Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях

VII. Чистота речи, отсутствие слов-паразитов

Пункт важный и необходимый, его реализация приходит с практикой (как и многие другие навыки).

Секреты публичного выступления

Как все ораторы, которые ставят себе целью исчерпать тему, он исчерпал терпение слушателей.

Оскар Уайльд

Красивая и высокоорганизованная речь - риторически выверенная - позволяет стройно излагать свои мысли, склонять слушателей к своей точке зрения; это - постигаемое искусство.

Тем не менее одного этого качества для публичных выступлений недостаточно. Без некой субстанции, которую принято называть харизмой, выступление становится формальным, вялым и скучным. Ораторы древности определяли эту таинственную субстанцию как anima allegro - живая, яркая душа.

! Наработать anima allegro можно: при доведении до автоматизма навыков правильного говорения появляется пространство для свободы самовыражения, проявляющееся в манере вести себя на публике, в живых человеческих реакциях. Это тоже достигается упорством и тренировками (не удивлены?).

Необходимые техники для снижения волнения перед выступлением

1. Обязательно восстановите дыхание, что обеспечит доступ к мозгу кислорода.

• В момент волнения у нас напрягается диафрагма - область солнечного сплетения «завязывается в узел». Быстрый вдох «в диафрагму» и медленный выдох позволят лучше управлять и голосом, и мыслями.

• Для обеспечения правильного дыхания во время ответственного выступления не используйте тугие ремни и пояса.

2. Обязательно изыщите возможность подвигаться - разогнать адреналин (в буквальном смысле!) и снизить общее напряжение в теле.

• Разомните плечи, резко опустив-подняв их. Выполните наклоны и энергично попрыгайте-побегайте на месте. И не бойтесь выглядеть нелепым! Хуже - выглядеть так на сцене.

• Немного самоиронии и движения - и вы почувствуете себя значительно лучше и хорошо справитесь с выступлением.

3. Перед выступлением не пейте газированных или горячих напитков - они плохо влияют на работу связок.

• Можно «освежить горло» теплым чаем, кофе или глотком коньяка, но лучше - простой негазированной водой комнатной температуры.

! Эти техники полезны и для подготовленных, и для спонтанных публичных выступлений (записей-съемок). Они действительно помогают!

§ 6. Правила делового телефонного общения

Границы моего языка означают границы моего мира.

Людвиг Витгенштейн

Для успеха телефонных переговоров потребуется:

• Полюбить свой голос!

• Настраивать его перед работой - разогревать связки, особенно когда в ваши обязанности входят многочасовые разговоры.

• Использовать богатство голоса - высоту, диапазон, громкость, разнообразные интонации.

• Проявлять эмоции (кроме отрицательных!).

• Держать темп, но делать паузы и не спешить.

• Следить за артикуляцией - она не должна быть чрезмерно активной , плоха и «каша во рту».

Два варианта телефонной коммуникации

Если звоните вы:

• Обязательно начните разговор с приветствия, с доброжелательной интонации.

• Представьтесь в соответствии с ситуацией - назовите свою организацию, имя, должность.

• Коротко изложите суть, цель звонка.

! Если вы испытываете в телефонном общении трудности, заранее сформулируйте письменно ТО, что следует сказать, возможные варианты развития разговора, предполагаемые вопросы и держите этот текст перед глазами.

Предыдущая рекомендация не будет лишней и при подготовке к значимому для вас «живому» разговору или к беседе, включающей множество тем.

• В разговоре используйте личные обращения - имена и отчества.

• Используйте приемы активного слушания - уточняйте формулировки собеседника, это позволит контролировать взаимопонимание.

• Интонационно выделяйте ключевые слова и фразы.

• Перед прощанием завершите разговор, обязательно подведите итоги.

Если вы отвечаете на телефонный звонок:

• Обязателен алгоритм: «приветствие - представление себя - название организации»! Форму можно выбрать самостоятельно, главное - вежливость и доброжелательность.

• Выслушайте сообщение внимательно и не перебивая.

• Если решение вопроса зависит от вас, ответьте подробно.

• Если для выяснения деталей потребуется время или дополнительные консультации, предложите перезвонить.

• Запишите имя и номер звонящего и перезвоните ему, когда сможете предоставить необходимую информацию.

• Перед прощанием всегда подводите итог разговора.

Во время телефонного общения:

Мы не задумываемся над тем, как «оно» работает. Мы просто делаем «как получится».

Стив Круг

§ 7. Деловая переписка

Избавьтесь от половины слов на каждой странице, затем уберите еще половину из того, что осталось.

Стив Круг

Хорошее письмо всегда кратко. Предложение не должно содержать ненужных слов, а абзац не должен содержать ненужных предложений по той же самой причине, по которой на холсте не должно быть ненужных линий, а в машине - ненужных деталей (17-е правило из «Основ стиля» Э. Б. Уайта).

Требования служебного этикета к деловому посланию

I. Предпочтительно отправлять на хорошей бумаге любые послания: рабочие документы, предложения, приглашения и др.

II. Хорошим тоном в деловых отношениях считается наличие фирменных бланков и конвертов для деловой переписки.

III. На бланках размещают шапку письма: эмблему фирмы, ее полное название, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и телефаксов, банковские реквизиты, в некоторых случаях -некоторые данные главы организации.

IV. На фирменных конвертах отпечатывают свой почтовый индекс и адрес (тогда на бланках письма его указывать не нужно), этот знак предупредительности избавит партнеров от хлопот и ошибок в адресе.

V. Если вы обращаетесь в организацию впервые, необходимо представить свою фирму, обозначить ее цели и задачи (для этого хорош небольшой рекламный буклет), если возможно - представить рекомендации или ранние договоренности, сослаться на контакты.

VI. Хорошим тоном для начала отношений будут высланные комплекты визитных карточек (по 3—5 штук) тех своих сотрудников, с которыми предполагаются возможные дальнейшие контакты, например: директора, заместителей, бухгалтера, менеджеров и т. п.

VII. Необходимо также высылать подобные наборы карточек своим постоянным партнерам в случае, если в реквизитах вашей фирмы произошли изменения - адрес, номера телефонов, перестановки в штате сотрудников.

VIII. Дата в письме ставится под шапкой, обычно - справа. Слева - адрес и имя получателя. Ширину левого поля письма оставляют не менее 2 см.

IX. Форма послания должна соответствовать его содержанию, быть «человечной» - желательно избегать бюрократических оборотов и клише, соблюдать вежливость. Рекомендуется избегать переносов слов, ошибок, фамильярностей, жестких прямых отказов.

X. Если ваше письмо - продолжение переписки, его следует начинать с вежливой ссылки на полученное вами от адресата последнее послание.

XI. Завершать письмо следует словами благодарности и выражением надежд на будущие совместные дела.

XII. Обязательные формулы вежливости - «С уважением», «С почтением» и др. - пишут слева, выше подписи. Ручная подпись ставится сверху отпечатанной фамилии - обе слева. (Встречается еще и старый вариант, когда слева была печать, а справа - подпись, но он постепенно заменяется общеевропейской версией, подобно порядку надписей на почтовых конвертах.)

XIII. Пометка «private» («personal», «confidential») означает «лично в руки» адресата, без этих пометок письмо может быть вскрыто и прочитано замещающим лицом.

XIV. Сокращение «PP» (лат. per preceptum) перед подписью означает «по поручению» - оно ставится, когда письмо написано уполномоченным лицом, а не самим отправителем.

XV. Сокращение « P. S.» (лат. post scriptum - «после написанного») отмечает приписку, не связанную с основной темой письма. Этот знак не обозначает подпись или просьбу (как по недоразумению считают некоторые наши люди.).

Переписка с зарубежными партнерами

Здесь существует ряд особенностей.

I. Ниже шапки письма слева точно повторяют адрес и полные реквизиты получателя, во многих случаях принято указывать имя и фамилию директора (директоров).

II. Ниже, слева же, помещают ссылки - инициалы подписывающих лиц и печатающих письмо секретарей-машинисток.

III. На уровне ссылок справа пишут дату; месяц указывается словом с заглавной буквы (возможны сокращения), при этом обозначение даты начинается с месяца только в США (April 17 2010), более распространенный вариант - 17 April 2010 (17 April 2010).

IV. Сокращения названий фирм и отделов, обозначения должностей и званий, месяцев и дней недели, принятые обращения (Dear Mr, Dear Mrs) пишутся с заглавной буквы.

V. Имена собственные, как и обозначающие национальную и государственную принадлежность имена прилагательные, также пишутся с заглавной буквы.

VI. Слова (включая их сокращения), обозначающие названия стран, городов, штатов, республик, улиц, площадей, пристаней, районов, зданий, гостиниц, нумерацию этажей, квартир, комнат пишут с заглавной буквы.

VII. Слова приветствия, как и заключительную формулу вежливости, размещают слева, увязывая между собой степени формальности обращения и подписи. К примеру: «Уважаемый мистер X - С уважением, Y». Или: «Привет, дорогой А - Удачи, В».

VIII. В англоязычных странах в последние годы подписи ставят слева (ранее они были по центру) под формулами вежливости и над наименованием фирмы, посылающей письмо.

Электронные письма

Переписке по электронной почте свойственны демократичность и стремительность, что вполне допускает неформальный стиль обращения. Однако с незнакомыми людьми и малознакомыми деловыми партнерами сразу переходить на «свободный стиль» неразумно. Особо не рекомендуется шутить с незнакомцами.

И не следует посылать «пустых» писем - когда важные документы вы отправляете вложением, обязательно впишите в тело письма приветствие, напоминание о ваших договоренностях и заключительные краткие формулы вежливости.

§ 8. Требования этикета к деловой одежде мужчин [21] и женщин [22]

Хорошо завязанный галстук – это первый важный шаг в жизни.

Оскар Уайльд

Переоценить значение костюма как в жизни, так и в деловом пространстве просто невозможно – оно огромно. Безусловно принято – быть прилично одетым во всех общественных местах (кроме, пожалуй, бань).

Англичане говорят, что одежда делает человека, как свита играет короля. И дело не столько в статусе костюма, который отражает положение дел его «носителя». Самое удивительное, что хорошо сидящая одежда, подтянутый силуэт помогают собраться внутренне, дисциплинируют и структурируют человека.

Кстати, наше исконное выражение – «встречают по одежке…» – точно отражает суть англоязычного термина dress-code. «Код платья» помогает нам «читать» друг друга, расшифровывать: кто есть кто, в какой социальной среде обитает и, собственно, – ЧТО представляет собой «носитель» и как нам к нему относиться.

Тем удивительнее отношение наших сограждан к dress-code! Почему многие воспринимают его как «угнетение свобод и вкуса»? Такие люди упрямо ограничивают понятие «дресс-код» лишь требованиями этикета к деловой одежде. На самом же деле рекомендации к соблюдению пристойности в рабочих отношениях – логичны и рациональны. И позволяют осуществиться для нас второй части русской поговорки – «проводить по уму…».

DRESS-CODE для мужчин и женщин