раньше не приходило им в голову. «Вот было бы здорово, если бы…» – это неплохой способ начать обдумывать ситуацию, по крайней мере до тех пор, пока не появится возможность получить более конкретный ответ.

Мозговой штурм

Лучший способ найти хорошую идею – выдвинуть множество идей.

Лайнус Полинг, ученый

Как только вы поняли, чего хотите добиться и зачем, в действие вступает механизм «как». Когда у вас сложилась мысленная картина результата, отличающаяся от текущей реальности, вы автоматически начинаете заполнять пробелы, иными словами, проводите мозговой штурм. В голову спонтанно приходят идеи, большие и маленькие, удачные и не очень. У большинства людей этот внутренний процесс обычно затрагивает практически все вопросы, и часто этого достаточно. Например, вы обдумываете, что хотите сказать начальнику, по пути в его кабинет. Однако эффективность обдумывания и результат могут значительно улучшиться, если записать свои идеи или иным способом зафиксировать их в какой-то внешней системе.

Ваш мозг пытается понять, как попасть из точки А в точку Б, но поначалу это происходит несколько хаотично.

Сбор идей

За несколько последних десятилетий появился целый ряд графически ориентированных техник мозгового штурма, направленных на развитие творческого обдумывания проектов и задач. Они называются по-разному: ассоциативная карта (mind mapping), кластеризация (clustering), создание моделей (patterning), «паутина» (webbing) или «рыбий скелет» (fish boning). Хотя авторы этих разнообразных процессов могут позиционировать их как отличающиеся друг от друга, для большинства из нас, конечных пользователей, суть остается той же: сначала позвольте себе высказать абсолютно любые идеи, а уже потом подумайте, как их можно использовать. Если эта техника не окажется для вас полезной во всех своих аспектах (которых достаточно много), по крайней мере она повысит вашу эффективность: когда у вас появляется идея, вы фиксируете ее, что избавляет вас от необходимости повторно к ней возвращаться.

Самая популярная из этих концепций и техник – ассоциативная карта (mind map). Она была создана Тони Бьюзеном, британским исследователем в области функционирования мозга, и представляет процесс мозгового штурма в графическом виде. На ассоциативной карте основная идея представлена в центре, а связанные с ней идеи ответвляются от нее в произвольной форме. Например, если мне необходимо организовать переезд офиса, нужно позаботиться о компьютерах, изменении визиток, о новой мебели, переносе телефонных номеров, упаковке и распаковке вещей и т. д. Если представить все это графически, может получиться что-то вроде этого:

Такие ассоциативные карты можно создавать с помощью самоклеящихся листков для заметок, которые прикрепляются к доске, или при помощи компьютерных программ и различных специализированных приложений для мобильных устройств.

Распределенное познание

Важное преимущество визуализации мозгового штурма состоит в том, что помимо сохранения ваших изначальных идей она помогает генерировать множество новых, которые, возможно, и не пришли бы в голову, если бы вы не использовали этот механизм, который позволяет удержать все ваши идеи и постоянно напоминает вам о них. Ваш мозг словно подает вам сигнал: «Ты получишь ровно столько идей, сколько сможешь эффективно использовать. Если ты не собираешь их системно, на большое количество не рассчитывай. Но если ты действительно что-то с ними делаешь, хотя бы просто записываешь для последующей оценки, тогда вот тебе, получай! Ах, да! Кстати, это напомнило мне еще об этом и об этом», – и так далее.

Нет ничего опаснее идеи, если она у вас единственная.

Эмиль Шартье, мыслитель

Современные психологи этот и похожие процессы называют «распределенным познанием». Его суть в том, чтобы перенести все задачи из памяти во внешнюю надежную систему – создать «расширенное сознание». Впрочем, моему преподавателю английского языка в школе не нужно было знать об этой теории, чтобы дать мне главный совет: «Дэвид, ты поступаешь в колледж, и тебе придется писать разные работы. Записывай все свои мысли и цитаты на небольших отдельных листках. Затем, когда ты будешь готов упорядочить и организовать свои мысли, просто разложи их все перед собой, посмотри, какая вырисовывается структура, и реши, чего не хватает». Мистер Эдмодсон преподал мне основу модели естественного планирования!

Немногие люди способны удерживать внимание на какой-то теме дольше нескольких минут, если у них нет объективной структуры или какого-нибудь вспомогательного инструмента. Вспомните о любом серьезном проекте, которым вы сейчас занимаетесь, и просто попытайтесь не думать ни о чем другом в течение более 30 секунд. Это довольно сложно, если только у вас нет ручки и листа бумаги и вы не используете «когнитивные артефакты»[17] как якорь для своих идей. В этом случае вы сможете работать над проектом часами. Именно поэтому обдумывание бывает эффективным, когда вы работаете над документом по проекту на компьютере, составляете ассоциативную карту в блокноте, рисуете ее на салфетке или просто обсуждаете проект с коллегами, что помогает поддержать контекст (доска для записей с красивыми маркерами в этом случае тоже может сильно помочь).

Только тот, кто легко управляет своими идеями, их подлинный хозяин. А тот, кто является хозяином своих идей, не будет порабощен ими.

Линь Юйтан, философ, ученый

Основные принципы мозгового штурма

Помочь стимулировать мозговой штурм или нестандартное мышление могут самые разные техники. Тем не менее основные принципы можно сформулировать так:

• не судите, не ставьте под сомнение, не оценивайте, не критикуйте;

• стремитесь к количеству, а не качеству;

• оставьте анализ и организацию на потом.

Не судите, не ставьте под сомнение, не оценивайте, не критикуйте. Во время мозгового штурма очень легко соскользнуть к модели неестественного планирования, и тогда участники начинают преждевременно оценивать и критиковать высказанные идеи. Если вас хотя бы в малейшей степени заботит мнение критика, вы начинаете подвергать внутренней цензуре свои высказывания и стараетесь говорить только «правильные» вещи. Грань между удержанием мозгового штурма в рамках заданной темы и ограничением творческого процесса очень тонкая. Далее, важно, чтобы мозговой штурм рассматривался как часть комплексного процесса планирования. Если проводить мозговой штурм исключительно ради мозгового штурма, он будет неинтересным и неуместным. Если относиться к нему как к этапу, занимающему определенное время и предшествующему финальному решению, вы будете подходить к этому более осмысленно.

Иногда оптимальный способ генерировать лучшие идеи о том, как добиться успеха, – попытаться понять, что в ситуации может пойти не так.

Все сказанное отнюдь не означает, что можно отказаться от критического мышления: все должно быть в меру и вовремя. Вы всегда должны отдавать себе отчет о потенциальных рисках любого подхода, если таковые имеются. Часто идеи, которые вызывают больше всего споров и критики, оказываются самыми лучшими. Разумнее всего понять, какие мысли у вас есть, и сохранить их для подходящего случая. При этом основными критериями должны стать включение и расширение, а не ограничение и исключение.

Стремитесь к количеству, а не качеству. Стремление к количеству заставляет мыслить шире. Часто бывает невозможно понять, что такое хорошая идея, пока она не появится. А иногда понять ценность идеи можно только по прошествии времени. Вы наверняка знаете, что совершать покупки в крупном магазине гораздо удобнее, потому что там больше выбор. То же самое верно и в отношении проектного мышления. Чем больше идей, с которыми можно работать, тем более уверенно вы будете чувствовать себя, обдумывая варианты действий и совершая свой выбор.

Оставьте анализ и организацию на потом. Анализ, оценка и организация мыслей не менее важны, чем творческое, нестандартное мышление. Тем не менее не они должны определять ваши действия на этапе мозгового штурма.

Составление списка тоже может быть проявлением творческого мышления. Это способ, например, очертить круг людей, которые должны быть в вашей команде, систематизировать требования заказчика к программному обеспечению или перечислить пункты бизнес-плана. Просто продолжайте накапливать все идеи и мысли, пока не настанет время переходить к следующему этапу – упорядочению и организации.

Организация

Если вы полностью освободили голову от всех идей, которые посетили вас во время мозгового штурма, вскоре начнется процесс естественной организации. Как отметил мой преподаватель английского языка, как только все ваши идеи окажутся у вас перед глазами, вы автоматически заметите естественные взаимосвязи и структуру. Именно это имеют в виду большинство людей, когда говорят об организации проекта.

План проекта определяет промежуточные результаты, которые затем могут планироваться естественным образом.

Под процессом организации, как правило, подразумевается определение компонентов и подкомпонентов, последовательности событий и/или приоритетов. Что должно произойти для получения итогового результата? В какой последовательности? От чего зависит успех всего проекта?

На этом этапе могут оказаться полезными самые разные инструменты структурирования, начиная со списков, нацарапанных на салфетке, до программного обеспечения для проектного планирования. Если проект требует основательного объективного контроля, понадобится иерархический план, где будут выделены компоненты и подкомпоненты, и/или диаграмма Ганта, на которой будут указаны стадии проекта с привязкой ко времени, независимые и зависимые элементы, а также ключевые события проекта.

Творческое мышление на этом не заканчивается – оно просто обретает иную форму. Как только у вас появляется основная структура, мозг начинает заполнять пустоты. Например, когда вы стараетесь определить три ключевые вещи, необходимые для реализации проекта, вы неожиданно можете найти и четвертую, и пятую вещи, когда они все вместе предстанут перед вашими глазами.

Основные аспекты процесса организации

Ключевыми шагами являются:

• определение значимых частей проекта;

• упорядочение их (по одному или нескольким критериям):

• по компонентам;

• по последовательностям;

• по приоритетам;

• детализация до нужной степени.

Я никогда не встречал двух одинаковых проектов, по которым бы требовалась одинаковая степень детализации и структурирования, чтобы их можно было не держать в голове и при этом успешно реализовывать. Однако почти во всех проектах можно применить творческое мышление, если при этом придерживаться разработанного плана.

Следующие действия

Заключительным этапом планирования является принятие решения по поводу распределения и перераспределения физических ресурсов для фактической реализации проекта. Вопрос, который необходимо задать на этом этапе: «Какое следующее действие нужно предпринять?»

Как уже отмечалось в предыдущей главе, этот тип приземленного, опирающегося на реальность мышления в сочетании с четкой формулировкой желаемого результата помогает определить, в чем заключается наша реальная работа. По моему опыту, составление списка реальных проектов и постоянное управление следующим действием по каждому из них на 90 процентов составляет то, что обычно называют проектным планированием. Подобный основательный подход позволит понять ваше истинное отношение ко всем аспектам. Вы действительно хотите заняться этим проектом? Кто будет за него отвечать? Достаточно ли хорошо вы все обдумали?

На каком-то этапе, если проект подразумевает действия, наступает момент для принятия решения о следующем шаге[18]. Ответ на вопрос, что бы конкретно вы предприняли по какому-то поводу, если бы у вас был полный карт-бланш, является своего рада проверкой на зрелость вашего процесса обдумывания проекта. Если вы пока не готовы дать ответ на этот вопрос, нужно вернуться на предыдущие уровни естественного планирования.

Основы

• Определите, какие следующие действия необходимы по каждой из текущих частей проекта.

• Определите следующие действия для процесса планирования, если необходимо.

Активизация текущих частей проекта. Планирование проекта можно считать достаточным для его реализации, когда определено каждое конкретное следующее действие по всем направлениям работы, при этом для выполнения этих действий не требуется сначала завершить работу над другими компонентами. Если проект включает в себя множество разных задач, каждую из них нужно правильно оценить, задав вопрос: «Может ли кто-нибудь заняться этим прямо сейчас?» Например, можно координировать спикеров конференции и одновременно искать место для ее проведения.

В некоторых случаях приходится заниматься только одной задачей, поскольку вся остальная работа по проекту зависит от этого результата. Так что возможно только одно следующее действие, которое окажется ключевым для всех остальных.

Что еще нужно запланировать? А если требуются еще какие-то шаги по планированию, прежде чем вы сможете уверенно приступить к действиям? Значит, эти шаги нужно выполнить. Как можно продолжить планирование? Набросать дополнительные идеи. Отправить электронные письма Анне и Шону, чтобы узнать их мнение. Попросить помощника организовать встречу по планированию с группой по разработке продукта.

Привычка прояснять следующее действие по проекту вне зависимости от ситуации – залог сохранения спокойствия и контроля.

Когда за следующее действие отвечает кто-то другой. Если следующее действие лежит вне зоны вашей ответственности, вы тем не менее должны точно знать, кто за него отвечает (это главная цель использования списка ожидания). Если вы работаете в команде, то каждому участнику необязательно знать, какое следующее конкретное действие предстоит по каждой части проекта. Как правило, требуется просто распределить зоны ответственности между конкретными сотрудниками и предоставить им возможность самим определять следующие шаги относительно своих задач.

Обсуждение следующих действий обеспечивает организационную ясность. Сотрудники начинают думать о распределении реально доступных ресурсов, что рождает новые вопросы и детали. Это простое и сугубо практическое обсуждение, которое в состоянии значительно ускорить рабочий процесс и определить слабые места в проекте.

Какой объем планирования нужен вам на самом деле?

В каком объеме нужно использовать эту модель планирования и до какой степени детализации? Если отвечать просто: ровно столько, сколько нужно, чтобы не держать проект в голове.

Как правило, вы не можете перестать думать о проекте, пока не определили результат и следующие шаги и/или не поместили напоминания о них в надежную систему планирования, которую вы периодически просматриваете. Кроме того, возможно, вы еще недостаточно обдумали детали, перспективы и решения, а потому не уверены в эффективности вашего плана действий.

Для того чтобы перестать беспокоиться о большинстве проектов (если принять мое определение проекта как результата, требующего совершения более одного действия), не нужно ничего, кроме определения результата и следующего действия. Вам нужен новый биржевой брокер? Позвоните другу и попросите порекомендовать кого-то. Нужно купить новый принтер для дома? Посмотрите в интернете доступные модели и цены. По моим оценкам, таковы 80 процентов проектов. Вы по-прежнему будете прогонять все эти проекты через полную модель планирования, но только мысленно, чтобы определять каждый следующий шаг и выполнять его, пока проект не будет завершен.

Если вы все еще не можете выбросить проект из головы, значит, он требует более тщательного обдумывания.

Еще около 15 процентов проектов могут потребовать по крайней мере какой-то внешней формы мозгового штурма: например, составления ассоциативной карты или нескольких заметок в программах для планирования или презентаций. Этого бывает вполне достаточно для формирования повесток дня деловых встреч, планирования отпуска или подготовки речи для местной торговой палаты.

Заключительные пять процентов проектов могут потребовать целенаправленного применения одного или нескольких этапов модели естественного планирования. Она обеспечивает практические методы разрешения сложных ситуаций и эффективного продвижения проектов. У вас есть необходимость в большей ясности или более активных действиях по любому из ваших проектов? Если так, применение этой модели может стать основным фактором вашего прогресса.

Требуется больше ясности?

Если требуется больше ясности, вернитесь еще раз к этапам модели естественного планирования. Часто люди бывают очень заняты (действия), но все равно испытывают замешательство и недостаток понимания, в каком направлении двигаться. В этом случае нужно свериться со своим планом или создать его (организация). Если недостаток ясности отмечается на уровне планирования, возможно, стоит провести еще один мозговой штурм, чтобы собрать достаточно актуальных идей и информации для подтверждения правильности плана. Если в ходе мозгового штурма не появляется ясных, четких идей, необходимо вновь вернуться к визуализации результата, убедившись, что «фильтр» в мозгу будет снят для обеспечения мышления в формате «как что-то сделать?». Если результат/видение неясны, стоит вернуться к стадии анализа, зачем вы вообще занимаетесь этой ситуацией (цель).

Требуется больше действий?

Если необходимо больше действий, нужно двигаться дальше по модели планирования. Можно испытывать большой энтузиазм по поводу цели проекта, но не иметь ясности, как воплотить его в жизнь. Сегодня перед руководителем, как правило, стоит задача улучшения качества рабочего процесса, но при этом зачастую у него не сформирована четкая картина желаемого результата. В этом случае нужно обдумать конкретные аспекты видения. Задайте себе вопрос: «Как будет выглядеть результат?»

Если вы сформулировали ответ на этот вопрос, но дело так и не сдвинулось с мертвой точки, возможно, стоит заняться задачами из разряда «как?», а также практическими деталями и перспективой (мозговым штурмом). Мне часто доводится общаться с клиентами, которые получили вполне конкретный проект, например «Внедрить новую систему оценки деятельности», но не могут продвинуться в его выполнении, просто потому что не уделили несколько минут тому, чтобы набросать идеи, что нужно делать.

Если у вас нет возможности провести мозговой штурм (часто это происходит, когда наваливаются другие, более срочные дела), требуется волевое усилие, чтобы оценить и принять решение относительно факторов, влияющих на выполнение проекта, которые необходимо организовать. Такое иногда случается, когда в ходе неформальной встречи по проекту возникает множество разных идей, но так и не принимается окончательное решение, какое конкретное действие нужно выполнить следующим.

Если же у вас действительно есть план, но дело все равно не продвигается, нужно оценить каждый пункт, руководствуясь вопросом: «Какой должен быть следующий шаг и кто должен его предпринять?» Однажды я общался с руководителем, ответственным за проведение крупной ежегодной конференции. Он поинтересовался, как они могут избежать прошлогодней ситуации, когда вся команда допоздна работала в авральном режиме накануне мероприятия. Он рассказал о разных аспектах подготовки конференции, а я уточнил, что из этого можно начать делать уже сейчас. После того как он выделил с полдесятка направлений работы, мы прояснили следующее действие по каждому из них. Процесс пошел как раз вовремя, чтобы не допустить повторения прошлогоднего аврала.

Из двух предыдущих глав вы узнали о базовых моделях, помогающих сохранять максимальную продуктивность и контроль над ситуацией при минимальных усилиях на двух основных уровнях профессиональной и личной жизни: действия и проекты, по которым выполняются эти действия.

Вам не требуется новых навыков, чтобы увеличить продуктивность и снизить уровень стресса. Нужна лишь система в их применении.

Фундаментальные факторы неизменны: вы должны собрать все незавершенные задачи, обдумать каждую из них, а затем управлять результатами с помощью организации, обзора и действий.

Используйте модель естественного планирования для всех ситуаций, которые вам нужно завершить. Эта модель из пяти этапов поможет работать над проектом быстрее, легче и эффективнее.

Благодаря планированию вы начинаете дело, но, чтобы его завершить, нужна упорная работа.

Уилл Роджерс

Эти модели просты для понимания и применения. Их использование обеспечивает выдающиеся результаты. Вам фактически не нужны новые навыки: вы уже знаете, как собрать все задачи, прояснить результаты, определить следующее действие, упорядочить задачи по категориям, все проанализировать и интуитивно сделать выбор. Сейчас у вас есть способность сконцентрироваться на успешном результате, провести мозговой штурм, упорядочить обдумывание и перейти к следующим шагам.

Однако одно лишь знание, как это все делать, не даст нужного результата. Способность быть эффективным, сохранять спокойствие и контроль сама по себе не означает, что вы ею пользуетесь. Вам, как и многим другим, может помочь тренер, который будет находиться рядом, помогать вам советом и практическими рекомендациями, пока новые принципы действия не станут для вас привычными и повседневными.

Подробнее об этом в части II.