Помоги проекту - поделись книгой:
Иногда люди звонят, узнают цену и говорят, что это очень дорого, просят сделать скидку, а то и вовсе ставят перед фактом: билет стоит 500 евро, а у меня есть только 300. Отвечать на это нужно так: «Я запишу ваши контакты и, если у нас останутся места, перезвоню за день или в день самого мероприятия». Можно обзвонить клиентов и узнать сумму, которую они готовы потратить на тренинг.
Если тренинг рассчитан на несколько дней, нужно написать четкую, разбитую по дням программу. В конце одного дня у человека должно возникнуть огромное желание прийти на следующий день.
Вот еще одна интересная модель продаж. Вы заявляете, что у вас есть пять билетов по блиц-цене стоимостью, предположим, 20 тысяч рублей. Те, кто купит блиц-билет, гарантированно попадают на тренинг. Продажа остальных билетов проходит в формате блиц-аукциона: человек заполняет заявку на сайте и указывает сумму, которую он готов заплатить за тренинг. Первые 20 человек тоже попадают на тренинг, но точную цену никто не знает. Советую так работать только с «теплой» целевой аудиторией: «холодной» будет сложно объяснить ценообразование таких мероприятий.
Очень хорошо работают счетчики и временные ограничения: люди должны за что-то переживать, это призыв к действию. Лучше использовать нечетные числа. Например, осталось всего 97 мест.
SMS-информирование обязательно: первое сообщение отправляйте за неделю до мероприятия, второе – за три дня, а в день мероприятия отправьте три SMS. Желательно перезвонить человеку сразу же, как только он зарегистрировался.
Как мотивировать партнеров продавать ваш тренинг
Теперь поговорим о том, как мотивировать партнеров и клиентов продавать билеты на ваше мероприятие.
Аудитория условно делится на «Африку» и «Швецию». Первые берут все, что подешевле, не обращая внимания на качество. Вторые, напротив, изучат рынок досконально, сравнят цены, а в конце еще и выкажут свое недовольство. «Шведы» более или менее обеспеченны, но слегка буржуазны, очень редко идут на неизвестное, предпочитая сначала протестировать. Есть еще одна категория – вип. Это люди, которые покупают только самое дорогое. Со всеми тремя категориями клиентов нужно работать.
Несколько слов о пользе бонусов и акций
После того как вы сделали подписную базу, добавляйте дополнительный бонус: семинар, аудиозапись или книгу с автографом спикера – это должно быть что-то ценное. Затем объявляйте акции: возможность попасть на тренинг, пройти бесплатный курс. На сайте может быть размещено видеоприглашение спикера и под ним кнопка «Купить билет» или «Получить скидку», затем форма регистрации, и вот под ней оставляйте подарок. Все бонусы располагайте в самом верху и потом это дублируйте. Так же с партнерами: размещаете на сайте кнопку «Заработать на этом мероприятии».
Человек регистрируется и привлекает новых людей.
У опытных спикеров есть книги, бесплатные вебинары, ментальная карта – все это можно использовать в качестве бонусов для потенциальных клиентов. Если у спикера нет бесплатных продуктов, вы можете создать их самостоятельно, отредактировав и разбив по блокам стенограмму его выступления. Затем добавляете этот бонус и «всплывающее» окно с регистрационной формой на свою продающую страницу. Цель продающей страницы – получить адрес электронной почты потенциального клиента, так работает сбор подписной базы. После чего начинайте отправлять письма и мотивировать на тренинг.
Блок 4
День «Х»: организация на месте
Если угождаешь, угождай каждому по-своему.
Филип Дормер Стенхоп Честерфилд
Суть вашей работы заключается в том, чтобы дарить положительные эмоции. И если все будет организованно безупречно, люди, которые пришли на ваше мероприятие однажды, придут снова.
В день мероприятия необходимо помнить, что у вас есть две целевые аудитории: первая – тренер и его команда, вторая – участники тренинга. Тренер, как правило, с большим пониманием относится к вам как к организатору, зная, что организовать мероприятие не так легко, но тем не менее в глазах тренера весь процесс должен выглядеть безупречно. Так же мероприятие должно выглядеть и в глазах клиентов. Поговорим об организации с двух сторон.
Первая сторона: тренер, что он видит и как сделать, чтобы он не беспокоился ни о каких проблемах и приезжал к вам еще. И второй момент, на который вам нужно обратить внимание, – это люди, которые к вам приходят.
Как сделать так, чтобы тренер остался вами доволен
Время. Итак, день мероприятия. В первую очередь необходимо уделять достаточно внимания самому тренеру. Лучше самостоятельно забрать его из гостиницы, отвезти на завтрак и уже затем привезти в заранее подготовленный к занятиям зал. Желательно, чтобы вы с тренером приехали за полчаса до события. Чтобы тренер мог поставить оборудование, настроить презентацию и проверить, все ли в порядке. После того как все готово, тренера необходимо увезти из зала и дать возможность немного отдохнуть перед самим тренингом.
Зал. Чтобы избежать проблем с самой площадкой, при ее бронировании всегда берите несколько контактов. Бывали случаи, когда участники, тренер и менеджеры дожидались людей, ответственных за зал, перед запертыми дверями. Очень важно, чтобы в зале была вытяжка и максимально комфортные условия для работы, ведь тренинг может длиться и 2 часа, и 12 часов.
В сам день тренинга необходимо обратить внимание на множество мелочей. Менеджеры компании должны знать, где находятся уборная, аптека, где можно выпить кофе. Все они, конечно, обязаны носить беджи, которые должны отличаться от беджев участников. Для многих мероприятий необходимо иметь выход в Интернет. Менеджер должен владеть информацией, необходимой для подключения к нему.
Важные мелочи, которые позволят вам представить себя как хорошего организатора
Из важных мелочей – обязательное наличие достаточного количества бумаги и маркеров. Есть тренеры, которые работают без проектора, а только с доской и маркерами, поэтому нужно запастись большим количеством маркеров и бумаги. К сожалению, бывает такое, что при аудитории 200 человек у тренера заканчиваются маркеры.
У менеджера обязательно должны быть с собой скотч, ножницы, ноутбук, зарядное устройство для ноутбука, телефон, зарядное для телефона. Лучше иметь несколько зарядок – клиенты нередко о них спрашивают. Стоит также иметь аптечку, хотя это и не входит в ваши обязанности.
Если помещение, в котором вы проводите тренинг, сложное для ориентации, подготовьте указатели. Если вы этого не сделали заранее, то возьмите листы А4 и нарисуйте стрелки. Наличие таких вещей улучшит логистику помещения.
В день мероприятия нужно приехать в зал за 3 часа до начала, чтобы проверить все организационные моменты: наличие промоматериалов, воды для спикеров, доски, маркеров, проекторов, листов и ручек для участников. Вы или ваш помощник (возможно, волонтер) постоянно должны находиться в зале, если мероприятие крупное, позаботьтесь об охране – пары секьюрити будет достаточно. Организуйте «стол решения проблем», чтобы люди знали, куда обратиться в случае возникновения сложных ситуаций. И закрепите за ним сотрудника, который может оперативно решать задачи.
Следите за временем. Мероприятия редко начинаются вовремя. Обычно на сбор гостей требуется 10–15 минут. Пока люди занимают свои места, включите музыку.
В первую очередь нужно уделить внимание всем проблемным моментам: регистрации, питанию и системе указателей.
Как правильно организовать регистрацию участников семинара
Важно не создавать очередей, поэтому сразу планируйте количество человек. Заранее подготовьте списки участников с указанием мест, листы обратной связи, закрывающие документы, договоры, акты, сертификаты участникам тренинга, беджи, разделенные по категориям: вип, стандарт, эконом. Беджи сотрудников вашей компании должны отличаться от остальных, чтобы клиенты знали, к кому обращаться с вопросами. Регистрация не нужна, если вы продаете билеты заранее, там уже указаны ряд и место либо сектор. Это может быть электронный билет – распечатка с уникальным номером – как альтернатива привычному бумажному билету. На масштабных мероприятиях возможно сотрудничество с компаниями, которые используют запрограммированный штрихкод.
Планирование регистрации зависит от количества участников. Один менеджер может эффективно зарегистрировать порядка 40–50 человек. Так что если на ваш тренинг собирается 300 участников, задействуйте в регистрации шесть менеджеров. Регистрацию участников большого мероприятия (от 100 человек) лучше начинать за час до начала тренинга.
Если на большом мероприятии оказывается, что какого-либо участника нет в списке, то таким во просом должен заниматься не регистратор, а отдельный специалист. Именно поэтому необходимо организовать отдельный «стол решения проблем». Туда можно отправить всех, кто мешает спокойному ходу регистрации.
Что должно входить в стандартный пакет участника
Каждому участнику необходимо выдать пакет, в который будут входить раздаточный материал, ручки и блокнот, желательно с телефоном фирмы и адресов вашего сайта. В раздаточные материалы включите буклеты ваших партнеров, их прайсы, регламент события. Таким образом, у человека создается ощущение свободы выбора: что посещать, а что нет. Если вы организуете крупное мероприятие, то неплохо было бы вложить в раздаточные материалы схему зала. Партнеры сами все предоставляют, а ваши материалы заказывайте в типографии.
Желательно, чтобы после завершения регистрации один менеджер оставался на месте, чтобы дождаться опоздавших.
Несколько советов по организации питания, кофе-брейков и перерывов
Если тренинг рассчитан на день-два, нужно организовать питание. Заранее составьте список продуктов для кофе-брейка, учитывая количество участников и формат мероприятия. Можно воспользоваться услугами кейтеринговой компании или пригласить в качестве партнера какой-либо ресторан, получив у них определенный процент с продажи.
Важный момент: при двухчасовом мероприятии достаточно поставить в зале кулер с водой, при трехчасовом уже можно устроить кофе-брейк. Если же вы организуете крупный многочасовой тренинг, стоит позаботиться о перерыве на обед. Если тренинг не премиум-класса, то можно просто отпустить участников на полтора часа, чтобы они пообедали за свой счет. В это же время необходимо организовать обед для тренера. Иногда тренер просит обедать с людьми, чтобы за столом, общаясь с участниками, «закинуть удочки» на продажу консалтинга.
Если мероприятие дорогое и вам нужно обеспечить обед за свой счет, то заказывайте что-то универсальное. Не скупитесь на обедах и кофе-паузах. Не дай бог, участник напишет, что тренер был хорош, а кофе-паузы подкачали.
Мы уже говорили, что тренеру необходимо организовать максимально комфортные условия для проведения семинара. Когда будете знакомиться с его райдером, обратите внимание на то, что тренер предпочитает пить во время работы. Также лучше поставить спикеру отдельно что-то для быстрого перекуса.
По окончании мероприятия обязательно выдавайте участникам дипломы или сертификаты. Дизайн диплома можно копировать из тренинга в тренинг, вам останется только менять фамилии. Иногда у тренеров есть свои дипломы. Заранее уточните у тренера, кто готовит дипломы – вы или они.
Вручение диплома – важный момент. Его необходимо сфотографировать, снять на камеру. Лучше, если тренер заранее оставит свой автограф на каждом сертификате. Это больше касается тренингов с небольшим количеством участников.
По итогам тренинга сделайте общее фото с участием тренера. Их можно поместить в социальные сети и таким образом получить дополнительную рекламу. После тренинга также важно уговорить участников записать видеообращение к будущим участникам тренинга. Как правило, люди с удовольствием оставляют свои видеокомментарии.
После завершения тренинга не нужно сразу расставаться с тренером. Ведь именно сейчас у вас есть возможность получить важную информацию, обсудить прошедшее мероприятие, получить рекомендации. И если тренер нацелен пообщаться с вами в неофициальной обстановке, лучше поддержать его начинания.
Как успешно продавать аудио-и видеоматериалы тренера
Акцентируйте внимание на скидках, которые можно получить только на вашем мероприятии. Укажите обычную цену, перечеркните ее и напишите цену в день тренинга. Попросите тренера как можно больше рассказывать о продукции на стендах, но чтобы это не выглядело как навязчивая реклама.
Специальные предложения на тренинге. Если книги и диски дорогие, человек может оставить какой-то залог, а оставшуюся сумму доплатить на следующий день или оплатить по счету. Специальное предложение должно быть одно, максимум два, чтобы не рассеивать внимание. Если вы распечатаете прайс-лист со скидками и вложите в раздаточный материал, это тоже увеличит конверсию. Пишите не только название курса, но и продающий абзац. В ожидании начала тренинга участники могут открыть и полистать эти прайсы. Если у вас нет вообще никаких раздаточных материалов, кроме вашего прайса, тем лучше, значит, все свое внимание человек посвятит его изучению.
Еще один важный момент: человек, который будет стоять за ритейлом, должен хорошо разбираться в продукции, суметь рассказать какую-то историю, связанную с книгой, диском. Например: «Знаете, я прочел эту книгу, применил два правила, и наша годовая выручка выросла на 600 тысяч рублей». Вы улучшите результат, научитесь больше успевать, уменьшите затраты.
Говорите с клиентом языком результата, заставьте его все это выучить. Хороший продажник делает всю выручку.
Другой вариант организовать ритейл
Я рекомендую приглашать тематических партнеров. Классический пример – книжные магазины, которые продают книги по бизнес-тематике. Люди, пришедшие на тренинг, эмоционально заряжены. Тем более спикеры часто упоминают каких-то авторов, и если эти книги есть в наличии, их часто покупают. Можно попросить спикера акцентировать внимание на некоторых книгах. Договоритесь с партнерами, что вы получаете процент от всех продаж ритейла. У меня были партнеры, от которых я только на продаже книг получал $400. По сравнению с бюджетом всего мероприятия это не так уж много, особенно если это большой мастер-класс. Когда люди хотят автограф спикера, то они покупают книги, чтобы получить его.
Еще один очень важный момент: когда люди начинают хаотично все выгребать с прилавков, рекомендую записывать все, что они покупают. Иначе потом будет сложно понять, что вы продали и на какую сумму. По возможности, если у вас ожидается большой шквал продаж, поставьте на ритейл нескольких менеджеров.
Несколько полезных советов по завершению мероприятия
Поблагодарите всех собравшихся в начале мероприятия и по его окончании, пригласите посетить следующее. Представляя спикера, не забудьте обозначить себя в качестве главного организатора, чтобы люди знали, к кому обращаться с вопросами и предложениями. Во время перерыва и после выступления как можно больше общайтесь с гостями, берите отзывы, договаривайтесь о встречах.
Обязательно оговорите с журналистами, освещающими мероприятие, сроки получения материалов. Приглашайте как можно больше фотографов. Для крупных событий необходимо заказать роллап (мобильный роллерный стенд) с вашим логотипом и адресом сайта.
Полученные с мероприятия статьи, фото– и видеоотчеты станут вашей визитной карточкой и послужат в качестве портфолио для будущих мероприятий. Все эти материалы выкладывайте на своем сайте, в сообществах социальных сетей.
Видео можно «залить» на Youtube и торренты, но перед этим необходимо получить согласие выступающих. Фотографии располагайте в хронологическом порядке, на всех фото и видео должен быть указан адрес вашего сайта и размещен логотип. По максимуму рассказывайте о себе в Интернете, везде оставляйте список контактов, давайте ссылки на статьи о компании. После мероприятия сделайте рассылку по участникам.
Блок 5
Постпиар, или Как правильно завершить мероприятие
Оглядываясь на прожитую жизнь, этот человек испытывал спокойное удовлетворение столяра, отполировавшего великолепную доску: «Вот и все! Готово!»
Антуан де Сент-Экзюпери
Некоторые организаторы думают, что после того, как мероприятие состоялось, вся работа сделана. На самом деле это не так – после того как тренер уехал, еще многое предстоит сделать. Мы называем это «постивент». Понятие включает в себя: постпиар – набор тех вещей, которые нужны для продвижения тренера, – и организационную часть.
Как написать удачный пострелиз
По окончании тренинга нужно написать отчет. Кратко резюмировать, как прошло событие, описать атмосферу и участников, о чем говорил тренер. И, если есть возможность, добавить в релиз несколько отзывов от участников. Пишется такой отчет как стандартный пресс-релиз: яркое название, интересный абзац, фишка. В тексте обязательно укажите, что событие организовано вашей компанией.
Зачем нужен отчет? Во-первых, чтобы как можно больше людей узнали о событии. Во-вторых, если в тексте будет ссылка на сайт вашей компании, люди будут переходить по ней с партнерских ресурсов – так вы получаете новых клиентов.
Разместите релиз в своем личном блоге и в блоге компании, если таковой имеется. Причем в том и другом блогах тексты релиза могут различаться. В своем блоге вы можете озвучить ваше личное мнение о спикере и событии.
Далее размещаете отчет на своем сайте и рассылаете партнерам, чтобы они разместили его на своих ресурсах. Что получают партнеры? Пиар совместно с вашим брендом и брендом спикера. Это особенно актуально для небольших городов, где почти ничего не происходит и любое событие может стать хорошим информационным поводом.
Как правильно работать с фотоотчетом
Еще один важный момент – фотографии. Делайте как можно больше снимков на мероприятии. Люди любят смотреть картинки больше, чем читать. Поэтому ваши потенциальные клиенты будут заходить на сайт, скорее чтобы посмотреть фотографии, нежели прочитать отчет. Именно поэтому лучше нанять профессионального фотографа, который сделает качественные снимки, увидев которые человек захочет побывать на вашем мероприятии.
Допустим, вы сделали 300 фотографий – это много, выберите из них 50–60 фото с события, подкорректируйте: осветлите, добавьте оттенки, контраст и прочее. Далее логотипируйте фото. Укажите на нем адрес сайта, а если у тренера есть логотип, разместите и его.
Зачем это делать? Фотографии живут долгой жизнью. И чем больше фото гуляет по Интернету, тем больше людей зайдет на ваш сайт.
Сделайте на сайте раздел «Отчеты» и выкладывайте туда фотографии с прошедших мероприятий, помещайте фото в свой блог и блог компании. В собственный блог выкладывайте те фотографии, которые нравятся лично вам.
Вам нужно влюбить людей в себя как личность, поэтому не размещайте фотографии плохого качества: тренер стоит странно, косо, участники получились не очень хорошо…
Размещение фотографий в социальных сетях – это важный момент. Обязательно заведите там профиль вашей компании, по возможности добавляйте максимум клиентов в друзья. Соответственно потом, когда выкладываете фото в аккаунт, отмечайте человека.
Чего вы этим добиваетесь? Во-первых, клиент сразу видит альбом, смотрит фотографии, пишет комментарий, добавляет в профиль какую-то динамику. Во-вторых, все его друзья видят, что он был отмечен на фото, а есть люди, у которых по 1000 друзей. Будут такие, кто станет отмечать других участников на фото, или такие, кто поместит эти фотографии на аватары в социальных сетях. И если на этих фото есть логотип, то таким образом вы будете вовлекать в игру все больше людей.
Что нужно включить в видеоотчет
Если есть возможность, то лучше записать все мероприятие. Затем можно у тренера и участников попросить оставить отзывы, которые тоже записать на видео. Потом вырезаете эти отзывы, логотипируете и размещаете у себя на сайте, в блогах, социальных сетях, так же как релиз и фотоотчет. Чем больше у вас в друзьях участников тренинга, тем лучше. Отмечайте всех, они добавят ролик к себе на страницу, прокомментируют. Заведите каналы на видеохостингах: youtube.com, rutube.ru, smotri.com. Нужно отслеживать количество просмотров на каждом канале, чтобы понять, с каким хостингом лучше работать. Рекомендую сделать узнаваемую заставку перед видео.
Задача – максимально распространить ваш контент в Сети. Есть тренеры, которые взлетели благодаря торрентам, база их подписчиков возросла многократно, хотя поначалу размещение на торрентах казалось им не очень хорошей идеей. Не жалейте информации.
Еще несколько идей для успешного завершения мероприятия
Отправьте все информацию тренеру. Фото– и видеоотчет, пострелиз он сможет опубликовать у себя в социальных сетях, в своем блоге либо просто дать ссылку на ваши отчеты. У тренера своя база, пусть его подписчики тоже о вас узнают. Особенно если люди еще не были на вашем мероприятии, сомневались, идти или нет, то есть у вас нет их контактов.
Еще один важный момент – это письма. Разошлите всем участникам благодарности, ссылки на видео, фото. Тренеру и партнерам отправьте письма с предложениями о дальнейшем сотрудничестве.
Рекламируйте себя как организатора, компанию. Давайте прямые ссылки на сайт, подписывайте каждую фотографию, ставьте теги, указывайте имя и фамилию тренера, школу, тематику.
Пара важных технических моментов: аналитический и финансовый отчеты
По окончании мероприятия составьте финансовый отчет. Если оплата идет по безналичному расчету, не важно, ИП или ООО, вам нужны договор об участии, счет и акт выполненных работ. Все документы в двух экземплярах, с «мокрыми» печатями. Как только человек получил документы, ваша задача – получить их копию с печатью и подписью второй стороны. Заставляйте менеджеров «дожимать» клиентов, чтобы они предоставляли вам все необходимые документы. Данными вопросами занимается бухгалтерия. Вежливо попросите номер телефона бухгалтера и общайтесь далее с ним. Если у вас есть курьер, отправьте курьера.
Как увеличить процент возврата документов? Лучше это прописать в регламенте: все документы должны быть готовы через неделю с момента окончания мероприятия. Это нормальный срок, лучше даже три дня. Во-первых, у вас будет чиста совесть перед налоговой, во-вторых, вы выглядите надежным контрагентом для тех, кто все оплатил. Далее менеджер или вы, если сами являетесь менеджером проекта, подготавливаете финансовый отчет. Указываете всех участников, кто сколько заплатил, у кого какие скидки и почему, кто оплачивал по безналичному расчету, кто через электронные кошельки, кто наличными. Точно так же менеджер отчитывается по всем расходам. Требуйте фискальный чек, без чека не принимайте отчет. В финансовых вопросах должна быть строгая дисциплина.
Еще один момент, который нужно учесть, – это анализ мероприятия, определяющий, насколько вы довольны результатом. Если раздавали анкеты участникам, то выводите индекс удовлетворенности клиентов: насколько им понравился тренер, само мероприятие, организация. Высчитайте среднюю цифру – этими данными можно поделиться с тренером.
Далее изучите финансовый отчет: рентабельность, прибыль мероприятия, сколько потрачено на рекламу, анализ работы партнеров. Отслеживайте эффективность ресурсов, так называемую стоимость одного клиента, так вы будете понимать, какие источники приносят вам клиентов, а какие нет. Потом вам будет проще провести годовой анализ. Обращайте внимание на статьи расходов (в первую очередь) и доходов.
Попросите менеджера написать общее эмоциональное впечатление о мероприятии: что было сделано хорошо, где в следующий раз можно сделать лучше, что было провалено, почему и как сделать так, чтобы больше такого не повторялось. Потом это нужно обсудить со всей командой, поделиться опытом. Еще лучше, если вы можете привлечь лояльного участника, чтобы он высказал мнение со стороны. Этот аналитический отчет приложите к мероприятию. Когда организационные моменты закрыты, постпиар уже сделан, есть финансовый и аналитический отчеты, постпиар везде заброшен, задачу можно считать выполненной.
Заключение
Ну что ж, друзья. Вот вкратце то, что сегодня необходимо знать хорошему организатору тренингов и семинаров. Думаем, вы уже смогли убедиться, что заработать деньги не так уж сложно, нужны вера в себя, внимательность к деталям, ответственность, заинтересованность и, конечно же, постоянное развитие. А какая работа сегодня всего этого не требует? Надеемся, эта книга поможет вам избежать тех ошибок, с которыми пришлось столкнуться нам, и в скором времени мы получим достойных конкурентов. Кто знает, быть может, и мы найдем, чему у вас поучиться, а следующую книгу мы уже напишем в соавторстве.
Но не забывайте, что время идет, ежедневно появляются новые решения и способы развития тренингового бизнеса. С учетом изменений составлен наш тренинг «Тренер на миллион» – семидневная уникальная онлайн-конференция, где перед вами выступят самые успешные тренеры, их организаторы и продюсеры. Секретами карьеры с вами поделится 21 спикер. Подробнее о тренинге можно узнать здесь: http://trenernamillion. ru/. Еще ближе с нашей работой можно познакомиться здесь: http://makeevent.ru/. Ждем самых вдохновленных и целеустремленных. До встречи!
Отзывы
Отзывы учеников
Наталья Ковалевская, эксперт по режиссуре жизни, специалист по обналичиванию связей
Парабеллум часто бесит нереально!
Также я понимаю, что отчасти это один из эффектов, которых он добивается. И ему по барабану!
Его мероприятия – это минимум удобства для людей: неудобно сидеть, неудобно работать, все некрасиво. На его мероприятиях сложно получить комфортное удовольствие.
Его мероприятия – это сбор практически всей известной интернет-тусовки, начиная от действительно продвинутых до всякой шушеры.
Поделиться книгой: