Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

Александра Сэмюэль, доктор наук, директор интерактивного медиацентра Social + в Университете Эмили Карр

[e-mail]

Twitter: @awsamuel

Присоединяйтесь к борьбе с перегруженностью электронной почты.

Сфокусируйтесь на своих приоритетах. Не получив от вас ответа, я не обижусь.

Простите, если не отвечу: я тоже пытаюсь сосредоточиться.

Если необходимо, свяжитесь со мной в Twitter или посредством SMS.

3. Установите лимит сообщений. Ограничьте количество исходящих писем в ежедневно создаваемой цепочке. Как правило, один вопрос, отправленный по электронной почте, генерирует 4–10 ответов, так что вы создаете себе дополнительную работу, отсылая каждое сообщение. Отправляйте меньше, и будете получать меньше. Определите некое количество входящих сообщений, подлежащих рассмотрению, и пусть оно станет вашей дневной нормой. Используйте фильтры в настройках электронной почты для сортировки входящих писем и сохраняйте наиболее важные из них. Остальные пусть автоматически отправляются в альтернативные папки. Меняйте правила работы с почтовым ящиком до тех пор, пока количество ежедневных входящих писем не сократится до установленного вами лимита. Например, я автоматизировала отправку входящих электронных писем в различные папки: внутренняя почта, пересылаемые сообщения, уведомления социальных сетей и многое другое. Мои коллеги знают, что любое письмо с пометкой «Срочно!» по-прежнему попадает непосредственно в папку «Входящие». Вы можете настроить электронную почту так, что сообщения от вашего начальника будут помечаться как особо важные или выделяться каким-нибудь цветом. Добейтесь сокращения потока входящих сообщений до приемлемого уровня и убедитесь, что электронные письма от текущих или потенциальных клиентов не потонут в море спама.

4. Отвечайте на письма по телефону. Вы можете избавиться от необходимости писать сообщения, заменив их быстрым звонком. Пятиминутный разговор о важном проекте гораздо эффективнее, чем длительное эпистолярное обсуждение.

5. Благодарите людей лично или по телефону, даже если придется оставить голосовое сообщение. (Однако благодарность за выполненную работу следует отправлять по электронной почте, чтобы получатель мог использовать письмо в качестве рекомендации.) Самое главное – не отвечать письмом на разозлившее или обидевшее вас сообщение. Поговорите с его отправителем по телефону или лично при встрече, поскольку обмен электронными письмами способствует раздуванию обиды.

6. Не копируйте письма. Не отправляйте и не читайте сообщения из пересылки, а также не отвечайте на них. Анил Даш, специалист в области ведения блогов, считает, что, если кто-то отвечает на электронное письмо скопированным сообщением, он как будто говорит: «Это достаточно важно для меня, чтобы прерваться и ответить, но не настолько, чтобы непосредственно обратиться к вам». Если отправляемое сообщение требует внимания получателя, включите его имя в поле «Кому». Объясните коллегам, что если они хотят получить от вас ответ, то должны адресовать письмо непосредственно вам.

7. Не отправляйте сообщений по телефону! Если у вас есть несколько минут между встречами или в ожидании самолета, не стоит использовать это время, чтобы ответить на электронные письма, набирая их на крошечной клавиатуре мобильного телефона. Вы можете допустить опечатку или отправить опрометчивый ответ. Дождитесь возвращения за рабочий стол, к ноутбуку или планшету, где можно составить лучший ответ за меньшее время.

8. Отдохните от электронной почты. Попробуйте взять «отпуск» и не пользуйтесь ею две недели, шесть месяцев или дольше. Но прежде чем взять паузу, настройте автоответчик, чтобы по возвращении вас не ждала переполненная папка входящих писем. Оставьте на нем сообщение:

Спасибо за письмо. Я решил отдохнуть от электронной почты до Нового года. Присланное вами письмо было доставлено, так что оно не потеряется, но было бы здорово, если бы вы снова написали мне 4 января или позже. Если вам необходимо срочно связаться со мной, я буду доступен в Twitter или по мобильному телефону.

9. Настройте электронную почту таким образом, чтобы все входящие письма попадали в папку под названием «Отпуск». Вернувшись, просмотрите все по-настоящему важные сообщения, которые вы, возможно, пропустили, и игнорируйте остальные. Если кто-то действительно хочет связаться с вами, он напишет еще раз.

10. Ответьте на все вопросы по электронной почте. Если невозможность ответить на электронные письма заставляет вас нервничать, значит, пришло время заняться почтой. В течение двух недель посвящайте каждое утро ее обработке. (Если трех часов недостаточно, выделите на это больше времени.) Отметьте, повышает ли вашу эффективность склонность отвечать максимально полно. Это поможет вам принять некоторые сознательные решения о том, как лучше распределять свое время и сортировать электронную почту.

11. Откажитесь от электронной почты. Чтобы полностью разгрузить папку с входящими письмами, просто не пользуйтесь почтой. Да, вы действительно можете это сделать, особенно если комфортно себя чувствуете в социальных сетях. Создайте блог, размещайте там отчеты о последних событиях в компании, вместо того чтобы рассылать эту же информацию по электронной почте большому количеству получателей. Общайтесь с проектными командами с помощью Basecamp или другого средства управления проектами. Распространяйте проекты через Google Docs, используйте Skype для быстрой беседы, заменяющей обмен четырнадцатью сообщениями. Для отправки конфиденциальных посланий применяйте Twitter или SMS. Удалите адрес своей электронной почты с визитки и сайта, а также рекомендуйте всем, кому необходимо связаться с вами, звонить по телефону.

Часть VIII

Придерживайтесь новой методики

Глава 26

Поддерживайте производительность системы

Александра Сэмюэль

Производительность системы подобна религиозному мировоззрению: она работает до тех пор, пока вы в нее верите. Малейший намек на скептицизм относительно необходимой дисциплины, обещанных наград или потенциального превосходства других идеологий, и тут же возникает угроза возникновения неполадок.

Если вы держите свою систему в стадии разработки, то сможете контролировать угрозу. Вот несколько советов для поддержания производительности.

• Сосредоточьтесь на конечном результате. Многие методики производительности настолько сфокусированы на отдельных процедурах, что ревностное поддержание порядка в папках, сортировка контактов или приобретение ячеек для хранения заставляет забыть о преимуществах их применения, которые мотивировали вас изначально. Помните, что система подобна фальшивому богу: не придерживайтесь ее только потому, что купили книгу или программное обеспечение. Если эффективно работать и укладываться в сроки, у вас не будет необходимости постоянно составлять подробные списки задач.

• Создавайте мини-задачи. Принимая новую религию производительности, относитесь ко всем ее второстепенным ритуалам так же серьезно, как и к основным. Иногда малые обязательства приводят к большим результатам. Например, сегодня, спустя два года после того, как я поставила себе цель свести количество входящих писем к нулю, я уже не очищаю папку «Входящие» каждый день. Но управлять электронной почтой мне по-прежнему просто благодаря различным фильтрам, первоначально созданным мной для уменьшения количества писем.

• Найдите единомышленников. Одним из самых больших камней преткновения для меня при прочтении книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» было осуждение автором подвесных папок. В моей картотеке только они и использовались. К счастью, я догадалась ввести в Google запрос «GTD подвесные файлы» и обнаружила сообщество энтузиастов, обсуждающих достоинства различных видов папок – и даже бренды – с серьезностью талмудистов. Читая о том, как другие люди реализуют и корректируют систему, я избавилась от рабской приверженности детальному следованию советам. Вы тоже можете сами создавать приверженцев своих идей. Марни Уэбб, исполнительный директор ресурса некоммерческих технологий CompuMentor/TechSoup, держит на полке множество экземпляров книги «Как привести дела в порядок». «Когда один из членов моей команды начинает сетовать, что не может управлять списками, что их слишком много, я достаю книгу с полки и говорю ему, чтобы он снова пришел ко мне с жалобами после того, как в течение трех месяцев будет выполнять установки из этой книги», – рассказывает Уэбб.

• Составьте список (график) планового обслуживания. Несколько лет назад я рассортировала все вещи в домашнем кабинете по красиво подписанным коробкам. Шесть месяцев спустя один мой друг заметил, что какую бы коробку он ни открыл – с надписью «Заплатить по счетам» или «Ручки и маркеры», – он гарантированно находил стопку стикеров, адаптер для iPad, несколько батареек и 37 центов. Теперь я знаю, что создать порядок не значит быть организованным. Раз в четыре-шесть месяцев я должна посвятить пару дней его восстановлению и обновлению системы. (Это один из моих любимых способов эффективно использовать несколько дней после изматывающей поездки или завершения крупного проекта, когда я слишком истощена, чтобы заняться чем-то более серьезным.)

• Предвидьте устаревание. Даже самые лучшие продуктивные системы не всегда выдерживают ход времени и появление новых технологий. Так что применяйте программные средства с возможностью экспорта данных в формате csv, iCal (персональный программный календарь) и других стандартных форматах, и вы не попадете в ловушку, какую бы платформу ни использовали.

• Станьте поклонником эклектики. Трой Ангриньйон, вице-президент по продажам и маркетингу компании Cloudscaling, просто одержим отслеживанием своих целей и задач с помощью таблиц с двумя столбцами, структура которых берет понемногу практически у каждого гуру производительности: Брайана Трейси, Дэвида Аллена, Роберта Фрица. В то время как в глазах приверженцев любой системы сочетание подходов может выглядеть как отступничество, этот метод позволил Ангриньйону создать собственный алгоритм, служивший ему верой и правдой на протяжении пятнадцати лет, даже когда он вносил коррективы в образцы новых инструментов. Вы тоже можете обнаружить, что ваши настройки производительности системы, будь то новый распорядок дня или сортировка бумаг, – это часть творческого процесса, способ подготовить себя к новому году или проекту.

Часть IX

Совершенствуйтесь

Глава 27

Книги по эффективности для дальнейшего изучения

Илан Мочари[36]

Данное руководство содержит ряд методов и приемов для повышения эффективности. Ниже мы приводим краткое изложение теорий трех экспертов: Стивена Кови, Джулии Моргенстерн и Дэвида Аллена.

«Семь навыков высокоэффективных людей»[37] Стивена Кови

Книга представляет собой практическое руководство по следующим вопросам: как изменить свою жизнь; научиться правильно проживать день, управляя своим временем и энергией; сосредотачиваться на поддающихся контролю вещах; придерживаться полученных результатов (как рабочих проектов, так и жизни в целом); улучшать личные и профессиональные связи; совершенствоваться и различать задачи по степени срочности и важности.

Дополнительные источники: franklincovey.com, stephencovey.com, the3rdatternative com.

Самоорганизация по принципу «Изнутри наружу» Джулии Моргенстерн[38]

Эта книга поможет вам эффективно организовать собственное пространство в зависимости от типа личности, потребностей и целей, определить основную причину окружающего вас хаоса (ваша схема работы слишком сложна или по натуре вы Плюшкин?). Расставьте все по местам, применяя подход для детского сада: разделите окружающее пространство на отдельные зоны, в которых разместите все, что нужно для выполнения каждого вида работы. Например, создайте зону для оплаты счетов со всем необходимым, даже если находящиеся в ней предметы будут дублироваться в нескольких зонах (почтовые марки).

Дополнительные источники: juliemorgenstem.com, oprah.com/home/More-with-Organizing-Expert-Julie-Morgenstern, amazon.com/Julie-Morgenstern/e/BooilGQY78

«Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена

Эта книга поможет вам осознать и оценить все свои задачи, а также преуспеть в их выполнении. Не полагайтесь на то, что ваш мозг запомнит все необходимое, – лучше ведите ежедневник и списки проектов, последующих действий, возможных дел. Пересмотрите каждую задачу и решите, как с ней быть: выполнять, делегировать или отложить. Чтобы определить, чем вы хотите заняться, задействуйте четыре критерия: контекст, запас времени, запас энергии и приоритетность. Раз в неделю собирайте все свои списки и ежедневник, чтобы еще раз проанализировать схему работы, обновить списки дел и проконтролировать выполнение поставленных задач и графика работы.

Дополнительные источники: davidco.com, gtdtimes.com, youtube.com/watch?v-Q07vUdKTlhk

Глава 28

Приложения и инструменты для повышения эффективности

В этой главе приведены приложения и сайты, которые помогут вам наверстать время и восстановить энергию. Ими список ни в коем случае не исчерпывается. Мы отобрали несколько самых продуктивных членов сообщества ofourhbr.org: Джошуа Ганс, профессор кафедры инноваций и предпринимательства в Школе менеджмента имени Ротмана при Университете Торонто; Хайди Халворсон, доктор наук, автор книги Nine Things Successful People Do Differently («Девять принципов, отличающих успешных людей от всех прочих»); Уитни Джонсон, автор книги «Разреши себе мечтать»[39]; Дэйв Керпен, автор книги «Маркетинг эпохи “Like”»[40]; а также Эндрю Макафи, автор системы веб-технологий «Предприятие 2.0». Поскольку технологии постоянно развиваются, изучим этот вдохновляющий список. Например, если приложение Longer Days больше недоступно, попробуйте ввести в поисковую строку запрос «виртуальный помощник», чтобы увидеть перечень новых активных предложений.

Управляйте расписанием

Дэйв Керпен рекомендует

• Longer Days, Brickwork и Uassist.ME – это лишь три из десятков компаний, предлагающих услуги виртуальных помощников. Они предоставляют онлайн-доступ к услугам людей, помогающих в выполнении административных задач, таких как планирование встреч и звонков, сбор информации об образовании и квалификации людей для использования в социальных сетях, маркетинговые исследования (сведения о компании или данные о доходах), и других профессиональных функций, таких как копирайтинг и управление RSVP-мероприятиями[41], и даже личных задач, например планирование посещения врача. Виртуальные помощники дают нам дополнительные руки, но не требуют увеличения количества персонала.

• Tungle.Me и Doodle помогут покончить с долгими, надоедливыми цепочками электронных писем, которые часто возникают, когда вы пытаетесь назначить встречу с несколькими людьми внутри и вне организации. Tungle.Me дает возможность людям увидеть ваш календарь и легко планировать встречи и звонки; он синхронизируется с большинством веб и мобильных календарных приложений. Doodle позволяет участникам быстро найти друг друга и с помощью опроса назначить удобное для обеих сторон время и дату события.

Разбейте свой список

Уитни Джонсон рекомендует

• Workflowy представляет собой интернет-приложение, позволяющее лучше организовать себя; оно имитирует образ вашего мышления. Приложение помогает составить список высокоуровневых идей и задач, а затем разбить их на более мелкие части. Например, я начала с самых важных категорий: «Личное» и «Работа». В разделе «Работа» я создала подсписки: «Консультанты Rose Park», «Презентация книги» и «Блог HBR». Разделять списки можно до бесконечности.

Дэйв Керпен рекомендует

• Remember The Milk представляет собой онлайновый менеджер задач, позволяющий легко отслеживать список дел со смартфона. Вы можете добавлять в этот список элементы; устанавливать теги местонахождения, которые напоминают о необходимости сделать что-либо, когда вы находитесь недалеко от нужного объекта; организовать задачи по степени приоритетности; планировать работу путем интеграции с популярными календарными сервисами (в том числе Outlook, Google Calendar), а также синхронизировать все так, чтобы видеть обновленный список приоритетов, будь вы за рабочим столом или в дороге.

• Evernote хранит заметки, файлы и изображения и предоставляет к ним доступ с планшета, мобильного телефона или компьютера посредством надежной функции поиска. Вы сможете сохранять любимые веб-страницы с заметками о них, фотографировать потенциальное место для будущей презентации в честь выпуска нового продукта, записывать свои мысли и идеи о нем и добавлять к ним что-либо в моменты, когда приходит вдохновение, или сохранять отсканированные маршруты и проездные документы в одном месте. Evernote также позволяет легко обмениваться заметками и документами с друзьями, одноклассниками и коллегами.

Управляйте напоминаниями

Джошуа Ганс рекомендует

• Due – приложение для iPhone, призванное неоднократно напоминать о необходимости сделать что-то в определенное время до тех пор, пока вы не отреагируете. Вот как оно работает. Предположим, вы должны написать кому-то письмо, но не можете сделать это прямо сейчас. Поэтому настраиваете приложение таким образом, чтобы оно напомнило вам о необходимости написать письмо в определенное время, например полчаса спустя или в четыре часа дня. Я вынужден был делать заметки или записи на руке. С Due можно сделать то же самое, но с большей точностью. Приложение будет продолжать издавать звуковой сигнал до тех пор, пока я не приму напоминание или не изменю его время.

Дэйв Керпен рекомендует

• Nudge-mail помогает в нужный момент вспомнить, что вы собирались сделать. Если супруга просит вас купить молоко по пути домой или клиент хочет ознакомиться с проектом предложения, Nudge-mail в нужное время напомнит вам о необходимости это сделать. Просто отправьте письмо по адресам, таким как, к примеру, [e-mail] или [e-mail], и освободите голову, чтобы сосредоточиться на следующей важной задаче.

Управляйте файлами

Эндрю Макафи рекомендует

• При использовании нескольких компьютеров, работе над несколькими или одним проектом вместе с коллегами попробуйте Dropbox. Это облачная утилита для хранения данных, устраняющая трудности при работе с файлами. Она помещает файлы в одну папку, чтобы все ваши устройства могли получить к ней доступ, и синхронизирует их в фоновом режиме. Она также позволяет обмениваться различными папками с сотрудниками. Сколько раз вы пытались отправить файл по электронной почте, но не могли, поскольку для сервера он был слишком велик? Просто создайте папку в Dropbox, пригласите пользователя подключиться к ней – и ваши проблемы окажутся в прошлом.

Дэйв Керпен рекомендует

• JotNot – приложение для iPhone, позволяющее cфотографировать любое изображение или документ и мгновенно преобразовать его в формат PDF. Вы можете за считаные секунды, прямо на ходу, подписать и отправить назад по факсу контракт.

Управляйте социальными сетями

Хайди Хэлворсон рекомендует

• Не знаю, что бы я делала без HootSuite. Эта приборная панель для социальных сетей позволяет отслеживать и размещать информацию во всех сетях одновременно. Если вы ведете блог или используете социальные сети в своей работе, вам обеспечена огромная экономия времени. Когда я написала что-то новое в своей сети или прочла что-то, чем захотела поделиться, я могу сообщить об этом всем, не заходя в аккаунт каждой сети отдельно. Я использую HootSuite для управления учетными записями в Facebook, Twitter, LinkedIn и Google, также можете обратиться к нему при работе с Tumbir, WordPress и FourSquare.

Дэйв Керпен рекомендует

• Buffer позволяет создавать сообщения в Twitter и Facebook и автоматически размещать их. За пять минут вы можете найти интересные статьи, которыми стоит поделиться с коллегами и потенциальными клиентами, и оставаться в сети, не собираясь, фактически, снова заходить в свой аккаунт.

• Rapportive – браузерная надстройка для Gmail, преобразовывающая скучную боковую панель Gmail в «сберегатель времени». Вместо рекламных объявлений вы увидите информацию из социальных сетей об отправителе электронной почты: его фотографию, ссылки на его профиль, последние записи в Twitter и т. п. Это бесплатное дополнение доступно для браузеров Firefox, Chrome, Safari и легко интегрируется с Gmail. Инструмент устраняет необходимость отдельно искать дополнительную информацию о новых партнерах или клиентах.

• Dragon Dictation – приложение, распознающее голос; позволяет легко надиктовать текст или адрес электронной почты. Просто говорите – и сразу же увидите транскрипцию. Это быстрее и безопаснее, чем печатать, а на ходу вы можете диктовать все – от твитов до больших сообщений для электронной почты.

• NutshellMail устраняет необходимость многократно посещать свои учетные записи в социальных сетях. Это приложение посылает вам ежедневное резюме, включающее в себя только важную информацию, такую как «лайки», комментарии и сообщения в Facebook, а также напоминания, новые подписчики и посты в Twitter.