Логистика приемки и отгрузки товаров: Практическое пособие

БД знаний для логистического управления. БД знаний ведутся для обеспечения логистического управления главным образом для оперативных целей, а не для непосредственного обслуживания экономических расчетов.

БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.

БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.

БД стоимости перевозки и маршрутов. Эта БД издержек используется для оценки экономической эффективности перевозки грузов.

БД объема работ и портфель заказов. Эта БД содержит оценку будущих запасов и потребности во времени обработки, свойственных имеющимся в наличии заказам; текущую работу и прогноз спроса. Она является основой для контроля обязательств перед покупателями, а также основой для планирования использования рабочей силы и оборудования.

Требования к обработке заказов

Операции с заказами

Обработка полученных заказов включает следующие операции:

– проверка кредитоспособности заказчика;

– проверка доступности запасов;

– подтверждение приема заказов;

– модификация заказов;

– обсчет заказов;

– оповещение клиентов о состоянии заказов;

– детализация цен и ценовых скидок;

– оформление договоров (спецификаций) на продажу;

– выделение запасов под заказы.

Подготовка заказов к обработке Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов.

Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки.

Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например:

– код заказчика;

– код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

– код группы товаров;

– код (номер, артикул) товара;

– количество товара;

– код пункта назначения;

– код вида транспорта;

– код упаковки;

– и т. д.

Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:

– коды заказчиков;

– коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

– коды группы товаров;

– коды (номер, артикул) товара;

– коды пунктов назначения;

– коды видов транспорта;

– коды упаковки;

– коды условий сделок;

– коды условий поставок;

– коды приоритетов;

– коды особенностей обработки и др.;

– коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;

– и т. д.

На предприятии должны быть разработаны:

– инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;

– техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.

Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: “Клиент процесса должен выполнять этот процесс”. Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики. Это обязывает заказчика применять его специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру, и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.

Ниже приведена инструкция по технологии подготовки заказов дилерами и обработки заказов на центральном складе одной из автокомпаний. Эта технология является описанием бизнес-процессов и некоторых алгоритмов компьютерной обработки. Подобная технология очень нужна предприятиям – изготовителям запчастей и комплектующих к любым видам техники и приборов, оптовым заказчикам и поставщикам: при номенклатуре в тысячи позиций ручная или полуручная обработка заказов требует больших затрат времени и приводит к множеству ошибок в удовлетворении заказов и в материалах, используемых для анализа спроса и планирования производства.

Инструкция дилерам

Подготовка заказов. Настоятельно рекомендуется высылать заказы дилеров через EDI и Интернет, чтобы избегать ошибок и ускорить поступление заказов. Заказы могут высылаться также курьерской почтой – письмом, дискетой, а также факсом. Важно соблюдать инструкции по подготовке заказов. Компания не несет ответственности за задержки или ошибочные поставки из-за недостаточной или неверной информации на бланках заказов. Менеджеры служб запасных частей, высылающие заказы почтой и по факсу, должны использовать титульную страницу заказа – форму №_. Ниже приведен образец заполнения формы.

А Название дилера В. Номер заказа

Важно: ошибка может привести к отгрузке не в тот адрес.

C. Дата заказа

D. Введите знак “✓” в колонку желаемого способа отгрузки

F. Введите знак “✓” в колонку желаемых условий поставки

Введенный значок и риск убытков:

Если другое не согласовано между дилером и Компанией, все условия поставок соответствуют INCOTERMS 2000

F. Введите знак “✓” в колонку применяемого способа платежей

G. Пункт назначения

H. Порт разгрузки

Модель машины

Никогда не высылайте смешанный заказ под одним и тем же номером на запчасти к легковым и грузовым машинам.

J. Количество позиций (строк) в заказе

К. Если иное специально не требует дилер, оставьте эту колонку пустой. Стандартизированная отгрузочная маркировка будет присвоена для облегчения компьютерной обработки документации в Компании.

L. Введите информацию для размещения “первичного заказа”.

М. Фамилия менеджера службы запчастей, его подпись.

Выверка номеров деталей. До обработки “первичного заказа для складского запаса” Компания выверяет и корректирует номера заказанных запчастей, чтобы обеспечить поставку правильных деталей. Учитывая частые конструктивные изменения деталей в период освоения новых моделей машин, процесс выверки номеров деталей очень важен. Результаты выверки номеров деталей будут сообщены дилеру в “счете-проформе” или в “подтверждении заказа”. В связи с изложенным, соблюдайте следующие инструкции: Направляйте отдельный заказ на запчасти к новой модели машин и присваивайте код типа заказа “I” “первичному заказу”, присоединив его в конце цифрового номера заказа. Укажите название модели машины и год модели, намечаемую дату розничных продаж машин, номер публикации IRL, на которой базируется “первичный заказ”.

Пример:

Система нумерации заказов. Номер заказа состоит из 10 знаков. Первые 6 знаков представляют собой код дилера, включая 1 знак для центра распределения запчастей. Остальные 4 знака – серийный номер.

Код дилера: Компания присваивает каждому дилеру.

Код центра распределения запчастей: идентифицирует каждый региональный склад дилера на его территории. Если у дилера всего один склад, он обозначается как “X”, если два и более, код присваивается каждому.

Код года: Последняя цифра года для заказов на запчасти к легковым автомобилям, микроавтобусам и мини-грузовикам: 7-1997, 9-1999, 0-2000.

Код типа заказа: Алфавитная последовательность от А до L для заказов на запчасти к грузовым автомобилям: G=1997, Н=1998, А=2001, В=2002.

Код месяца: Алфавитная последовательность от А (январь) до L (декабрь).

Код последовательности заказов: Алфавитная последовательность для каждого типа заказа на месячной базе.

А =Первый срочный заказ в ноябре.

В =Второй срочный заказ в ноябре.

С =Третий срочный заказ в ноябре.

Код типа заказа:

Стандартные параметр

Примечание: Если способ отгрузки не указан, дилер может выбрать желаемый, указав его в заказе.

Типы заказов. Назначение кодов типов заказов и принципы формирования типов

* Специальные заказы.

Первичный заказ для новой модели выполняется не из регулярного запаса, а обрабатывается в соответствии со стандартным графиком обеспечения поставок для новых моделей машин.

Первичные складские заказы для новых моделей машин. Для успешного запуска новых моделей на рынке важно, чтобы создание первичного запаса покрывало потребности стартового периода, по крайней мере трех месяцев, до тех пор пока прибудет первый месячный заказ на склад дилера. Каталог запасных частей для новой модели может быть еще не готов из-за частых конструктивных изменений на стадии освоения новой модели. Поэтому Компания выпускает Рекомендации (IRL–Initial recommendation list) и стандартный график обеспечения поставок запчастей к новым моделям. Этим обеспечивается возможность для дилера подготовить вовремя “первичный заказ” и возможность пунктуальной отгрузки.

Стандартный график обеспечения поставок запчастей к новым моделям. Менеджер службы запчастей должен направить “первичный заказ” в полном соответствии со сроками начала продаж новых машин и со спецификацией заказа к новым моделям, тесно взаимодействуя с менеджером по продажам. Будьте уверены в правильности выбора номеров деталей из рекомендованной спецификации (Код модели, опцион код в IRL) и определите заказываемые количества в соответствии с сервисными условиями вашего рынка. Направляйте отдельный заказ с кодом “I” и проверьте заполнение колонки “In case of initial order for new vehicle model” в формуляре EPD – 010, чтобы Компания обеспечила приоритет обработки заказа и двойную проверку номеров деталей.

Пример:

In case of initial order for new vehicle model (В случае нервичного заказа для новой модели)

Model name (Название модели): Н1 Model year (Год модели): 00MY

Sheduled date of launching (Дата старта продаж): JAN20, 2006 Order made based on (Заказ подготовлен на базе): COMPANY’S REF.MKG-70725 (рекомендованной спецификации № 70725)

Конструктивные изменения требуют изменений в номерах деталей. Компания будет отражать все изменения в номерах деталей в счетах-проформах и подтверждениях заказов.

Первый месячный складской заказ дилера. Компания подчеркивает, что дилер должен регистрировать новые детали в своей базе данных как только получит каталог запчастей для новой модели и направит первый месячный складской заказ для полномасштабной поддержки новой модели.

Принадлежности. Компания высылает “Справочник принадлежностей” для новых моделей машин за полтора месяца до начала производства продукции. Это дает возможность отгружать принадлежности в те же сроки, что и запчасти по первичному заказу.

Стандартный график поставок запчастей к новой модели машин

Месячный складской заказ. Размещается для пополнения запаса ежемесячно.

Во избежание ошибок при ручном печатании заказов дилерам рекомендуется высылка заказов электронной почтой. Для сокращения расходов по перевозкам дилерам рекомендуется включать объемные детали (бамперы, панели, стекла) в складские заказы на основе тщательного контроля движения запаса. Дистрибьюторам настоятельно рекомендуется выдерживать даты и объемы заказов, согласованные с Компанией, для сокращения сроков поставки и увеличения степени удовлетворения за счет ритмичной и эффективной организации физических операций на складе. Месячные заказы позволяют получить прямые и косвенные преимущества – минимальные расходы по обработке и перевозке, а также экономичный уровень запасов. VOR-заказы (неисправная машина на обочине)

В случае, если автомобиль не может быть отремонтирован из-за отсутствия детали на складе дилера, он направляет специальный срочный заказ VOR (vehicle off road – машина на обочине, вне дороги). VOR-заказы обрабатываются вне очереди по всем процессам системы обработки заказов. Цель Компании в поставке таких заказов – 48 часов после получения заказа, если:

компания получила заказ до 9 часов утра и платеж заранее урегулирован;

для поставки не требуется специальных документов, таких как “сертификат о происхождении товара”, “консульский коммерческий счет”, “сертификат инспекции sgs” и т. п.;

имеется в этот период самолет и место в нем; тип заказа точно указан дилером – “v”;

заказанные детали действительно относятся к возможным VOR-ситуациям.

Для обеспечения срочного выполнения заказов дилеры должны указывать в них только действительно необходимые детали, по возможности не более 10 наименований. Детали, которые из-за отсутствия на складе не отгружены немедленно, ожидают в перечне невыполненных срочных заказов. При пополнении запаса они в первую очередь обрабатываются по наличию. Принимая во внимание дороговизну авиафрахта для дилеров и высокую стоимость срочной обработки заказов для Компании, дилерам рекомендуется уменьшить количество срочных заказов и увеличить количество регулярных, месячных.

Запрещение изменения заказов. Ни один из заказов, подтвержденных компьютером Компании, не может быть изменен, и каждый дилер должен учитывать и соблюдать это требование.

Причины этого следующие:

корректировки удлиняют сроки выполнения заказов и вызывают перерывы в технологическом процессе обработки заказов в Компании;

компьютеризованная система службы запчастей не имеет необходимой гибкости для внесения изменений;

дорогостоящие процедуры распаковки и раскладки товаров в случае уменьшения или аннулирования заказов;

необходимость в корректировке заказов может быть устранена дилерами за счет увеличения внимательности и двойной проверки заказов.

В случае необходимости увеличить или дополнить заказ дилер должен направить отдельный дополнительный заказ. Компания постарается отгрузить товар по дополнительному заказу вместе с товаром по основному, если обстоятельства позволят. Ошибки присущи людям, но Компания надеется на понимание дилеров, что запрет изменения заказов – к взаимной пользе.

Процесс обработки заказов в Компании. Нижеприведенная схема иллюстрирует три главные системы, их базовые функции и взаимодействие между Компанией и дилерами, показывая общую картину обработки заказов дилеров.

Получение заказов. Так как заказы поступают на дисплей, они проверяются немедленно в случае VOR-заказов или по очереди в случае других заказов на правильность: номера, типа и даты заказа; номеров заказываемых деталей;

заказываемых количеств (не применяется для некоторых заказов). Проверочная программа печатает “Отчет о расхождениях” для ручного ввода корректировок в компьютер. Эта ручная корректировка снижает количество отказов системой в поставке деталей из-за возможных ошибок в заказах. Затем система создает “Файл заказа” как подготовительный этап для обработки по наличию и, при необходимости, печатает “Подтверждение заказа” для высылки дилеру.

Для информации дилеров в “Подтверждении заказа” печатаются коды изменений, если номера или количества деталей были изменены. При “первичном заказе” система готовит свой соответствующий первичный заказ изготовителям запасных частей. Последовательность проверки заказа:

ЗАКАЗ – ВВОД – ПРОВЕРКА НА ПРАВИЛЬНОСТЬ – ПРОВЕРКА ПО НАЛИЧИЮ – ПЕРЕЧЕНЬ ОШИБОК – РУЧНАЯ КОРРЕКТИРОВКА – ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКАЗА

Компьютер проверяет “ненормальные” заказываемые количества.

Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск “ненормальных” количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях.

Как находят “ненормальные” количества?

Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как “ненормальное” количество, превышающее спрос в 3 и более раз.

Без проверки “ненормальных” количеств обрабатываются следующие заказы:

– первичные;

– VOR-заказы;

– заказы, по которым выслано подтверждение для акцепта и оплаты дилером.

В случае заказа “ненормальных” количеств не быстро оборачивающихся запчастей они могут быть поставлены после подтверждения дилера.

Дистрибьютора уведомляют о результатах проверки заказа следующим образом:

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СКЛАДСКОГО ЗАПАСА

Этот этап предусматривает распределение наличия деталей по заказам объективным и эффективным образом, базирующимся на стратегии управления запасами. За исключением VOR-заказов, этот этап повторяется ежедневно для распределения меняющегося фактического наличия. Количества, распределенные в конкретный заказ, не могут быть “переброшены” в другой.

Начало распределения. Система распределяет наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета, такие как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. В случае VOR-заказов распределение выполняется немедленно после подтверждения заказа. Для “первичных заказов” стартовая дата распределения вводится оператором вручную с учетом графика “запуска” новой модели машины. Обычно дилеры получают запасные части по первичным заказам примерно в те же сроки, что и новые машины. Согласно регулированию внешнеторговых сделок отгрузка невозможна без официального подтверждения платежа. Распределение запаса откладывается до фактического получения платежа или гарантий платежа.

Последовательность обработки заказа:

НОВЫЙ ЗАКАЗ плюс НЕВЫПОЛНЕННЫЙ ЗАКАЗ минус СЛИЯНИЕ минус РЕШЕНИЕ О ПРИОРИТЕТЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ минус РЕШЕНИЕ ПО ОЖИДАЕМОМУ СРОКУ ОТГРУЗКИ ИЛИ ГРАФИКУ ОТХОДА СУДОВ минус РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАПАСА минус ПЕРЕЧЕНЬ ПРИНЯТЫХ К ИСПОЛНЕНИЮ (для отгрузки) плюс ПЕРЕЧЕНЬ ОТСУТСТВУЮЩИХ В НАЛИЧИИ (для заказа поставщикам)

Физический контроль движения. Система распределения исполняет следующие основные функции.

Эффективное распределение запасных частей: удовлетворяет заказы дилеров наличным запасом справедливо и быстро, базируясь на правилах приоритета распределения. Создание данных о неудовлетворенной части заказа: в случае нехватки деталей на складе для покрытия заказа создает файл “неудовлетворенный заказ” и выдает срочный заказ на пополнение склада.

С другой стороны, система физического контроля помогает сбалансировать загрузку склада, контролируя следующее:

контроль времени и частоты выдачи нарядов для отбора и упаковки деталей: наряды по отдельным заказам не выдаются – выдача приостановлена до тех пор, пока распределение запаса не закончится по всем поступившим заказам;

оптимизация по объему отгружаемых партий: для авиазаказов и “первичных заказов” все же существует определенный уровень резерва до начала выдачи нарядов;

оптимизация объема отгружаемых партий: ради экономической эффективности объемы отгружаемых партий оптимизируются на базе фрахтовых ставок, минимальных количеств в упаковке, графика отплытия судов и т. д.

Подтверждение заказа и счет-проформа. Подтверждение заказа должно быть отпечатано с компьютера после проверки заказа. При помощи компьютерной системы дилер получает более точную информацию о номерах и ценах деталей. Счет-проформа, если нужен дилеру, должен готовиться после подтверждения заказа. Дистрибьютор может использовать счет-проформу для получения импортной лицензии, обеспечения платежа и т. д.

А – название дилера.

В – номер подтверждения заказа – присваивает Компания.

С – номер заказа.

D – условия сделки – как согласовано между дилером и Компанией.

Е – валюта – обычно доллары США, если другое не согласовано сторонами.

F – дата.

G – страница.

Н – номер позиции – тот, который был в заказе дилера.

Примечание.

В случае изменения кода АС или АО к номеру позиции будет добавлена буква, например:

В случае “ненормальных” количеств к номеру позиции добавляются значки:

I – номер, под которым поставляется деталь.

J – код изменений.

К – название детали.

Примечание.

В случае, если заказанный номер не тот, под которым деталь поставляется, заказанный номер будет указан в скобках в следующей строке.

L – количество, которое будет поставлено.

М – цена за единицу.

N – сумма – цена, умноженная на количество.

О – ожидаемая дата отгрузки.

КОДЫ ИЗМЕНЕНИЙ

Отчет о состоянии заказа (OSR – order status report). Отчет о состоянии (ходе выполнения) заказа может быть выслан по запросу дилера в течение определенного периода. Каждая заказанная позиция отслеживается компьютерной системой. Ожидаемая дата готовности к отгрузке (ECRD – Expected Cargo-Ready Date). Отчет о состоянии

заказа показывает ожидаемую дату готовности к отгрузке по каждой позиции. Имеется в виду, что к этой дате все операции по отбору и упаковке заказанных позиций будут завершены. Не следует путать дату готовности к отгрузке (ECRD) и график отплытия судов (ETD), так как после готовности груза он хранится в зоне отгрузки склада в ожидании отгрузки по лучшему графику.

Ожидаемая дата готовности к отгрузке определяется следующими факторами:

текущее состояние запаса;

среднее время физической обработки товара от приемки до раскладки поступившего, от распределения до отбора и от отбора до упаковки;

согласованное время поставки от размещения заказа у поставщиков до получения их в компании;

важность ожидаемой даты готовности к отгрузке.

При распределении компьютер присваивает высший приоритет заказам, у которых ожидаемая дата готовности к отгрузке наступает ранее, при прочих равных условиях.

Маркировка ожидаемой даты готовности к отгрузке. Ожидаемая дата готовности отмечается по каждой позиции следующим образом: FILLED: Все заказанные количества удовлетворены. КОЛИЧЕСТВО: Подтверждено только возможное количество по наличию.

*****. Па момент отчета дата не установлена.

ДАТА: Указывается, если заказанные количества еще не подтверждены.

A – код Дистрибьютора, присваиваемый Компанией.

В – дата регистрации заказа – ввод в систему обработки.

С – способ отгрузки.

D – размер скидки в процентах.

Е – номер позиции по заказу.

F – номер детали, которая поставляется.

G – код изменения – указывается, если номер поставляемой детали не тот, который заказан.

Н – количество подтвержденное.

I – ожидаемая дата готовности к отгрузке.

Примечание. Дата может меняться по самым неожиданным обстоятельствам. Поэтому чем позднее дата отчета, тем точнее дата готовности.

J – количество, оставшееся неподтвержденным и включенное в бэк-ордер (back-order) для закупки и последующей поставки.

К – количество, подтвержденное по наличию.

L – количество в процессе упаковки.

М – количество, отгруженное на дату отчета.

N – дата отгрузки.

О – номер счета.

Третий метод организации обработки заявок основан на другом принципе реинжиниринга, который рекомендует: Обращайтесь с партнерами так, будто они являются частью вашего предприятия. Следующим шагом в сокращении потерь времени на обработку заявок и устранении ошибок в них является замена заявок постоянных заказчиков их электронными отчетами о наличии запасов товаров на складе. Поставщики анализируют остаток и расход товаров на складах заказчиков и направляют им предложения на поставку тоже в электронной форме. Получив подтверждение и корректировку предложений, поставщики отгружают товары. Например, региональные склады запасных частей компании “Volkswagen” ежемесячно сообщают логистическому центру – компьютеру компании – о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соответствующий период и направляет предложение о поставке. Региональный склад обязательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтверждает отгрузку. Такой метод подготовки заявок вообще устраняет участие людей в обработке заявок у поставщиков. Тем самым соблюдается еще один принцип реинжиниринга: Как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс.

Дифференциация заказов

Концепция Lean Manufacturing [28] рассматривает предприятие как открытую систему , важной особенностью которой являются отношения с партнерами. Целесообразно не обещать заказчикам невозможного, а настраивать их на реальные сроки поставок, на реальную степень удовлетворения их спроса, на возможную отгрузку неполных количеств с последующей допоставкой, на необходимость предварительных заказов. Логистический подход к работе с заказами клиентов предусматривает дифференцирование и кодирование заказов для обработки с учетом специфических особенностей заказчиков, заказов и включенных в них товаров, для последующей статистики, анализа и оптимизации.

Кодирование по особенностям обработки, предоставляемым скидкам и срокам исполнения:

Код (01) Очень срочные заказы. Заказы, имеющие внеочередной порядок обработки. Приоритет обработки заказа – первый. Обработка по наличию на складе и срочная отгрузка. Способ отгрузки – авиа или авто.

Код (02) Срочные заказы. Согласно установленным договорами с заказчиками правилам ежедневными (срочными) заказами считаются заказы, которые не должны быть крупными , поступающие поставщику до 11 часов того дня, в который требуется их отгрузка. Комплектация этих заказов начинается немедленно после обработки, а отгрузка – с 14–15 часов, когда вернется разъехавшийся рано утром транспорт. По заказам, поступающим поставщику с 11 до 18 часов, комплектация выполняется ночью, а отгрузка осуществляется утром следующего дня. Приоритет обработки заказа – второй. Выполняются из наличия на складе. Для покрытия возможной нехватки запаса у дилеров в ближайшем будущем или покрытия дилером невыполненной заявки потребителей.

Код (03) Обычные заказы. Обычными заказами считаются заказы, которые не должны быть мелкими , поступающие поставщику в течение рабочего дня, комплектация выполняется в течение 1–2 дней, а отгрузка осуществляется не позднее 3-го дня с даты поступления заказа. Иногда оговаривается, что отгружаются еженедельные партии по четвергам. Для регулярного пополнения запасов у дилеров. Рекомендуется размещать заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: жд или авто.

Код (04) Месячные заказы. Месячными заказами считаются заказы, которые содержат заранее согласованный перечень товаров на длительный срок; они не должны быть мелкими и срочными. Месячные заказы имеют согласованный график поставок (ежемесячные партии в 1-ю неделю месяца и т. п.). Для ежемесячного пополнения запасов у дилеров. Рекомендуется размещать месячные заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: ж/д.

Код (05) Пробные заказы на новые для дилеров товары. Такими заказами считаются заказы, которые:

– допускают вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;

– являются предварительными и требуют подтверждения поставщика;

– являются планируемыми и требуют подтверждения заказчика.

Пробные заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж/д или авто.

Код (06) Первичные заказы новых дилеров. Такими заказами считаются заказы, которые являются твердыми, но:

– отгрузка по ним осуществляется после специальной команды, поступающей от коммерческой службы после поступления платежа или его гарантии, поступления какой-либо необходимой информации (готовность судна к погрузке, дата подачи вагонов или автотранспорта и т. п.).

– разрешена отсрочка исполнения по просьбе заказчика или поставщика;

– отгрузка по ним заявлена или целесообразна только одновременно с другими заказами (сборный вагон или состав в одном направлении разным заказчикам и т. п.).

Возможно указание приоритетов заказов и выполнение соответствующего резервирования. Заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж/д или авто, по указанию заказчика.

Код (07) Заказы на впервые продвигаемые поставщиком на рынок товары. Это проекты спецификаций товаров к возможным договорам. Они составляются коммерческой службой и обрабатываются как заказы с соответствующими признаками. Товары резервируются на сроки действия предложений. После того как коммерческое предложение станет реальным договором, его спецификация корректируется в соответствии с изменениями при заключении договора и обрабатывается как реальный заказ соответствующего типа. Контролируются начальная и конечная даты срока действия предложения с автоматическим переводом в модуль “формирование коммерческих предложений” с функциями ввода и корректировки. Принципы размещения и выполнения сообщаются дилерам, когда поставщик объявляет продвижение товаров.

Код (08) Коммерческие предложения без обязательств. Это спецификации свободных предложений “на перспективу”. Обработка ведется без резервирования количеств и сроков. Если такое предложение будет принято заказчиком, оно обрабатывается как новая заявка.

Код (09) Заказы, вид которых определяет приемщик. Это заказы, не подпадающие под вышеперечисленные категории. Приемщик заказов вводит все необходимые параметры по резервированию и распределению запасов, условиям платежей и пр. Это могут быть внутренние заказы, заказы с нестандартными условиями и т. п.

Встречается также и разделение заказов на перечисленные ниже виды.

Типовые заказы:

– заранее согласованный перечень товаров;

– запрос предыдущих заявок заказчика и истории продаж.

Будущие заказы:

– вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;

– планируемые заказы;

– предварительные заказы, требующие подтверждения.

Отложенные заказы:

– разрешение отсрочки по заказчику, товару и складу;

– полное стоимостное отслеживание и отчетность;

– возможность указания приоритетов отложенных заказов и выполнения соответствующего резервирования.

Для поддержания запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре в целях исключения перебоев в удовлетворении заказов и создания страхового запаса каждого товара необходимо обеспечить:

– обработку заказов потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для приоритетных клиентов;

– специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара – обработка разрешена по всему наличию, по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д;

– каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например официальные дилеры – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин дистрибьютора (если есть) – 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.

Необходимо обеспечить возможность настройки заказов и строк заказов при обработке на:

– неоднократные отгрузки;

– несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;

– разные методы отгрузки;

– разные исходные склады хранения товаров.

Важно приучить заказчиков к предварительным заказам, не требующим срочности отгрузок. Зарубежные поставщики стимулируют предварительные заказы клиентов дополнительными скидками, например: на срочные заказы дополнительной скидки нет, на заказы с поставкой в течение 3 дней скидка 1 %, с поставкой в течение недели – 3 %, с поставкой в течение месяца – 5 %; предварительные заказы обеспечивают ритмичную работу склада без оплаты сверхурочных. Более того, многие поставщики не предоставляют скидки в зависимости от объемов заказов, а только скидки в зависимости от предварительности заказов. Клиенты, желая получить наибольшие скидки, вынуждены прогнозировать спрос и готовить предварительные заказы – квартальные и полугодовые.

Требования к организации отбора

Формирование задания на отбор товаров может выполняться по следующим принципам:

– отбор с учетом партии товара (FIFO, LIFO, вручную);

– отбор с учетом сроков годности товара (FEFO, LEFO, вручную);

– отбор товара из ячеек в порядке их рейтинга;

– отбор товара по принципу максимального высвобождения ячеек;

– отбор товара по принципу минимизации времени;

– отбор товара с возможной заменой единиц измерения на более крупные или мелкие;

– паллетный отбор товара;

– автоматическая подпитка активной зоны при выполнении отбора (в случае отсутствия товара в активной зоне отбора);

– отбор набора товаров из комплектующих, в результате появляется комплект, а комплектующие будут списаны;

– разукомплектация наборов при необходимости (в случае отказа клиентов).

Существует несколько организационных подходов к выстраиванию процессов отбора товаров, требуемых для формирования партий поставляемых товаров, их сортировки и распределения для поставки.

Система областей (area system). Товары хранятся при совместном расположении всех предметов, организованном по какому-либо логическому принципу. Сборщик заказа перемещается по складу, собирая последовательно каждое изделие до тех пор, пока заказ не будет выполнен; затем он перемещается в области упаковки и распределения для дальнейшей отправки. Сортировка в этой системе происходит автоматически, поскольку изделия для каждого заказа накапливаются отдельно, по ходу его комплектации.

Модифицированная система областей (modified area system). Эта система функционирует подобно системе областей, за исключением того, что запасы разделяются на рабочий и резервный. Для пополнения рабочего запаса из резервного применяются дополнительные рабочая сила или процессы.

Система зон (zone system). Каждый сборщик или группа сборщиков работают на специализированном складе, или товарной зоне. Заказ “разрывается”, т. е. разделяется на зоны, каждая часть отправляется в соответствующую зону для отбора и отправки в сортировочную область, где заказ комплектуется для отправки. Каждый заказ выполняется индивидуально и должен быть завершен, прежде чем появится следующий.

Система последовательных зон (sequential zone system). Каждая часть заказа комплектуется в соответствующей зоне, а заказ по ходу комплектации перемещается от одной зоны к другой. Заказы один за другим могут быть запущены в последовательность зон.

Система с множеством заказов, декомпозиционная система, система расписаний (multiple-order, explosion, schedule system). Собирается группа заказов, подготавливаются и сортируются по зонам квитанции или иные знаки того, какие предметы необходимы для выполнения группы заказов. Отобранные из каждой зоны изделия транспортируются в сортировочную область, где группируются в соответствии с заказами. Эта система требует тщательного контроля для гарантии того, что поставка будет сформирована из всех заказанных предметов и только из них. Обычно каждому заказу назначается время, за которое все изделия должны прибыть в сортировочную область, а также место в этой области, в котором они должны по прибытии складироваться; система грузообработки материалов настраивается на сбор изделий из каждой зоны комплектации на основе установленного расписания и распределения их на требуемые участки сортировочной области.

Система областей складирования является наиболее широко используемой. Она проста в управлении и контроле. Однако она становится громоздкой в том случае, если число заказов или число изделий велико. Система складских зон является попыткой преодоления этого затруднения путем разбиения системы выполнения заказов на последовательности областей, действующие параллельно (система зон), либо последовательно (последовательная система зон). В том случае, если система областей или ее модификация механизированы, пропускная способность системы с трудом адаптируется к колебаниям нагрузки.

Системы с множеством заказов, или с расписанием, лучше адаптируются к условиям управления большими запасами и необходимости обработки очень большого числа мелких заказов, с несколькими изделиями на заказ. Хотя такая система является более сложной в управлении, система расписаний обладает большой гибкостью и способностью к расширению или свертыванию в зависимости от колебаний нагрузки.

Индивидуальная отборка – это отбор товара для каждого заказа отдельно. Комплектовщик берет из ячеек требуемое для заказа количество товаров, товар укладывает на тележку и перемещает на участок комплектования.

Комплексная отборка применяется при выполнении нескольких похожих по ассортименту заказов. Отборщик отбирает из ячеек товары для всей партии заказов согласно сводной комплектовочной ведомости. Затем в зоне комплектации отобранные товары распределяют по отдельным заказам. Этот метод дает возможность широко использовать механизмы для больших количеств товаров. При комплексной отборке к одному товару, который включен в разные заказы, отборщик подходит лишь однажды, а при индивидуальной отборке – сколько заказов на этот товар.

Один заказ может комплектоваться несколькими отборщиками и впоследствии объединяться.

Требования к зоне комплектации и отгрузки

Зона комплектации и отгрузки должна включать участок для комплектации и контроля отобранных товаров, участок упаковки, формирования грузовых модулей и грузовых мест, участок ожидания погрузки, участок погрузки, проезды для механизмов.

В зоне комплектации и отгрузки выполняют следующие операции:

– контроль комплектации товаров по количеству (пересчет товара, взвешивание и т. п.);

– проверка комплектности сложных товаров;

– упаковка товаров;

– формирование грузовых модулей;

– укладка товаров на паллеты, в ящики и т. п. грузовые места;

– маркировка грузовых мест;

– временное размещение партии для погрузки;

– распечатка товаросопроводительных документов;

– погрузка транспортных средств.

На определение необходимых параметров зоны комплектации и отгрузки влияют:

– вес и объем поступающих в зону товаров за период (за час, смену, сутки);

– виды операций, производимых с отгружаемыми товарами;

– расположение ворот, расстояние между ними;

– способ погрузки транспортных средств (ручной или механизированный);

– наличие части зоны вне помещения (на рампе, во дворе) для погрузки и временного хранения товаров.

Требования к организации упаковки

Служба упаковки должна выполнять упаковку товаров перед отгрузкой, формирование партий, взвешивание грузов, маркировку грузов. Упаковка – средство или комплекс средств, обеспечивающих защиту продукции от повреждения или потерь при транспортировке морем, речным транспортом, по железной дороге, авиа – или автотранспортом, складировании, перевалке, укладке, хранении и других операциях. Упаковка часто является носителем информации о товаре – наименования товара и его изготовителя, штрихового кода, инструкции по эксплуатации, манипуляционных знаков, транспортной маркировки, экологической маркировки, рекламы. Упаковка играет важную роль и в маркетинге – удачный дизайн упаковки способствует реализации товаров.

Тара – элемент и/или разновидность упаковки, представляющий собой изделие для размещения в нем и предохранения продукции от повреждений и порчи при транспортировании, погрузо-разгрузочных работах, складировании и хранении – ящики, бочки, контейнеры и др.

Тару подразделяют:

– по материалам – на деревянную, металлическую, стеклянную, комбинированную;

– по размерам – на крупногабаритную и малогабаритную;

– по жизненному циклу – на разовую, возвратную, оборотную (многооборотную);

– по прочности – на жесткую, мягкую и полужесткую;

– по конструкции – на неразборную, разборную, складную и разборно-складную;

– по возможности доступа – на закрытую и открытую;

– по специфическим свойствам – на герметичную (изотермическую – сохраняющую заданную температуру в течение определенного времени и изобарическую – сохраняющую заданное давление) и негерметичную.

По функциональному назначению различают транспортную и потребительскую тару. Транспортную тару используют только для перевозок и перед розничной продажей удаляют. Потребительская тара поступает потребителю вместе с товаром. Например, транспортная тара – ящик или контейнер, а потребительская – коробка для одного телевизора, стаканчик для сметаны и т. п. Отдельную группу составляет тара-оборудование, т. е. изделие для размещения, транспортирования, хранения и продажи из него товаров (например, бочка-прицеп для торговли квасом). По принадлежности и условиям использования тару подразделяют на производственную, инвентарную и складскую. Производственная тара предназначена для внутризаводских и/или межзаводских технологических операций (например, металлические контейнеры для изделий, используемые при межцеховых перевозках). Инвентарная тара – оборотная, являющаяся собственностью предприятия и подлежащая возврату владельцу (например, корзины и тележки в магазинах самообслуживания). Складская тара предназначена для укладки, размещения, хранения и комплектации продукции на складе (например, лотки, пластмассовые и металлические коробки для мелких деталей).

Конструкция и безопасная эксплуатация тары должны соответствовать ГОСТ 12.3.010, ГОСТ 14861, ГОСТ 19822.

В соответствии с ними:

– тара должна быть исправной, не иметь торчащих гвоздей, окантовочной железной обивки, а также бахромы, задиров, заусениц, отщипов, покоробленности и других повреждений.

– тара должна собираться и складываться свободно, без дополнительной подготовки и применения приспособлений (молотка, рычага и др.);

– конструкция тары должна обеспечивать прочность в целом, а также ее частей при транспортировании, выполнении погрузочных работ и штабелировании грузов;

– тара должна иметь фиксирующие устройства, обеспечивающие устойчивость ее штабелирования. Фиксирующие устройства тары при штабелировании должны обеспечивать установку тары подъемно-транспортными машинами и механизмами и устойчивость тары в штабеле при максимальном количестве ярусов;

– запорные и фиксирующие устройства загруженной тары не должны допускать самопроизвольного ее раскрывания во время погрузочно-разгрузочных, транспортных и складских работ;

– тара массой брутто более 50 кг должна подвергаться техническому освидетельствованию – периодическому осмотру и проверке в соответствии с ГОСТ 19822.

При эксплуатации тары необходимо выполнять следующие требования:

– тара не должна загружаться более номинальной массы брутто;

– груз, уложенный в тару, должен находиться ниже уровня ее бортов;

– открывающиеся стенки тары, находящейся в штабеле, должны быть в закрытом положении;

– перемещение тары волоком и кантованием не допускается;

– тара должна содержаться в чистом и исправном состоянии;

– бочки должны иметь симметричную правильную форму без переходов, впадин и выпуклостей, надломленной клепки; кромки клепок остова и коренного дна деревянных бочек должны быть чисто оструганы, без задиров, вмятин, отщепов; в клепках остова бочек не допускаются сколы и отщепы на торцах, а также между торцом и упорным пазом;

– мешки должны быть целыми, чистыми, без пропуска стежков; нитки швов должны быть закреплены и не иметь свободных концов;

– вскрытие верха ящиков следует производить с торцевой стороны соответствующим инструментом (гвоздодером, клещами); торчащие гвозди следует удалять, металлическую обивку загибать внутрь ящика;