Нет прокрастинации

Мелкие дела придут после того, как вы завершите Короткий Список. Этот метод разделения ваших дел на два списка — отличный способ позволить себе сконцентрироваться и прекратить чувствовать себя перегруженным.

Я рекомендую оставить время в конце дня для маленьких дел. У всех у нас есть рутинные дела, которые нужно завершить, но если мы сделаем их рано, то они окажутся у нас в Коротком Списке. Вместо этого запланируйте час (или сколько вам нужно) для разбора рутины.

Найдите своё лучшее время

Какие-то промежутки дня наиболее подходят для выполнения самых важных дел, нежели другие. Мне нравится выполнять дела рано утром, а Тим Феррис (автор книг «4-часовая неделя» и «4-часовое тело») находит, что ночь для него самое продуктивное время.

Нет одного времени, которое бы подошло всем. Я пытался работать допоздна, но мне это не понравилось: я не мог сконцентрироваться и завершал очень мало. Ритмы моего тела и разума подсказали, что утренние часы и вторая половина дня это те моменты, когда у меня больше всего энергии.

Если вы не знаете, какое время подходит для выполнения важных дел, то экспериментируйте. Вот некоторые идеи:

• Попробуйте раннюю прогулку — 10 минут в день до 40–60 минут. Взгляните на то, как после чашки чая или кофе вы сможете начать работу с самых важных дел, прежде чем что-либо делать (включая проверку почты и социальных сетей). Запишите самые важные дела накануне перед сном.

• Попытайтесь зарезервировать время, как только вы начали работать. Один час на начало рабочего дня: убрать всё, что отвлекает внимание, не начинайте проверять почту, а начинайте выполнять самое важное задание. Запишите это задание в конце предыдущего дня.

• Постарайтесь зарезервировать время перед обедом или после. Посмотрите, что лучше для вас.

• Постарайтесь зарезервировать время ближе к концу дня.

• Постарайтесь зарезервировать время ночью, перед тем как лечь спать.

Это может занять какое-то время, но экспериментируйте каждую неделю и прилагайте все усилия в своих попытках. Верьте, что это может сработать, вместо того чтобы сомневаться. Если это не сработает, по крайней мере, вы отчаянно пытались.

Я выяснил, что «чем раньше, тем лучше». Ведь с течением дня появляются срочные дела, вмешивающиеся в наши планы. А потом важные дела откладываются всё дальше и дальше до тех пор, пока вы не перенесёте их на завтра. Если вы сделаете важные дела в самое первое подходящее время (какое угодно для вас), то вы со спокойной душой вычеркнете их до того, как день станет сумасшедшим. Как только вы найдёте время, которое будет наилучшим для вас, используйте его! По возможности не планируйте ничего на это время и зарезервируйте его как священное для выполнения важной работы.

Перед тем как резервировать время, приготовьте: список с делами, очистите стол, выключите телефоны и прочие оповещения.

Не растрачивайте своё лучшее время!

Создайте рабочее пространство без отвлечений

Во-первых, небольшое предостережение: прокрастинаторы будут использовать совет в этой главе как оправдание откладывать и далее свои дела, возясь или детально осматривая своё рабочее место.

«Я начну работать над моей важной задачей, как только очищу свой рабочий стол и скачаю самое новое программное обеспечение!»

Нет. Не позволяйте совету в этой главе мешать Действию. Установка идеального пространства, свободного от отвлечений, не так важна, чтобы начать Действовать. Вот что я рекомендую:

1. Начните как можно скорее с очистки всего, что может отвлечь ваше внимание. Сделайте это перед тем, как запланируете время для работы (если вы хотите начать работу в 8 утра, начните очистку в 7:45). Уберите всё со стола и положите на пол или в ящик. Вы можете разобраться с этим после. Уберите все иконки на Рабочем столе в новую папку и рассортируйте их позже. Выключите все оповещения и закройте браузер, если вы можете обойтись без интернета. Выключите мобильный телефон и мобильные устройства. Этого пока вполне достаточно.

2. После и только после того как вы выполнили свою работу, возьмитесь за беспорядок на вашем рабочем месте. Одна вещь за один раз, примерно за 30 минут в день до тех пор, пока вы не получите отличное, свободное от хлама рабочее место.

3. Если вы не можете следовать этому плану, уходите в библиотеку или чайную/кофейную, где нет интернета. Наденьте наушники, включите музыку и начинайте работать.

Приводим в порядок стол

Создайте красивый чистый стол:

• Соберите все бумаги. Ваш стол просто завален ими? Как насчёт тех, которые валяются на полу. Соберите их в одну пачку и обработайте её за раз. Это может занять время, если много бумаг. Но поверьте мне, это время будет проведено с пользой. Большинство из этих бумаг можно выкинуть, но важные нужно положить в папку, внеся важные даты в календарь, а действия в ваш список дел. Архивируйте бумаги незамедлительно. Без колебания выбрасывайте или отдавайте соответствующим людям. Начинайте работу с пачкой бумаг с первого документа. Возьмите один документ, примите решение, что с ним делать, и сделайте это быстро. Не откладывайте на потом. Не создавайте кипы бумаг. Смело выполняйте это в течение 20–30 минут на протяжении нескольких дней.

• Преобразите стены вокруг. Посмотрите, что на стенах? Что действительно нужно там? Высоки шансы, что ничего. Мы вешаем всякую фигню на стены, чтобы напомнить себе о делах, вдохновлять себя, веселить себя. Но это только отвлекает нас. Уберите всё, кроме красивой картины (если у вас таковая имеется; искусство — это хорошо) и, может быть, хорошего календаря. Если есть знак, который напоминает вам о цели или привычке, оставьте его. У меня был однажды знак, приклеенный к компьютеру с большими синими буквами «СДЕЛАЙ ЭТО СЕЙЧАС». Это было отвлечение, отвлекавшее меня от других отвлечений.

• Мелочь. У вас куча мелких вещей на столе? Фото, маленькие фигурки животных, подсвечники, мелочи для ручек, скрепки, маленькие значки со смешными надписями. Избавьтесь от них, кроме одной-двух фотографий. Ручки, скрепки и прочее должны быть в ящике стола или же аккуратно убраны в лоток. Большинство остальных вещей можно выкинуть или надлежащим образом уложить. Эти вещи — чистое отвлечение внимания.

• Найдите другое пространство для вещей. Если вещи, нужные вам, находятся в пределах видимости, то найдите для них место вне этих пределов. На самом деле, на вашем столе не должно быть ничего (кроме лотка для входящих и оборудования, такого как телефон и монитор). Всё остальное можно положить в ящик. Ключ в том, чтобы найти место для вещей и всегда их класть туда. Таким образом, их можно легко найти в случае необходимости. Положите вещи, которые вы используете чаще всего в самый близкий к вам ящик.

• Очищайте ящики. Делайте это позже, когда у вас будет свободное время. Обшарьте каждый ящик, выкидывая мусор и сохраняя только то, что нужно. Наладьте это, пусть будет место для всего, удостоверьтесь, что вы кладёте вещь обратно в её же место.

• Очищайте свою систему документов. Вы регулярно подшиваете свои документы? Вы можете мгновенно найти их в любое время? Если да, то вы впереди всех. Если нет, пусть у вас войдёт в привычку хранить вещи верным образом. Пусть у вас не будет папки «В архив», просто подшейте документы прямо сейчас! Ваш выдвижной ящик с документами должен быть под рукой, так что нет причин архивировать что-либо немедленно или вытаскивать файл, когда вам нужно. Или же делайте как я, переходите к безбумажной системе.

Наводим цифровой порядок

Если вы используете компьютер как основной рабочий инструмент, то, как и я, вы захотите очистить его от отвлечений:

• Преобразите свой компьютер. У большинства людей рабочий стол захламлён иконками. Это отвлекает и очень тяжело найти то, что нужно. В папке «Мои Документы» я создал четыре папки: 1. Входящие, 2. Рабочая, 3. Читать, 4. Архив. Я скачиваю всё в папку «Входящие» и, по крайней мере, раз в день очищаю её. В основном я работаю в папке «Рабочая». Ну а другие названия говорят сами за себя. Так что уберите всё с рабочего стола и сложите. Если среди них есть «действия», нужные вам, то сложите в папку «Рабочая».

Если есть программы или файлы, доступ к которым нужен регулярно, то вы можете перенести их в меню Пуск или в Панель. Или даже лучше использовать Launchbar, или сделать горячую клавишу при помощи программы Autohotkey. Затем уберите иконки на рабочем столе и достаньте красивую безмятежную картинку для обоев.

• Нет интернету. Если вы можете обойтись без интернета во время выполнения ваших Важных Задач, то без сомнения сделайте это. Закройте браузер, если возможно. Выключите интернет, если можете. Идите в место, где нет доступа в интернет. Если нужно провести исследование в интернете, сделайте его до вашего запланированного времени. Сохраните результаты, и вам не нужен будет доступ в интернет, когда вы будете работать над Важными Задачами. Используйте интернет-блокиратор Freedom, если необходимо.

• Без оповещений. Отключите любые оповещения, всплывающие тогда, когда вы пытаетесь сконцентрироваться. Оповещения для Facebook, Twitter, новых писем, мгновенных сообщений, напоминаний календаря и т. д.

• Одна программа. Не нужно иметь кучу программ, открытых в одно время. Работайте над одним заданием за раз, пусть будет открыто окно с программой, необходимой именно для этой работы.

Используйте простые инструменты

Некоторым людям необходим сложный софт, такой как InDesign либо Photoshop, либо софт для производства музыки и видео. Но часто нам это не нужно. Если вы пишете, то, например, можете использовать текстовый редактор (vim, TextWrangler, TextEdit, Notepad) или редактор для сконцентрированной работы (WriteRoom, OmmWriter, Q10).

Либо используйте ручку и бумагу, если можете, — у них нет никаких отвлечений внимания, и они прекрасно работают.

Не мудрите со своими инструментами. Нет необходимости в идеальном текстовом редакторе или идеальном блокноте с ручкой. Это всего лишь оправдание для прокрастинаторов. Используйте простые инструменты, но используйте то, что у вас есть прямо сейчас, и не попадайтесь в ловушку перфекционизма.

Метод одного дела

Лучший способ пробираться через важные дела — это метод одного дела. Нас учили быть мультизадачными, но правда в том, что наш мозг может сконцентрироваться лишь на одном деле, и переключение внимания между разными задачами стоит нам концентрации.

Действительно, концентрация на одном деле означает, что вы прикладываете все усилия. Соответственно ваша продуктивность растёт, качество работы растёт, и вы счастливы, выполняя это.

Несколько лет назад я не мог сидеть и работать без быстрой проверки почты или моих любимых интернет-форумов и сайтов. Сегодня я могу сесть и писать. Когда я сконцентрирован и занимаюсь одним делом, я могу избавиться от всего, что отвлекает меня. И это всё изменило: вы теряете себя в этом деле, становитесь таким погружённым в него, что вы вкладываете всё, что у вас есть, в работу и это становится медитативным, трансформационным опытом. Ваше счастье растёт, стресс уходит и работа улучшается. Мы рассмотрим лучшие способы одного дела и как увеличить вашу способность к одному делу, если вы не слишком в нём хороши (как и остальные люди в том числе).

Лучшие способы одного дела

Многие из этих способов описаны в других источниках, но кратко вот они:

• Закройте браузер и почтовую программу. Если вам нужно работать с браузером, удостоверьтесь, что нет лишних окон и вкладок, кроме тех, которые вам абсолютно необходимы.

• Выключите все оповещения.

• Выключите интернет. Вырубите сетевое подключение, отключите роутер, или даже лучше, идите в те места, где нет интернета (да, такие всё ещё существуют).

• Закройте все программы и окна, которые не нужны вам для этой работы.

• Выберите очень важную задачу для действия.

• Очистите свой стол.

• Наденьте наушники (опционально).

Как только у вас будет такая окружающая обстановка (и вы не должны тратить больше нескольких минут, чтобы обеспечить её), начните работу над задачей. Не делайте ничего, кроме этой задачи. Есть с этим проблемы? Читайте дальше.

Как увеличить свою способность быть однозадачным

Если вы не можете сосредоточиться на одной задаче долгое время, не беспокойтесь. Это нормально. Наш мозг был обучен технологиями и обществом переключаться между задачами.

Нас научили то проверять почту, то проверять блоги или Facebook/Twitter. И мы чувствуем удовлетворение от того, что кто-то послал нам сообщение (социальная значимость!) или у нас есть что-нибудь интересное для чтения (новое и увлекательное!). Переключение между задачами становится шаблоном поведения с позитивной отдачей, который тяжело преодолеть методом одного дела.

Способом преодолеть его является установка шаблона поведения положительной отдачи для усиления концентрации. Вот как:

1. Начните с маленького. Сначала Вам нужно сосредоточиться в течение одной минуты на одном задании. Уберите всё, выберите одно важное задание, и просто выполняйте его в течение одной минуты без переключения на другое. Это тяжело только в начале, но если вы сознательно сконцентрируетесь на нём, то вы сможете. Это всего лишь минута.

2. Наградите себя. Награда за одно дело в минуту будет 1 минута (или 30 секунд) проверки чего угодно по вашему усмотрению. Почта, Facebook и т. д. Или встаньте и прогуляйтесь в течение одной минуты. Сделайте растяжку, попейте воды, помассируйте свою шею, наслаждайтесь своей маленькой победой. Империи были созданы маленькими победами.

3. Повторяйте. Продолжайте выполнять одноминутное дело, одноминутную награду в течение получаса (или 15 минут). Выполнено. Повторите позже. Порадуйтесь, сколько работы вы сделали! Теперь вы установили положительную отдачу от метода одного дела.

Примечание: Если вы чувствуете себя напряжённо во время метода одного дела, что случается, когда это вне зоны вашего комфорта, то это нормально. Встаньте, глубоко вздохните, потрясите ногами и руками, растянитесь, погуляйте минутку, а затем сконцентрируйтесь снова. Стресс — это нормально, движения в таком случае помогут.

4. Наращивайте маленькие шаги. Завтра сделайте так: 2 минуты работы, 1 минута отдыха. Повторяйте так в течение 30 минут, сделайте это в течение дня. Не стесняйтесь, повторите раза три этот метод одного дела. Но это, кстати, необязательно.

5. Продолжайте первые шаги. Я думаю, вы теперь видите новый шаблон поведения. Теперь 3 минуты поработайте и 1 минуту отдохните в третий день, потом 4:1, потом 5:1. Когда вы дойдёте до 10 минут, то сделайте 2-минутный перерыв. Когда дойдёте до 20 минут, сделайте 3-минутный перерыв. На 30 минуте выполнения одного дела, вы заслужите 5 минут. И как только вы достигните 30 минут, оставайтесь на этом уровне. Не нужно становится монахом. Установите для себя шаблон положительной обратной связи от концентрации выполнения одного дела, и вы вернёте себе годы труда, которые ваш разум тратил на переключение между делами. Вы выполните больше важной работы, и она не покажется вам трудной. Вы выясните, что концентрация становится формой медитации. Это прекрасное, очень прекрасное состояние.

Искусство меньшего

Меньшее лучше, когда оно подходит к завершению. Это легче и меньше пугает.

Но более того, маленькие задания и проекты являются победами. Вы можете быстро их завершить и чувствовать себя от этого превосходно. И это помогает вам продолжать движение.

Например, когда я запустил свой блог о минимализме «mnmlist», это заняло три дня. Один день, чтобы купить домен, установить WordPress, найти тему. Другой день, чтобы настроить тему, которую я хотел, и написать несколько постов. Третий день — написать больше постов и анонсировать блог в Твиттере и «Zen Habits».

Три дня, и я всё сделал. А публичность действий была отличным мотиватором, получением удовольствия, стимулом для меня работать быстрее и быстрее всё завершить.

Но это не работает с большими проектами. Написание книги, например, занимает, по меньшей мере, 6 месяцев или даже больше года. Что является чрезвычайно трудным. Поэтому многие писатели терпят неудачу. Множество больших проектов такими и являются: их трудно закончить, трудно мотивировать себя, трудно оставаться в приятном волнении от проекта.

Парочка других примеров: я написал свою последнюю книгу Focus маленькими частями (я называю их бета версиями) и опубликовал их. Каждая версия была маленьким проектом, но они были быстро завершены. Также я за один день выпустил тему блога «mnmlist», быстро закончив и обнародовав её. Это было замечательно!

Я написал эту книгу о прокрастинации всего за несколько дней, разделив её на маленькие главы и быстро написав каждую главу в месте, свободном от различных отвлекающих мелочей.

Удерживание проектов и заданий в малом масштабе поможет смягчить разночтения и легче оставаться мотивированным. Упрощайте. Сужайте свою концентрацию. Делайте меньше, меньше деталей, предлагайте меньше услуг. Меньшее это лучшее, потому что вы достигните завершённости.

Страх и прокрастинация

Самая главная причина, по которой люди откладывают дела — это некий невыразимый страх. Если бы мы призвали всю смелость просто взглянуть на эти страхи, то мы бы значительно продвинулись вперёд в одолении прокрастинации.

Страх это нечто, скрывающееся в темноте. Нечто, что мы не признаём его существование, нечто, очень мощно влияющее на нас.

Мы должны взглянуть этим страхам в глаза, перенести их из тени молчания в область осознания. И, в конце концов, мы должны зажечь свет над ними и, таким образом, уменьшить их силу.

Если вы не читали другие главы этой книги, то я попрошу вас прочитать эту главу очень внимательно. Это самая важная глава, и если вы её пропустите, то вы не сможете после сказать, что приложили все усилия для победы над прокрастинацией. Приложите все усилия! Влейтесь в эту битву. И вы столкнётесь лицом к лицу со своими страхами, дадите им имена и уничтожите их мощь.

Пройдите шаги в этой главе, чтобы не зря были потрачены деньги за книгу и, что самое главное, была получена максимальная отдача в жизни.

Страхи, порождающие прокрастинацию

Существует множество страхов, которые досаждают нам, и я не в силах перечислить их все, но приведу самые распространённые (среди них, кстати, много схожего):

• Страх неизвестного. Если мы приступаем к проекту, в котором мы не очень-то и хороши, то это страшно. Существует так много всего, чего мы не знаем, как делать. И тут нужна смелость, чтобы встретить это неизвестное.

• Страх быть перегруженным. У вас так много дел, что вы даже не знаете с чего начать, и вы боитесь всё это разгрести.

• Страх от большой работы. Когда вы знаете, что задача будет сложной, то это пугает, и поэтому вы часто откладываете её решение.

• Страх пропустить. Может быть, вы не боитесь определённого задания или проекта, но вы переключаетесь на другие дела (новости, социальные сети, почта и т. д.), потому что вы боитесь, что пропустите нечто важное. Вы не хотите пропустить срочное сообщение, или выглядеть глупым, потому что вы пропустили важные новости. И вы позволяете отвлекать себя.

• Страх неудачи. Самый главный, который включает в себя множество других страхов: страх недостаточной подготовки, страх потерпеть неудачи в личной эффективности, страх того, что если вы хорошо всё выполните, но в результате получите должность, где не сможете справиться.

• Страх показаться глупым. Это вариант страха неудачи, и он есть у всех. Вы не хотите делать что-то (писать книгу, делать публичные заявления, проводить презентации и т. д.) и выглядеть глупцом перед другими. Вы избегаете этого. Иногда вы боитесь попросить о помощи, потому что вы боитесь казаться глупым из-за незнания.

• Страх того, что это займёт слишком много времени. Вы предвидите, что время, необходимое для концентрации, будет огромным. И вы опасаетесь этого или беспокоитесь, что вы не сможете потратить столько времени.

• Страх от большого выбора. Выбор. Это выглядит замечательным, но когда его много, это может подавить, и страх сделать неверный выбор может остановить нас на пути. Смотрите главу «Убейте выбор»

Шаги к победе над страхами

Теперь, когда вы немного знакомы с общими страхами, звучит ли какой-нибудь из них знакомым? Возможно, у вас есть страх, не описанный здесь. Это нормально, так как шаги для победы над любыми страхами одинаковы.

Я настоятельно призываю попробовать использовать эти шаги и не пропускать их, из-за того что они звучат глупо или кажутся слишком лёгкими.

1. Исследуйте свой страх. Страхи берут свою силу из темноты, так что осветите их. Посмотрите на них. Осознайте их. Взгляните, вы можете дать им имена из вышеперечисленных или придумать своё. Дать имя своим страхам делает их более понятными и менее сильными.

2. Соберитесь победить страх. Сейчас вы знаете, что они здесь и вам не нравится их сила, влияющая на вас и вашу жизнь. Скажите себе, что вы их победите. Это правда: я сделал это и многие другие люди тоже. Возьмитесь за попытку победить страх.

3. Проведите эксперимент. Страхи существуют лишь потому, что мы не знаем. Мы не знаем, потерпим ли мы неудачу, или же мы пропустим нечто важное, или будем выглядеть тупыми. Давайте победим страх при помощи информации: если мы не знаем чего-то, то мы найдём это. Проведите небольшой эксперимент (он может быть 10 минут, час или день) и посмотрите, что произойдёт. Например, если вы боитесь пропустить что-либо, не проверяя Facebook, почту или SMS, то попробуйте так и сделать в течение 30 минут или часа. А потом взгляните, что произойдёт. Это эксперимент не на всю жизнь, так что это не страшно — вы делаете это во имя науки! Взгляните, какие результаты: ваш страх воплотился или нет?

Будут страхи, где 10-минутные, 30-минутные или даже 60-минутные эксперименты не покажут полных результатов. Например, если вы боитесь потерпеть неудачу, то вы и не узнаете ничего после 30-минутного занятия чем-либо, но это нормально. Совершайте эксперимент в течение 30 минут и смотрите: не потерпели ли вы неудачу. Если нет, то продолжайте, и вы увидите, сконцентрировавшись на небольших задачах, что страх (пока ещё) не сбылся. Выполнять мини-задачи не страшно, потому что вы успешны в них.

В определённый момент страх проявит себя в вашем эксперименте. К примеру, вы получите важное письмо, когда выключите интернет на час. Но спросите себя: 1) какие самые худшие последствия случившегося и 2) это счастливая случайность? Чтобы ответить на второй вопрос, больше экспериментируйте. Посмотрите, что произойдёт во второй и третий раз. Если страх продолжает сбываться, то вам нужно переосмыслить подход для решения данной проблемы. Если не получается, попробуйте следующий шаг.

4. Расширьте эксперимент. Если небольшой эксперимент удался, то сделайте ещё пару попыток. Затем увеличьте длительность экспериментов. Если вы делали 10 минут, попробуйте 30, если делали 30, попробуйте час. Если делали час, сделайте два. Если делали несколько часов, попробуйте целый день. Если делали целый день, попробуйте два. А после взгляните на результаты.