Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Определение конкретных способов достижения своих целей

Когда вы знаете свои стратегические цели, необходимо определить конкретные виды деятельности, которые помогут вам их достичь. В отличие от стратегических целей, обычно не меняющихся годами, способы достижения этих целей будут изменяться по мере необходимости. Они могут изменяться ежегодно, или еще чаще, в процессе вашего приближения к осуществлению своих целей и выполнению задуманного, или если вы обнаружите более подходящий путь к своей цели.

Если ваша цель – образование и развитие интеллектуальных способностей, вы можете выбрать такие виды деятельности, как учеба в институте, чтение книг – по одной в неделю, или ежемесячное посещение лекций и семинаров. Если ваша цель – повысить собственное благосостояние, вы можете решить регулярно составлять личный бюджет и сократить расходы, или изучить фондовый рынок, чтобы иметь возможность делать инвестиции и играть на фондовой бирже, или найти финансового консультанта.

Возьмите каждую из ваших стратегических целей и составьте список видов деятельности, которые на протяжении года или двух лет смогут привести вас к ее достижению. Сделайте его как можно более подробным. Вот пример того, как может выглядеть ваш список.

У вас могут возникнуть трудности с определением того, как и каким способом попытаться достичь ваших целей. Например, вы хотите открыть собственный бизнес на дому, но не знаете, что нужно сделать для этого. В этом случае вашим конкретным видом деятельности может стать изучение способов реализации этого проекта. Вы можете прочитать несколько книг по этой теме, поискать информацию в Интернете и поговорить с владельцами других малых предприятий об их опыте открытия своего дела.

Другая проблема состоит в том, что вы можете перечислить так много конкретных видов деятельности, что просто не сможете заниматься всеми ими. Например, ваш список может содержать восемь видов деятельности в области профессионального роста, десять видов деятельности в области повышения благосостояния и пятнадцать видов деятельности для того, чтобы ваши дети росли в атмосфере любви и заботы. Если вы перечислили более трех-четырех видов деятельности в любой категории, вы будете перегружены, и ваше расписание окажется несбалансированным. Сосредоточьтесь на трех или четырех основных видах деятельности в каждой из областей жизни и на некоторое время отложите остальные. Чтобы ваш график был гармоничным и сбалансированным, он, прежде всего, должен быть достаточно простым.

Ежегодно пересматривайте свой список видов деятельности

Как я уже говорила, ваши стратегические цели будут редко меняться, поскольку все то, что вы цените, чаще всего остается неизменным на протяжении всей вашей жизни (например, вы всегда можете хотеть иметь надежных друзей, хороших детей и быть финансово независимым человеком). Однако те способы, с помощью которых вы стремитесь достичь ваших стратегических целей, будут регулярно меняться. Вы будете менять выбранные вами конкретные виды деятельности год от года по мере достижения вами промежуточных целей и добавлять к ним другие виды деятельности. Для вас может быть вполне естественным пересматривать все, что вы делаете, в определенное время года – в январе, с началом нового года; в сентябре, когда вы возвращаетесь к настроению “снова в школу”; или, если вы живете в условиях холодного климата, – весной, когда возвращаются тепло и солнечный свет и заряжают вас энергией для новых проектов.

Изменение обстоятельств жизни тоже способно повлиять на то, достижению каких целей вы придаете особое значение в различные периоды своей жизни. Когда ваши дети еще слишком малы, их здоровье и благополучие более важны для вас, чем карьерный рост. Как только вы достаточно обеспечили себя материально, вы можете решить отводить больше времени на виды деятельности, связанные с самореализацией.

Один раз в год пересматривайте виды вашей деятельности. В отношении каждой стратегической цели спросите себя: “Как, каким способом я буду стремиться к достижению этой цели в этом году?” Если одна из ваших целей – создать уютный и гостеприимный дом, вот пример того, как могут меняться конкретные виды вашей деятельности по достижению этой цели из года в год.

Стратегическая цель: уютный и гостеприимный дом

Год 1

• Привести в порядок основное жилое пространство и шкафы для вещей

• Составить график работ по поддержанию порядка в доме

• Поддерживать чистоту; нанять домработницу для выполнения уборки один раз в неделю

Год 2

• Привести в порядок чердак, гараж и подвал

• Привести график работ по дому в соответствие с новым ритмом жизни членов семьи (младший ребенок пошел в детский сад, муж стал проводить на работе меньше времени и т. д.)

• Два раза в месяц приглашать гостей и устраивать вечеринки

• Изменить отделку первого этажа

Год 3

• Сделать ремонт на кухне

• Приглашать на ужин друзей два раза в месяц

• Построить веранду

Год 4

• Разбить сад перед домом

• Посадить огород позади дома

Для некоторых людей процесс определения целей может стать поистине поворотным моментом в жизни, заставляя их в первый раз в жизни сосредоточиться и обратиться к тому, чего они действительно хотят от жизни. Но для большинства это не более чем процесс прояснения сознания. Вас наверняка уже посещали отличные мысли о том, в чем состоят ваши цели в жизни, даже если эти мысли были смутными и неопределенными, поскольку вы все же выбирали какую-то деятельность, направленную на достижение чего-то, даже если до настоящего момента осознавали это “что-то” только отчасти. В самом деле, вы, вероятно, уже вовлечены в некоторые виды деятельности, но, возможно, будете удивлены тому, что помимо них существует еще огромное количество способов достижения тех же целей, воспользоваться которыми вы и не думали. Когда вы составите карту времени и будете пользоваться ею, вы сможете решить эту проблему. Вы запланируете определенные промежутки времени для различных видов вашей деятельности, и когда вы будете смотреть на список своих дел, вам будет совершенно ясно, когда вы собираетесь приступить к выполнению всех своих задач.

Выполняя упражнения, предложенные в двух последних главах, вы уже сделали важный вклад в свое собственное развитие. Обладая полученным знанием, вы твердо ступили на путь к построению личной системы планирования и управления временем, которая поможет вам достичь главной цели – сделать вашу жизнь такой, какой вы ее любите. Итак, теперь вы готовы к разработке стратегии своей жизни – к планированию!

Часть третья

Планирование

5

Планирование времени

Создание гармонии и равновесия в жизни

У каждого из нас очень много дел, которые мы хотим сделать, и нам бывает очень тяжело найти для каждого их них достаточно времени. Не кажется ли вам, что одна из областей вашей жизни преобладает над другими, поглощая все ваше время, вынуждая вас пренебрегать остальными жизненно важными областями жизни?

Достичь равновесия и гармонии в жизни означает распределить свое время в правильных для вас соотношениях. Чтобы быть уверенным, что вы выделили достаточно времени для тех видов деятельности, которые направлены на достижение ваших личных стратегических целей, вам нужно составить схему или план распределения времени, то есть образец, шаблон расписания, который поможет вам достичь идеального для вас равновесия между различными видами деятельности. План распределения времени – это просто наглядная схема, отражающая ваш ежедневный, еженедельный и ежемесячный график жизни. Но это также и могущественный инструмент, помогающий вам оставаться проактивными[1] в водовороте задач и проблем, которые встают на вашем пути. Вместо того чтобы считать, что вы должны действовать, немедленно откликаясь на все возникающие пред вами вопросы и требования, вы можете взглянуть на план распределения времени, определить, когда у вас появится время для этой неожиданно возникшей задачи, и либо запланировать ее выполнение, либо пропустить ее.

“Детсадовская” модель организации пространства

В своей первой книге “Самоорганизация по принципу “изнутри наружу”” я описала концепцию использования классной комнаты детского сада в качестве идеальной модели для организации любого пространства.

Детский сад как идеальная модель организации пространства

Причина, почему классная комната детского сада функционирует настолько успешно, заключается в том, что она разделена на четко определенные зоны деятельности, чтобы дети могли сосредоточиться на чем-то одном в определенный момент времени. В ней есть уголок для чтения, зона для занятий рисованием, лепкой и другими видами прикладного искусства, музыкальный уголок и зона для переодевания. Все вещи имеют четко определенное место расположения, поэтому всегда найдется только одно логически обоснованное место, где можно найти определенную вещь и куда можно снова положить ее.

Легко понять, как можно применить этот принцип к любому физическому пространству, будь это ваша кухня или ваш офис, но как это можно применить к управлению временем?

Зоны деятельности вашего расписания включают в себя все родственные или связанные задачи: например, чтение и сортировку корреспонденции, электронной почты и телефонные звонки. Точно так же, как для вашей обуви отведено определенное место в шкафу, для всех задач должно быть отведено определенное место в вашем расписании.

Когда вы устанавливаете обособленные зоны для каждого рода деятельности, это также предотвращает смешивание разнородных задач и перетекание задач из одной временной зоны в другую, что подрывало бы вашу способность концентрации и мешало бы вам наслаждаться текущим делом. Скажем, сейчас – вечер вторника, и вы играете в “Монополию” со своими детьми. Когда ваша фишка попадает на Парк Плэйс и ваша дочь говорит вам: “Плати”, вы вдруг вспоминаете, что у вас есть настоящие счета, которые вам нужно оплатить. Вместо того чтобы немедленно хвататься за свою чековую книжку, вы вспоминаете о своем плане распределения времени. Вы знаете, что оплачиваете счета по субботам утром, поэтому нет никакого повода беспокоиться об этом во вторник вечером. Вы возвращаетесь к своим детям с ясной головой. Ваш план распределения времени позволяет вам исключить стресс из своей жизни.

Зоны деятельности вашего плана распределения времени

План распределения времени – это расписание, которое разделено на “зоны деятельности”, соответствующие различным областям вашей жизни и включающие в себя все задачи в вашем списке текущих дел. Как вы помните из главы 4, список областей жизни выглядит примерно так:

• Работа

• Семейная жизнь

• Личное развитие

• Отношения с любимым человеком

• Отношения с друзьями

• Финансовое благополучие

• Образование

• Дом

• Духовная жизнь

Все ваши действия будет содействовать достижению ваших целей в этих областях жизни. Например, для достижения своих целей в области образования вы можете создать зоны деятельности для занятий на курсах французского языка или изучения чего-то еще. Для достижения своих целей в области досуга вы можете создать отдельные чередующиеся зоны деятельности для отдыха и самосовершенствования: в один день вы проводите время, отведенное для отдыха, медитируя на берегу озера, на следующий – используете его, сидя в Интернете; в один день время, отведенное для самосовершенствования, используется для катания на велосипеде, в другой – для видеосъемок и монтажа видеофильмов. Не думайте пока о планировании конкретных задач и дел. Вы сможете решить позже, будете ли вы проводить время отдыха, медитируя на берегу озера или сидя за компьютером. Суть в том, чтобы иметь установленное время для выбранных вами видов деятельности, которые помогают вам достичь вашей цели – отдохнуть и расслабиться – и знать, в какую из зон деятельности включена каждая конкретная задача (вы научитесь этому в главе 7 “Сортировка задач”).

Ниже приведены примеры планов распределения времени троих людей, каждый из которых живет своей особенной жизнью. Заметьте, как изменяется то количество времени, которое отводится на каждый из видов деятельности, от человека к человеку.

Вильям – генеральный директор крупной производственной компании. Его план распределения времени представлен на странице 98.

Саманта – медсестра и мать двоих детей. Ее план – на странице 99.

Ирен – предприниматель и спортсмен-марафонец одновременно. Ее план – на странице 100.

Ваш план распределения времени может отличаться от всех остальных, но как фундаментальное опорное средство он работает для каждого.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ: ВИЛЬЯМ

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ: САМАНТА

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ: ИРЕН

В чем польза планов распределения времени

Как вы могли увидеть, план распределения времени – это хорошо структурированное расписание, которое учитывает все ваши виды деятельности, как шкаф, содержащий все ваши вещи. Представьте себе порядок в шкафу: обувь на полках для обуви, свитера – на полках, шляпы и прочие головные уборы висят на крючках. Если вы купили новую пару обуви, вы тотчас же увидите, где для нее найдется место. Если у вас больше нет места для обуви, вам придется его создать – надстроить еще одну полку за счет пространства для одежды или избавиться от другой пары обуви – так, чтобы ваша новая покупка смогла поместиться в шкафу. Если вы просто попытаетесь второпях затолкать новые туфли на полку с одеждой, кроме очевидного вреда самим вещам, ваш шкаф лишится должного порядка, и вы потеряете драгоценное время, пытаясь разыскать в нем нужные вещи.

Чтобы управлять своим временем, вы должны всегда стремиться поместить новые задачи в те зоны, к которым они относятся. Когда происходит что-либо незапланированное, вы сможете тотчас же увидеть, удастся ли вам без труда включить это в свои планы или придется урвать время от другой зоны деятельности, чтобы найти место для этой неожиданно возникшей задачи. Если вы втискиваете новую задачу куда ни попадя, в надежде, что по-прежнему успеете сделать все остальное, вы вскоре обнаружите, что вновь выбиваетесь из графика и чувствуете, что вам не хватает времени для самого важного. Смотрите на выбранные вами зоны деятельности как на сосуды, полки, ящики и корзины, которые содержат различные области вашей жизни и соответствующие им виды деятельности обособленно, – так, чтобы они не мешали друг другу.

Как создать свой план распределения времени

Первый шаг в создании плана распределения времени – описание и схематическое изображение вашей деятельности в настоящее время, чтобы вы смогли проанализировать ее. На листе бумаги или с помощью компьютера (вы можете воспользоваться для этого текстовым редактором Word, создав в нем таблицу из восьми колонок, или редактором таблиц Excel), изобразите ваш собственный незаполненный бланк плана распределения времени. Запишите названия дней недели по горизонтали вверху страницы над колонками и часы дня слева по вертикали. Начните свое расписание с того момента, когда вы встаете утром, и закончите временем, когда вы ложитесь спать. Включите в него регулярные перерывы на еду. Внесите в него ваши встречи, совещания, занятия – те, которые проходят регулярно и систематически в определенное время.

Затем, в течение недели или двух, ведите записи всего, что вы делаете, час за часом, или, если это не представляется возможным, отмечайте время, когда вы меняете характер деятельности. Если ваш рабочий день длится с девяти утра до пяти вечера, и вы весь день мечетесь, разрываясь между общением с посетителями, исполнением административных обязанностей и проведением совещаний, попытайтесь в общих чертах отметить, в какое время вы занимаетесь определенным видом работы. Если вы вдруг заметили, что ничем не занимаетесь в течение нескольких минут или более перед переключением с одного дела на другое, это хороший знак – значит, план распределения времени обязательно окажет вам большую помощь!

Если области вашей деятельности совмещаются – например, идя вместе с семьей в церковь, вы совмещаете время для семьи со временем для духовного развития – отметьте и это. Вы, вероятно, уже выяснили для себя, как успешно совмещать некоторые виды деятельности.

Через неделю или две возьмите текущий план распределения времени и пристально посмотрите на этот снимок вашей жизни. Насколько она сбалансирована? Сколько времени вы уделяете каждому виду деятельности? Раскрасьте блоки времени: желтым – время, проведенное с семьей, синим – время работы и т. д. – это поможет вам разглядеть ответ еще более ясно. Не тратите ли вы слишком много времени на какое-то одно занятие (например, на просмотр телепередач) или на один вид деятельности (отдых)? Возможно, вы посвящаете несколько часов в неделю административной работе и практически ничего – маркетингу своего бизнеса. Вы все еще тратите время на занятия, которые вы давно переросли? Может быть, вам не нужно проводить так много совещаний и встреч – теперь, когда средства коммуникации стали настолько совершенными. Не замечаете ли вы “окна” свободного времени, которые вы привыкли растрачивать по мелочам? Знание того, когда эти “окна” обычно появляются и сколько времени они продолжаются, поможет вам найти способ заполнить их важной деятельностью. Или ваши дни настолько плотно забиты делами, что это вызывает у вас постоянную головную боль? Спросите себя, насколько ваше расписание кажется вам уравновешенным, сбалансированным.

Теперь, когда вы знаете, какова ваша исходная точка, вы можете начать трансформировать ваш план распределения времени, приводя его в соответствие с вашими ценностями и желаниями.

ЧИСТЫЙ БЛАНК ПЛАНА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Создание идеального плана распределения времени

В главе 4 вы определили свои стратегические цели и те конкретные виды деятельности, которые поддерживают реализацию этих целей. Теперь вам понадобится эта информация, потому что сейчас вы будете выделять регулярные области времени в вашем расписании для всех тех видов деятельности, которые важны для вас.

Если ваш текущий план распределения времени показывает, что вы уделяли мало времени самим себе, вы должны отвести для этого больше времени в вашем плане. У вас достаточно времени на отдых в течение дня? Если одна из ваших целей – играть на виолончели минимум четыре часа в неделю, а вы не выделили для этого времени, пришла пора сделать это. Вы можете запланировать для этого два периода времени по два часа каждый еженедельно, или играть по одному часу в день четыре дня в неделю.

Хотя у большинства из нас есть регулярные часы рабочего времени, у нас нет регулярного времени для других занятий. После того как вы выяснили, сколько времени вам следует выделить для них, вы должны решить, когда их запланировать. Вернитесь к главе 3, в которой вы изучали ваши ритмы и циклы изменения энергии. Вы будете знать, в какое время вам лучше всего заниматься тем или иным делом – в начале дня или в конце.

В пределах зон деятельности вы можете создавать особенные, меньшие по продолжительности зоны. На работе вы можете захотеть ежедневно выделять особое время для ответных телефонных звонков и писем и другой блок времени для встреч с коллегами с целью обмена информацией. В большой блок времени, посвященного семье в выходные, вы можете включить дела и задачи, выполнение которых поможет вам достичь вашей цели по созданию уюта и тепла в доме. Я знаю, может оказаться очень непривычным думать об уборке в доме как о “проведении времени в кругу семьи”, но вы ведь делаете это потому, что вашей стратегической целью является чистый и уютный дом. Если это сможет помочь вам воспринимать рутинную уборку именно таким образом, сделайте время уборки дома настоящей семейной задачей – утром по воскресеньям вы можете приводить дом в порядок все вместе в течение двух часов, слушая при этом энергичную музыку.

Давайте возьмем цель “Укрепление здоровья” из примера в главе 4, чтобы проиллюстрировать, как составлять график распределения видов деятельности. Представьте на минуту, что это ваша цель.