Новый порядок расчета и выплаты больничных

Приложение к справке о заработной плате листка нетрудоспособности

Чтобы бухгалтер, заполняя оборотную сторону старого бланка, не столкнулся с неразрешимыми проблемами, фонд издал еще одно Письмо от 28 января 2004 г. № 02-18/07-565, в котором и рассказал, как заполнить раздел «Справка о заработной плате» этого бланка исходя из нового порядка расчета пособий.

Суть разъяснений сводится к следующему. Во-первых, теперь бухгалтеру не нужно заполнять графы «Месячный оклад» и «Дневная тарифная ставка» – сведения, которые указывались в этих графах для расчета пособия, не понадобятся.

Во-вторых, в графе «Месяцы» бухгалтер должен указать период, за который рассчитывается средний заработок. Так, если работник заболел в марте 2006 г., а перед этим проработал более 12 месяцев, в графе «Месяцы» нужно записать: «с 1 марта 2005 г. по 29 февраля 2006 г.». Если же заболевший сотрудник проработал меньше 12 месяцев, в рассматриваемой графе нужно указать фактический период его работы. Скажем: «с 1 августа 2005 г. по 29 февраля 2006 г.».

И наконец, в-третьих, в графах «Число рабочих дней (часов)» и «Сумма фактического заработка» бухгалтер должен указать, сколько дней или часов фактически отработал сотрудник в расчетном периоде и сколько за это получил. Заметьте: эти данные нужно привести по строке «Всего».

Обратите внимание: за необоснованное начисление больничных и неоправданные расходы средств ФСС РФ на обязательное государственное социальное страхование предусмотрена административная ответственность. Об этом сказано в п.10 Положения о Фонде социального страхования РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101). Штраф в этом случае налагается на руководителя и главного бухгалтера.

Глава 6. Период, за который начисляют пособие

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается с первого дня болезни и до выздоровления работника или же до того момента назначения ему группы инвалидности. Это правило действует, даже когда работник в этот период был уволен.

Существуют специальные правила, согласно которым определяется период, в течение которого выплачивается пособие по временной нетрудоспособности тем или иным категориям работников.

Так, сотрудники, которые принимают участие в работах временного или сезонного характера, получают больничные не более чем за 75 календарных дней болезни. При этом пособие начисляется не за все дни болезни, а только за рабочие. Об этом сказано в п.22 Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию.

Сезонные работы – это те, которые в силу климатических и иных природных условий выполняются в течение определенного периода (сезона). Причем сезон не должен превышать шесть месяцев.

Перечень сезонных работ определяется Правительством РФ согласно ст. 293 Трудового кодекса РФ. В настоящее время действует Перечень, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 4 июля 2002 г. № 498.

К временным работам относятся те трудовые обязанности, которые работник выполняет не более двух месяцев (ст. 289 Трудового кодекса РФ). Но в случае профессионального заболевания или трудового увечья пособие по нетрудоспособности выдается таким работникам на общих основаниях – за весь период нетрудоспособности в размере 100 процентов среднего заработка.

Для работающих инвалидов установлен свой порядок обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности, за исключением случаев трудового увечья или профзаболеваний. Работающим инвалидам пособие выдается не более четырех месяцев подряд или пяти месяцев в календарном году. Такой порядок установлен п. 23 Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию.

Пример. Бухгалтер ЗАО «Омега» Дроздова Л.Д. – инвалид. С 1 мая 2005 г. по 25 марта 2006 г. она была на больничном. Листок временной нетрудоспособности оформлен ей на весь этот период.

После выхода на работу Дроздова представила больничный в бухгалтерию, для того чтобы получить пособие по временной нетрудоспособности. Однако ей выплатили по больничному не за все время болезни, а только за 4 месяца подряд с того дня, когда она заболела. Т.е. с 1 мая 2005 г. по 1 сентября 2005 г. включительно.

Отпуск по беременности и родам составляет 140 дней: 70 дней до родов и столько же после Его оплачивают штатным сотрудницам предприятия. Пособие начисляется за весь период, что они провели в отпуске по беременности и родам. Это установлено ст. 7 Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ. В некоторых случаях подобный отпуск может и продлеваться. Например, если женщина ожидает двоих или более детей, то до родов ей полагается 84 дня. После сложных родов предоставляется 86 календарных дней. А работнице, которая родила двух и более детей, оплачивают 110 календарных дней после родов.

Получить же свое пособие женщина вправе как до, так и после родов. Деньги должны быть выплачены в течение десяти дней после того, как работница представит в бухгалтерию больничный лист. Такие больничные листы выписываются сразу на весь срок отпуска по беременности и родам. Поэтому обычно такие больничные оплачиваются до родов.

А может ли женщина уйти в отпуск позже, чем за 70 дней до родов? Да, она вправе так поступить. Однако в таком случае за те дни, когда женщина работала, пособие по беременности и родам ей не положено. Если же предприятие хочет оплатить пособие и за эти дни, можно поступить следующим образом. За 70 дней до родов оформить отпуск по беременности и родам. А затем заключить с работницей гражданско-правовой договор. В этом случае сотрудница сможет получить и пособие, и вознаграждение по договору.

Абсолютно все организации пособие по беременности и родам полностью выплачивают за счет средств ФСС РФ. Это касается и тех фирм, которые перешли на «упрощенку», платят единый налог на вмененный доход или единый сельскохозяйственный налог (даже в том случае, если страховые взносы в ФСС РФ они не уплачивают).

Глава 7. Порядок учета выплаченных премий при расчете пособия

Одним из наиболее проблемных аспектов является порядок учета премий при исчислении среднего заработка.

На каждом предприятии предусмотрено поощрение своих сотрудников, например за высокие показатели в труде или к праздникам, выплачивая им премии. Премии могут начисляться ежемесячно вместе с зарплатой, по итогам работы за год (квартал) или быть приурочены к какому-нибудь празднику. ФСС РФ в своем Письме разъяснил, в каком порядке учитывать каждый вид премий при расчете среднего заработка.

Несмотря на то, что общий порядок включения вознаграждений в его расчет регулируется нормами постановления правительства от 11 апреля 2003 г. № 213 «Об особенностях порядка исчисления среднего заработка», на практике порой возникают неоднозначные ситуации. Связано это с тем, что каждая организация самостоятельно разрабатывает Положение о премировании, да и выплачиваются такие вознаграждения с разной периодичностью и не всегда вовремя.

Премию можно учесть в том случае, если данные о ней занесены в Положение о премировании, т.е. она является системной. В таком случае совершенно неважно, с какой периодичностью выплачивается вознаграждение и предусмотрено ли оно коллективным договором. Суммы премий, начисленные только на основании приказа руководства, в расчет среднего заработка не берутся. К ним можно отнести выплаты в связи с праздниками (23 февраля, 8 Марта, юбилей фирмы и т. д.) Если фирма поощряет своих сотрудников ежемесячно, но по каким-то причинам выплаты производит несвоевременно, то этот момент никак не влияет на расчет среднего заработка.

При расчете пособия по нетрудоспособности учитывают только те премии, которые:

во-первых– только те премии, которые предусмотрены положением об оплате труда или прописаны в трудовом (коллективном) договоре.

во-вторых– они должны облагаться ЕСН и страховыми взносами.

Если эти условия не выполняются, то поощрения в расчет средней заработной платы включать не нужно.

При расчете пособия не следует учитывать вознаграждения, начисленные в месяце, в котором сотрудник заболел, об этом настаивают специалисты ФСС РФ. В п.е 14 Положения сказано, что при «исчислении среднего заработка учитывают премии, начисленные за расчетный период...», т.е. в пределах этого периода. Конечно, это спорное утверждение. Скажем, человек заболел в июле 2006 г. и в этом же месяце ему начислили премию за II квартал. Т.е. за время, которое вошло в расчетный период (июль 2005 г. – июнь 2006 г.). Однако если вы не будете включать данную премию в расчет и будете настаивать на своем, наверняка судебного разбирательства не избежать. Между тем сумма пособия возрастет ненамного. А раз так, подумайте, стоит ли спорить с ФСС РФ.

Обратите внимание: Случается и нередко, что сотрудник не полностью отработал расчетный период. Если расчетный период отработан не полностью. Тогда суммы начисленных премиальных учитываются исходя из фактически отработанного времени (п. 14 постановления правительства от 11 апреля 2003 г. № 213). Однако такое условие не относится к ежемесячным премиям, выплачиваемым одновременно с заработной платой. Они включаются в расчет в полном размере. Т.е. сначала сумма премиальных делится на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели в расчетном периоде. А затем полученный результат умножают на число рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели, которые приходятся на отработанное время.

В соответствии с п. 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213, при определении среднего заработка премии и вознаграждения, фактически начисленные за расчетный период, учитываются в следующем порядке:

– ежемесячные премии и вознаграждения – не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода;

– премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, – не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;

– вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, – в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения.

Пример. В феврале 2006 г. работник организации был болен с 6-го по 20-е число включительно. Непрерывный трудовой стаж работника составляет 12 лет. Расчетный период для целей исчисления среднего заработка – с февраля 2005 г. по январь 2006 г. Должностной оклад работника с февраля 2005 до июля 2005 г. составлял 11 000 руб., с сентября – 15 000 руб.

Положением о премировании, принятым в организации, установлено, что по результатам работы за предыдущий месяц работникам выплачивается премия в размере 30% должностного оклада.

Ситуация 1: премии начисляются и выплачиваются одновременно с выплатой заработной платы за вторую половину месяца (за январь в январе).

Ситуация 2: премии начисляются и выплачиваются месяцем позже (за январь в феврале).

Необходимо определить размер пособия по временной нетрудоспособности, причитающегося работнику за дни болезни, если работником отработаны все рабочие дни расчетного периода (249 дн.).

Обратите внимание: согласно разъяснениям специалистов Фонда социального страхования РФ при определении среднего заработка должны учитываться премии, начисленные за отчетный период, т.е. в пределах расчетного периода, а не за месяцы расчетного периода. Таким образом, премия, начисленная работнику по результатам работы за январь 2006 г. в феврале 2006 г., применительно к ситуации 2 в расчете участвовать не должна.

Таким образом, средний дневной заработок работника составит:

– ситуация 1 – 793,57 руб. [(152 000 руб. + 45 600 руб.) : 249 дн.];

– ситуация 2 – 788,75 руб. [(152 000 руб. + 44 400 руб.) : 249 дн.].

Учитывая ограничение размера пособия по временной нетрудоспособности (15 000 руб.), максимально возможная величина дневного пособия, выплачиваемого за счет средств ФСС РФ, составит 789,47 руб. (150080 руб.: 19 дн.). Таким образом, при определении размера пособия должен учитываться средний дневной заработок работника.

Соответственно размер пособия по временной нетрудоспособности составит:

– ситуация 1 – 8684,17 руб. (789,47 руб. х 11 дн.);

– ситуация 2 – 8676,25 руб. (788,75 руб. х 11 дн.).

Пример. В феврале 2006 г. работник организации был болен с 6-го по 20-е число включительно. Непрерывный трудовой стаж работника составляет 12 лет. Расчетный период для целей исчисления среднего заработка – с февраля 2005 г. по январь 2006 г. Должностной оклад работника до июля 2005 г. составлял 8000 руб., с июля по октябрь 2005 г. – 11 000 руб., а с октября 2005 г. – 13 000 руб.

Положением о премировании, принятым в организации, установлено, что по результатам работы за второе полугодие 2005 г. работникам выплачивается премия в трехкратном размере их должностных окладов. Работнику выплачена премия за июль – декабрь 2005 г. в размере 30 000 руб. Расчетный период отработан работником полностью – 249 дн.

Необходимо определить размер пособия по временной нетрудоспособности, причитающегося к выплате.

Поскольку указанная премия начислена в пределах расчетного периода, то она в полной сумме учитывается при подсчете среднего заработка. Таким образом, средний дневной заработок работника составит 582,33 руб. [(125 000 руб. + 30 000 руб.): 249 дн.], а размер пособия по временной нетрудоспособности – 6405,63 руб. (582,33 руб. х 11 дн.).

Пример. В феврале 2006 г. работник организации был болен с 6-го по 20-е число включительно. Непрерывный трудовой стаж работника составляет 12 лет. Расчетный период для целей исчисления среднего заработка – с февраля 2005 г. по январь 2006 г. – работником отработан полностью. Должностной оклад работника до июля 2005 г. составлял 8000 руб., с июля по октябрь 2005 г. – 11 000 руб., а с октября 2005 г. – 13 000 руб.

В январе 2006 г. работникам организации была выплачена премия по результатам работы за 2005 г. в размере 60 000 руб. Определим размер пособия по временной нетрудоспособности, причитающегося работнику за дни его болезни.

Применительно к условиям данного примера премия, выплаченная работнику в январе, при подсчете среднего заработка работника должна учитываться в размере, не превышающем 1/12 за каждый месяц расчетного периода.

Таким образом, размер среднего дневного заработка работника составит 742,97 руб. [(125 000 руб. + 60 000 руб.): 249 дн.]. Поскольку размер среднего дневного заработка работника превышает максимально допустимую величину дневного пособия, выплачиваемого за счет средств ФСС РФ (656,84 руб.), при расчете пособия учитывается указанная величина. Соответственно размер пособия по временной нетрудоспособности составит 8172,67 руб. (742,97 руб. х 11 дн.).

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, то премии и вознаграждения, выплачиваемые работнику, учитываются при определении его среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Исключение из этого составляют только ежемесячные премии, выплачиваемые одновременно с заработной платой за данный месяц.

Пример. В январе 2006 г. работнику организации начислена и выплачена премия по результатам работы за 2005 г. в размере 60 000 руб. Временная нетрудоспособность работника наступила 6 февраля и продолжалась по 20 февраля включительно. Непрерывный трудовой стаж работника – 12 лет. Число рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящееся на расчетный период, – 249. За расчетный период заработная плата работнику начислена в размере:

– ситуация 1 – 81 927,71 руб.;

– ситуация 2 – 82 385,54 руб.

Необходимо определить размер пособия по временной нетрудоспособности, причитающегося работнику за дни болезни, если им в расчетном периоде фактически отработано:

– ситуация 1 – 170 дн.;

– ситуация 2 – 200 дн.

Применительно к условиям данного примера в сумме фактического заработка, учитываемого при исчислении среднего заработка, должна быть учтена сумма премии в размере:

– ситуация 1 – 40 963,86 руб. (60 000 руб.: 249 дн. х 170 дн.);

– ситуация 2 – 48 192,77 руб. (60 000 руб.: 249 дн. х 200 дн.).

Таким образом, средний дневной заработок работника составит:

– ситуация 1 – 722,89 руб. [(81 927,71 руб. + 40 963,86 руб.) : 170 дн.];

– ситуация 2 – 652,89 руб. [(82 385,54 руб. + 48 192,77 руб.) : 200 дн.].

В обоих случаях больничные необходимо рассчитывать исходя из среднего заработка, т.к. максимальный размер пособия составляет – 789,47 руб. (15000 руб.: 19 дн.). Соответственно размер пособия составит:

– ситуация 1 – 7951,79 руб. (722,89 руб. х 11 дн.);

– ситуация 2 – 7181,79 руб. (652,89 руб. х 11 дн.).

Ежемесячные премии

Выплата ежемесячных премий осуществляется как с зарплатой текущего месяца, так и месяцем позже. Они по-разному учитываются при расчете средней заработной платы.

Премии, выплачиваемые вместе с зарплатой текущего месяца, включают в расчет средней зарплаты по фактически начисленным суммам. При этом полностью отработан расчетный период или нет, значения не имеет. Такие разъяснения дали специалисты ФСС РФ в Письме № 02-18/07-1202.

Пример. Менеджер ООО «Матрица» Сидорова А.А. была принята на работу 20 февраля 2006 г. До этого времени она трудилась в ЗАО «Марс». Непрерывный трудовой стаж Сидоровой составляет 4 года. В мае 2006 г. менеджер уходит в декрет. Ею был представлен в бухгалтерию листок временной нетрудоспособности. В мае 2006 г. 20 рабочих дней.

В ООО «Матрица» установлена пятидневная рабочая неделя. А ежемесячный оклад менеджера составляет 9000 руб. В положении о заработной плате фирмы сказано, что ежемесячно вместе в зарплатой текущего месяца сотрудникам выплачивают премию в размере 50 процентов от суммы оклада. На эти выплаты начисляют ЕСН и страховые взносы.

Прежде всего, надо определить, может ли Сидорова претендовать на то, чтобы пособие по беременности и родам ей рассчитывали исходя из ее средней зарплаты. Т.к. Сидорова отработала за последние 12 месяцев, более трех месяцев, она имеет на это право. Ведь весь период работы в ЗАО «Марс» принимается за фактически отработанный. Однако при расчете суммы самого пособия берут время и начисленную зарплату только в ООО «Матрица».

Обратите внимание: т.к. Сидоровой выплачивают пособие по беременности и родам, непрерывный стаж в расчет брать не нужно. Поэтому пособие ей выплатят из расчета 100 процентов среднего заработка.

С февраля по апрель 2006 г. Сорокиной было начислено:

Т.к. премии выплачивают вместе с зарплатой текущего месяца, то они учитываются при расчете среднего заработка по фактически начисленным суммам. Не полностью отработанный расчетный период значения не имеет.

Величина средней заработной платы будет следующей:

(19 550 руб. + 9 775 руб.) : 47 дн. = 623,93 руб.

Эта сумма меньше максимального размера ежедневного пособия, которое ООО «Матрица» может выплатить за счет ФСС РФ (15 000 руб. : 20дн = 750 руб.)

Поэтому пособие по беременности и родам Сидоровой выплачивают исходя из дневного пособия. Сумма больничных составит:

623,54 руб. х 140 дн. = 87 295,60 руб.

Вам вероятно известно, что более распространен другой вариант выплаты ежемесячной премии. Это когда премии выплачивают месяцем позже. Скажем, в феврале за январь. В этом случае, определяя средний заработок, ежемесячные премии учитывают в расчетном периоде не более одной за каждый месяц. А если расчетный период отработан не полностью (а на практике чаще так и бывает), то премия рассчитывается пропорционально отработанному времени в предыдущем месяце.

Пример. Бухгалтер ООО «Корсар» Санникова А.А. устроилась на работу в ноябре 2005 г. С 13 по 23 мая 2006 г. она болела. Т.е. находилась на больничном шесть рабочих дней. В мае 2006 г. 20 рабочих дней.

Непрерывный трудовой стаж Санниковой составляет семь лет. Следовательно, пособие по временной нетрудоспособности ей необходимо выплачивать в размере 80 процентов от ее среднего заработка. В ООО «Корсар» установлена пятидневная рабочая неделя. А ежемесячный оклад бухгалтера составляет 5000 руб. В положении о заработной плате фирмы сказано, что ежемесячно вместе с зарплатой текущего месяца сотрудникам выплачивают премию в размере 50 процентов от суммы оклада за прошлый месяц. На эти выплаты начисляют ЕСН и страховые взносы.

Санникова вправе рассчитывать на пособие исходя из средней зарплаты. Ведь она отработала больше трех месяцев, перед тем как заболеть.

При расчете суммы пособия берут время и начисленную за него зарплату только в ООО «Корсар» – организации, выплачивающей пособие. При этом время и начисления у предыдущего работодателя не учитывают.