Советы опытных менеджеров молодому карьеристу

Упражнение 1. Подготовьте выступление на 5–7 минут о какой-либо инновационной стороне Ваших профессиональных дел или опыте работы Ваших зарубежных коллег. Подберите визуальный материал. Выступите перед своим коллективом с учетом перечисленных выше рекомендаций и используя 3 фокуса внимания. Даже если сразу ожидаемого эффекта не получится, не огорчайтесь. В любом случае Ваше выступление будет информационным и полезным и внесет разнообразие в Ваши трудовые будни.

Чем больше выступлений Вы сделаете, тем, с каждым разом больший эффект они будут оказывать на слушателей. Вскоре Вы сможете выработать свой стиль публичного представления. Осознав особенности и достоинства своих презентаций, Вы продолжите свое совершенствование в публичных представлениях тем, что отвлечетесь от своего стиля и будете играть наиболее подходящую роль для каждого конкретного выступления.

Таблица 13. «Фокусы вашего внимания в публичном выступлении»

Как «охотиться» за вниманием аудитории

Язык болтает, а голова не знает.

(Народная мудрость)

Предыдущий пункт содержал рекомендации о том, на что Вам, как выступающему перед аудиторией, следует направлять свой фокус внимания. Сейчас остановимся на полезных опытных советах, касающихся правил привлечения внимания слушателей. Делая публичное выступление, Вы становитесь главным действующим лицом, своего рода режиссером в аудитории. Поэтому необходимо максимально воспользоваться ситуацией, стать «хозяином» положения. Привлечь публику, заинтересовать ее своим выступлением и удержать ее внимание до самого конца. Вы спросите, как же этого добиться? Совершенно не сложно, если помнить о некоторых правилах.

«Режиссер должен быть снайпером!», – говорил Станиславский. Это может относиться и к выступающему перед публикой человеку. Любая фраза Вашего выступления должна быть направленной и вызывать в аудитории запланированную Вами реакцию. Иначе говоря, каждое Ваше высказывание должно иметь внимательного слушателя. Не говорите Ваших прекрасных слов в пустоту, дождитесь, а лучше сделайте так, чтобы Вас хотели слушать и ждали каждой Вашей фразы. Как правило, у презентатора, нет цели просто говорить для массы людей. Это не беспристрастное информирование похожее на прогноз погоды, а стремление изменить мнение некоторых людей, повлиять на суждения, направить взгляд слушателя в нужное Вам русло. Это призыв! Или продвижение ваших идей!

Некоторые оперативные совещания, планерки, семинары напротив требуют от Вас как от выступающего донесения до аудитории большого блока информации. Информация может содержать, как правило, трудно воспринимаемые на слух, цифры и показатели, новые термины. В этом случае, презентатор, максимально нормирует свое выступление, создавая в нем равные по информированности части и заботиться о коротких паузах, позволяющих слушателям запомнить услышанное.

В публичном представлении доминирует, как правило, либо информация и фактические данные с которыми Вы тщательно знакомите слушателей, либо идеи и мнения, которые Вы продвигаете, надеясь на понимание слушателей. Поэтому, как Вы можете заметить, у публичного выступления может быть два вектора:

1. Направленный на убеждение.

2. Направленный на информирование.

В зависимости от цели Вашего выступления, необходимо делать упор в том или ином направлении вектора:

Например, согласно этой схеме, сообщение прогноза погоды можно отнести в сектор (1), а агитационная речь – в сектор (3).

Упражнение 1. Подумайте в каком секторе будут располагаться:

а) ролик рекламы;

б) коммерческая презентация;

в) лекция;

г) выступление кандидата.

Вам хорошо известно, что существует два типа внимания: произвольное (то есть вызванное волевым усилием) и непроизвольное (происходит при любых изменениях в окружающем пространстве и окружении). Вызвать непроизвольное влияние способны шокирующие факты, интересные истории, элементы новизны в выступлении. Привлекая внимание аудитории, Вы как бы вводите ее в состояние «внимания» – это первая ступень рациональной модели презентации. Рациональная модель призывает последовательно вызвать у слушателей во время презентации 4 состояния:

Внимание

Интерес

Решимость

Действие

Когда внимание аудитории максимально сосредоточено на Вашем выступлении, необходимо подкрепить его интересующей слушателей информацией. Интерес аудитории, как правило, связан с тем, что слушатели видят возможность использовать полученные данные и информацию для себя. Например, это позволит улучшить их имидж, здоровье, повысить профессиональный уровень. Постарайтесь привнести некую уникальность в Ваше выступление, даже когда Вы говорите о чем-то хорошо известном.

Не забывайте про Ваши особенности вести презентацию, Ваш стиль построения речи и поведения. Продумайте заранее, чем конкретная аудитория, ожидающая Вашего выступления, может быть мотивирована и заинтересована. Помимо профессиональной направленности слушателей, их должностного статуса, учитывайте примерный возраст аудитории. От того, насколько Ваша мотивация подействует на слушателей, зависит уровень решимости. Помните о том, в какое время суток будет проходить Ваша презентация, насколько уставшими или бодрыми будут слушатели. Придется ли Вам делать свою речь спокойнее или «будить» ею аудиторию.

Когда ценность выгоды превышает возможные риски, потраченные усилия, либо денежные затраты, возникает намерение действовать. Здесь важно осознавать, что намерение действовать, еще не значит само действие. Аудитория нуждается в неком побуждении, которое именно Вы, как режиссер ситуации, способны им предоставить. Это может быть указание на срочность или весомое обещание. Здесь также могут оказаться полезными Ваши заготовленные раздаточные материалы. Они должны содержать простую и уже подготовленную схему действий, которые необходимо, по вашему мнению, совершить слушателям.

Если Вы не добились какого-либо состояния слушателей, не спешите переходить к следующему, вернитесь на более ранний этап и попробуйте использовать другие приемы. Эти этапы требуют последовательности и дают эффективный результат только в своей совокупности.

Требуя решительности действий от аудитории, будьте решительны сами. Ваш голос, действия во время публичного выступления должны быть неразрывно связаны с уверенностью. Как подчеркнуть уверенность в себе и то, что вы говорите? Прежде всего, забыть о волнении, так как страх и волнение мешают быть внимательными и правильно отслеживать наступившее состояние у аудитории. Иногда волнение проходит в результате приобретения опыта выступлений перед публикой и превращения презентации в привычное для Вас событие. Если же Ваш страх перед большой аудиторией еще не прошел, превратите его в помогающее Вам состояние.

Демонстрируйте слушателем то, как Вы пытаетесь справиться с волнением. Как показывает практика, это провоцирует более доброжелательное отношение публики к Вам, внимательность к Вашим действиям. Ведь ваше волнение подчеркивает Вашу заинтересованность в теме и самом выступлении, следовательно, демонстрирует уважительное отношение к слушателям.

Старайтесь исключить суетливость из Ваших движений, а скорость Вашей речи замедлить. Четче произносите слова, не бойтесь пауз. Все это внешне показывает Вашу внутреннюю уверенность. Сильно портит впечатление о Вас и Вашем выступлении извинения в Вашей речи.

Не извиняйтесь за неполадки с техникой или случайную оговорку. Психологически извинение сразу же предполагает наличие вины. Чувство вины никак не гармонирует с чувством уверенности. Более того, может вызвать у аудитории желание наказать, например, отсутствием внимания.

Упражнение 2. Вспомните свои недавние публичные выступления и проанализируйте их по степени убежденности, информативности. Каковы были их изначальные цели? Добились ли Вы желаемого? Какова была степень внимание аудитории? Подобный анализ поможет Вам определить цель будущих презентаций.

Упражнение 3 . Подготовьте короткое выступление на любую тему (это может быть призыв подруги или друга пойти на какое-либо интересное Вам мероприятие или сообщение последних новостей коллегам или семье) и попробуйте отследить в нем состояния: внимание, интерес, решимость, действие.

Контрольная таблица: «Как удерживать внимание аудитории»

Два золотых правила успешной презентации

Поэтами рождаются, ораторами становятся.

(от лат. Poetae nascuntur, oratores fiunt)

Как Вы можете заметить, выступление перед коллегами требует значительной подготовки и концентрации внимания. Зато чем более тщательно Вы спланируете выступление и продумаете его возможный исход в том или ином случае, Вы гарантированно получите успех и добьетесь поставленной цели. Когда Вы знаете очень много из того, что поможет Вам эффектно выступить и сделать презентацию, важно не потеряться в многочисленных пунктах, которые нужно учесть при подготовке и удерживать в фокусе внимания во время презентации.

В этом вам помогут 2 основных правила успешного выступления:

Стройте свои убеждения, опираясь на выгоду, которую получат Ваши слушатели, как в личном плане, так и в деловом, если согласятся с Вами.

Будьте сбалансированы и контролируйте свое поведение, демонстрируя свою внутреннюю силу.

Рассмотрим правила немного подробнее. Наиболее эффективные способы убеждения базируются на обращении к личной и профессиональной выгоде коллег перед которыми Вы выступаете.

Создайте 4 значимых для аудитории контекста:

безопасность;

доверие;

обоюдная выгода;

готовность действовать.

Чувствуя себя в безопасности и зная, что личным и профессиональным интересам ничего не угрожает, аудитория с большей готовностью захочет Вам доверять. Вы подкрепляете доверие доводами, которые устроят слушателей, и вот они уже обдумывают, как можно будет эффективней воспользоваться предложенной выгодой. Чем больше точек соприкосновения их деловой практики с получаемой от Вашего предложения пользой они увидят, тем с большей готовностью захотят сотрудничества с Вами. Вы тем самым добиваетесь своей запланированной цели.

Помимо описанного способа, существуют другие эффективные модели убеждения и влияния на аудиторию:

использование сильных аргументов;

убеждение обещаниями, внушением или размышлением.

Использование аргументов является наиболее действенным способом убеждения, так как во время выступления Вы приводите веские доводы и доказательства для аудитории. Аргументы можно считать сильными, если таковыми их считают слушатели, а не Вы сами. Как правило, сильные аргументы невозможно опровергнуть. Они не поддаются сомнению и всегда принимаются во внимание большинством. Какие Ваши фразы можно считать сильными аргументами:

– статистические данные из одобряемого аудиторией источника;

– любые количественные показатели и отражение тенденций их изменения;

– положения из юридических или других официальных бумаг;

– установленные факты и вытекающие из них объективные выводы;

– заключения экспертов в Вашей профессиональной сфере;

– цитаты, выдержки из книг, являющихся авторитетными в Вашей профессиональной деятельности;

– результаты практических исследований или экспериментов, проведенных с учетом всех требований.

Упражнение 1. Подготовьте небольшое выступление для своих коллег, целью которого будет убеждение слушателей в чем-либо (например, посетить какое-либо скучное мероприятие, поучаствовать в волонтерском движении или организовать субботник на своем участке). Составьте сильные на Ваш взгляд аргументы. Составив список аргументов, взгляните, все ли они подходят для Вашего коллектива. Оставьте те, которые будут понятны всему коллективу. Выделите два или три самых ярких аргумента. При выступлении, если после сильных доводов Вы добились запланированного результата, ограничьтесь ими.

Используя аргументы, сообщайте их с той скоростью с какой Ваши коллеги смогут их воспринимать и осмысливать. Помните о темпераменте, уровне интеллекта, возрасте Ваших коллег. Это сориентирует Вас в пользу тех или иных аргументов и поможет выбрать эффективный темп их подачи. Существует несколько советов, которые позволят Вам правильно организовать стратегию убеждения и использования аргументов:

не выдавайте аргументы все сразу и подряд, встраивайте их в Вашу речь и логику изложения;

не умалчивайте негативные моменты Вашего предложения, выскажите их наряду с плюсами. Это лишь усилит Ваши аргументы и покажет, что подробно изучили вопрос о котором говорите;

не путайте в своем выступлении факты и мнения, первые объективны и могут использоваться. как доказательство, вторые лишь отвлекают внимание от Ваших аргументов и вызывают недоверие слушателей;

помните об уважении и дружеском отношении к аудитории, аргументы действуют убедительнее на единомышленников, а не на противников;

легче переубедить коллегу действую методично и постепенно. Не стремитесь сразу повлиять на мнение сотрудника;

не отвечайте агрессией, если реакция аудитории не соответствует Вашим ожиданиям и планам;

побеспокойтесь о восприятии слушателей – выскажите только некоторые аргументы, не доводите их число до абсурда, даже если Вы можете их найти.

Вторая модель убеждения может базироваться на внушении. В этом случае Вы влияете на аудиторию и без использования аргументов. Эффективность зависит от особенностей слушателей, их восприимчивости и степени подверженности влиянию. Во многом, помочь здесь могут отношения, которые существуют между Вами и слушателями, а также наличие у Вас авторитета среди коллег. Обладая достаточным уровнем престижности, Вы можете готовить свое выступление, выстраивая в нем последовательность убеждающих логических заключений.

Косвенно положительно повлиять на убеждение аудитории может Ваш голос, внешний вид.

Прямым способом убеждения могут стать Ваши размышления по обсуждаемому вопросу. На незаинтересованную аудиторию могут подействовать ваши обещания. Как правило, обещания вызывают кратковременную симпатию и одобрение слушателей. А слабо мотивированная и незаинтересованная аудитория способна отреагировать уже после кратковременного согласия с Вами. В убеждении, так же важны форма подаваемой информации и степень ее первичности для коллег.

Как показывает практика менеджмента, воздействие новой или более ранней информации представленной в трудовом или мало знакомом коллективе оказывается сильнее информации, поступившей последней или позднее первой по времени. В этом случае говорят об эффекте первичности. Вы можете создать и другие успешные и сильные по своему воздействию на слушателей эффекты. Например, созданием с помощью своего выступления хорошего, позитивного настроения у аудитории, или последовательным нагнетанием у слушателей сначала напряжения, страха, а затем снятия напряжения и вызывание чувства спокойствия и комфорта.

Упражнение 2. Возьмите текст выступления, который вы подготовили в Упражнении 1. Исключите из него сильные аргументы и составьте свою речь-убеждение, основанную на обещаниях и Ваших размышлениях. Выстройте логику вашего выступления, которая, в конечном счете, внушит аудитории необходимость свершения запланированных Вами действий. Ради эксперимента и приобретения полезного опыта проведите публичное представление в разных вариантах перед одной аудиторией. Найдите аудиторию, которая согласиться быть объективной к Вам и отреагирует максимально правдиво.

Публичное выступление – это, прежде всего, умение контролировать поведение других людей. Контролировать возникающие у слушателей эмоции, поведенческие реакции, предугадывать возможные реплики и вопросы аудитории. Подобным образом управлять людьми возможно лишь в том случае, если Вы также тщательно контролируете себя. Презентатор должен быть внутренне сильнее любого человека из аудитории.

Показать свою внутреннюю силу можно только внешним поведением. Наблюдая за Вами, слушатели должны замечать лишь то, что Вы хотите, чтобы они заметили. При этом Ваша игра должна быть естественной и гармонично сочетаться с Вами. Насколько естественно Вы ведете себя, совершаете ловкие движения и никогда не жалеете об уже сделанном или сказанном в выступлении влияет на то, что замечают слушатели. Ваши эмоции должны контролироваться Вами, как и Ваше поведение. Демонстрируйте те эмоции, которые помогут выглядеть Вам естественными и убедительными.

! Если Вы не контролируете и не управляете аудиторией, она управляет вами.

Таблица 14. «Самые главные постулаты успешной презентации»

Совещания и переговоры

Каковы встречи, таковы и речи.

(Народная мудрость)

Любые совещания и различного рода переговоры в деловой среде также являются хорошей возможностью заявить о себе и раскрыть свои профессиональные таланты. Соблюдение деловой этики общения, грамотное начало и завершение профессионального взаимодействия, Ваше умение слушать – важные составляющие успешной самопрезентации во время совещаний и переговоров.

Деловой этикет – это устоявшиеся правила и нормы поведения в служебных отношениях. В карьере любого специалиста он служит моральным принципом, которым всегда необходимо руководствоваться. Начнем с правил приветствия, существующих в деловой этике. В каждой организации могут существовать свои особые ритуалы приветствия коллег, но все они базируются на уважении и согласованы с культурой деловой речи. Входя в рабочий кабинет или другое служебное помещение, приветствуйте всех находящихся там людей. Подчиненный с руководителем здоровается первым, а подает руку для пожатия первым – начальник. Не стоит обмениваться рукопожатием через какую-либо преграду (порог, стол, стул). Обращаться к коллегам и руководителям нужно в официальной форме, используя, как принятое обращение, так и указание на должность или фамилию сотрудника. Обращение к коллегам по имени, отчеству подчеркивает Ваше уважительное отношение к человеку, указывает на авторитет в коллективе. К тем коллегам, с кем у Вас сложились не только официальные отношения, обращайтесь по имени.

Даже если Вы обращаетесь с короткой просьбой или незначительным сообщением, лучше назовите сотрудника по имени. Это оказывает положительный психологический эффект и формирует уважительное отношение к Вам. Не произносите имя пренебрежительно или грубо, имя – это «Я» человека, поэтому это будет приравниваться к оскорблению. Рекомендуется обращаться к каждому сотруднику на «Вы», даже если он младше Вас по возрасту и ниже по статусу. Это повысит Ваш авторитет и обезопасит от нарушения коллегами субординации, не допустит развития панибратства.

На любом деловом совещании и при переговорах пригодиться умение слушать. Техника активного слушания позволяет демонстрировать свое участие в обсуждаемом вопросе, даже когда Вы молчите. На деловых совещаниях обсуждается, как правило, большой круг вопросов, иногда Вам не предоставляется слово, но это не должно означать для Вас, что вы не можете показать себя в профессионально выгодном свете.

Вот некоторые советы, которые помогут вам успешно проявить себя:

Активно используйте язык жестов. Не засыпайте в предоставленном кресле, думая, что совещание – это повод отдохнуть. Совещание – это еще один шанс показать свой профессионализм и добиться успеха! Кивайте головой, если Вы согласны. Смотрите на говорящего сотрудника и мимикой реагируйте на его высказывания, демонстрируя понимание предмета разговора. Ваша поза должна подчеркивать Вашу готовность выразить свое мнение в любой момент.

Воспользуйтесь временем для задавания вопросов. Если руководитель или другой коллега спрашивает после обсуждения какой-либо проблемы: «Есть ли у Вас вопросы?», аудитория, как показывает практика, вопросов не имеет, да и атмосфера такая возникает, как будто все до этого вопроса спали, а теперь вдруг проснулись. Обязательно задайте хотя бы один вопрос, но не с целью потянуть время, а для прояснения вашего понимания. В любом даже хорошо обсужденном вопросе всегда остается что-то недосказанным или забытым. Уточните любой неясный Вам пункт, это покажет Вашу заинтересованность.

Переформулируйте важные моменты обсуждения. Участвуя в обсуждении, можно не только соглашаться или противостоять высказываемому мнению. Нужно вновь демонстрировать Ваше уважение и грамотное владение собой и своим поведением. Перед тем, как высказать свою точку зрения на предмет разговора переформулируйте (выскажите своими словами) мысль вашего коллеги, уточняя, правильно ли Вы его поняли. Так коллега поймет, что был услышан и значит, будет готов выслушать Вас.

Подведите итог совещания. Не всегда на практике существует традиция краткого подведения итогов в конце совещания. Это связано с тем, что к концу уже не остается времени или заметна усталость аудитории, или слишком большим количеством обсужденных вопросов, поэтому итог подвести бывает очень сложно. Нарушьте эту традицию, она не приведет Вас к успеху. Постарайтесь сказать в итоге о самых ярких решенных вопросах и выводах, сделанных в результате. Или охарактеризуйте совещание в целом, насколько оно было результативным, сложным или рядовым в сравнении с прошлыми. Другим вариантом может быть высказывание о способностях коллег, которые они проявили на совещании. Не бойтесь похвалить кого-то. Сделайте завершение совещания положительным моментом, это вернет потраченные силы и разрядит напряженную атмосферу. Например, вспомните незначительное смешное событие совещания или пошутите (предложите в следующий раз запастись провизией и представить, что совещание проходит на космическом корабле).

В активном слушании могут помешать существующие фильтры восприятия. Фильтры восприятия – это наши индивидуальные и социальные установки поведения и способа понимания. Воспринимая информацию, мы понимаем ее с позиции наших убеждений и нашего накопленного опыта. Иногда это может мешать нам максимально точно и правильно понять собеседника, поэтому это превращается в барьеры общения. Существуют различные барьеры или уровни восприятия.

Восприятие информации и барьеры

Упражнение 1. Попробуйте использовать технику активного слушания в беседах с коллегами. Больше ли уточняющих вопросов Вы задаете, зная о фильтрах восприятия? Изменилось ли отношение собеседника к Вам во время разговора? Помните о переформулировке высказанных коллегой мыслей и обращении по имени.

Во многих организациях совещания превращаются в ритуальные действия. Все действуют по запланированной и привычной всем схеме, строят свое поведение согласно отведенным ролям и не смеют менять ход событий. Например, ежедневные или еженедельные планерки. Вспомните, ведь каждый коллега занимает уже привычное для него место, никто на его стул и не будет претендовать, даже если коллега на какой-то планерке отсутствует. Кто первый здоровается, и каким образом. Кто приходит последним. Все действия становятся традиционными и превращаются в увлекательный и привычный ритуал.

Упражнение 2 . Назовите свои действия на планерках или других деловых совещаниях. Как Вы входите в помещение и какое приветственное слово говорите? Что Вы обычно делаете и каким образом? Какая у Вас роль в ритуале совещания?

Важным в совещании и успешной самопрезентации на нем являются Ваши ответы на заданные Вам вопросы и Ваш доклад. Как сделать Ваш доклад успешным мы уже обсуждали, а вот, как грамотно и эффектно ответить на вопросы аудитории? Это очень просто, если заранее подготовиться к ним. Готовя презентацию, Вы легко можете предположить, какие аспекты могут вызвать вопросы у слушателей. Вы даже можете намеренно о чем-то умолчать, чтобы дать шанс аудитории задать нужный Вам вопрос.

Подготовьте заранее список всех возможных, на ваш взгляд, вопросов и ответьте на них. Это своеобразное домашнее задание поможет Вам успешно справиться с неожиданными на взгляд слушателей вопросами.

Упражнение 3. Попробуйте внести разнообразие в привычные совместные трудовые действия и совещания. Например, оденьтесь более торжественно и официально для рядовой планерки. Или немного измените стратегию Вашего поведения на совещании. Обратите внимание на изменения, которые Вы тем самым запустите. Какова реакция Ваших коллег? Кто-то еще из сотрудников сумел нарушить ритуал действий? Живее ли от этого стало проходить совещание?

В связи с усовершенствованием возможностей общения и каналов передачи информации, в практику организаций все более внедряется телефонное общение. Вспомните, как часто Вам приходиться прикладывать телефонную трубку к уху или пользоваться громкой связью. Любые справочные вопросы, налаживание новых контактов, телефонные обращения клиентов или бизнес-партнеров – все это неотъемлемая составляющая современных организаций.