Новый год прокрастинатора. 23 привычки, которые помогут побороть лень и достичь результатов

Внедрение привычки

Снова напомню: лучший способ применить на деле данную привычку – это усвоить процессоориентированный подход ко всем мелким, но важным повседневным занятиям. Вот как это делается:

1. Определите мелкие дела, сходные по результатам и необходимым действиям.

2. Сгруппируйте их в логическом порядке.

3. Создайте пошаговый процесс и занесите его в сшиватель со сменными блоками.

4. Для следования привычке каждый день по графику выполняйте временной блок дел.

Группировка заданий в отдельные блоки – отличный способ в темпе справляться с делами, не отклоняясь в сторону. Столкнувшись с отработанным процессом, прокрастинация потеряет силу. Вам не придется «выбирать», чем заняться, – вы просто будете следовать списку.

СБП № 8

Выполняйте действия по одному (устраняем оправдание «Я и так перегружен»)

Когда мы перегружены делами, то часто используем многозадачный режим работы, чтобы уложиться в график. В чем проблема? Многозадачность порой вызывает больше проблем, чем решает. Как правило, когда вы рассеиваете внимание, то прилагаете вполовину меньше усилий и, как следствие, получаете вполовину меньше результатов. Вместо того чтобы пытаться вместить различные дела в один временной блок, лучше сформируйте привычку совершать действия по одному.

Эта привычка требует от вас сосредоточиться на завершении текущего дела в процессах и проектах – и как можно скорее. Это означает, что нужно немедленно предпринимать действия по каждому делу.

К примеру, многие имеют привычку читать электронную почту в мобильном телефоне. Но если следовать принципу «одно дело за один раз», то нужно удалить из телефона почтовое приложение и читать сообщения только тогда, когда вы готовы предпринять действия по каждому письму.

«Одно дело за раз» – это еще и эффективная стратегия реализации долгосрочных проектов. Обычная практика, которой следует большинство, – браться одновременно за несколько дел. Но есть стратегия действеннее: сосредоточьтесь на завершении одного проекта, а потом начинайте новый. Такая привычка не только поможет вам выполнить больше дел, но вы еще и получите сильный стимул сосредоточиться на своем задании.

В качестве иллюстрации данного тезиса представим, что вы – художник-дизайнер и живете на доходы от каждого завершенного проекта. Прямо сейчас у вас есть пять недель, чтобы закончить пять работ. Выберите вариант, который кажется вам более эффективным:

Вариант А. Работать понемногу над каждым проектом и закончить все пять к концу пятой недели.

Вариант Б. Делать по одному проекту в неделю.

Если вы выбрали вариант Б, вы правы. И вот почему.

В неделю № 1 вы завершаете проект № 1. В неделю № 2 вы завершаете проект № 2 и получаете деньги за проект № 1. В неделю № 3 вы завершаете проект № 3 и получаете деньги за проект № 2. То же самое для недель № 4 и № 5.

Правда, большинство людей не живут на доходы от выполненных работ. Но всё же вы сможете воспользоваться выгодами выполнения работ по одной в каких-то областях своей жизни. Если вы сформируете привычку доводить до конца то, что начали, то замкнете больше контуров, откуда утекает ваша ментальная энергия, и создадите для себя мотивацию для продуктивной деятельности с замечательными результатами.

Внедрение привычки

Привычка «одно дело за раз» требует времени, чтобы прочно укорениться в вашей жизни. Честно говоря, я все еще порой ленюсь и должен в результате браться за множество дел одновременно. Но я всегда добиваюсь лучших результатов, если откладываю/отказываюсь от прочих проектов, чтобы сосредоточиться на одном.

Лучший способ внедрить привычку «одно дело за раз» – сделать вот что:

1. Приступайте к запланированным на день делам, только если вы действительно намерены их закончить.

2. Расставьте проекты по приоритетам, взяв за основу критерии срочности и перспективности.

3. Работайте над проектом А, пока он не будет доведен до конца.

4. Сделайте то же самое для проектов Б, В, Г и Д.

5. Избегайте риска отступления от принятой привычки при помощи еженедельных пересмотров и анализа приоритетов текущего проекта.

Вы увидите, что выполнение заданий и проектов по принципу «один за раз» окажет поразительный эффект с точки зрения продуктивности. Более того, вы с меньшей вероятностью поддадитесь прокрастинации, поскольку сформируете стимулы для выполнения задания. А как приятно ощущать, что конец уже близок!

СБП № 9

Составьте график еженедельных пересмотров (устраняем оправдание «Я забыл»)

Мы часто впадаем в прокрастинацию не из лени, а просто потому, что забываем о данном обещании или задании, которое нужно сделать. Даже если вы уже научились фиксировать идеи, невозможно действовать, если вы об этих идеях просто забыли. Более того, вы будете то и дело с большими усилиями доводить до конца задания, если не составите план-графики, где будет указано, когда это нужно сделать. Эту проблему можно решить, сформировав привычку еженедельных пересмотров.

Еженедельный пересмотр – это концепция, которую я впервые прочитал у Дэвида Аллена в его книге «Как привести дела в порядок». Хотя я рекомендую вам ознакомиться со всеми его идеями, лично я считаю, что для борьбы с прокрастинацией его концепция еженедельного пересмотра особенно полезна. Это очень простой процесс. Раз в неделю (я предпочитаю это делать по воскресеньям) подумайте о предстоящей вам неделе и составьте график дел и проектов, которые нужно выполнить. Кроме того, просмотрите все заметки из вашего инструмента фиксирования идей и выполните всю нужную бумажную работу.

Можно выполнить это задание в три простых этапа.

Этап 1: Задайте три вопроса

Приступая к еженедельному пересмотру, задайте три вопроса, которые помогут вам обрисовать в общих чертах все, чем нужно будет заниматься следующие семь дней.

Вопрос № 1: какие у меня личные обязательства?

Нужно пойти куда-то с семьей? Вы собираетесь в отпуск? Есть какие-то личные дела, встречи или звонки? Может, вы бы хотели куда-нибудь сходить с друзьями или семьей?

Я обнаружил, что трудно доводить до конца проекты, если у меня есть много личных обязательств. Поэтому лучше планировать личные вмешательства в рабочие процессы, чем обнаружить, что они внезапно откуда-то возникли и нарушили все планы на неделю. Если честно, лучше запланировать меньше, чем пытаться изображать супергероя и крутиться, как белка в колесе, по шестнадцать часов в день.

Вопрос № 2: какие у меня приоритетные проекты?

Некоторые дела бывают важнее всего остального. Если такое случается, тогда в порядке вещей немного, но целенаправленно предаться прокрастинации по поводу всего остального. Я твердо верю в необходимость сосредоточиться на одном деле за раз. При помощи еженедельного пересмотра вы сможете сфокусировать усилия на завершении одного проекта, который имеет наибольшее значение в вашей профессиональной и личной жизни.

Вопрос № 3: сколько у меня времени?

Этот вопрос чрезвычайно важен. Если вы знаете, что ваше время ограничено (например, если нужно сосредоточиться на одном проекте), тогда позвольте себе не начинать ничего нового.

Далее мы поговорим о том, как сформировать привычку «временных блоков». А пока просто знайте, что важно отслеживать количество реальных часов, которое вы можете посвятить рабочим и личным делам. Если вы будете знать, сколько времени в среднем уделяете различным занятиям, то сможете использовать третий вопрос, чтобы решить, как лучше распределять время и энергию.

Этап 2: Составьте график проектных заданий

Ответив на указанные три вопроса, продумайте план на следующие семь дней. Самый простой способ – взглянуть на проектные списки (СБП № 5) и составить временной график, которому будете следовать при выполнении самых важных дел.

Внимательно изучите каждый проект. Определите пункты этих списков, которые будут иметь наибольшее значение в вашей профессиональной и личной жизни. Затем составьте график действий по этим пунктам на следующие семь дней.

Этап 3: Проработайте зафиксированные идеи

Итак, у вас есть записная книжка или приложение, куда вы уже занесли много великих идей. Как со всем этим работать? Простейшее решение – проработать каждую из них. Сделайте это прямо сейчас или назначьте время, когда сможете этим заняться. Весь процесс можно с легкостью вместить в еженедельный пересмотр.

Просто откройте свой инструмент для фиксирования идей и просмотрите каждую запись. В итоге вы решите, что – одно из двух:

1. Идея вполне реализуема

Я преданный сторонник «двухминутного правила», введенного Дэвидом Алленом. Суть в том, что, если для реализации идеи нужна пара минут, сделайте это прямо сейчас. Не откладывайте в долгий ящик, не составляйте графики. Просто сделайте.

Если идея представляет собой то, что вы желали бы воплотить в жизнь немедленно, запишите поэтапный план, как это сделать. (Вспомните наш разговор об эффекте Зейгарник и о том, как отсутствие плана мешает реализации текущих проектов.) Просто запишите ряд действий, которые нужно выполнить для реализации идеи, и запланируйте их выполнение на следующую неделю.

2. Идея не реализуема

Иногда для великой идеи просто не пришло время, но вы всё же хотите ею заняться. Тогда пора вспомнить «привычку 43 папок». Выберите дату для работы над идеей и поставьте памятную метку в соответствующую секцию. Так вы никогда не упустите из виду потенциально важную идею.

Внедрение привычки

Разумеется, нет нужды делать это каждый день. Но всё же использование этой привычки еженедельно поможет вам выявлять важные дела и в конечном счете преодолеть прокрастинацию. Чтобы сформировать такую привычку, сделайте следующее:

1. Назначьте особое время на неделе для сеанса пересмотра.

2. Начните с ответов на три вопроса, чтобы определить важные проекты и личные обязательства.

3. Выделите время для каждой идеи и составьте план на неделю.

4. Обработайте свои заметки, предпримите действия по двухминутным делам и создайте памятки по нереализуемым идеям.

5. Продолжайте практику еженедельного пересмотра, даже если вам не предстоит ничего важного.

Еженедельный пересмотр очень важен в борьбе с прокрастинацией. Если вы каждые семь дней будете составлять планы, то сформируете ощущение неотложности выполнения важных дел. Создайте у себя такую привычку, чтобы уметь определять значимые проекты, освобождая тем самым себя от отвлекающих факторов.

СБП № 10

Ежемесячно корректируйте списки (устраняем оправдание «Я и так перегружен»)

Мы уже обсуждали еженедельный пересмотр, но не менее важно заниматься ежемесячным пересмотром. Хотя он отнимет у вас всего несколько часов, это еще один способ отучить себя от оправдания перегруженностью.

В определенном смысле ежемесячный пересмотр похож на отчет руководства компании перед своими акционерами. С его помощью вы видите, что работает, что нет и как можно улучшить положение дел. Занимаясь этим всего раз в месяц, вы «корректируете курс» реализации проектов, которые не приносят результатов.

Есть несколько вещей, которые следует выполнять в ходе ежемесячного пересмотра:

1: Оценка smart-целей

Несмотря на то что собственные цели следует анализировать ежедневно, важно уделять по 30 минут ежемесячно на значимые корректировки. Так вы сможете обнаружить, что долгосрочная цель потеряла значимость, либо увидите, что перед вами возникла новая цель. В ходе ежемесячного пересмотра вы проводите оценку каждой цели и решаете, не нуждается ли она в изменении, вычеркивании из списка или повышении приоритета.

2: Определение потенциальных новых проектов

Создав ряд «будущих дел к исполнению», вы одновременно получите длинный список идей, требующих постоянного пересмотра. В ходе ежемесячного пересмотра анализируйте каждый пункт, чтобы решить, не нужно ли добавить его в проектный список.

3: Составление списков проектов

Как и в процессе еженедельного пересмотра, нужно будет составить пошаговый список идей, которые вы желаете реализовать. Начните с желаемого результата, а потом проработайте в обратном порядке шаги, необходимые для его получения. Занесите всё на бумагу, а потом добавьте эти задания в свой сшиватель со сменными блоками, который завели для СБП № 5.

4: Задайте вопросы «80/20»

Хотя мы уже говорили об анализе заданий на основе принципа «80/20», я рекомендую вам делать это как минимум раз в месяц во время сеансов пересмотра. Лучший способ подвергнуть задание анализу – задать вопросы, которые приводит Тим Феррис в своей книге «Как работать по 4 часа в неделю»[9]:

• Какие 20 % источников вызывают 80 % моих проблем и ощущение, что я несчастен?

• Какие 20 % источников приносят 80 % желаемых результатов и счастья?

• Какими тремя излюбленными занятиями я заполняю время, чтобы вызвать у себя ощущение продуктивности?

• Кто те 20 % людей, которые приносят мне 80 % счастья и помогают продвигаться вперед, и кто те 20 %, которые приносят мне 80 % депрессии, злости и сомнений?

Задавайте себе эти вопросы раз в месяц – и вы обнаружите, что и кто тянет вас назад и мешает заниматься делами регулярно. Порой это будут конкретные люди, которые, словно вампиры, высасывают у нас эмоциональную энергию. Иногда вы сможете выявить определенные привычки, вызывающие непродуктивные ощущения. Или вы обнаружите, что проекты, которые вы некогда считали важными, на самом деле ограничивают вашу способность добиваться результатов.

Внедрение привычки

Отвести время на месячный пересмотр совсем несложно. Всё, что нужно, – это несколько часов и немного желания, чтобы честно разобраться в том, что же в действительности происходит в вашей жизни. Вот простой процесс формирования привычки:

1. Запланируйте единый временной блок для пересмотра (большинство предпочитает заниматься этим в выходные).

2. Проанализируйте каждый листок бумаги, как в ходе еженедельного пересмотра.

3. Проанализируйте SMART-цели, добавляя, вычеркивая или изменяя желаемые результаты.

4. Определите новые проекты, которыми вы хотели бы заняться в течение следующих месяцев.

5. Составьте детальный список для каждого проекта.

6. Задайте вопросы из серии «80/20» о том, что вы делаете в данный момент, и вычеркните задания, не имеющие особого значения в вашей жизни.

Ежемесячный пересмотр поможет вам внимательно проанализировать то, чем вы заняты в текущий момент. Вы не только выявите затратные виды деятельности, но и получите шанс предпринять действия по проектам, которые изначально были отложены в долгий ящик. Сформируйте привычку заниматься этим раз в месяц – и вы будете фокусироваться на заданиях, которые действительно имеют значение.

СБП № 11

Скажите «нет» делам низкого приоритета (устраняем оправдание «Мне просто не хочется»)

Меня всегда удивляет, как часто приходится общаться с людьми, занимающимися делами, которые они ненавидят. Всем нам приходится в жизни выполнять неприятные обязанности, но часто люди сами загоняют себя в ловушку, соглашаясь делать что-то лишь потому, что не желают разочаровывать других.

Мы много говорили о том, что нельзя позволять всяческим оправданиям мешать нам действовать, однако иногда в них кроется зерно здравого смысла. Если вы действительно не хотите что-то делать, то, может, пришло время и на самом деле прекратить этим заниматься.

Внедрение привычки

Самая сложная часть в приобретении умения сказать «нет» – справиться с реакциями других людей, которым вы сообщаете, что у них есть свои приоритеты, а у вас – свои. Вот простой метод из четырех этапов.

Во-первых, нужно определить обязательные дела. Это вещи, которые являются частью жизни нормального взрослого человека. Если вы собираетесь говорить «нет» в ответ на любую просьбу, так можно далеко зайти. Но у всех нас есть дела, которые нужно выполнять, так что придется смириться: нравится нам это или нет, но ими надо заниматься.

Мой единственный совет – соотносить каждое такое дело с важной долгосрочной целью. К примеру, даже если вы ненавидите мыть посуду, подумайте, что выполнение этой повседневной обязанности – залог гармоничной семейной жизни.

Во-вторых, нужно внимательно анализировать каждую просьбу с точки зрения ваших текущих приоритетов и проектов. В ходе еженедельного пересмотра определите важные пункты, которые нужно довести до конца. Если вас просят над чем-то поработать, подумайте о том, чего бы хотели добиться вы сами. Если просьба не соответствует тому результату, который вы желаете, наберитесь мужества и скажите «нет».

В-третьих, нужно предупреждать возможные просьбы. Если вы знаете, что ни за что не станете выполнять ту или иную просьбу, так прямо и скажите. Честность – лучшая политика (по крайней мере, в этом вопросе). Просто сообщите человеку, что у вас имеется несколько приоритетных проектов, которые требуют полного внимания, и отвлекаться вы себе позволить не можете. Как правило, люди это принимают; а те, кто не понимает, не должны оставаться в вашей жизни на первом месте.

И в-четвертых, постарайтесь закончить разговор на позитивной ноте. Если вы сами выполнить просьбу не можете, посоветуйте кого-то, кто это сделает. Если вам известен полезный ресурс, перешлите нужную ссылку. А если вы считаете, что можете удовлетворить просьбу когда-нибудь в будущем, скажите, что дадите ответ в определенный срок.

Ответ «нет» не превращает вас в эгоиста. Он говорит о том, что вы четко понимаете, что для вас важно. Имея четкие цели, вы не позволите требованиям других отвлекать вас от важных дел.

СБП № 12

Отслеживайте собственный прогресс и успехи (устраняем оправдание «Это не имеет значения»)

Прокрастинация – это нередко результат отсутствия мотивации. Трудно пылать энтузиазмом, если вам кажется, что вы не двигаетесь вперед. Есть одно простое решение: педантично отслеживать прогресс любого процесса, который вы пытаетесь усовершенствовать.

Питер Друкер[10] замечательно выразил это следующими словами: «Что измеримо, то управляемо».