Документная лингвистика

Если союз как используется в обороте-характеристике с одной стороны:

Прошу рассматривать мой поступок как частный, не проявляющий моего отношения к ситуации в целом.

Если оборот с как входит в сказуемое:

Присутствующие относились к принятому решению как к компромиссу.

Если перед оборотом с как находится отрицание или слова совершенно, почти, именно, просто и другие:

Принятие такого решения рассматривается просто как проявление недостаточной квалификации.

Если оборот с как – устойчивое словосочетание:

Строительные материалы нужны нам как воздух.

Приведенные условия и примеры не охватывают всех ситуаций, связанных с ошибками в использовании запятых, однако 80–90 % возможных проблем и неверных решений здесь отражены.

Точка с запятой. Знак препинания, частота использования которого в документных текстах выше, чем в недокументных. Ошибки связаны с игнорированием ситуаций, определенно требующих постановки знака.

1. Потеря или замена точки с запятой иным знаком в сложносочиненных и бессоюзных предложениях, если простые предложения имеют высокий уровень смысловой самостоятельности:

Свидетели преступления оперативно опрошены; место совершения преступления тщательно осмотрено; фотоснимки, сделанные в инфракрасных лучах, приобщены к материалам дела.

2. Отсутствие точки с запятой в позиции между простыми, предложениями, имеющими внутренние знаки препинания (чаще запятую) и входящими в сложносочиненное или бессоюзное предложение:

Оснований для жалобы, высылаемой в Ваш адрес, имеется предостаточно; гражданин Алешин, ведя паразитический образ жизни, и другим нормально жить не дает.

3. Типичное для некоторых видов документных текстов построение сложных предложений, включающих простые предложения назывного типа:

На складе № 6 в/ч 1298 хранятся следующие материальные ценности:

– сапоги кирзовые, б/у, размеры 38–46 – 60 пар;

– портянки байковые, новые, размер стандартный – 200 штук;

...

Использование точки с запятой в синтаксических ситуациях, которые требуют постановки именно этого знака, свидетельствует о высоком уровне пунктуационной и общей грамотности.

Двоеточие. Знак с заметно различающимися основаниями его использования в документных текстах. Относительно простые условия его постановки – при оформлении предложений, включающих прямую речь и в предложениях с обобщающими словами, стоящими перед однородными членами предложений:

Прошу занести в протокол дословно высказывание свидетеля: «Выстрел прозвучал в одиннадцать часов пятнадцать минут».

Прошу приобрести за счет кафедральных средств следующее канцелярские товары: доску пробковую, кнопки канцелярские, маркеры цветные.

Чаще возникают пунктуационные проблемы в сложных предложениях с поясняющими или дополняющими простыми предложениями:

Формирование пакета учредительных документов требует длительных периодов времени: велико количество необходимых документов, продолжительно время их подготовки и оформления.

Завершая обзор программных продуктов, отмечу: практически все они требуют доработки с учетом замечаний использующих их практиков.

Тире. Знак, использование которого связано как с формальными грамматическими основаниями, так и со смысловыми отношениями между синтаксическими компонентами простых и сложных предложений.

1. Тире между подлежащим и сказуемым, если отсутствует глагол-связка:

Ответственность – категория и юридическая, и нравственная.

2. Тире после однородных членов предложения перед обобщающим словом:

Информационное обеспечение управления, организационное проектирование, технические средства управления и архивоведение – специальные дисциплины учебного курса.

3. Два знака тире используются для выделения группы однородных членов в середине предложения. В подобных грамматических ситуациях ошибки довольно часты:

Закупленное периферийное оборудование – принтеры, сканеры, модемы – используется редко и неэффективно.

4. Тире используется для обозначения на письме пространственного, временного, оценочного интервала или колебания числовой характеристики:

Работы по озеленению будут выполнены в марте – апреле текущего года.

На монтажной площадке разрешается одновременное присутствие не более 3–4 сотрудников.

Регистрация билетов на рейс 1614 Москва – Волгоград.

Температура плавления экспериментальных сплавов – 680–690 градусов Цельсия.

5. Тире между частями предложения, если между этими частями присутствуют отношения обусловленности или вторая часть выражает неожиданное, резкое противопоставление по отношению к содержанию первой части:

Представленные в Управление документы не отвечают требованиям – встает вопрос о компетентности тех, кто их готовил.

6. Используется тире в сложных предложениях, когда между частями этих предложений реализуются отношения «если – то» или просматривается сравнение:

Исследовать все факты – исключить неприятные ситуации неопределенности на последующих этапах прохождения следствия.

7. Перед репликами диалога или в составе знаков препинания, оформляющих прямую речь, тире используются на стабильной основе:

– У вас есть возражения против кандидатуры господина Макарова?

– Нет, принципиальных возражений нет.

«Отсутствие порога явки, – высказал свое мнение председатель комиссии, – во многом осложнит избирательный процесс».

Приведенные примеры дают возможность отметить различия в сути оснований для постановки тире и оценить уровни сложности принятия пунктуационных решений; некоторые основания использования тире очевидны, просты, быстро и прочно усваиваются, некоторые основания имеют сложный и неочевидный характер, требуют анализа смысловых особенностей синтаксических конструкций.

Скобки. Сильные выделяющие и изолирующие знаки препинания, активно используемые в документных текстах. Использование скобок определяется следующими грамматико-логическими ситуациями:

1. Выделением дополнительных замечаний, ремарок, вставных предложений:

Разрешить проведение операций по усмотрению сторон (если иное не предусмотрено законодательством) с соответствующим оформлением документов.

Дополнительные поставки флюсов и припоя (с учетом изменения номенклатуры, выпускаемой нашим предприятием) потребуют пролонгации действующего контракта.

2. Рубрикацией текста, оформлением последовательности пунктов:

ПОВЕСТКА ДНЯ

1) Отчет председателя правления банка.

2) Назначение региональных представителей банка; обсуждение основных направлений их деятельности.

В некоторых случаях вместо скобок могут использоваться другие знаки препинания, однако такая вариантность является ограниченной и закрепляется продолжительной практической работой, связанной с составлением документных текстов.

Кавычки. Стилевые особенности, характер документных текстов не предполагают широкого использования кавычек. Наиболее вероятные условия их применения – цитирования в составе текста. В этих случаях нет принципиальных отличий от использований знаков в недокументных текстах: реализуется универсальный принцип постановки системы знаков, оформляющих прямую речь и цитирования.

Второй областью применения кавычек, и соответственно, областью принятия ошибочных решений является пунктуация при наименованиях фирм, организаций, издательств, марок машин и устройств, других номенклатурных знаков. В этой области пунктуации стабильность и устойчивость отсутствуют, что заставляет ориентироваться либо на лексикографические регуляторы, либо идти вслед за примером, использовать принцип аналогии: ООО «Вымпел», аэропорт «Гумрак», автомобиль «Калина».

Вариантность знаков препинания. Можно отметить, что, к сожалению, в области пунктуационных решений русский язык имеет систему вариантных форм. Однако усвоению вариантности должно, на наш взгляд, предшествовать усвоение стабильных, классических оснований постановки знаков, регулируемых правилами. Обращение к полным и всесторонним справочникам русского языка[17] дает представление о диапазонах применения вариантных и альтернативных знаков пунктуации в русских письменных текстах.

5. Композиционные недостатки документных текстов

Регулирование документных текстов ориентировано как на состав используемых в нем документных единиц, так и на способы их организации в составе документного текста. Известно, что ДТ испытывают на себе одновременное воздействие общеязыковых и унифицирующих механизмов. Из этого следует, что композиция, как текстовый параметр, также подвергается унифицирующему воздействию. Основной композиционной ошибкой ДТ является отступление от правил композиционной организации текста, входящего в документ определенной функционально-видовой группы. Нарушение композиции чаще всего связано с неправильным расположением основных функционально-смысловых частей текста – документных микротекстов, о которых говорилось в параграфе 8 раздела V.

Структура микротекстов, представленных абзацами или их группами, установлена либо практикой, либо правилами различной степени жесткости. Нарушение композиционных правил влечет за собой разрушение логико-смысловой структуры текста, что неблагоприятно сказывается на ясности текста и его коммуникативной эффективности.

Серьезным следствием композиционных ошибок является нарушение целостности и связности текста. Развертывание темы, отражаемой ДТ, должно происходить по определенным правилам, характерным для каждого вида документов. В некоторых случаях композиционные решения настолько важны, что задаются схемой-формуляром, в иных случаях регулирование носит менее жесткий характер, но даже для самых свободных в композиционном отношении текстов – текстов деловых писем – сформировались композиционные схемы, что дает возможность предлагать типовые тексты, демонстрирующие не только выбор лингвистических средств, но и способы их организации в текстах.

Композиционные ошибки нарушают логико-смысловые отношения: теряется связь, которая предсказуема не только по содержанию повествования, но и по формальным правилам, принятым для ДТ каждого вида.

Если понимать под композицией определенный порядок следования микротекстов, входящих в ДТ, то, в отличие от недокументных текстов, такой порядок, во-первых, должен быть закреплен, во-вторых, недопустимо нарушение этого порядка произвольным исключением тех или иных композиционных фрагментов документного текста. Самая яркая демонстрация реализации таких требований может наблюдаться в текстах анкет. Даже те составляющие, которые представляются анкетируемому лишними, ненужными, не относящимися к нему, находят текстовое воплощение в виде ответа «нет» или иного в соответствии с характером документа.

Часто понятие «оформление документа» по существу связано с приданием ДТ такой композиционной структуры, которая закрепилась за ним. При этом учитывается не только наличие всех микротекстов, которые должны входить в текст, не только порядок их следования, но и соразмерность микротекстов, входящих в ДТ. В том случае, если вид и композиционные параметры текста не заданы строгими образцами-регуляторами, реализуется общий принцип лаконичности текста, который часто нарушается. Адресанты предполагают, что включение дополнительных разделов, описывающих личные обстоятельства, биографические сведения, сделают документ более эффективным.

Отражением правильной композиции ДТ является характер и технические способы рубрикации. Точно и кратко определена рубрикация Л.B. Рахманиным: «Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста». Проверка соблюдения принципа однородности рубрикации (композиционные фрагменты – микротексты одинакового организационно-текстового уровня), иерархичности рубрикации (рубрицируемые фрагменты имеют отношения подчинения и/или соподчинения) – обязательный компонент редакционной деятельности. При этом необходимо устранить знаковые несоответствия, допускаемые чаще всего при отражении иерархических композиционных структур. Пример: устойчивая последовательность – римские цифры (I, II, III…) – арабские цифры (1, 2, 3…) – строчные буквы кириллицы (а, б, в…). При высокой степени самостоятельности микротекстов, при их содержательно-функциональной стабильности возможно использование внутритекстовых заголовков. Редактируя ДТ, необходимо убедиться как в правильности формулировок, которые приняты и закреплены унифицирующими правилами (например, для текстов контрактных документов), так и в верном оформлении этих элементов с точки зрения их компактности, знакового оформления, текстового дизайна.

6. Логические и фактические ошибки и их исправление

Фактические ошибки по своей сути лингвистическими не являются. Они могут быть отражением некомпетентности, невнимательности, неполноты владения информацией. Однако в процессе редактирования фактические ошибки должны выявляться и исправляться. Чаще всего фактические ошибки заключаются в искажениях персональных данных, в неточных цифровых компонентах ДТ, в представлении мотивов и оснований действий. Последний вид фактических ошибок связан с проявлением различных форм субъективизма. Это обстоятельство дает основание говорить о преднамеренных и непреднамеренных фактических ошибках в текстах документов. Преднамеренные фактические ошибки наиболее опасны, поскольку могут формировать основу для криминального развития событий, в основе которого будут находиться документные причины.

К сожалению, в реальных ДТ отмечаются логические ошибки, имеющие различную природу. К числу наиболее заметных и опасных ошибок, имеющих лингвистическую природу, можно отнести следующие.

1. Сопоставление несопоставимого. Ошибка является следствием включения в грамматически однородные отношения слов, которые по своим содержательным параметрам не могут находиться в одном понятийном ряду, или слов, отражающих идеальные и реальные значения:

Для ликвидации аварии привлечены слесари, подъемный кран и листовое железо.

Я и закон думаем, что разрешать приобретение земли надо осторожно.

2. Различение тождественного. Ошибка, обусловленная тем, что словарные или контекстные синонимы противопоставляются в высказывании:

Ремонт полотна осуществлялся три года подряд, а затем ежегодно проводились необходимые ремонтные работы.

3. Выведение невыводимого. В цепи высказывания теряется основание причинно-следственных отношений:

Чему посвящена эта аттестационная работа? Верно, что проблема недействительных сделок остается актуальной. Показаны условия им способствующие.

4. Мнимое противопоставление. Проявляется в нахождении между единицами антонимических отношений при явном их отсутствии:

Считаю необходимым заявить, что авария произошла из-за низкого качества резинового полотна, но это связано с его низким качеством по причине некачественной вулканизации.

Логические ошибки связаны как с выбором лексико-фразеологических единиц, так и со способами формулирования высказываний. Следовательно, проверка и исправление ошибок связаны с анализом лексического состава ДТ и с проверкой логико-синтаксических параметров текста. В частности, возможны пропуски необходимых в высказывании элементов или неопределенности, обусловленные использованием местоимений:

Уволить Т. В. Тарасова с должности механического цеха.

Гражданин Сидоркин был сбит автомобилем, когда он двигался со скоростью 80 километров в час.

Практика составления и редактирования ДТ, кроме совершенствования навыков и закрепления теоретических сведений лингвистического характера, развивает языковой вкус, чувство слога и меры, однако успехи в этой сложной области определяются систематической и целенаправленной работой.

7. Ошибки в выборе документных средств и в их согласовании

Выбор средств для создания ДТ – сложный лингвистический процесс, связанный с построением завершенных речевых объектов, которые не только соответствуют некой ситуации, но и отвечают совокупности требований формально-лингвистического свойства. Выбор документных средств реализуется не только на лексическом уровне, важен выбор единиц из фразеологических, синтаксических и даже невербальных ресурсов. Чаще всего отмечают ошибки, обусловленные неточным употреблением лексико-фразеологических средств, используемых в ДТ. Рассмотрим наиболее часто встречаемые и чаще всего обсуждаемые специалистами ошибочные решения.

1. Ошибки, связанные с неверным выбором единицы из группы паронимов. Самые, пожалуй, частые – неверный выбор из пар: представить – предоставить; криминальный – криминогенный; проплатить – оплатить – заплатить – уплатить; проблемный – проблематичный; надеть – одеть; компания – кампания.

2. Злоупотребления иноязычными словами и связанные с этим неточности именований. Кто сможет объяснить преимущества использования слова электорат вместо слова избиратели?

3. Близкими по своему характеру являются ошибки, возникающие в связи с выбором средств из синонимических рядов. Мало того что синонимы все же имеют различия в объеме содержания и в способности точно его отражать (термин законодательный акт шире, чем термин закон; термин писчая бумага точнее определяет назначение, чем единица бумага для письма), синонимы различаются на оценочно-стилистическом уровне: синонимические единицы глаз и зрительный орган предполагают определенные различия в реализации и в характере текстового окружения. При этом мы не берем заведомо неприемлемые для документных текстов варианты: очи, гляделки, зенки. Параллельно здесь проявляется опасность выбора средств, не соответствующих правилам и традициям выбора документных единиц (несмотря на динамику их развития): использование элементов разговорной речи, использование архаизмов, выбор служебных частей речи (чаще – предлогов), неверные подходы к выбору из полных и кратких форм прилагательных и причастий.

4. К области выбора средств относятся, на наш взгляд, решения, порождающие в документных текстах такие ошибки, как плеоназм и тавтология[18]. Надо отметить, что тавтология – повторение того, что уже сказано с использованием других слов – в какой-то степени поддерживается самим характером документной коммуникации, стремление быть точным, исчерпывающим в аргументации, полным является психологической основой принятия ошибочных лингвистических решений. Плеоназм – многословие, использование излишних слов с одними и теми же значениями – перегружает документный текст.

К ошибкам в управлении, которые допустил начальник управления Цирюльников А. С., следует отнести ошибочные решения в краткосрочном планировании деятельности, подбор руководящего и технического персонала, допускавшего многочисленные ошибки в повседневной производственной деятельности.

В дополнение к моим документам представляю в управление кадрами свою автобиографию.

В качестве серьезной лингвистической задачи может рассматриваться исключение неверных решений при выборе невербальных документных средств (НВК)[19]. Ошибки в формировании и совершенствовании текстов можно исключить или, по крайней мере, сократить, если будут установлены функции невербальных текстовых компонентов и их отношения с вербальными частями ДТ.

Большие возможности табличной формы представления данных не исключают проблем в их документных использованиях. Рассматривая наиболее общие функциональные признаки таблиц, отметим, что одной из наиболее сложных задач документной лингвистики является выбор места невербального компонента в поле ДТ. Исследование примерно 400 документов различной функциональной отнесенности показало, что неверное позиционирование НВК не улучшает, а чаще в разной степени ухудшает коммуникативные, прагматические, доказательно-аргументативные и эстетические параметры ДТ, что, в свою очередь, снижает эффективность документной коммуникации. Практика и традиции построения ДТ, а также реализация унифицирующих правил помогают в реальных операциях иллюстрирования. Принципиальным условием реализации НВК должно являться определение коммуникативной задачи документа; необходим анализ сочетания вербальных и невербальных компонентов текста с учетом эффективности конечного решении и при сохранении композиционных параметров, нормативно закрепленных за данным видом ДТ. Анализ различных документов позволяет сформулировать ряд условий, в соответствии с которыми можно избежать ошибок в выборе НВК и в их комбинировании с вербальными единицами в составе ДТ.

Вторичность, производность НВК. Вербальная часть текста чаще предшествует НВК. Инициальный характер вербального фрагмента и, условно говоря, вторая позиция НВК вполне удовлетворительно соотносятся с внутренней логикой и коммуникативной структурой текста: система общих содержательных условий либо детализируется, либо иллюстрируется, либо аргументируется собирательными возможностями НВК.

Нумерация НВК; наличие их описания или наименования. Степень фрагментированности ДТ проявляется в способах нумерации НВК в пределах документного текста. Нумерация может иметь либо сквозной характер, либо самостоятельный в пределах каждого из разделов документа. Ошибка заключается в непоследовательности нумерации или в ее отсутствии.

Маркирование значимых фрагментов НВК. Маркеры не должны усложнять или загромождать иллюстрацию. Иногда, когда позволяет характер НВК, маркеры размещаются на специальной врезке. Прием маркирования, скорее всего, можно определить как вспомогательно-технический, помогающий при восприятии НВК. Ошибки заключаются в отсутствии маркирования либо в отсутствии указаний на связь между вербальными компонентами текста и НВК.

Текстовое выделение наиболее важных компонентов НВК. Уровень самодостаточности НВК. Как показывает оценка коммуникативных ситуаций, при начальном ознакомлении с ДТ адресату в ряде случаев достаточно обратиться лишь к небольшим фрагментам текста, окружающим НВК, или к самим НВК. НВК становятся либо основными и достаточными, либо базовыми представителями ДТ. Ошибка заключается в том, что НВК оформляется так, что он не имеет собственного содержательного смысла, служа декоративным элементом текста.

Представительность НВК на профессиональном и референтном уровнях. Между вербальным компонентом ДТ и соответствующим ему НВК должны присутствовать отношения либо содержательной эквивалентности, либо дополнительности. Ошибка заключается в том, что невозможно определить характер смысловой связи между вербальными компонентами и НВК.

Размерные параметры НВК как фактор обеспечения информативности и точности. Ошибка заключается в том, что масштаб НВК, его физические параметры не позволяют эффективно воспринимать представляемую им информацию.

Коммуникативная роль элементов НВК и их представленность в иллюстрации; функционально-коммуникативная корреляция «НВК – вербальный фрагмент». Проявляется стремление отразить в НВК некоторое множество взаимосвязанных или независимых параметров. Оптимальными для ДТ можно признать средства НВК, в которых отражены показатели необходимые и достаточные для решения коммуникативной задачи, при этом не совмещаются данные, имеющие различную природу, размерность или относящиеся к различным смысловым сторонам ДТ.

Композиционное размещение НВК и оптимизация связи между НВК и вербальными составляющими. Ошибкой является случайность позиции НВК в тексте. Как показывает исследование реальных текстов, часто приходится принимать решение либо о вынесении НВК на отдельный фрагмент носителя, либо о представлении НВК в качестве приложений, хотя это решение имеет свои негативные стороны, обусловленные образующейся дистанцией между связанными фрагментами текста.

Полихромное решение НВК: целесообразность и противоречия. Ошибка заключается в том, что выбирается решение, не гармонизированное с характером документа, использование полихромного решения разрушает структурно-стилевое и эстетико-функциональное единство документного текста.

Обеспечение вокруг НВК достаточного свободного пространства для улучшения параметров контрастности и разбираемости его элементов. Это условие требует реализации и при большом количестве НВК в документе. Большие доли свободных участков носителя делают работу с ДТ более удобной, создают впечатление большей аккуратности и эстетичности документного текста. Ошибка заключается в диспропорциональных или нерациональных решениях текстового пространства для НВК и вербальных компонентов.

Исключение избыточного использования НВК; отказ от малоинформативных НВК. Условие является самоочевидным, поскольку актуализирует общий принцип о негативных последствиях избыточности и дублирования в условиях коммуникации. Ошибка проявляется в неоправданном или профессионально необусловленном желании сделать документный текст более эффективным за счет «гиперэстетичности» и «гипераргументированности». Следствие – появление избыточных документных фрагментов, включающих НВК малоинформативного и/или декоративного характера.

В процессе работы с документами различных видов становится ясно, что повышение эффективности специальной коммуникации требует разработки оптимального алгоритма и правил комбинирования текстовых компонентов различной сложности и природы.

8. Правка документных текстов: виды, реализация, инструменты, критерии оценки

В разделе IV рассматривались общие вопросы обработки ДТ на различных лингво-технологических этапах их подготовки. Отмечалось, что правка является сложной лингвистической процедурой, включающей несколько этапов; каждый этап имеет собственное содержание.

Чаще всего рассматривают следующие составляющие правки: правку-вычитку, правку-сокращение, правку-обработку и правку-переделку. Однако есть опасение, что такой подход, во-первых, порождает вопрос о характере различий между содержанием таких понятий, как правка и редактирование, и, во-вторых, создает проблемы с наполнением видов правки конкретным лингвистическим и технологическим содержанием. Отойдя от приведенной схемы, определим реальные этапы правки текста на пути от его исходного, чернового варианта до получения законченного варианта ДТ.

Этап правки, связанный с подбором и оценкой фактических данных. На лингвистическом уровне этот этап сопряжен с выбором языковой формы представления фактического материала. Потребуют внимания и возможного исправления топонимические и ономастические данные; проверяются цитированные фрагменты, включенные в текст документа и количественные данные.

Этап правки, ориентированный на типологизацию документа. Этот этап иногда связан с уточнением и формулировкой заголовка ДТ. Проблема заключается в том, что многообразие и изменяемость ДТ не всегда дают возможность сразу определить необходимый текстовый тип. В этой ситуации необходимо выбрать вид и заголовок ДТ, которые в наибольшей мере соответствуют ситуации, уровню и функциональной задаче. Заголовок определяет форму, средства, тональность ДТ; отсюда – выбор обращений, форм, средств, композиции.

Этап правки, связанный с выбором оптимальных средств документа. Для этого этапа основная лингвистическая работа заключается в рассмотрении всех возможных способов формулирования фрагментов документа. При этом вариантность формулировок не должна входить в противоречие с нормирующими требованиями и стилистическими критериями. Проблема внутристилевой и даже внутрижанровой вариантности вербальных и невербальных средств является одной из наиболее актуальных проблем правки ДТ. При высокой степени стандартизации некоторых лингвистических объектов возможности выбора упрощаются, поскольку этот этап правки реализуется посредством максимальной ориентации на образцы и другие унифицирующие инструменты.

Этап правки, ориентированный на принятие окончательных речевых решений. В наибольшей степени лингвистическая сторона этого этапа проявляется в процессе терминологического редактирования, в выборе форм обращений, в композиционной организации ДТ и в анализе лексико-фразеологических единиц, участвующих в построении текста. Лексико-фразеологическая правка предполагает нахождение предпочтительных форм терминов, штампов, клише, свободных лексико-фразеологических единиц. На этом этапе законченный вид приобретают предложения, их компоненты. Это относится как к организации структуры с позиций типологии предложений, так и к порядку входящих в них элементов. Известно, что использование таких синтаксических приемов, как инвертирование конструкций, построение протяженных сочинительных образований, рубрикация в сложном предложении и ряд других приемов синтаксического уровня создают дополнительный фон воздействия, повышающий эффективность коммуникации.

Этап правки, связанный с пунктуационно-орфографическим контролем. Сложность лингвистических параметров деловых документов проявляется в повышенной вероятности допуска пунктуационных и орфографических ошибок. Увеличение числа орфографических ошибок связано с использованием в текстах документов большого количества лексико-фразеологических единиц, заимствованной лексики, других элементов лексико-фразеологического уровня с ограниченной сферой употребления и, следовательно, с орфографической структурой, слабо закрепленной в сознании носителей языка. К орфографическим ошибкам необходимо отнести неоправданную и произвольную аббревиацию. В процессе правки корректируются сокращения, имеющие отступления от допустимых норм аббревиации.

Уже упоминавшееся усложнение синтаксической структуры документных текстов предопределяет рост пунктуационных ошибок. Логика предложений, рубрикация сложных конструкций, соподчинение и сложные сочинения осложняют пунктуационный фон, увеличивают число относительно редко используемых в иных формах речи знаков препинания, например, таких как тире, двоеточие, точка с запятой. Анализ синтаксических особенностей ДТ связан также с возможным сокращением текста без нанесения ущерба его функционально-содержательным параметрам.

Этап правки, предполагающий композиционно-реквизитный контроль. Этот этап затрагивает большой комплекс лингвистических параметров документа.