Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие

Другая секция в разделе «Планы на месяц» называется «Сделать сегодня». Здесь вы будете планировать ваше время каждое утро. По правде говоря, заголовок «Сделать сегодня» не совсем точен. Это не значит, что все дела, которые вы записываете сюда, должны быть закончены обязательно до вечера, но вы собираетесь приступить к их выполнению уже сегодня. Разумеется, некоторые дела не отнимут у вас слишком много времени и вам удастся завершить их в тот же день, на выполнение других могут уйти недели или месяцы.

В нижнем левом углу расположена третья секция «Планов на месяц», которая называется «Доходы и расходы». На самом деле я не использую эту графу для учета расходов. Здесь я записываю телефонные номера, по которым собираюсь позвонить, или звонки, на которые мне надо ответить. Таким образом, все данные всегда со мной, где бы я ни находился, и, когда у меня есть свободная минута, я могу перезвонить нужному человеку и вычеркнуть этот номер из списка. Экономия каждой минуты – одна из составляющих управления временем. Все потерянные минуты имеют значение. Каждый день вы можете экономить целый час, если все, что вам нужно, будет у вас всегда под рукой.

Секция справа в разделе «Планы на месяц» называется «Дневник и рабочие пометки». Название говорит само за себя. Тот, кто пользуется дневником, знает, что в нем разрешается писать о чем угодно. Этот ничем не отличается от других. Здесь вы можете делать записи во время собрания на работе. Или же составить список продуктов, которые вы должны купить в супермаркете по пути домой. Также раздел подойдет, чтобы записать дорогу до места, где вы будете ужинать сегодня вечером. Например, в образце вы видите пометку: «19:30 – ужин дома у Джеймса».

Скобки означают, что вам надо сверить информацию («18.05 дневник»). Заключайте в скобки дату или адрес, если вам нужно еще раз уточнить эти данные и что-то выяснить. В примере речь о том, как добраться до дома Джеймса. Также вы можете видеть в секции «Дневник» список тех вещей, которые я не должен упустить из виду во время встречи с моими коллегами по Disney Карлом и Эрином и моим начальником Элом. Кроме того, здесь же я добавил список продуктов, которые Присцилла попросила купить. А еще я сделал пометки после разговора с одним из гостей Disney World об отдельных проблемах обслуживания, которые я должен отследить и проверить. Как видите, в дневнике вы можете писать обо всем.

Телефонная книга представляет собой другую часть системы. Я советую вам потратить время на то, чтобы записать каждый рабочий и личный номер телефона и адрес, которые вам необходимо всегда иметь с собой, где бы вы ни находились. Я использую телефонную книгу для тех номеров, по которым часто звоню. Это мои соседи, друзья моих детей, мои друзья, непосредственные подчиненные, компании, работающие с кредитными картами, врач, банки и т. д. Таким образом, все номера, которые мне нужны, всегда у меня под рукой. Разумеется, смартфоны позволяют вам делать то же самое, только значительно быстрее, но телефон должен быть всегда при вас, и вам надо следить за тем, чтобы он не разрядился. Система Day-Timer работает как запасной вариант, который облегчает мою жизнь. В каждой ее области у меня всегда есть резервная схема, как в самолете, поэтому у меня не бывает аварий. Кстати, здесь очень удобно записывать ПИН-коды.

Свобода действий

Мы все располагаем личным временем. Это значит, что в течение какого-то периода мы можем делать все, что нам хочется, или почти все. «Свобода выбора» подразумевает, что решение остается за вами. Если вы занимаете ответственный пост, то у вас вряд ли будет много свободного времени. Если вы работаете с восьми утра до пяти часов вечера, то речь идет о ваших перерывах. В это время вы можете поесть, почитать, поговорить по телефону, сделать несколько отжиманий, отправить электронное письмо, пообщаться с друзьями или коллегами и т. д. «Перерыв на обед» – это всего лишь название. Вы совершенно не обязаны тратить 30 или 60 минут на еду. Кроме того, ваше личное время начинается с того момента, когда вы в пять часов вечера уходите из офиса, и длится до следующего утра. Само собой, выходные дни – это тоже ваше свободное время.

Я говорю о таких вещах, поскольку люди очень часто жалуются, что не успевают всего. Но у нас много личного времени, и все зависит только от нас и от того, как мы им распорядимся. Вы можете тренироваться или смотреть телевизор, а можете одновременно и тренироваться, и смотреть телевизор. Это ваш личный выбор. По выходным вы можете играть в гольф или проводить время с вашими любимыми, а можете играть в гольф с вашими любимыми. Это ваш личный выбор. Вы можете мыть посуду или почитать детям на ночь. Это ваш личный выбор. Чтение детям – это время, потраченное не напрасно. Оно окупится, когда ваши дети полюбят книги, будут хорошо учиться в школе и станут добропорядочными гражданами. Как видите, очень часто все зависит от того, какие решения вы принимаете, а не от того, сколько у вас времени.

Попытайтесь принимать правильные решения. Если ваши любимые согласны с тем, как вы проводите свободное время, то, скорее всего, вы сделали верный выбор. Один мой друг ходит по средам с женой в ресторан и в кино, а по субботам целый день играет в гольф. И это устраивает их обоих, потому что он правильно распределяет время между двумя приоритетами – женой и гольфом.

Люди, занимающие разные посты в компании, располагают в течение рабочего дня разным количеством свободного времени. У менеджера по работе с клиентами его больше, чем у обычного сотрудника. У генерального директора больше личного времени, чем у менеджера по работе с клиентами, а у вице-президента – чем у них обоих. Именно так обстоят дела. Когда вы выйдете на пенсию, свободного времени у вас будет уйма.

И дело не в том, что с ростом зарплаты люди получают возможность бездельничать. Дело в том, что у них больше свободы решать, как использовать свое время и над чем им работать. Тот, кто делает правильный выбор, добивается успеха и продвигается по служебной лестнице.

Ежедневное планирование необходимо, потому что позволяет хорошо обдумать те дела, которыми вы можете заняться в свободное время. Это список ваших приоритетов на работе и в личной жизни на день. Итак, если вы не на собрании или не заняты другими запланированными делами, обратите свое внимание на этот список и начните выполнять те задачи, которые в нем записаны.

Есть одна поговорка, которая хорошо объясняет, что такое планирование времени: «Делай сейчас то, что должен, чтобы потом делать то, что хочешь». Это касается не только работы, но и вашей частной жизни – пенсионных накоплений, здоровья, правильного воспитания детей и т. д.

Планируем планировать

Сейчас вы, наверное, думаете: «Хорошо, я понял, что должен планировать свое время. Но как это сделать?»

Во-первых, вы должны найти какое-нибудь тихое место либо на работе, либо дома, если в вашем офисе не существует такого понятия, как «тишина». Вы можете заняться составлением плана с утра перед уходом на работу. Для этого также подойдет комната отдыха в офисе, ваша машина или кафе.

1. Во-первых, достаньте ежедневник и откройте его на сегодняшней дате (в нашем примере это 18 мая в разделе «Планы на месяц»). Здесь вы найдете список дел, который составили раньше.

2. Просмотрите деловую и личную почту и добавьте в графу «Сделать сегодня» новые задания. Всегда начинайте с самого начала, записывая деловые обязанности сверху вниз. Потом запишите личные дела снизу вверх. Такой метод позволит вам не смешивать различные сферы вашей жизни.

Обратите внимание на то, что вы не записываете ваши дела в порядке значимости. Мы обсудим, как распределять их по приоритетам, чуть позже. Вы также не должны расставлять их в том порядке, в котором будете ими заниматься. Сейчас вам необходимо сконцентрироваться на заполнении графы «Сделать сегодня».

3. Загляните во вчерашние планы, чтобы понять, что вам не удалось сделать. Перенесите эти дела на сегодняшний или на любой другой день. Ваша цель – всегда записывать дела на тот день, когда вы, скорее всего, сможете их выполнить, учитывая, сколько времени у вас уйдет на запланированные события, встречи и другие задачи. Кроме того, подумайте о том, что вчера вы могли сделать лучше, и немедленно внесите изменения.

Благодаря этим трем этапам вы сможете вписать новые задания в графу «Сделать сегодня». Первые три пункта были самыми простыми. Задача № 4 наиболее сложная и ответственная.

4. Поразмышляйте о тех сферах вашей жизни, которые вы уже внесли в список. Пока вы решаете, что вы хотите или должны сделать, записывайте эти задания либо в деловой, либо в личный раздел секции «Сделать сегодня». Подумайте не только о сегодняшнем дне, но и о завтрашнем, о следующей неделе, следующих выходных, следующем месяце, годе, двух, пяти годах и о еще более далеком будущем.

Каждый день спрашивайте себя: «Что я должен сделать сегодня из того, что не окупится через один год, 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40 или даже 50 лет?»

Также подумайте о тех обязанностях, которые вы взяли на себя, – ваш супруг или супруга, ваш партнер, ваши друзья, родители, дети, другие люди. Подумайте о себе – выход на пенсию, здоровье, карьерный рост и т. д. Потом вы можете добавить новые обязанности на любой период времени в списке дел. Вот примерный образец плана на несколько лет. Сегодня: позвонить Джону и напомнить, что доклад должен быть готов до вечера; завтра: просмотреть отчет о деятельности, предоставленный Мэри. Следующая неделя: запланировать встречи с непосредственными подчиненными на месяц и отпуск на сентябрь. Следующий месяц: работать над долгосрочной организационной структурой, составить опись личного имущества для страхования, записаться на курсы по управлению временем, посетить преподавателей детей. Следующий год: запланировать все ежегодные медицинские осмотры, встретиться со специалистом по финансовому планированию, получить диплом о высшем образовании. Следующие 5 лет: пройти медицинский тест, который мне понадобится после 50-ти, запланировать поездку в Англию к родственникам. Следующие 30 лет: накопить достаточно средств, чтобы уйти на пенсию, придумать хобби, чтобы было чем заняться.

Вы должны понимать, что если вы не встретитесь с этим специалистом по финансовому планированию и не начнете откладывать и инвестировать средства, то через 30 лет у вас будет недостаточно накоплений, чтобы выйти на пенсию. Если сегодня вы не наведете справки о программе высшего образования, то три или четыре года спустя не получите степень бакалавра.

Жизнь так устроена, что многое из того, над чем вы начнете работать сегодня, на следующей неделе или в этом месяце, окупится только много лет спустя. Обучение подчиненных, правильное воспитание и образование детей принесут результаты не сразу, а лишь через несколько лет. Как только вы подумаете о цели, которой хотите добиться, вы сразу же должны начать планировать способы ее достижения. Потом, чтобы не забыть, запишите свое решение в ежедневник и настойчиво работайте, пока не добьетесь желаемого.

Кстати, если вы перешли к четвертому этапу планирования времени – «обдумыванию», вы можете размышлять о чем угодно. Я советую вам спросить вашего руководителя, непосредственных подчиненных или ваших близких о том, над чем вам стоит поработать. Возможно, они смогут подкинуть несколько неплохих идей. Недавно я хотел внести некоторые изменения на работе, но не знал как. Я думал об этом каждый день целыми неделями, пока наконец мне в голову не пришло несколько идей. Но я думаю, что этого недостаточно, поэтому собираюсь обсудить мои мысли с коллегами, чтобы принять правильное решение.

Кроме того, не забудьте включить спортивные занятия в ваш список. Сделайте это не только ради укрепления здоровья, во время тренировок происходят удивительные вещи. Очень часто, когда я делаю физические упражнения, меня посещают отличные мысли и внезапные озарения. Пробежки и прогулки всегда бывают исключительно продуктивны. Именно в это время у меня рождаются новые идеи и креативные решения. Возможно, больше крови приливает к мозгу или на меня действует обстановка полного расслабления и покоя во время занятий спортом. Я не знаю как, но это работает.

Пока мы говорим на эту тему, я хотел бы добавить: худшим оправданием для того, чтобы не тренироваться, служит отговорка, что вы слишком устали. В большинстве случаев, если вы утомлены, физическая активность даст вам новый заряд энергии. Обычно чем хуже я себя чувствую, тем интенсивней мне надо тренироваться. Поэтому, когда мой ежедневник говорит, что пора заняться спортом, я всегда его слушаюсь, как бы ни устал. Я никогда не подвожу сам себя. Я начинаю заниматься, зная, что в любой момент меня может осенить блестящая идея, что полностью уйдет нервное напряжение, накопившееся за день, а когда вернусь домой, мои близкие будут рады мне. В результате мы только сэкономим время, которое могли бы потратить на выяснения отношений.

Желаю вам хорошего дня, во время которого вы сможете подумать над всем, что узнали. В следующей главе я расскажу вам о том, как построить рабочий распорядок в соответствии с вашим списком приоритетов.

См. раздел «Долгосрочное планирование» на с. 76–77 и раздел «Планы на месяц» на с. 80–81.

Глава четвертая

Распределение приоритетов, или Cрочно, жизненно важно и необходимо!

Чтобы оценить жизнь человека, необходимо знать не только, что он делает, но и что он намеренно оставляет невыполненным.

Джон Холл Глэдстон

Мы уже обсудили то, как вы должны относиться к своей обязанности управлять временем и жизнью. Здесь все зависит от вас.

– Мы говорили о том, как планировать время и о каких областях вашей жизни необходимо при этом думать.

– Мы говорили о том, как важно иметь один ежедневник и для профессиональной, и для личной жизни.

– Мы говорили о преимуществах ежедневника Day-Timer, потому что в его трех разделах вы можете записать всю необходимую информацию. Это своего рода «карманный офис».

Теперь, когда вы уже знаете, как составлять список дел и как пользоваться ежедневником, чтобы стать результативней, давайте поговорим о том, как распределять приоритеты в вашем ежедневном списке дел, чтобы стать не только результативней, но и эффективней.

Как распределять приоритеты:

1. НЕОТЛОЖНЫЕ ДЕЛА

2. Жизненно важные дела

3. Важные дела

4. Дела, имеющие небольшое значение или не имеющие никакого

Используйте такую последовательность приоритетов, чтобы завершить все ежедневные дела. На с. 130–131 вы видите все тот же список задач на 18 мая, с которым вы уже познакомились в предыдущей главе. Но здесь есть некоторое различие: вначале это было просто перечисление, теперь же все дела распределены в порядке их важности. У вас будет настоящий план только после того, как вы запишете ваши обязанности в порядке их приоритетности.

Выполнение поставленных задач в правильном порядке имеет очень большое значение.

Раньше, когда я приходил домой, я первым делом включал телевизор. В то же самое время Присцилла начинала мне что-то говорить, но все мое внимание было приковано к экрану. Так у нас возникли проблемы. Потом я понял, что необходимо слушать человека, с которым живешь, поэтому я пересмотрел свои приоритеты. Теперь, когда я прихожу домой, я говорю Присцилле, что люблю ее, целую и выслушиваю все, что она хочет мне сказать, и только потом включаю телевизор. Правильный порядок в расстановке приоритетов действительно имеет значение.

Я поступаю так же и на работе. Уже в первые годы своей карьеры я понял, что необходимо начинать рабочий день с личного общения со всеми членами моей команды. И только потом я включаю компьютер или занимаюсь документами, накопившимися у меня на столе. Я настоятельно советую вам последовать моему примеру.

Начните с личного общения со своей командой, а потом уже переходите к конкретным делам.

В деле расстановки приоритетов правильный выбор времени тоже имеет большое значение. Даже если вы сделаете что-то хорошее, но слишком поздно, у вас возникнут проблемы. Поэтому так важно приносить извинения тотчас же, сразу говорить правду, проходить ежегодный медицинский осмотр. Скажите своим близким, что вы их любите, прежде чем они спросят вас об этом. Скажите своей команде, как высоко вы цените их и почему их работа важна, прежде чем они напишут заявление об увольнении, посчитав, что ими пренебрегают. И делайте это как можно чаще. Для всех нас важно ощущение того, что мы значимые фигуры, в этом случае у нас развиваются такие качества, как преданность и лояльность.

Умение сконцентрироваться и выполнять все свои обязанности в правильном порядке позволяет достичь наибольшей эффективности.

Итак, вот что вам следует делать в том случае, если задача:

– НЕОТЛОЖНАЯ, поставьте звездочку (*) рядом с ней.

– Жизненно важная, поставьте букву «А» рядом с ней.

– Важная, поставьте букву «Б» рядом с ней.

– Не имеет большого значения, поставьте букву «В» рядом с ней.

С чего вам начать? Разумеется, с первого пункта, потому что или вы сами, или ваш начальник, или ваш клиент, или ваши сотрудники, или кто-то еще решил, что это дело НЕОТЛОЖНОЕ.

Что делать, если у вас несколько НЕОТЛОЖНЫХ задач? Вы должны определить, какая из них наиболее НЕОТЛОЖНАЯ. Пронумеруйте их, начиная с самого срочного дела, которому будет соответствовать цифра «1».

А как же быть с НЕОТЛОЖНЫМИ профессиональными и личными делами, которые вы не успеваете закончить сегодня? Их следует отмечать в ежедневнике каждый день, пока вы не закончите, и не важно, сколько на это уйдет времени.

Когда вы завершите НЕОТЛОЖНЫЕ дела, переходите к жизненно важным. На то, чтобы справиться с ними, у вас может уйти от шести месяцев до года или даже больше. Исполнение таких дел имеет огромное значение для удовлетворения потребностей клиентов, поддерживает высокий моральный дух работников, сказывается на результатах деятельности компании и даже на личных отношениях внутри коллектива.

Вам необходимо хорошо усвоить эту мысль. Большинство людей не начинают работу с жизненно важных заданий, им кажется, что таких дел слишком много. Но мы говорим о необходимости начать именно сегодня, а не о том, чтобы закончить все непременно в тот же день. На выполнение этих задач обычно требуется много времени, но в конечном счете результат превзойдет ваши ожидания.

Скорее всего, в вашем списке накопилось много очень важных дел. Так же как и в случае с НЕОТЛОЖНЫМИ, пронумеруйте их в порядке приоритетности. Когда вы возьметесь за исполнение жизненно важных дел, приложите как можно больше усилий, чтобы закончить сегодня, если же вам это не удастся, перенесите их в список дел на завтра.

Теперь вы можете перейти к важным делам, которые вы отметили в списке буквой «Б». Эти дела тоже необходимо пронумеровать – от самых до наименее важных, – используя обозначения Б1, Б2, Б3 и т. д.

Если вы закончили все эти дела и у вас еще осталось время, вы можете перейти к менее важным задачам. Однако я хотел бы предложить вам вовсе исключить такого рода дела и не вносить их в ваш список. Зачем тратить время на несущественные вещи, когда есть так много НЕОТЛОЖНЫХ, жизненно важных и просто важных дел? Я понимаю, не все согласятся игнорировать мелкие проблемы. Но я настоятельно советую вам сделать это, в результате вы сможете вздохнуть с облегчением, избавившись от досадных мелочей.

Очень часто люди делают что-то, не задумываясь, зачем им это нужно. Нравится ли им боулинг, не говоря уже об их команде и участии каждую среду на протяжении 17 лет в соревнованиях на выход в лигу? Если вы любите боулинг, тогда продолжайте им заниматься, но если вы не получаете никакого удовольствия от игры, возьмите тайм-аут и вычеркните это занятие из списка ваших дел.

То же самое можно сказать и о старой привычке, которая больше не приносит радости и не помогает достичь цели. Избавьтесь от рутины и займитесь чем-то новым, по-настоящему увлекательным.

Обратите внимание на раздел «Планы на месяц» на с. 130–131. Вы видите, что список дел на 18 мая был составлен согласно их приоритетности и я использовал обозначения, о которых говорилось выше. Рядом с каждым заданием вы можете заметить значок *, букву «А» или букву «Б». (В этом примере я обошелся без буквы «В», чтобы не усложнять чтение.) В отличие от первоначального списка здесь я поставил задания в том порядке, в котором собираюсь их выполнять. Вы видите, что первая задача, к которой я приступил в самом начале дня, значилась последней в списке личных дел. После того как я закончил первые пять НЕОТЛОЖНЫХ дел (* 1–5), я приступил к А1, а потом уже ко всем заданиям под буквой «Б».

Примеры:

*2: Поздравить Ральфа с днем рождения.

Б3: Запланировать собрание по повышению производительности.

Б6: Составить рассылку для сотрудников на июнь.

Б5: Запланировать посещение зоны регистрации для клиентов.

Б4: Поделиться с Розмари впечатлениями о посещении ресторанов.

*4: Записка с благодарностью для Джима.

А1: Проверить систему регистрации отеля «Х».

*3: Поговорить с Бобом.

Б1: Запланировать встречу с финансовым консультантом.

Б7: Открыть пенсионный накопительный счет.

Б2: Запланировать ежегодный осмотр у окулиста.

*5: Запланировать посещение Magic Kingdom с детьми.

Б8: Написать письмо маме.

*1: Заказать авиабилеты на отдых в сентябре.

Когда я составлял план в то утро, у меня обнаружилось много дел, требовавших моего внимания. Некоторые из них уже были в списке, когда я открыл ежедневник на 18‑е число. Я записал их сюда несколько дней или недель назад, потому что собирался ими заняться именно в этот день.

Всегда записывайте ваши задачи в разделе «Сделать сегодня» на тот день, когда у вас будет больше шансов их выполнить, учитывая все остальные обязанности, запланированные на ту же дату. Вы должны постараться урегулировать ваш распорядок и список «Сделать сегодня», потому что если вам придется весь день просидеть на встрече, то у вас не будет свободного времени на реализацию остальных планов. Когда я просмотрел почту 18 мая, мне пришлось добавить несколько дел в мой перечень. Потом я взглянул на список предыдущего дня, 17 мая, и переместил несколько дел вперед, потому что не смог выполнить их раньше. Одно задание я вписал на 18 мая, другое же запланировал на пятницу 19 мая.

Когда я перешел к обдумыванию, я внес еще один пункт: «Проверить систему регистрации отеля “Х”». Я делал это, поскольку просмотрел отклики клиентов и понял, что такая необходимость действительно существует. Кроме того, я добавил: «Поговорить с Бобом». Боб был одним из моих непосредственных подчиненных, и мне показалось, что я должен побеседовать с ним по поводу его неудовлетворительной работы, халатности и опозданий. Я также вписал: «Запланировать встречу с финансовым консультантом» и «Открыть пенсионный накопительный счет». Я сделал это после того, как прочитал в воскресной газете статью, которая заставила меня задуматься о таких вещах.

Именно поэтому так важно отводить время на чтение газет и журналов и на то, чтобы найти полезные сайты. Это позволит вам постоянно совершенствоваться в важных для вас областях. Если вы обладаете информацией и необходимыми знаниями, вам будет значительно проще просчитать все возможности и принять взвешенное решение. Как часто чтение помогало мне открыть новый способ мышления! Изучение хорошей периодики и просмотр ресурсов на образовательных сайтах, например www.thrive15.com, могут дать толчок к появлению новых идей, связанных с вашей профессиональной деятельностью.

Закончив составлять список на 18 мая, я распределил все дела в порядке их приоритетности. Теперь я был готов начать действовать. У МЕНЯ ПОЯВИЛСЯ ПЛАН!