Как создать свою CRM

– получите постоянный доступ к исходному коду. Пусть исполнитель настроит для вас такой доступ и даст инструкцию как его использовать. В качестве средства такого доступа может быть FTP (протокол для доступа к файлам) или SVN (средство командной разработки).

– делайте резервное копирование для сохранности ваших данных. При этом данные лучше хранить в удаленном хранилище (т.е. не на сервере, где работает приложение). Делать бекап базы лучше не менее 1 раза в день. Копирование на удаленное хранилище можно делать 1 раз в неделю. В качестве такого хранилища подойдет Dropbox или Яндекс Диск.

– проверяйте работу периодически запускаемых на сервере скриптов (например, скрипт создания бекапов).

– делайте мониторинг доступности веб-приложения. Есть замечательные бесплатные сервисы вроде Uptime Robot.

– проверяйте работу почты и уведомлений. У почты бывают сбои, поэтому обязательно проконтролируйте работу почтовых уведомлений на основной версии приложения.

Перед тем как мы перейдем к следующей главе, хотелось бы рассказать о тех принципах, которыми руководствуются исполнители при разработке программного обеспечения. Я считаю, что если у заказчика есть представление об этих принципах и он ими пользуется при принятии решений по системе, то это значительно улучшает результат.

Принципы разработки программного обеспечения:

– Простота – это хорошо. Стремитесь выбирать простые решения.

– Декомпозиция. Сложное раскладывайте на простое.

– Быстрая обратная связь. Сделайте быстро функционал, получите обратную связь и доработайте его на основании этой обратный связи. Лучше короткие шаги, чем затяжной прыжок.

– Код важнее документации.

– Нет ничего постоянного. Делайте так, чтобы потом было просто менять.

– Главный ориентир – это цели клиента на проект. Помните, зачем вам нужен проект.

– Ничего лишнего. Сравните свой проект с самолетом. Убирайте все лишнее, что не дает пользу проекту.

В следующей главе мы поговорим об этапе сопровождения проекта. После ввода в эксплуатацию проект на самом не деле не заканчивается, а только начинает свое движение в реальной среде. Мы поговорим о развитии функционала проекта, получении обратной связи от пользователей системы.

Глава 5. Сопровождение и развитие CRM

Вы ввели свою CRM-систему в эксплуатацию. Пользователи начали в ней работать. Проект по внедрению закончен.

Наступает этап сопровождения системы, который состоит из следующих действий:

➢ Разработка новых функций и модулей системы.

➢ Повышение удобства работы с системой.

➢ Обслуживание системы.

➢ Анализ работы системы.

Рассмотрим их более подробно.

Разработка новых модулей подразумевает развитие системы с помощью команды разработки. Хорошо, если компания-разработчик поддерживает продукт на этом этапе. Если нет – не беда при наличии проработанной документации.

При разработке новой функциональности помните, что вы должны критически подходить к каждой новой функции: действительно ли она так необходима? Как она соотносится общими планами на развитие продукта?Проработав эти вопросы, вы в итоге получите более сбалансированную систему.

Откуда появляются доработки по системе?

Во-первых, это пожелания пользователей и потребности бизнеса. Процессы не стоят на месте, они развиваются, следовательно, должна меняться и ваша система.

Во-вторых, вы можете автоматизировать те бизнес-процессы, которые ваша система ранее не охватывала. Например, сначала вы автоматизировали процесс продажи, затем вам захотелось упростить работу HR отдела, чуть позже – внедрить систему мотивации на основе показателей, вычисляемых из данных, хранящихся в системе.

В-третьих, это может быть исправление ошибок. Не бывает идеального софта. И чем сложнее софт, тем больше он подвержен ошибкам. Ошибки в любом случае будут всплывать по ходу работы системы. И их надо оперативно исправлять.

Повышение удобства работы с системой подразумевает тесное общение с пользователями системы. Если с системой неудобно работать, то это может привести к следующим последствиям:

– возникновение ошибок пользователей;

– замедление бизнес-процессов;

– искажение метрик по процессам;

– репутационные риски, если к вашей системе есть доступ у клиента;

– тихий бунт сотрудников против системы. Они будут вести работу по старинке, а в систему будут добавлять фиктивные данные (для руководства).

Простейшими средствами повышения удобства пользования системой можно считать:

– Скорость работы программы

– «Защита от дурака»

– Возможность отменить некоторые операции

– Минимум кликов и переходов до цели

– Отображение статусов любой операции

– Приятный дизайн

– Четкий фокус на конкретной операции

Попробуйте сами поработать от каждой роли и, вероятнее всего, у вас уже появится список возможных доработок по системе.

Слушайте своих пользователей – они могут дать ценную информацию как улучшить процесс работы с системой.

Обслуживание системы включает в себя следующие работы:

– Оказание технической поддержки пользователей. В процессе работы у пользователей возникают вопросы по работе с системой. Важно оперативно решать такие вопросы. Техническую поддержку обычно оказывают разработчики, сопровождающие проект. Конечно, это не сами разработчики продукта, но это те лица, которые специализируются на решении вопросов по конкретному продукту.

– Обучение пользователей. Новых пользователей необходимо обучать. Если система сложная, то можно и не обойтись только чтением текстовой документации. Поэтому проводятся семинары по изучению продукта.

– Обслуживание сервера. Эта задача ложится на системного администратора. Основные задачи, которые решает системный администратор (или «сисадмин») это:

– Обслуживание и проверка бекапов

– Мониторинг ресурсов сервера

– Мониторинг доступности приложения

– Профилактические работы на сервере

– Если есть внешние системы, то необходимо оплачивать их услуги. Например, это могут быть СМС агрегаторы, продление домена или аренды сервера и т.д. Рекомендую занести важные события в Google Calendar и настроить уведомления для самых критичных событий на телефон.

– Периодическая проверка работы форм на сайте, общего тестирования, работы рассылок. Рекомендуется хотя бы 1 раз в 2 недели проводить такие работы, потому что при взаимодействии с внешними системами случаются различные сбои.

И, наконец, анализ работы системы. Вы анализируете действия пользователей с целью понять как они используют ваш функционал. Возможно, они выполняют свои задачи не так как вы предполагали или какие-то функции игнорируют из-за того, что не знают о них или им просто неудобно с ними работать.

Какие средства использовать для анализа?

Можно просто понаблюдать за работой операторов. Попросите их выполнить простые типовые задачи и оцените насколько хорошо они владеют системой.

Другой вариант – это использование веб-аналитики. Вы ставите специальный код в веб-приложение и отслеживаете действия пользователей в системе. Для этого можно использовать средства общего назначения такие как Яндекс Метрика или Google Analytics, либо использовать встроенные в CRM средства отслеживания действий пользователя.

Как вы понимаете, после ввода в эксплуатацию все только начинается, и именно здесь проявляются основные достоинства выбранного способа – создания CRM под свои требования. Вы можете ее развивать как вам угодно, при этом вы полностью контролируете ход ее совершенствования. С развитием вашего бизнеса, ваша система развивается параллельно, что служит хорошим фундаментом для дальнейшего роста бизнеса.

Заключение

Вот мы и подошли к концу этого небольшого руководства. Если вы не начали свой проект по ходу чтения этой книги, предлагаю вам приступить к написанию концепции вашего проекта.

Мы подготовили небольшой бриф, чтобы упростить задачу составления концепции.

Вы можете найти бриф по адресу (в формате Excel) либо взять из приложения 2 к данной книге.

Остались вопросы по материалу? Задавайте свои вопросы на нашем сайте (http://web-automation.ru) или через профиль в социальной сети (http://vk.com/hecrus). Также вы можете присылать свои концепции для получения обратной связи.

Последнее –Если вам понравилась книга – напишите пожалуйста отзыв http://web-automation.ru/book/how-create-crm/. Ну а если очень понравилась – то сделайте пожалуйста пост в социальной сети с ссылкой на книгу – книга бесплатная и мы не продвигаем ее через какие-то рекламные площадки. Поэтому ваш пост очень поможет доставить эту книгу тем, кому она действительно нужна.

Всего доброго и удачных вам проектов!

Приложение 1. Основные термины и понятия в веб-разработке.

Доступно по адресу www.web-automation.ru/glossary/. Для удобства Вы можете сохранить отдельно этот список (либо на диск, либо в социальной сети).http://www.web-automation.ru/books/glossary/

Авторизация – процесс входа пользователя на сайт (для гурманов – процесс проверки прав на выполнение определенного действия).

Архитектура – документ, определяющий структуру и организацию вашей системы.

База данных – место где хранятся данные веб-приложения (сайта).

Бекап, резервная копия – копия вашей базы данных или приложения. Делается для того, чтобы снизить риски потери важных данных.

Бизнес-процесс – последовательность действий, направленных на определенный результат. Имеет следующий параметры: действия, участники, ресурсы, цель и результат, триггер.

Биржа – сайт, на котором могут встретиться Заказчики и Исполнители.

Браузер – программа, с помощью которой просматривают страницы в интернете.