Помоги проекту - поделись книгой:
1) Организация информации. Вся поступающая информация должна находиться в одном месте. Так легче ее просматривать и искать нужное. Всю информацию необходимо делить на действия т.е. то что необходимо выполнить (в органайзере LeaderTask это называется "Задачи") и справочную информацию (в органайзере LeaderTask это называется "Заметки").
2) Группировка задач по контексту. Выполнять дела, у которых одинаковый контекст (в терминологии Тайм-менеджмента "кайрос") : место, человек, звонки, событие... (в органайзере LeaderTask это называется "Категория"). Дела с общим контекстом гораздо эффективнее делать вместе, даже если эти дела относятся к разным проектам.
Примеры:
Контекст "Звонки": все звонки в течении рабочего дня лучше сделать за один раз, т.е. выделить время - и обзвонить всех необходимых людей.
Контекст "Банк": дела связанные с Банком - также лучше отмечать в категории "Банк" - т.о. можно сделать сразу все дела за одно посещение банка.
Контекст Иванов И.И.: Задачи связанные с определенным человеком (в органайзере LeaderTask это называется "Контакт"): спросить, договориться, обсудить - необходимо связывать с этим контактом. При встрече, или звонке с этим контактом - можно сразу увидеть все задачи которые необходимо с ним решить.
Вы можете извлекать из LeaderTask - задачи нужного контекста всего за один клик- выбрав нужную категорию/контакт.
Другими словами - группировка задач по контексту = это выполнение действий которые актуальны здесь и сейчас.
3) Критерии выбора задач для выполнения
• По контексту (что нужно сделать в этом месте? с этим человеком? при этом событии?)
• По времени (что нужно сделать в это время? и есть ли у меня время на это?)
• По силам (энергия есть ли у меня энергия для реализации этой задачи?)
• По приоритетам (что сделать самое важное?)
Все критерии, за исключением №3 (т.к. компьютер не может определить ваше самочувствие) присутствуют в LeaderTask:
Контексты и время - реализуются с помощью "Категорий", "Контактов", "Временных периодов (дат)", "Проектов".
Приоритеты - так и реализованы в LeaderTask - приоритетами, причем пользователь может сам определить свой набор приоритетов и группировать задачи исходя из этого набора.
4) Естественная модель планирования
Модель планирования проекта предложенная Дэвидом Алленом:
• Определить конечную цель (”зачем”) и принципы работы.
• Представить себе желаемый результат работы
• Сгенерировать идеи о том, как добиться этого результата
• Организовать работу
• Определить ближайшие действия
В LeaderTask проекты представлены в виде отдельного раздела. Свойства "Проекта" служат для записи: Цели, исполнителя, временных рамок проекта, установки флага при завершении проекта, все действия (задачи) по проекту находятся в его контексте, т.е. отображаются когда он активен.
5) Еженедельный обзор
Количество задач постоянно увеличивается, идеи, мысли решения приходят нам в голову постоянно. При этом среди них есть как полезные так и не очень. Чтобы не утонуть в куче собственных планов Дэвид Аллен рекомендует делать минимум раз в неделю "Еженедельный обзор". Этот обзор поможет убрать неактуальные задачи, выделить почетче цели, оценить насколько мы близки к цели и т.д.
В LeaderTask удобство обзора задач - это основная функция программы. Обзор задач достигается с помощью "Навигатор" (отображение задач - "Входящие", Сегодня, Проекты, Категории), а также "Фильтров" т.е. заранее предопределенных наборов критериев, по которым будут фильтроваться задачи.
Примеры фильтров:
«Мои задачи на сегодня», «Дела в банке»,«ВАЖНОЕ», «СРОЧНОЕ», «Продажи за месяц», «Работы по проекту XYZ в сентябре», «Мониторинг делегированных задач», «Темы для совещания по проекту N», «Просроченные задачи», «Цели на год», "Звонки", "Обзор Целей на год" ...
LeaderTask полностью удовлетворяет потребности для применения методологии Дэвида Аллена - Getting Things Done, и дает мощные инструменты для планирования времени.
Внешний вид органайзера LeaderTask
Урок №5: Записывать встречи в календарь
В жизни есть два типа задач: жесткие и гибкие, гибкие задачи эти например "написать статью" или "сделать отчет в СР" т.е. не принципиально когда именно надо заниматься задачей. А вот задача "сходить в кино с женой в 19:00" - жесткая, т.к. задача должна быть выполнена именно в этом время. Жесткие задачи принято называть "Встречами" Для удобного отображения Встреч - в LeaderTask существует календарь. В календаре могут размещаться также задачи которые привязаны просто ко дню, без времени, а также задачи которые продолжаются более одного дня - например какое то событие, или командировка.
Отображение календаря в органайзере LeaderTask
Для того чтобы календарь не терял своей наглядности, необходимо размещать в календаре только встречи. Таким образом в дереве отображаются задачи которые надо сделать сегодня, а в календаре отмечаются жесткие встречи.
Подытожив: встреча это задача жестко привязанная ко времени.
Урок №6: Измерять результаты
Древняя мудрость гласит: если хочешь что либо изменить - измерь. Т.е. для того чтобы начать эффективно расходовать свое время необходимо измерить текущие показатели - т.е. куда тратиться время. Для этого в LeaderTask есть специальный инструмент: "Статистика" который отображает на что тратится время на компьютере.
Модуль статистики позволяет увидеть на какие программы и сайты было потрачено время, построит наглядные отчеты. Эти отчеты можно назвать хронометраж времени проведенного за компьютером.
Для отображения сделанных дел, задач за определенный период в LeaderTask есть специальный инструмент "Отчеты". Отчеты отображают сделанные задачи за определенный период.
Т.е. LeaderTask хранит данные о том как было потрачено время и какие результаты были достигнуты за это время. Это очень удобно для последующего анализа - можно увидеть на что тратиться времени больше всего и дает ли это результат.
Урок №7: Применять методологию Тайм-Драйв
Методология Тайм-Драйв – это набор различных приемов, технологий направленных на повышение личной эффективности, лучшей организации, и самомотивации человека. Название «Тайм-Драйв» происходит от названия книги – «Тайм-Драйв: как успевать жить и работать», автором которой является известный российский эксперт в области управления временем – Глеб Алексеевич Архангельский.
Данную методологию можно с успехом применять в органайзере LeaderTask. Деловой органайзер LeaderTask создан для планирования задач, встреч, управления проектами и сотрудниками. Сам автор методологии Тайм-Драйв - Глеб Архангельский - рекомендует использовать LeaderTask для управления временем.
LeaderTask содержит все необходимые функции для делового человека. Вот основные достоинства программы:
Поделиться книгой: