Все о счетах-фактурах

Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914 и действующие в редакции постановления Правительства РФ от 11.05.2006 г. № 283, не запрещают составление счетов-фактур в условных единицах или иностранной валюте. Право на выставление счетов-фактур в иностранной валюте, как было отмечено выше, предусмотрено пунктом 7 статьи 169 НК РФ. Это означает, что при осуществлении операций купли-продажи счета-фактуры можно составлять как в российских рублях, так и с использованием условных единиц.

В соответствии с пунктом 1 статьи 172 НК РФ при приобретении за иностранную валюту товаров (работ, услуг), имущественных прав иностранная валюта пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав. Поэтому, если в договоре не указано иное (например, товары принимаются к учету по курсу валюты, установленному на день оплаты при проведении предоплаты), то для принятия товара к учету принимается курс валюты на дату оприходования. НДС покупателем предъявляется к вычету в налоговом периоде принятия на учет при наличии соответствующего счета-фактуры. Однако, если договором предусмотрена оплата по курсу валюты, установленному на дату оплаты, то неизбежно возникновение суммовых разниц.

Реализация товаров, оказание услуг, выполнение работ влечет за собой последствия для обеих сторон договора. Для одной стороны в виде получения доходов, для другой стороны в виде совершения расходов. Причем доходы и расходы относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств. Согласно пункту 6 ПБУ 9/99 выручка продавца принимается к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине поступления денежных средств и (или) величине дебиторской задолженности, а на основании пункта 6 ПБУ 10/99 расходы принимаются в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной форме и (или) величине кредиторской задолженности.

Таким образом, обеим сторонам придется учитывать в бухгалтерском учете разницу, обусловленную изменением курса иностранной валюты (условных денежных единиц) в период между датами отгрузки (приобретения) товаров (работ, услуг) и их оплаты.

Согласно п. 6.6 ПБУ 9/99 под суммовой разницей для продавца (исполнителя) понимается разница между рублевой оценкой фактически поступившего в качестве выручки актива, выраженного в иностранной валюте (условных денежных единицах), исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия к бухгалтерскому учету, и рублевой оценкой этого актива, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату признания выручки в бухгалтерском учете.

Согласно п. 6.6 ПБУ 10/99 под суммовой разницей для покупателя (заказчика) понимается разница между рублевой оценкой фактически произведенной оплаты, выраженной в иностранной валюте (условных денежных единицах), исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия к бухгалтерскому учету соответствующей кредиторской задолженности, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату признания расхода в бухгалтерском учете.

При исчислении НДС по сделкам, заключенным в условных денежных единицах глава 21 НК РФ регламентирует следующее.

На основании пункта 2 статьи 153 НК РФ при определении налоговой базы выручка от реализации товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав исчисляется исходя из всех доходов налогоплательщика, связанных с расчетами по оплате указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав, полученных им в денежной и (или) натуральной формах, включая оплату ценными бумагами.

В соответствии с п. 1 ст. 154 НК РФ налоговая база при реализации товаров (работ, услуг) определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в соответствии со ст. 40 НК РФ с учетом акцизов и без включения в них налога. Таким образом, в случае если в договоре сторонами предусмотрено, что курс условной единицы определяется на дату оплаты, то и стоимость товаров (работ, услуг) формируется на соответствующую дату, то есть с учетом как положительных, так и отрицательных суммовых разниц.

Специалистами финансового ведомства неоднократно давались разъяснения, согласно которым предусматривалось только увеличение налоговой базы по НДС, в то время как уменьшение ее не разрешалось. Такие разъяснения были даны, в частности, в письме Минфина России от 08.07.2004 г. № 03-03-11/114: „в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ налоговая база по налогу на добавленную стоимость увеличивается на суммы, связанные с оплатой реализованных товаров (работ, услуг). Таким образом,…в случае, когда по условиям договора оплата товаров (работ, услуг) производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте, при росте курса рубля и принятой для целей налогообложения учетной политике „по отгрузке“ ранее начисленная сумма налога на добавленную стоимость увеличивается продавцом на основании фактически полученной выручки от реализации товаров (работ, услуг), то есть определяется с учетом положительных суммовых разниц. Что касается отрицательных суммовых разниц, то уменьшение ранее начисленного налога на добавленную стоимость на суммы таких разниц нормами главы 21 НК РФ не предусмотрено“.

Нужно отметить, что высказывалась и противоположная точка зрения. Например, в письме МНС России от 31.05.2001 г. № 03-1-09/1632/03-П115, говорится, что „согласно пункту 4 статьи 166 НК РФ общая сумма налога на добавленную стоимость исчисляется по итогам каждого налогового периода с учетом всех изменений, увеличивающих или уменьшающих налоговую базу в соответствующем налоговом периоде. В связи с изложенным в случае, когда по условиям договора оплата товаров (работ, услуг) производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах), при принятой для целей налогообложения учетной политике „по отгрузке“ ранее начисленные суммы налога на добавленную стоимость корректируются продавцом на основании фактически полученной выручки от реализации товаров (работ, услуг), то есть с учетом суммовых разниц“.

Но, учитывая, что на текущий момент налоговые органы должны руководствоваться разъяснениями Минфина, то при проверках они будут учитывать первую точку зрения.

Таким образом, получается, что налогоплательщик должен исчислять НДС с недополученного дохода в случае более низкого курса на момент оплаты по сравнению с моментом отгрузки.

Что касается предъявления к вычету НДС покупателем при возникновении суммовых разниц с 1 января 2006 года, то разъясняющих писем по данной теме пока нет. Однако можно предположить, что к вычету можно предъявить НДС, если соблюдены все условия, в том числе и получен счет-фактура в иностранной валюте. Следовательно, налогоплательщик может отразить ее в книге покупок на дату принятия товаров к учету. Производить какие-либо корректировки в дальнейшем действующей редакцией Налогового кодекса РФ не предусмотрено, так как с 1 января 2006 года НДС должен приниматься к вычету независимо от факта оплаты. Конечно, имеет место несоответствие: продавец должен пересчитать налоговую базу в случае возникновения положительных суммовых разниц и заплатить в бюджет НДС с них, а покупатель не имеет право предъявить к вычету ту же сумму из бюджета. Таким образом, проще всего представляется на данный момент заключение договора в рублях и составление счетов-фактур по исполненным обязательствам в аналогичной валюте.

3.4. Счет-фактуру требуется исправить

В предыдущих разделах анализировались ошибки, которые допускаются при заполнении счетов-фактур и возникновение последствий при предъявлении НДС к вычету по таким счетам-фактурам. Согласно пункту 1 статьи 169 НК РФ документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету, является счет-фактура. Причем в соответствии с пунктом 2 данной статьи НК РФ не могут являться основанием для принятия к вычету сумм налога на добавленную стоимость счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 этой статьи НК РФ. В случае если продавец товаров (работ, услуг) допустил ошибку при выставлении счета-фактуры, то он вправе в данный счет-фактуру внести исправления в порядке, установленном пунктом 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914 в редакции Постановления Правительства № 283 от 11.05.2006 г.

Согласно указанному пункту исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

Отметим, что в обновленной редакции Правил содержится требование о предоставлении вычета покупателю только в том периоде, в котором он получил уже исправленный счет-фактуру. Таким образом, если покупатель предъявил к вычету НДС в периоде получения неверного счета-фактуры, то он должен уплатить сумму налога, необоснованно предъявленную к вычету, если не было переплаты, а также суммы пеней, затем подать уточненную декларацию, отразив в дополнительном листе к книге покупок за период предъявления к вычету НДС аннулирование неверного счета-фактуры, а в периоде предоставления исправленного счета-фактуры можно предъявить к вычету НДС, включив в книгу покупок за данный период.

Данный подход содержался в ранее выпущенных письмах Минфина и ФНС. Так, в письме ФНС от 20 июля 2005 г. № 03-1-03/1234/8@ давались следующие разъяснения:

До внесения продавцом исправлений, заверенных подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью организации с указанием даты внесения исправления, счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 статьи 169 НК РФ, не могут служить основанием для подтверждения налоговых вычетов и соответственно не могут регистрироваться в книге покупок.

При этом покупатель должен зарегистрировать исправленный счет-фактуру в книге покупок в том налоговом периоде, в котором данный счет-фактура с внесенными в него исправлениями получен от продавца товаров.

Также следует иметь в виду, что если покупатель до внесения продавцом исправлений зарегистрировал неверный счет-фактуру в книге покупок в предыдущих налоговых периодах, то в этой книге покупок необходимо на полную сумму налога, указанного в соответствующих графах книги покупок, произвести исправительную запись, заверив ее подписью руководителя организации и печатью, с указанием даты внесения исправлений.

Обратите внимание, что до вступления в силу новой редакции Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, то есть до 30 мая 2006 года, действовал порядок исправления книги покупок методом внесения исправительной записи в книгу покупок за тот период, в котором была зарегистрирована счет-фактура до внесения в нее исправлений. Запись заверялась подписью руководителя организации и печатью и указывалась дата внесения исправлений.

С 30 мая 2006 года действует иной порядок внесения исправлений в книгу покупок и книгу продаж методом составления дополнительных листов. ФНС России в ответ на многочисленные запросы налогоплательщиков выпустила письмо №ММ-6-03/896 @ от 06.09.2006 г., в котором подробно описан порядок заполнения дополнительных листов в случае возникновения ошибок.

Согласно данному письму если покупатель до внесения продавцом исправлений в счет-фактуру, зарегистрировал его в книге покупок, то он обязан внести в книгу покупок соответствующие изменения. Данные изменения вносятся в порядке, установленном пунктом 7 Правил. Согласно указанному пункту при необходимости внесения изменений в книгу покупок запись об аннулировании счета-фактуры производится в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений. Дополнительные листы книги покупок являются ее неотъемлемой частью.

При этом записи в дополнительном листе книги покупок производятся в порядке, предусмотренном приложением № 4 к Правилам, согласно которому в строке „Всего“ дополнительного листа книги покупок за налоговый период (месяц, квартал), в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, подводятся итоги по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б и 12 (из показателей по строке „Итого“ вычитаются показатели подлежащих аннулированию записей по счетам-фактурам). Показатели по строке „Всего“ используются для внесения изменений в налоговую декларацию по налогу на добавленную стоимость при обнаружении в текущем налоговом периоде ошибок (искажений), допущенных в истекшем налоговом периоде.

Применение налоговых вычетов в случае исправления в счете-фактуре ошибок (нарушений) и, соответственно, регистрация в книге покупок указанных счетов-фактур с внесенными в них исправлениями производится в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура.

В случае ошибочной регистрации счета-фактуры (без внесения в него исправлений) налоговая служба рекомендует в книге покупок использовать аналогичный порядок внесения изменений в книгу покупок (то есть путем отражения соответствующих записей данного счета-фактуры в дополнительном листе книги покупок).

Если же покупатель обнаружил в текущем налоговом периоде, что он не зарегистрировал в книгах покупок истекших налоговых периодов счета-фактуры, относящиеся к соответствующим налоговым периодам, то в соответствии с положениями статьи 81 Налогового Кодекса РФ, налогоплательщик, обнаруживший факты неполного отражения сведений в ранее поданной им налоговой декларации (в том числе сведений о налоговых вычетах), вправе внести необходимые дополнения и изменения в налоговую декларацию того налогового периода, к которому относятся соответствующие операции. Следовательно, если налогоплательщик в текущем налоговом периоде обнаружил в ранее поданной им налоговой декларации по НДС неполное отражение им сумм налога, подлежащих вычету, то он должен подать корректирующую налоговую декларацию за те налоговые периоды, в которых налоговые вычеты отражены не в полном объеме. Кроме того, в целях сопоставления сумм налоговых вычетов, заявленных в корректирующей декларации, с суммами налога, указанными в итоговых графах книги покупок, налогоплательщику следует в книгу покупок того налогового периода, за который представляется корректирующая декларация, внести соответствующие изменения. Данные изменения рекомендуется отражать в дополнительном листе книги покупок за тот налоговый период, в котором должны были зарегистрироваться такие счета-фактуры. В связи с чем в дополнительном листе книги покупок следует производить записи тех счетов-фактур, которые ранее в установленном порядке не были зарегистрированы в этой книге покупок. После внесения соответствующих записей к итоговым показателям дополнительного листа книги покупок следует прибавить показатели зарегистрированных в нем счетов-фактур.

Согласно пункту 1 статьи 81 НК РФ при обнаружении налогоплательщиком в поданной им налоговой декларации не отражения или неполноты отражения сведений, а равно ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые дополнения и изменения в налоговую декларацию. Поэтому налогоплательщик-покупатель в случае внесения продавцом исправлений в счет-фактуру, зарегистрированный им в книге покупок, должен представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию по НДС за тот налоговый период, в котором были обнаружены ошибки, уменьшив в ней налоговые вычеты на полную сумму налога на добавленную стоимость, указанную в исправленном счете-фактуре.

Продавец товара также представляет в налоговый орган уточненную налоговую декларацию по НДС за тот месяц, в котором налоговая база и исчисленная сумма налога на добавленную стоимость отражаются с учетом внесенных в счет-фактуру исправлений.

В письме Минфина от 21 сентября 2005 г. № 07-05-06/252 аналогично разъяснялось, что регистрировать счета-фактуры с внесенными исправлениями можно не ранее даты внесения исправления, указанной на счете-фактуре, в письме Минфина России от 26 июля 2005 г. № 03-04-11/178, суммы налога на добавленную стоимость, указанные в исправленных счетах-фактурах, принимаются к вычету в том налоговом периоде, в котором эти счета-фактуры получены, и в порядке, предусмотренном статьей 172 НК РФ.

В письме Минфина от 26 июля 2005 г. № 03-04-11/178 говорилось, что суммы налога на добавленную стоимость, указанные в исправленных счетах-фактурах, принимаются к вычету в том налоговом периоде, в котором эти счета-фактуры получены, и в порядке, предусмотренном статьей 172 НК РФ.

При этом Минфин категорически возражал против выписки нового правильного счета-фактуры взамен неверного, мотивируя это тем, что в соответствии с пунктом 3 статьи 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). При этом пунктом 2 Правил установлено, что продавцы товаров (работ, услуг) ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке. Таким образом, выставление счетов-фактур с датами, не соответствующими фактическим датам их выписки, не допускается. В связи с этим, принятие к вычету сумм налога на добавленную стоимость на основании счетов-фактур, исправленных путем их замены с указанием тех же реквизитов (номеров и дат), неправомерно (Письмо Минфина РФ от 8 декабря 2004 г. № 03-04-11/217).

Однако налогоплательщики не соглашались с подобным мнением налоговых органов и при рассмотрении дел в суде чаще всего оказывались в выигрыше. Судьи указывали налоговым инспекциям, что Налоговым кодексом не предусмотрена обязанность налогоплательщика регистрировать исправленные счета-фактуры в книге покупок в периоде получения исправленных документов, поэтому данный факт не является основанием для отказа в применении вычета или возмещении НДС. Например, право на предъявление НДС к вычету налогоплательщиком в том периоде, в котором он получил счет-фактуру, а не в том, в котором он был исправлен, подтверждается следующими решениями судов: Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.03.2004 г. № Ф08-1168/2004-459А, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 08.02.2005 г. №А74-3117/04-К2-Ф02-19/05-С1, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 14.11.2005 г. № А82-6632/2004-27. Суды принимают сторону налогоплательщика, если он до окончания налоговой проверки представляет исправленные счета-фактуры, оформленные поставщиками в соответствии с требованиями ст. 169 НК РФ.

Какие решения будут принимать суды в будущем предсказать сложно. Однако, чтобы обезопасить себя от нежелательных налоговых последствий можно рекомендовать предпринять следующие меры:

Обеспечить входной контроль поступающих счетов-фактур и своевременное их исправление (в течение налогового периода);

Следует разделять ошибки в счетах-фактурах на критичные и формальные. Если допущены ошибки при исчислении НДС или налоговой базы, либо указаны неверные реквизиты, то, безусловно, необходимо как можно скорее попросить продавца исправить такой счет-фактуру. Так как, если сумма НДС значительна, то налоговые последствия могут быть весьма неприятными для налогоплательщика. Если не заполнен какой-либо обязательный реквизит, то можно заполнить его самостоятельно от руки, тем более что в новых Правилах смешанный порядок заполнения разрешается. Правда, налоговики настаивают, чтобы заполняли недостающие реквизиты продавцы, но, если это представляется затруднительным, например, организация-продавец находится в другом регионе, уведомьте своего контрагента о незаполненном реквизите, чтобы его экземпляр счета-фактуры был идентичен вашему.

Если все же при большом количестве „входных“ счетов-фактур был упущен неверный экземпляр на значительную сумму, то нужно предпринять все усилия по его замене до налоговой проверки как у продавца, так и у покупателя.

Если нет желания спорить с налоговиками в суде, то нужно аннулировать неверный счет-фактуру, отразив это в дополнительном листе к книге покупок, заплатить сумму налога и пени и сдать уточненную декларацию. Обратите внимание, что сначала нужно заплатить налог и пени и только потом сдать уточненную декларацию. Если проделать данную процедуру в обратном порядке, то налогоплательщик не избежит штрафа в размере 20 % от неуплаченной суммы в соответствии с положениями п.4 ст.81 и п.1 ст.122 НК РФ. При получении исправленного в соответствии с установленным порядком счета-фактуры, то есть исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (учтите, что счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки, регистрации в книге покупок и книге продаж не подлежат), налогоплательщик регистрирует его в книге покупок в периоде получения и предъявляет НДС к вычету в этом периоде.

Если покупатель не согласен с подходом, предлагаемым налоговиками, то он вправе поспорить с ними в суде, мотивировав свою позицию положениями статьи 54 НК РФ, в которой говорится, что при обнаружении ошибок в исчислении налоговой базы перерасчет налога производится в периоде совершения ошибки.

3.5. Товар поступил без счета-фактуры

Встречаются, к сожалению, такие ситуации, когда поступает товар в организацию, а сопроводительные документы поставщик отправляет по почте, либо вообще забывает выслать второй экземпляр покупателю. Случается, что такой товар фактически используется в деятельности организации без отражения в учете организации. Это приводит к тому, что искажается бухгалтерский учет организации, предприятие не может предъявить НДС к вычету, так как отсутствует счет-фактура, что приводит к необоснованному увеличению налоговых платежей. Кроме того, при проведении встречной проверке налоговые органы могут выявить неоприходованное имущество, признает его излишком, в связи с чем потребует оприходовать его по рыночной стоимости в соответствии с приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н и увеличить на эту сумму доходы в налоговом и бухгалтерском учете на основании п. 8 ПБУ 9/99 и п.20 ст. 250 НК РФ. Без первичных документов согласно п.1 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ нельзя отразить приобретенное имущество в бухгалтерском учете.

Что касается оформления документов на поступивший товар, то возможно составить акт приемки с указанием всех необходимых реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ „О бухгалтерском учете“: наименование, дата составления, название организации – покупателя, содержание хозяйственной операции, ее измерители в стоимостном и натуральном выражении, наименование и личные подписи должностных лиц, заверить подписями ответственных лиц и скрепить печатями. Такой порядок возможен, если товар доставлен представителем поставщика лично и обладает необходимыми полномочиями по заверению такого акта. Однако если товар пришел железнодорожным транспортом или по почте, то заверение подписью со стороны продавца представляется проблематичным. В таком случае имущество принимается по внутреннему акту и учитывает его в ценах, указанных в договоре. Если цены в договоре не указаны, можно оприходовать полученный товар по ценам на аналогичное имущество на основании пункта 6.1. Положения по бухгалтерскому учету „Расходы организации“ (ПБУ 10/99). При поступлении соответствующих документов покупатель корректирует записи в учете на их основании. Согласно пункту 12 Положения по бухгалтерскому учету „Учет материально-производственных запасов“ (ПБУ 5/01) фактическая себестоимость материально-производственных запасов (далее – МПЗ), по которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, однако на основании пункта 40 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н после получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам цену товаров допустимо скорректировать с учетом поступивших документов. К сожалению, что касается услуг, то в данном случае без соответствующих документов от исполнителя принять к учету их нельзя.

НДС к вычету принимается в том налоговом периоде, когда поступила счет-фактура. Причем, если счет-фактура датироваться будет более ранним числом, принимать к учету НДС по ней нужно в том периоде, в котором она поступила, так как именно в этот момент имеются в наличии все три условия для принятия к вычету НДС: принятие на учет товара, использование для операций, облагаемых НДС, есть счет-фактура. Подавать уточненную налоговую декларацию налогоплательщику не нужно. Данная позиция подтверждается многочисленными разъяснениями Минфина РФ, которые неоднократно приводились выше.

Для того чтобы предупредить возникновение подобных проблем и обезопасить свою организацию от неисполнительного поставщика следует предусмотреть в заключаемом договоре условие о своевременном предоставлении первичных документов и счета-фактуры. В случае нарушения сроков предоставления можно включить пункт о начислении штрафных санкций за неисполнение договорных обязательств.

ГЛАВА 4. Уничтожение счетов-фактур

Счет-фактура является документом, служащим подтверждением применения правомерности получения вычета по НДС у покупателя и документом, подтверждающим правильность исчисления НДС к уплате в бюджет у продавца. В соответствии со статьей 23 НК РФ данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов должны храниться в течение четырех лет.

В Федеральном законе „О бухгалтерском учете“ установлен другой срок для первичных бухгалтерских документов. В соответствии со статьей 17 указанного закона такие документы должны храниться на предприятии в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри

Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).

Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур. Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. Хранить получаемые и выдаваемые в течение установленного законодательством срока можно как в самой организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был оформлен.

Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.

Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение. Для работы архива целесообразно принять положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, которое может содержать следующие основополагающие пункты: задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д. Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников. В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.

Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей. Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы. В случае непредоставления сведений в налоговые органы на организацию может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ на основании статьи 126.

Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек. Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. В ее состав обычно включается работник архива и руководитель того подразделения, чьи документы подлежат уничтожению, а также руководящий работник организации, в чьем подчинении находится архивный отдел.

Ниже приводится примерная форма приказа:

Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г. с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г. На основании служебной записки экспертная комиссия принимает решение, фиксируемое в протоколе, о подготовке акта о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

При составлении данного акта можно воспользоваться формой, приведенной в приложении 4 к Основным правилам:

Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в дальнейшем использовать нельзя, поэтому после утверждения данного акта необходимо составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Данный акт составляется в том случае, если организация самостоятельно уничтожает документы.

Также организация может поручить уничтожить документы специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья. Для этого оформляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается дата, количество и вес сдаваемой макулатуры. Денежные средства, поступившие за сданную макулатуру, учитываются в операционных расходах организации на счете 91.1.

На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.

В соответствии с п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105 главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив. На основании п.6.2. указанного Положения документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены. Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера (п. 6.6 Положения).

При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов. По результатам работы комиссии оформляется акт, утверждаемый руководителем организации. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, которые подтверждают причину утраты документов соответствующей справкой.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций Закон № 129-ФЗ в соответствии с п. 2 ст. 12 обязывает провести инвентаризацию, по результатам которой составляется опись утраченных или поврежденных документов.

После проведения вышеуказанных процедур необходимо письменно уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Необходимо отметить, что на этом действия налогоплательщика не должны заканчиваться, так как следует предпринять меры по восстановлению утраченных документов с той целью, что при проведении проверки налоговые органы могут попытаться определить суммы налогов расчетным путем в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ. А такой метод может привести к тому, что не все полученные и уничтоженные счета-фактуры удастся подтвердить у контрагентов, что приведет к доначислению налога, пеней и штрафов.