Помоги проекту - поделись книгой:
Подготовка программы к работе
Перед тем как начать работу, просмотрите текущие настройки программы – возможно, что-то придется подкорректировать.
Для настройки пользовательского интерфейса предназначены команды меню Вид. С помощью команды Модель осуществляется управление отображением окна модели, команды Окно формулы – управление отображением окна формулы (при включенном режиме отображения данное окно располагается в нижней части главного окна программы). Команда Строка состояния используется для управления отображением строки состояния (как отмечалось выше, она располагается вдоль нижнего края интерфейса; на рис. 2.1 в ней отображается текст Нажмите F1 для получения справки).
Остальные настройки выполняются в окне Параметры BPlan (рис. 2.2), которое открывается при активизации команды главного меню Сервис→Параметры.
Рис. 2.2. Настройка программы
Все параметры окна настройки программы в зависимости от назначения и функциональности разделены на две вкладки – Общие настройки и Таблица (на рис. 2.2 показано содержимое вкладки Таблица).
На вкладке Общие настройки находятся параметры Количество операций автосохранения и Отображать избранные отчеты в окне модели. В поле Количество операций автосохранения можно ввести число операций, после которых будет выполняться автоматическое сохранение текущего файла (другими словами, если ввести значение 7, то программа автоматически через каждые 7 операций будет сохранять текущий проект). Эта возможность позволяет предотвратить потерю данных в случае непредвиденных аппаратных или программных сбоев, а также при возникновении прочих нештатных ситуаций (отключение электроэнергии и т. п.).
При установленном флажке Отображать избранные отчеты в окне модели отчеты, помещенные в перечень избранных отчетов (Модель→Избранные отчеты), будут показаны в окне модели (на рис. 2.1 окно модели называется Модель).
Что касается вкладки Таблица, то здесь производится настройка представления данных в ячейках таблиц, основных параметров печати, а также порядок навигации по ячейкам таблицы.
Количество знаков, которые должны быть показаны в дробной части числа после запятой, вводится с клавиатуры в поле Количество знаков после запятой в таблице; по умолчанию в данном поле установлено значение 2. В поле Разделитель целой и дробной части также с клавиатуры вводится символ, который будет использоваться в качестве разделителя целой и дробной частей чисел (по умолчанию в качестве разделителя используется запятая).
В поле Разделитель тысяч указывается символ, который будет использоваться в качестве разделителя тысяч; по умолчанию установлен пробел. Символ Пробел не отображается в данном поле, но ввести его необходимо – в противном случае числа будут отображаться без тысячного разделителя. Также в качестве разделителя можно использовать и другие символы – точка, запятая, и др.
Следующие два параметра предназначены для настройки печатной формы документа. Если необходимо, чтобы на многостраничных документах названия строк и столбцов печатались на каждой странице, то нужно установить флажок При печати таблицы печатать названия строк и столбцов на каждой странице. Если установлен флажок Печатать текущую дату, то на всех документах, выводимых на печать, будет напечатана текущая дата.
В поле Выравнивать значения в ячейках из раскрывающегося списка выбирается способ выравнивания содержимого ячеек. Возможен выбор одного из трех вариантов – По правому краю, По левому краю и По центру.
В полях Переход по ячейкам по клавише Enter и Переход по ячейкам по клавише Tab определяется порядок перемещения курсора по таблице при нажатии клавиш соответственно Enter и Tab. Требуемый вариант выбирается из соответствующего раскрывающегося списка. В обоих случаях выбирается один из пяти вариантов: Вниз, Вверх, Вправо, Влево и Текущая.
Все изменения, выполненные в окне настройки параметров программы, вступают в силу только после нажатия кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из режима настройки без сохранения выполненных изменений.Работа с проектами
В программе BPlan каждый созданный проект (бюджет) сохраняется в отдельном файле. Для работы с файлами проектов предназначены команды меню Файл.
Чтобы создать новый проект (бюджет), выполните команду главного меню Файл→Создать или нажмите соответствующую кнопку инструментальной панели. С помощью команды Файл→Открыть можно в любой момент открыть сохраненный ранее файл проекта для просмотра или редактирования. При активизации данной команды на экране отображается окно, в котором по обычным правилам работы с Windows-приложениями указывается путь к файлу.
ПРИМЕЧАНИЕ
Команда Файл→Создать вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+N, а команда Файл→Открыть – с помощью комбинации клавиш Ctrl+O.
При работе с большим количеством проектов целесообразно пользоваться встроенным менеджером файлов – механизмом, который обеспечивает быстрый доступ ко всем имеющимся проектам, а также позволяет быстро создать новый проект в соответствии с имеющимся шаблоном (например, для производственного предприятия предлагается один шаблон, для торговой компании – другой). Вызов менеджера файлов осуществляется с помощью команды главного меню Файл→Менеджер файлов – при ее выполнении открывается окно, которое показано на рис. 2.3.
Здесь с помощью переключателя вы можете указать требуемый вариант действий: создать пустой файл проекта, создать файл проекта на основании имеющегося шаблона либо открыть созданный ранее файл. Если переключатель установлен в положение По шаблону, то в расположенном ниже списке нужно курсором выделить подходящий шаблон и нажать кнопку ОК. Если же переключатель установлен в положение Открыть файл, то аналогичным образом в расположенном ниже списке выбирается путь к требуемому файлу, после чего нужно нажать кнопку ОК. Если в предложенном списке нужный файл отсутствует, то следует установить курсор в положение Другие файлы и нажать кнопку ОК – в результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows указывается требуемый путь.
ПРИМЕЧАНИЕ
Если в нижней части окна установлен флажок Показывать при старте программы (см. рис. 2.3), то окно Менеджер файлов будет автоматически отображаться на экране при каждом запуске программы.
При необходимости текущий проект можно защитить паролем от несанкционированного и неквалифицированного доступа. Это особенно актуально, если к компьютеру имеет доступ несколько пользователей. Для перехода в режим настройки пароля нужно выполнить команду главного меню Файл→Задать/изменить пароль – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.4.
Вы можете включить парольную защиту отдельно для просмотра и для редактирования проекта. В первом случае введите пароль в поля На чтение и повторите, во втором – На правку и повторите (каждый пароль вводится дважды с целью недопущения ошибки). Введенные пароли вступят в силу после нажатия в данном окне кнопки ОК.
Для сохранения изменений, внесенных в текущий проект, используйте команду Файл→Сохранить. Если вы хотите сохранить эти изменения в виде отдельного проекта, выполните команду Файл→Сохранить как, и в открывшемся окне введите путь для сохранения и имя файла проекта.
Для отправки документа на принтер используйте команду Файл→Параметры печати. При ее активизации на экране отображается окно, которое показано на рис. 2.5.
В данном окне нужно определить параметры печати (размер бумаги, ориентация и др.), и нажать кнопку ОК.
Управление бюджетными моделями
В программе BPlan реализованы широкие функциональные возможности для управления бюджетными моделями. К большинству из них доступ осуществляется с помощью соответствующих команд меню Модель.
Список наиболее востребованных отчетов, сохраненных ранее при работе с таблицами (более подробно о таблицах речь пойдет ниже), можно вызвать с помощью команды Модель→Избранное. Чтобы открыть любой из них, нужно в окне, которое отображается на экране при активизации данной команды, выделить его в списке щелчком мыши и нажать кнопку Открыть. Для переименования текущего отчета предназначена кнопка Переименовать, а если потребуется удалить какой-либо отчет из списка избранных, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить.
В программе BPlan существует такое понятие, как направление бюджетной модели – под ним подразумевается разрез бюджетирования, по которому классифицируются бюджетные данные. Для обоснованного принятия управленческих решений необходимо анализировать как плановые так и фактические бюджеты в самых различных разрезах (направлениях).
Чтобы определить, какие направления будут использоваться в том или ином бюджете, необходимо сформулировать требования к последующему анализу данных этого бюджета. Необходимость направлений обусловлена тем, что, например, на основании данных бюджета продаж руководство компании хочет получать ответ на вопросы типа: «Сколько составил фактический объем продаж, выраженный в долларах США, телевизоров SONY, проданных через розничную сеть в Москве в июне 2011 г.?». В этом случае при разработке формата этого бюджета следует включить в него направления: «версии» («фактическая» и др.), «валюта», «продукты», «канал сбыта» («розница» и др.), «регион» («г. Москва» и др.) и «время». Другими примерами направлений, которые могут использоваться в бюджетных моделях, служат: «материалы», «подразделения», «ЦФО», «проекты», «клиенты», «договора». При этом каждое направление состоит из набора иерархически организованных элементов.
Для создания направления предназначена команда главного меню Модель→Создать направление. Перечень направлений, используемых в текущей бюджетной модели, формируется в левой части окна модели, см. рис. 2.1. При активизации команды Модель→Создать направление в перечне появляется новое направление, которому по умолчанию присваивается название Направление-№, где № – порядковый номер направления (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Создание направления
На этом рисунке изображено создание направления под названием Направление-1. Вновь созданным направлениям названия присваиваются автоматически, но они «обезличенные» и различаются только номерами – Направление-1, Направление-2 и т. д. Очевидно, что такая бюджетная модель совершенно неинформативна, поэтому рекомендуется присвоить направлению название, характеризующее его сущность. Это можно сделать сразу после создания направления, а можно – позже, в любое время. Для переименования созданного ранее направления нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на его названии, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Переименовать, и с клавиатуры ввести требуемое название.
Если необходимо удалить какое-либо направление, то в данном контекстном меню нужно выполнить команду Удалить. При активизации данной команды программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Порядок следования направлений можно изменить с помощью команды Переместить. При активизации данной команды на экране открывается окно со списком направлений, где направления представлены в той очередности, в которой они расположены в окне бюджетной модели. Чтобы переместить направление, нужно выделить его в списке курсором, после чего воспользоваться соответствующей кнопкой, расположенной в правой части окна. Выполненные изменения вступают в силу после нажатия в данном окне кнопки ОК.
Возможности программы предусматривают формирование стандартных направлений, с использованием специально предназначенных встроенных шаблонов.ПРИМЕЧАНИЕ
В данном случае под шаблоном подразумевается комплекс определенных настроек и условий, отвечающих некоторым общим критериям.
Такими стандартными направлениями являются: Время, План/факт и Валюты. Чтобы сформировать любое из них, следует выполнить соответствующую команду подменю Модель→Создание направления по шаблону.ВНИМАНИЕ
Создание направления Валюты возможно только после того, как было создано направление Время.
Вы можете в любой момент выполнить пересчет всех таблиц проекта, с которым работаете в данный момент. Для решения этой задачи выполните команду главного меню Модель→Перерасчет бюджета. При этом следует учитывать, что таблицы, включающие в себя направление Валюты, будут пересчитаны только в базовой валюте.
С помощью команды Модель→Синхронизация валют осуществляется запуск пересчета значений статей после того, как были внесены изменения в справочник валют.Формулы расчета бюджетных показателей (статей)
В программе BPlan бюджетными статьями могут являться целевые показатели, ограничения, нормативы и бюджетные показатели. Например, чтобы получить ответ на вопрос «Сколько составил фактический объем продаж, выраженный в долларах США, телевизоров SONY, проданных через розничную сеть в Москве в июне 2011 года?», необходимо включить в бюджетную таблицу финансовый показатель «объем продаж», который и является статьей в данном бюджете.
Исходя из этого, сформулируем следующее определение: бюджетные статьи – это планируемые показатели финансово-хозяйственной деятельности, имеющие единицу измерения. Например – объем продаж (штук), начисленная зарплата (руб.), цена за единицу (руб./ед.), транспортные расходы (руб.) и т. п. В программе BPlan структура бюджетных статей может иметь иерархическое представление.
Значения бюджетных статей могут задаваться пользователем вручную (редактируемые значения), рассчитываться методом консолидации (консолидируемые значения), рассчитываться методом разнесения (деконсолидируемые значения) или рассчитываться по формуле (рассчитываемые значения).
В программе BPlan формулы позволяют описывать зависимости между статьями, отличные от расчета методом консолидации (более подробно о консолидации бюджетных статей речь пойдет ниже). Для любой статьи можно построить формулу расчета ее значений на основе значений других статей, в том числе и находящихся в других таблицах. Например, типичная таблица «бюджет продаж» может включать в себя следующие статьи:
• Запланированные продажи (ед.);
• Цена за единицу (руб./ед.);
• Выручка (руб.).
Первые две статьи будут содержать сведения об объемах продаж и ценах каждого продукта в каждом периоде. А значение статьи «Выручка (руб.)» будет рассчитываться как произведение значений первых двух статей – и вот для этого необходимо составить соответствующую формулу.
ПРИМЕЧАНИЕ
В случае если в таблице присутствуют иерархические направления, формулы между статьями действуют только на нижних уровнях этой иерархии. На более высоких уровнях работает консолидация по направлению.
Ячейку, для которой существует формула, в таблице можно сделать редактируемой. В этом случае значение статьи в этой ячейке будет не рассчитываться, а вводиться напрямую с клавиатуры.
Для работы с формулами предназначены команды, включенные в состав меню Формула. С их помощью можно перейти в режим создания формулы, добавлять в формулу операторы сложения, вычитания, умножения и деления, удалять из формулы операторы, и т. д. Необходимые действия выполняются в окне формул, которое находится в нижней части интерфейса (рис. 2.7).
Напомним, что управление отображением данного окна осуществляется с помощью команды главного меню Вид→Окно формулы, а с помощью команды Формула→Текстовое представление формулы осуществляется управление отображением информационного поля, расположенного в верхней части окна; в этом поле показывается текст формулы.
Для создания формул (вставка операторов и операндов, задание условий и т. д.) используйте соответствующие команды меню Формула или кнопки инструментальной панели, которая расположена вдоль нижнего края данного окна (см. рис. 2.7). На этих кнопках имеются символы, характеризующие действия, вызываемые с помощью каждой кнопки (например, символы сложения, вычитания, деления и т. д.). Кроме этого, названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши, что упрощает процесс выбора требуемой кнопки.
В целом процесс создания формул прост, он основан на принципе конструктора: нужно в требуемом порядке вставить элементы формулы.Консолидация и разнесение бюджетных статей
Как уже отмечалось ранее, в программе BPlan направление состоит из набора иерархически организованных элементов. Что касается бюджетных статей, то их тоже можно объединять в иерархические группы. Для расчета значений иерархически организованных статей и значений статей для иерархически организованных элементов направлений в BPlan существует специальный метод расчета, называемый консолидацией . При этом имеется два вида консолидации – консолидация статей и консолидация по направлению .
Консолидация статей – расчет значения родительской статьи как суммы значений всех ее дочерних статей. Консолидация по направлению – расчет значения статьи как суммы ее значений по иерархии, заданной направлением.
Оба вида консолидации генерируются программой автоматически сразу после создания соответствующей иерархии. При этом реализована возможность отключения консолидации для любой статьи по любому из направлений. Например, для статьи «цена за единицу продукции» консолидация по направлению «время» не будет иметь смысла и ее необходимо отключить. Учтите, что консолидация статей может быть отключена только заданием явной формулы для какой-либо статьи.
В программе существует еще один метод расчета, который называется разнесение . Его сущность заключается в том, что он является обратным консолидации и расчету по формулам. Существует три вида разнесения, которые перечислены ниже.
• Разнесение статей – распределение значения родительской статьи по дочерним статьям пропорционально их текущим значениям.
• Разнесение по направлению – распределение значения статьи на ее значения по иерархии, заданной направлением, пропорционально текущим значениям.
• Разнесение по формуле – распределение значения статьи, для которой существует формула, на статьи, входящие в формулу, по алгоритму, обратному существующей формуле.
Чтобы выполнить разнесение по формуле, следует предварительно выяснить, на какую из статей, входящих в формулу, будет производиться разнесение, иначе говоря – определить деконсолидируемую статью. Значения остальных статей, входящих в формулу, при разнесении останутся неизменными.
Процесс разнесения осуществляется в два этапа. Вначале ячейке таблицы, которую необходимо разнести, присваивается статус «редактируемая», после чего для нее выполняется команда «разнести ячейку». При этом проводится расчет с использованием всех возможных для этой ячейки видов разнесения: разнесение статей в случае, если у данной статьи есть дочерние статьи, разнесение по направлению для всех направлений, по которым есть дочерние элементы, и разнесение по формуле в случае, если для статьи существует формула и определена деконсолидируемая статья из числа входящих в формулу.
Работа с бюджетными таблицами
Одним из важнейших элементов бюджетов, создаваемых в программе BPlan, являются бюджетные таблицы, в которых планируются (отображаются, редактируются и рассчитываются) значения определенных статей, представленные в разрезе определенных направлений. Каждая таблица может содержать неограниченное число статей и не более 4-х направлений (не считая «Время» и «Валюты»).
В BPlan процедуры создания направлений и конструирования на их основе таблиц разделены. Иными словами, вы можете в любой последовательности создавать в системе направления и бюджетные таблицы.
ВНИМАНИЕ
Единственным условием создания таблицы является наличие как минимум одного ранее определенного направления.
Одно и то же направление может быть использовано во множестве разных таблиц. При внесении изменений в структуру элементов какого-либо направления, они автоматически появляются во всех таблицах, созданных на основе данного направления.
Статьи создаются внутри конкретной таблицы, причем можно включить статью, созданную в одной таблице, также и в любую другую таблицу.
Чтобы иметь возможность работать с многомерной (имеющей больше двух иерархических направлений) таблицей, в BPlan существуют специальные возможности по настройке вида отображения таблиц, которые перечислены ниже.
• Как по горизонтали, так и по вертикали таблицы можно отобразить любое количество направлений – «видимые» направления.
• Для «видимых» направлений можно «сворачивать» и «разворачивать» данные по уровням иерархии.
• В случае, если нежелательно отображение всего «видимого» направления, можно указать для него ограниченную область элементов для отображения.
• Ряд направлений можно сделать «невидимыми» – не отображать их ни по горизонтали, ни по вертикали. Для этих направлений необходимо указать элемент, данные для которого будут отображаться в таблице.
• В случае если нежелательно отображение всех содержащихся в таблице статей, можно ограничить отображение только выбранными статьями.
• Имеется возможность «сворачивать» и «разворачивать» данные по уровням иерархии статей.
Для работы с бюджетными таблицами предназначены команды, расположенные в меню Таблица, которое отображается в составе главного меню программы только в том случае, когда открыто окно таблицы (это окно расположено в правой части главного окна программы, на рис. 2.1 оно является пустым).
Команда Таблица→Печать предназначена для вывода на печать текущей таблицы; перед этим рекомендуется просмотреть печатную форму документа с помощью команды Таблица→Предварительный просмотр.
При активизации любой из команд: Таблица→Параметры вертикальной оси или Таблица→Параметры горизонтальной оси на экране открывается окно Параметры оси, в котором с клавиатуры указывается соответственно высота строки или ширина колонки. По умолчанию высота строки равняется 20, ширина колонки – 80.
С помощью команды Таблица→Запустить пересчет статей осуществляется запуск пересчета всех статей текущей таблицы. При необходимости можно выполнить выборочный пересчет статей – для выполнения данной операции предназначена команда Таблица→Запустить пересчет выделенных статей.
Команды Ячейки редактируемые, Ячейки рассчитываемые, Ячейки фиксированные и Ячейки не фиксированные предназначены для придания соответствующего статуса предварительно выделенным ячейкам (либо ячейке, на которой в данный момент установлен курсор). Если к предварительно выделенным ячейкам применить команду Ячейки редактируемые, то значения этих ячеек можно будет изменять как вручную, так и с помощью формул. После выполнения команды Ячейки рассчитываемые значения выделенных ячеек отредактировать будет невозможно. С помощью команды Ячейки фиксированные значения выделенных ячеек нельзя будет сформировать либо изменить расчетным путем. С помощью команды Ячейки не фиксированные с выделенных ячеек снимается запрет на выполнение расчетных операций.
Команда Таблица→Мастер связи с MS Excel предназначена для перехода в режим настройки связи ячеек таблицы с ячейками выбранного файла Excel. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.8.
C помощью переключателя Диапазон ячеек определяется, на какие ячейки текущей таблицы распространяется данная настройка. Если переключатель установлен в положение Только выделенные, то настройка будет распространяться только на предварительно выделенный диапазон ячеек. При установленном значении Все ячейки текущего представления таблицы в обмене данными будут участвовать все ячейки текущей таблицы.
В выделенной области Перенести в MS Excel путем установки соответствующих флажков определяются типы данных, которые должны быть перенесены в Excel. Возможные варианты – Название таблицы и фиксированных значений, Заголовки строк и столбцов и Значения ячеек.
В нижней части окна в выделенной области Файл MS Excel указываются параметры файла Excel, с которым будет осуществляться обмен данными. В первую очередь в соответствующем поле следует указать путь к файлу. Для этого нужно нажать кнопку, расположенную справа от данного поля, и в открывшемся окне Выберите MS-Excel файл для связи указать требуемый путь.
С помощью кнопки Открыть MS Excel на экран выводится окно табличного редактора Excel. В поле Лист книги из раскрывающегося списка нужно выбрать лист книги Excel, с которым будет производиться обмен данными.
По окончании настройки связи с Excel нужно в данном окне нажать кнопку ОК. С помощью кнопки Cancel осуществляется из данного режима без сохранения выполненных изменений.Вспомогательные функции программы
Меню Сервис включает в себя только одну команду – Параметры. С помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки параметров работы программы. Описание данного режима приведено выше, в разделе «Подготовка программы к работе».
В состав меню Окна входит три команды: Каскадом, Черепицей и Упорядочить. Эти команды предназначены для настройки расположения окон в составе интерфейса программы.
С помощью команд, расположенных в меню Помощь, осуществляется вызов справочной информации, переход в режим просмотра информации об используемой версии программы, а также переход на сайт разработчиков программы.
Практический пример построения бюджетной модели
Далее мы на конкретном примере рассмотрим порядок построения бюджетной модели в программе BPlan.
Вначале нужно создать новый проект. Для этого следует выполнить команду Файл→Создать, и в открывшемся окне указать имя файла создаваемого проекта и путь для его сохранения. По умолчанию предлагается сохранить файл в папке Templates, которая находится в каталоге программы. После нажатия в данном окне Сохранить на экране откроется бюджетной модели, как показано на рис. 2.9.
Рис. 2.9. Создание новой бюджетной модели
Следующая задача – формирование списка направлений (бюджетных разрезов). Для примера создадим направления Номенклатура и Время, причем последнее будет сформировано на основании шаблона.
Для того чтобы создать произвольное направление Номенклатура, активизируем команду главного меню Модель→Создать направление и с клавиатуры введем название создаваемого направления, после чего нажмем Enter. После этого нужно сформировать список значений созданного направления. Для этого следует нажать кнопку, которая расположена справа от названия направления, затем в открывшемся ниже поле щелкнуть правой кнопкой мыши – в результате откроется контекстное меню, в котором нужно выполнить команду Создать. При активизации данной команды появится значение направления, которому по умолчанию будет присвоено наименование Новый элемент1. Это наименование можно отредактировать с клавиатуры; введем здесь название Товар 1. Аналогичным образом создадим еще одно значение направления и назовем его Товар 2. Результат выполненных действий изображен на рис. 2.10.
После этого на основании имеющегося шаблона сформируем направление Время. Для этого в главном меню нужно выбрать команду Модель→Создать направление по шаблону→Время – при ее активизации в списке направлений появится новая позиция, которой автоматически будет присвоено название Время. Теперь нажмем кнопку, расположенную справа от его названия – в результате откроется поле списка значений направления. Для ввода значения направления вызовите в данном поле контекстное меню и в подменю Добавить выберите требуемый вариант.
Для примера присвоим направлению Время значения Январь, Февраль и Март – для этого в контекстном меню нужно выбрать команду Добавить→Квартал по месяцам→1-й. Теперь бюджетная модель будет выглядеть так, как показано на рис. 2.11.
Имейте в виду, что даже если вы формируете направление по шаблону, вы можете в его состав включать не только шаблонные, но и любые произвольные значения – для этого используйте команду контекстного меню Создать.
Следующий этап – построение бюджетной таблицы. При формировании новой бюджетной модели в ее состав по умолчанию включается группа Главная – раскройте ее (щелкнув мышью на кнопке справа от названия группы), и выполните команду контекстного меню Создать таблицу. После этого в группе отобразится позиция, которой по умолчанию будет присвоено название Новая таблица1, а в столбце Таблицы появится таблица с таким же именем.
В столбце Таблицы изменим название таблицы, предложенное по умолчанию – для этого достаточно с клавиатуры ввести требуемый вариант. Впоследствии для переименования таблицы нужно щелкнуть на ее названии правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Переименовать, после чего с клавиатуры ввести требуемое значение. В нашем примере назовем созданную таблицу Реализация. Результат выполненных действий показан на рис. 2.12.
Если в группе Главная напротив названия таблицы установлен флажок, то эта таблица будет отображаться в столбце Таблицы (как показано на рис. 2.12). При снятом флажке таблица будет скрыта.
Каждая бюджетная таблица должна включать в себя статьи и направления. Справа от названия таблицы находятся две кнопки: Статьи и Направления (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). При нажатии на кнопку Статьи открывается поле, в котором формируется перечень бюджетных статей, а при нажатии кнопки Направления – поле, в котором формируется перечень направлений текущей таблицы.
Чтобы добавить в таблицу статью, нужно в поле формирования перечня статей нажать правую кнопку мыши, и выполнить команду Создать, которая находится в открывшемся контекстном меню. После этого в списке появится новая позиция, которой по умолчанию будет присвоено значение Новая статья1. Это значение можно отредактировать с клавиатуры. В рассматриваемом примере созданная бюджетная статья будет называться Сумма продаж.
Чтобы добавить в таблицу направление, нужно в поле формирования перечня направлений нажать правую кнопку мыши, и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить направление. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 2.13.
В данном окне содержится список направлений, которые ранее были созданы для текущей бюджетной модели. В нашем примере это направления Номенклатура и Время. Чтобы добавить направление в таблицу, нужно в данном окне выделить его курсором и нажать кнопку ОК. В рамках нашего примера добавим в таблицу оба направления.
Теперь, чтобы просмотреть созданную таблицу, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ее названии в столбце Таблица, и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Открыть – результат показан на рис. 2.14.
Чтобы увидеть таблицу в таком представлении, как показано на рис. 2.17, нужно выключить отображение окна модели с помощью команды главного меню Вид→Модель, затем полностью развернуть окно таблицы, и щелкнуть мышью на значке + в ячейке 1 кв.
Кратко проанализируем содержимое построенной бюджетной таблицы.
По вертикали в данной таблице отображается перечень номенклатуры изделий, по горизонтали – периоды планирования. На пересечении находится статья Суммы продаж. Таким образом, для каждой позиции номенклатуры в данной таблице будет показана сумма продаж за единицу планируемого периода (в данном случае планируемый период – 1 квартал, а единица планируемого периода – месяц).
Теперь осталось заполнить ячейки созданной таблицы. Самый простой способ – это присвоить ячейкам статус Редактируемая (это можно сделать с помощью команды главного меню Таблица→Ячейки редактируемые либо соответствующей команды контекстного меню, которое открывается нажатием правой кнопки мыши), после чего с клавиатуры ввести требуемое значение. Пример заполненной таблицы показан на рис. 2.15.
Данные в таблицы, которые формируются в первую очередь, заносятся именно таким образом. После этого информацию, которая хранится в разных таблицах, можно увязывать связывать между собой с помощью встроенного механизма формул. Для работы с формулами нужно открыть окно формул и использовать команды, расположенные в меню Формула. Для перерасчета всех таблиц проекта и формирования актуальных бюджетных данных предназначена команда главного меню Модель→Перерасчет бюджета.
Глава 4. Бюджетирование с помощью ERP-системы «Галактика»
Одним из самых мощных и эффективных программных средств, позволяющих автоматизировать процессы бюджетирования, является система «Галактика» – продукт от российской компании «Галактика» (www.galaktika.ru). Ее отличительной особенностью по сравнению с другими программами является широчайшая функциональность, способность работать с большими базами данных, масштабность, мощные возможности для анализа, сравнения и прогнозирования. Эти, а также другие достоинства программы позволяют успешно ее эксплуатировать на предприятиях крупного бизнеса: корпорации, холдинги, объединения, финансово-промышленные группы, и т. д.
Структура программы «Галактика» имеет модульное представление. Каждый модуль ориентирован на выполнение целого ряда специфичных задач: например, модуль «ФРО» предназначен для учета безналичных денежных средств и банковских операций, модуль «Касса» – для учета наличных денежных средств и кассовых операций, модуль «Заработная плата» – для начисления и расчета заработной платы, социальных и иных выплат сотрудникам, и т. д. Наряду с этим, модули «Галактики» тесно взаимосвязаны друг с другом и представляют собой единую информационную систему.
Блок финансового планирования и анализа включает в себя модули «Платежный календарь», «Управление бюджетом» и «Финансовый анализ». В этой книге мы будем рассматривать модуль «Управление бюджетом», поскольку именно он предназначен для автоматизации процессов бюджетирования.
Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»
Программа «Галактика» отличается тем, что в ней используется своя терминология, которой должен овладеть каждый пользователь. В данном разделе мы приводим трактовку основных терминов и понятий.
Активная копия бюджета – единственная копия бюджета, которая используется во многих операциях, как копия по умолчанию. В механизме согласования бюджетов – это текущая утвержденная копия бюджета.
Аналитика – аналитический признак показателя (статьи) бюджета, имеющий несколько значений. При автоматизированном ведении бюджетирования в качестве аналитических признаков могут использоваться каталоги используемой системы автоматизации – например, каталоги контрагентов, услуг, материальных ценностей, и др.
Аналитический разрез – набор аналитических признаков, в разрезе которых формируется значение показателя (статьи) бюджета.
Атрибуты внешнего фактора – тип внешнего фактора (например, сезонный рост цен, либо индекс инфляции, и т. п.) и тип значения внешнего фактора (например, конкретное число, либо диапазон значений, и т. п.).
База распределения бюджета – совокупность правил, описывающих распределение значения статьи бюджета для одного центра финансовой ответственности по статьям бюджетов других центров финансовой ответственности.
Бизнес-прогноз – совокупность предполагаемых данных, отражающих особенность внешней и внутренней среды предприятия на будущий период.
Бюджет – финансовый план, который характеризуется центром ответственности и периодом планирования. Бюджет отражает расходы и поступления средств по отдельным финансовым операциям.
Бюджетирование – разработка бюджетов, направленная на решение двух основных задач: определение объема и состава расходов и обеспечение покрытия этих расходов финансовыми ресурсами из различных источников.
Вариант бюджета – некоторый вариант развития событий, учитывающий алгоритмы расчетных статей, прогнозные курсы валют, внешние факторы и др. Если в программе предусмотрено использование механизма вариантов бюджетов, то это позволяет формировать бюджеты одновременно для нескольких различных вариантов развития ситуации – например, учитывая рост или падение курсов валют, динамику цен, и т. п.
Внешний фактор – параметр, влияющий на значения статей бюджета в определенном временном интервале. Примеры внешних факторов – показатели инфляции, сезонные колебания цен, и т. д.
Значение аналитики – конкретное значение аналитического признака. Например, для аналитики «Каталог контрагентов» значением является ООО «Протон».
Значение по аналитике – значение статьи бюджета для конкретного значения аналитики. Например, если к статье привязана аналитика «Каталог контрагентов», и значение статьи бюджета для значения аналитики ООО «Протон» равно 1000, то 1000 – это значение статьи бюджета по аналитике ООО «Протон».
Контроль исполнения бюджета – составная часть бюджетного процесса, позволяющая собой мониторинг производственно-хозяйственной деятельности в контексте достижения бюджетных показателей.
Слой аналитики – определяет представление данных по аналитическому разрезу. В разных слоях данные можно представить либо как различные иерархии аналитических признаков, либо агрегировать по одному или нескольким аналитическим признакам. Например, слоем является часть значений аналитик, входящих в состав некоторой группы аналитик.
Спецификация внешнего фактора – совокупность следующих показателей: период действия внешнего фактора и значение внешнего фактора.
Стадия бюджетного процесса – числовой идентификатор бюджетного процесса. Например, стадии формирования бюджетов доходов можно снабжать числовыми идентификаторами, начинающимися с цифр 01, а стадии формирования бюджетов расходов – 02.
Статья бюджета – это основной показатель бюджета, который в большинстве случаев характеризуется следующими атрибутами: тип показателя (доход, расход, задолженность и т. п.), способ расчета, валюта показателя, аналитический разрез.
Типовая финансовая операция – сервисное средство для автоматического формирования финансовых операций и бухгалтерских проводок. Пользователь самостоятельно создает описание типовой финансовой операции, которое включает в себя ее наименование, статью бюджета, формулы для расчета суммы операции. Типовые финансовые операции группируются по видам операционных, первичных и иных документов и используются при регистрации часто и одинаковым образом проводимых финансовых операций. Описание типовой финансовой операции может также включать в себя корреспонденцию счетов бухгалтерских проводок и формулы для расчета сумм оборотов. Поэтому типовая финансовая операция может автоматизировать формирование как финансовых операций, так и бухгалтерских проводок.
Типовая форма бюджета – набор показателей (статей) бюджета, предназначенный для визуального представления бюджета.
Центр ответственности – элемент организационной структуры субъекта хозяйствования, имеющий собственный финансовый план. Например, центрами ответственности могут являться предприятия, входящие в состав одной корпорации.
Общий алгоритм бюджетирования в системе «Галактика»
В модуле «Управление бюджетом» реализована поддержка всех бизнес-процессов бюджетирования. На основании этих бизнес-процессов вырисовывается общий алгоритм эксплуатации модуля, который включает в себя несколько этапов.
На первой стадии работы с модулем следует произвести его настройку, чтобы максимально адаптировать продукт к своим потребностям и специфике конкретного предприятия. Данный этап характеризуется выполнением соответствующих операций и процедур: заполнение справочников, настройка параметров, и др. Применение механизма типовых форм бюджетов, список которых составляется в специально предназначенном справочнике, предоставляет возможность оперативного переключения с одного вида бюджета на другой простым выбором нужной формы из справочника. В частности, вы можете быстро переключиться с бюджета доходов на бюджет расходов. Кроме этого, привязав несколько групп аналитики к одному и тому же набору статей в разных типовых формах, можно рассматривать бюджет с разным уровнем детализации информации.
На следующей стадии производится формирование бюджета, другими словами – реализуется процесс планирования. Для разных бюджетных статей плановые данные формируются на основании ряда источников, перечень которых приводится ниже.
• Плановые данные, имеющиеся в модуле «Управление договорами». В частности, таковыми могут являться сведения, которые базируются на календарных планах отгрузок и платежей по заключенным договорам.
• Расчетные данные. По некоторым бюджетным статьям можно рассчитывать одни бюджетные показатели на основании других. Особенно часто данный механизм задействуется, например, для расчета статей бюджета движения денежных средств.
Поделиться книгой: