Помоги проекту - поделись книгой:
На наших столах и в их ящиках скапливается огромное количество бумаг, потому что мы часто затягиваем с решениями. Мы складываем на столе почту, к которой собираемся вернуться позже. Мы накапливаем деловые бумаги в надежде когда-нибудь к ним вернуться. Некоторые мои знакомые при переполнении их столов документами перекладывают их в ящик или шкаф. Когда переполняются ящики и шкафы, все отправляется в архив в подвале. Ни для кого не секрет, что подвал и так уже переполнен бумагами, до которых уже вряд ли кто-нибудь когда-либо доберется. И все из-за нерешительности.
Чтобы избежать этого, достаточно рассортировать все вопросы, которые необходимо «решать немедленно», чтобы обеспечить себе минимальную стрессовую нагрузку, б
Вот с чего можно начать.
• Тщательно подумайте. Если вы хотите отложить что-то в сторону, то задайте себе вопросы: «Оно этого заслуживает? Я действительно вернусь к этому позже? Или мне все же придется выбросить это? Займусь ли я этим вопросом раньше чем через неделю?»
• Действуйте быстро. Напишите благодарственное письмо другу, а не записывайте мысль об этом на стикере, чтобы сделать это позже. Прочтите интересную статью сейчас, а не ждите мифического перерыва в 15 минут, которого может и не быть. По возможности действуйте, бросьте ваше дело или завершите его именно сейчас. Больше такой возможности может и не представиться.
Беспорядок – как правило, результат отложенных решений.
Нерешительность крадет у вас возможности.
Совет № 6
Сначала зерна
Зерна прорастают в земле лучше, когда она обработана, полита и удобрена. Люди растут как личности, когда они готовы к этому физически, умственно и духовно. Трудно достичь большой цели, если вы больны или утомлены. Чтобы стать эффективной личностью, вы должны правильно посеять зерна своего становления. Этой стратегии меня научила моя жена Лиза, и мы стараемся следовать ей всегда. Прежде чем мы беремся за большую проблему, мы сперва обращаемся к зернам.
Главное – хороший сон. Если вы все время чувствуете себя усталым, вы не сможете делать все, на что способны. И ваши большие цели станут практически недостижимыми.
Физические упражнения. Как говорится в пословице: «Лучше плати сейчас, чтобы не платить потом». Недостаток физической активности приводит к ухудшению здоровья, снижению внимания и вялости. Когда я стал делать зарядку регулярно, то почувствовал себя значительно лучше.
Время в спортивном зале вернулось мне сторицей: оно дает мне жизненные силы и способность лучше сосредоточиваться.
Правильное питание. Для меня это значит:
• употребление четырех различных овощей ежедневно;
• снижение потребления сахара, углеводов и жиров;
• избегание консервированных и переработанных мясных продуктов и напитков, содержащих много калорий.
Потребление воды. Когда я выпиваю в день 8–12 стаканов воды, то чувствую себя лучше и не испытываю тяги к нездоровой пище.
Духовный источник. Для меня и Лизы источник духовности – Господь. Когда мы обращаемся к Нему за наставлениями и возносим Ему свою благодарность, мы получаем силы, энергию и способность сосредоточиваться на решении стоящих перед нами задач – и больших, и маленьких.
Прежде чем приступить к достижению важной для вас цели, позаботьтесь о следующем:
• хорошем сне;
• физических упражнениях;
• правильном питании;
• потреблении значительного количества воды;
• источнике духа и сил.
Здоровое тело – гостиная для души, больное – тюрьма.
Качество предполагает правильное выполнение своей работы даже тогда, когда этого
Совет № 7
Управляйте своей энергией
Когда вы понимаете себя, ваша производительность значительно повышается. Главное здесь – выполнять задачи в оптимальное время. Когда мы чувствуем себя лучше всего? У всех есть определенные часы, когда мы ощущаем прилив творческих сил и производительности. Некоторые люди энергичнее и внимательнее во второй половине дня или к вечеру. Но большинство находится на пике возможностей в утренние часы.
И как мы проводим эти часы? Тратим их на дела, требующие наибольших усилий? К сожалению, обычно нет. Мы приплетаемся на работу и тратим лучшую часть времени на проверку электронной почты, чтение газет и болтовню с коллегами. Мы отбрасываем возможность эффективно потрудиться ради лишней чашки кофе, а потом удивляемся, что день уже закончился.
Чтобы перебороть эту привычку, представьте себе свой идеальный рабочий день. Я имею в виду не фантазии, а ваш оптимальный восьми-девятичасовой рабочий день. Тот день, когда вы смогли бы потрудиться действительно продуктивно. Что вам удастся сделать и за какое время? Как вы подчините необходимость справиться с непростыми задачами своим настроениям и запасам энергии?
Следующим вашим шагом должно стать правильное планирование рабочего дня так, чтобы наибольшая нагрузка приходилась на часы высшей производительности. Например, я энергичнее с утра, поэтому планирую выполнение основных творческих задач именно на эти часы.
Послеобеденное время я обычно трачу на занятия, которые не требуют высокого умственного напряжения – вроде работы с документами – или, наоборот, дают мне возможность подзаряжаться энергией от общения с другими, скажем, в ходе звонков и деловых встреч. Я экстраверт, поэтому такой режим рабочего дня мне очень подходит.
Используя свои биоритмы, а не идя наперекор им, я способен выполнять больший объем работы в краткий промежуток времени. Вы можете делать то же. Просто отметьте для себя, какие часы для вас наиболее продуктивны, и выполняйте основную работу именно в это время.
Десятилетние исследования занятости менеджеров 10 крупных компаний показали, что не менее 90 процентов этого звена тратят свое рабочее время на второстепенные дела. Иными словами, только 10 процентов менеджеров используют свое рабочее время с ответственностью, целеустремленно и рационально.
Меня всегда
Совет № 8
Записывайте всё
Поговорите с любым финансовым консультантом, и я уверен, что он посоветует вам попробовать записывать свои траты в течение пары недель. Дело в том, что большинство из нас не представляет, куда деваются деньги. То есть, за исключением выплат по закладным за дом и автокредитам, мы не знаем, на что тратим средства.
Все бы ничего, но наши маленькие слабости дорого нам обходятся. Кофе латте каждое утро за год – около полутора тысяч долларов. Прибавьте к этому и другие наши импульсные покупки, и вы поймете, как небольшие траты складываются в очень приличные деньги.
С тратами времени ситуация почти та же. Ваш обычный день, как правило, состоит из нескольких больших и множества небольших дел. И вы, скорее всего, будете удивлены, узнав, что эти незаметные дела отнимают у вас уйму времени. Чтобы стать более эффективным работником и человеком, попробуйте записывать все свои дела в течение недели.
Вот что можно предпринять.
• Подойдите к своему начинанию ответственно. Сначала почти все сопротивляются идее записи своих дел, а позже удивляются позитивным результатам. Информация, которую вы получите в обобщенном виде, записывая все детали своего дня, изменит ваш взгляд на то, как вы распоряжаетесь своим временем.
• Записывайте все на бумаге. Помечайте все затраты времени, от звонков до перерывов на кофе. Отмечайте время, когда вы начали действие и закончили его. Постарайтесь быть максимально точным и не обманывать себя. Чем точнее будут ваши записи, тем большую пользу они принесут.
• Внимательно изучите результаты. По окончании недели посмотрите на результаты. Какие дела отнимают у вас больше всего времени? Вы ожидали этого? Многие открывают для себя, что они, оказывается, тратят гораздо больше времени, чем думали, на общение с друзьями, чтение газет и сидение в интернете. Хорошо, если они могут правильно воспринять эту информацию, с большей ответственностью распоряжаться своим временем и сделать для себя другие необходимые выводы.
По своему опыту знаю: многие из вас попытаются манкировать этим методом. Но я настоятельно рекомендую вам попробовать его. Без точной информации вы не сможете внести в режим дня нужные коррективы.
В течение обычного рабочего дня сотрудники компаний обычно отвлекаются от исполнения своих прямых обязанностей по меньшей мере семь раз за час, итого 56 раз за день. 80 процентов таких отвлечений вызваны не производственными причинами, как следует из наблюдений экспертов по затратам рабочего времени служащих.
Кем вы хотите быть: заключенным прошлого
Совет № 9
Совершенство, но не перфекционизм
Совершенство функционально, перфекционизм – нет. На каком-то этапе в стремлении к идеалу нужно остановиться. Я наблюдал много перфекционистов в бизнесе, которые добились до обидного мало.
Это не подразумевает безответственности. Я стремлюсь к совершенству и стараюсь предоставлять клиентам как можно более качественные услуги. Я трачу много времени и сил на подготовку выступлений, консультирование и книги. Я ценю важность совершенства во всем, что я делаю. Важнейшая составная часть совершенства – качественно выполненная работа. Вторая важная часть – соблюдение сроков. Проблема перфекционистов в том, что они как раз часто нарушают сроки, потому что никак не могут закончить выполнение своей задачи.
Ниже приведены несколько советов о том, как отлично выполнить свою работу, не попадая в ловушку перфекционизма.
• Выполняйте работу с полной отдачей с первого раза. Занимаясь какой-то задачей, полностью сосредоточьтесь на ней. Тогда высока вероятность того, что вы хорошо сделаете свою работу и вам не придется возвращаться к ней позже.
• Установите для себя временн
• Знайте, когда пора остановиться. Вы должны четко осознавать тот момент, когда ваш проект завершен. На определенном этапе внесение дополнительных изменений уже не сможет улучшить результат. Более того, это испортит первоначальную задумку. Научитесь уметь завершать работу, проверять ее результат, а затем переходить к следующим задачам.
• Не стесняйтесь спрашивать мнение других. Если вы не уверены, улучшаете ли вы результат дополнительными действиями или нет, не стесняйтесь поинтересоваться мнением коллег или руководителя.
Лучшее – враг хорошего.
Великие результаты говорят о себе намного громче, чем самые великолепные идеи.
Совет № 10
Планируйте будущее сегодня
Идея, может, и стара, но не теряет актуальности. Начать стремительно текущий день без плана тяжело. Говорят: «Тот, кому не удается планировать, планирует неудачу». Ведь наверняка вы не в восторге от того, что самое плодотворное утреннее время потратите только на то, чтобы придумать, чем бы заняться. Если вы хотите быть нападающим, а не защищающимся, то я подскажу вам несколько верных методов.
Последние 15 минут рабочего дня посвятите планированию и расстановке приоритетов на день следующий. Так вы настроитесь на успех и уж точно не забудете о важных задачах или встречах.
Вам помогут следующие советы.
• Расставляйте приоритеты в списке будущих дел. Посчитайте количество пунктов в списке первоочередных дел и пронумеруйте их в порядке убывания начиная с самых важных. Например, если в течение дня вы планируете сделать семь важных дел (возможно, это один из ваших СВД, см. совет № 2), то главное из них пометьте цифрой 7. Следующее по важности пометьте цифрой 6 и т. д.
• Повторите то же, но в порядке убывания срочности. Пометьте наиболее срочное дело цифрой 7, следующее по срочности – 6 и т. д. Затем останется сложить обе цифры.
Пример
• Запишите план на сегодняшний день на бумаге. Не вдавайтесь в детали. Если вы будете иметь дневной план перед глазами, это поможет вам правильно выстроить свой день, а вычеркивание выполненных пунктов принесет большое удовлетворение.
Каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут в ходе практического воплощения идей.
Вы живете всего один раз, но если вы все делаете верно, то этого
Совет № 11
Будьте энергичными
Если вас не воодушевляет ваше дело, то недостаток энтузиазма может помешать быстрому продвижению к цели.
Не верите? Вспомните, когда вы в последний раз были в фастфуде или на бензозаправке и видели кого-то, кто и отдаленно не производил впечатление человека, удовлетворенного работой. Быстро он двигался? Воодушевленные люди двигаются быстрее и более осмысленно, а скучающие – еле-еле.
Вот несколько советов, которые помогут вам подзарядиться энергией.
• Постарайтесь представить себе общую картину своей задачи. Если вы строите дороги, то даете людям свободу передвижения, надежность и безопасность. Недавно я познакомился с оператором станка, который создает небольшие металлические изделия. У него есть воодушевление и мотивация к труду, поскольку он понимает, что его маленькие детали используются для кардиомониторов и спасают людям жизнь! Попробуйте представить себе пользу, которую ваш труд приносит вашей семье, компании. И у вас появится мотивация к хорошей работе.
• Подыгрывайте себе. Настраивая себя на воодушевление, вы заставите свой разум испытывать нужные чувства. Когда энтузиазм покидает вас, улыбнитесь и проследите, чтобы ваше настроение улучшилось.
• Не бойтесь менять работу. Если вам не удается найти удовлетворения в том, что вы делаете, возможно, пора подумать о смене работы. Неудачные дни бывают в любом деле, но если вы потеряли интерес к своей работе, возможно, стоит набраться мужества и принять трудное решение.
• Отмечайте небольшие достижения. Не ленитесь говорить себе: «Это я здорово сделал!», или «Мне не терпится увидеть, как…», или «Слава богу, я справился с этим». Даже небольшой знак удовлетворения своей работой очень заразителен и может зажечь других. Кто-то сказал, что все мы похожи на плохо плавающих людей, которые отчаянно гребут по-собачьи, чтобы оставаться на поверхности. Все, что мы говорим, либо может помочь окружающим выплыть, либо ввергает их в пучину отчаяния. Будьте энергичны и делитесь энергией с другими. Радость помогает людям двигаться вперед.
Американские компании несут финансовые потери в 200–300 млрд долл. в год из-за отчужденности, незаинтересованности, усталости и снижения производительности сотрудников. Добавьте расходы на выполнение различных требований, решение проблем с ротацией кадров и оплату медицинской страховки по болезням, возникающим на фоне связанных с работой стрессов.
Там, где сердце хочет оно найдет
Совет № 12
Будьте всегда наготове
Согласились бы вы в здравом уме отправиться в полет на самолете, если бы знали, что его пилот не спал перед этим несколько дней? Бьюсь об заклад, что нет. Мы всегда осознаем важность того, чтобы человек в командирском кресле авиалайнера не засыпал на лету и был всегда готов к любым неожиданностям. Более того, мы ожидаем, что пилоты самолетов всегда готовы к выполнению своей работы и вооружены разными картами, полетными планами и метеорологическими сводками. Мы рассчитываем, что они появляются на своем рабочем месте готовыми к выполнению полетного задания, а все остальное рассматриваем как неприемлемое и даже опасное.
Почему же мы не применяем те же стандарты к себе? Войдите рано утром в любой офис, и вы обязательно увидите много людей, которые вроде бы и присутствуют, но явно не готовы к тому, чтобы выполнять свою работу. Некоторые клюют носом и не могут сосредоточиться; другие еще в плену домашних забот; а большинство с увлечением обсуждают увиденное вчера по телевизору, а не то, что им нужно сделать сегодня.
И все они поражены одной и той же болезнью: неготовностью к работе. Приходить на работу неготовым – плохая привычка. Она может стоить вам немало времени и денег. Вот как от нее избавиться.
• Вернитесь к совету № 6. Еще раз обратите внимание на то, что к любому делу вы должны быть подготовлены физически, умственно и духовно.
• Будьте честны. Вам платят за то, чтобы вы добивались на своем месте конкретных результатов. Проявляйте себя как целостная личность и приходите на работу, чтобы делать конкретное дело, а не обсуждать текущие события или телешоу. Ваш офис – не место для дискуссий или заказа блюд в кафе.
• Подготовьтесь к ожиданию. Положите материалы для чтения в портфель или сумочку. Это может быть отраслевой журнал, доклад или даже книга, необходимая вам для профессионального роста. Один из моих друзей всегда имеет при себе хорошую книгу. Так он не ощущает, что попусту теряет время, если ему приходится кого-то ждать при встрече. Это, помимо прочего, снижает стрессовую нагрузку.
• Не забывайте записную книжку. Используйте время вне офиса (встречи, командировки и т. д.) для записей по актуальным вопросам, а также составления планов очередных действий. Иногда творческие мысли приходят к нам в самые неожиданные моменты.
Сотрудники американских компаний в среднем ежедневно тратят 36 минут на решение личных вопросов. Причем мужчины больше женщин: 44 и 29 минут соответственно. Больше всего времени на личные дела на работе тратят люди 18–34 лет.
С тем, что вы должны делать и как, все очень просто. А вот хотите ли вы это делать –
Совет № 13
Эффективная электронная почта
Электронная почта подобна лекарству: она может помочь в излечении многих болезней, но не стоит забывать о побочных эффектах. Это чрезвычайно эффективный способ общения и при этом весьма затратный отвлекающий инструмент. Поэтому прислушайтесь к моим советам.
1.-Закройте на своем компьютере приложение «электронная почта». Попробуйте минимизировать ее визуальное присутствие на мониторе компьютера. Настройте ящик так, чтобы он давал вам знать о поступлении электронных сообщений звуковыми или другими сигналами. Ведь когда вы отвлекаетесь на каждое входящее сообщение, это мешает вам сосредоточиться на работе и снижает производительность. Возьмите за правило проверять всю поступившую электронную почту раз в день – утром, в полдень или ближе к вечеру. При необходимости можно это делать и в начале каждого часа. Постарайтесь сами выбирать периодичность проверки почты и просматривать накопившиеся сообщения, а не отвлекаться на каждое новое письмо.
2.-Постарайтесь, чтобы в вашей почте не скапливалось более 10 входящих сообщений. Здесь нужно учесть два момента. Сортировка новых и старых сообщений занимает время. Однако вал входящих писем может захлестнуть вас. Не исключена потеря важной информации. Когда в папке «Входящие» у вас будет 10 или даже меньше сообщений, вы легко сможете посмотреть их. Четкость работы вашей электронной почты повысится.
Чтобы добиться такого результата, выберите день, чтобы привести все в порядок,
• Уничтожьте или архивируйте его. Если оно вам больше не нужно, удалите его.
• Ответьте. Зачастую на входящее сообщение необходим короткий формальный ответ. Если вы можете подготовить его в течение пары минут, то сделайте это.
• Поместите его в папку. Научитесь пользоваться папками и архивировать входящие сообщения, если сейчас они вам не нужны, но могут понадобиться в будущем.
• Помечайте их значком, если вам необходимо использовать их или внести в свой календарь. Если входящее сообщение предполагает ответ или другое действие, но вы еще не готовы к нему, используйте специальные значки в приложении. Они помогут найти сообщение, когда оно понадобится, но на какое-то время вы сможете просто выключить его из своей памяти.
3.-Используйте электронную почту только для обмена информацией. Она не приспособлена для эмоциональных посланий. Если вам необходимо пожурить или даже уволить кого-то, снимите трубку или встретьтесь с человеком лично. Даже поощрение лучше доводить до коллеги в письменном виде или в ходе личной встречи. Готовясь отправить электронное письмо, сделайте паузу и подумайте: «А это действительно лучший способ связи?»
Поделиться книгой: