Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

• даты проведения аттестации;

• перечень необходимых документов и материалов с датами их предоставления;

• должности и фамилии работников, ответственных за подготовку и представление этих документов.

Кроме того, в график могут включаться сведения:

• о дате проведения последней аттестации;

• о дате и тематике проведения учебных мероприятий.

Составленный график проведения аттестации утверждается приказом руководителя предприятия. Кадровая служба доводит график до сведения работников, подлежащих аттестации, не позднее, чем за 1 месяц до начала аттестации.

Не позднее, чем за 2 недели до начала проведения аттестации отдел кадров представляет в аттестационную комиссию материалы на работников (краткие сведения), а также отзывы, представления, справки, подготовленные руководителями и содержащие характеристику служебных, профессиональных и личных качеств аттестуемых.

Порядок проведения аттестации, как правило, следующий:

• в первую очередь аттестуются руководители подразделений организации;

• затем подчиненные им работники;

• на общих основаниях – члены аттестационной комиссии.

Дата проведения аттестации, список аттестуемых работников и состав аттестационной комиссии определяются в приказе о проведении аттестации, изданном руководителем предприятия.

В помощь работникам специалистами готовятся и выпускаются специальные учебные материалы, для оттачивания практических навыков отрабатываются сложные ситуации, возникающие в процессе работы. Новых сотрудников и молодых специалистов рекомендуется аттестовать чаще, а постоянных сотрудников – реже.

Если аттестация на предприятии проводится впервые, необходимо привлечь опытного консультанта, к которому смогут обратиться члены аттестационной комиссии. Аттестация должна заранее планироваться на несколько лет вперед и быть увязана с другими мерами по совершенствованию управления. Необходимо также установить периодичность проведения оценки персонала и результатов его труда. Периодичность зависит от таких факторов, как цели оценки, темп изменений в объекте оценки (эффективность требует частых оценок, знания меняются медленно, еще медленнее меняются личностные качества), затраты и сложность процедур аттестации. В соответствии с этим периодичность проведения аттестации варьируется от полугода до четырех—пяти лет.

Руководство предприятия должно хорошо понимать, для чего проводится процедура, какие результаты оно ожидает увидеть, и для чего эти результаты будут использованы.

Можно выделить три основных группы целей:

• принятие административных решений (об изменении оплаты труда и системы поощрений, о соответствии занимаемой должности и др.);

• потенциал и дальнейшее развитие предприятия (обратная связь с работниками, выявление их потенциала, информация для планирования, разработка стандартов и др.);

• подведение итого деятельности (достигнутые результаты, рабочие проблемы, потребность в обучении и др.).

Обязательно определяются критерии, по которым будет происходить оценка работников, например:

• объем работы;

• качество работы;

• личное поведение по отношению к другим работникам;

• дисциплинированность, обладание способностями и навыками, необходимыми для данной должности;

• инициативность, стремление взять на себя большую ответственность, обладание способностями и навыками, которые выходят за рамки занимаемой должности.

В процессе подготовки к аттестации и во время ее проведения могут использоваться следующие формы документов:

• письменная характеристика на аттестуемого;

• бланк оценки рабочих показателей и деловых качеств работника;

• отчет аттестуемого о проделанной работе;

• план работы аттестуемого;

• аттестационный лист;

• заключение аттестационной комиссии;

• отчет аттестационной комиссии по итогам аттестации.

На каждом предприятии разрабатываются формы документов, отвечающие направлению деятельности, требованиям и стандартам данной организации. Процесс аттестации проходит также в наиболее удобной форме. Обычно процедура проведения аттестации предусматривает несколько этапов, например:

• работники и их руководители заполняют необходимые стандартные формы;

• аттестационная комиссия рассматривает предоставленные материалы;

• проводится презентация непосредственного руководителя аттестуемого;

• заслушивается устное сообщение аттестуемого его работе;

• комиссией задаются вопросы аттестуемому.

В ходе работы членами комиссии заполняются оценочные листы, проводятся небольшие совещания с обменом мнений, обсуждением успехов и недостатков в работе аттестуемого (в отсутствии аттестуемого). Итоговое совещание по принятию окончательных решений обычно проводится спустя две—три недели после окончания аттестации. Решения и рекомендации аттестационной комиссии принимаются большинством голосов от числа присутствующих на совещании членов аттестационной комиссии путем открытого голосования. При равенстве голосов аттестуемый работник признается соответствующим занимаемой должности. Заключения аттестационной комиссии могут быть следующими:

• соответствует занимаемой должности;

• соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии по повышению уровня квалификации (с повторной аттестацией через год);

• не соответствует занимаемой должности (с обязательным указанием причин и мотивов несоответствия).

Соответственно заключению аттестационной комиссией даются рекомендации о продвижении работника на вышестоящую должность, изменении заработной платы, освобождении от занимаемой должности, необходимости повышения квалификации и т. д. Руководитель предприятия на основании данных рекомендаций принимает управленческие решения и издает приказ, которым утверждаются разработанные мероприятия, изменения в расстановке кадров и должностных окладах, поощряются положительно аттестованные работники. В случае несогласия работника на понижение в должности или невозможности перевода с его согласия на другую должность руководитель вправе принять решение об увольнении работника. Все решения по результатам проведенной аттестации должны быть реализованы в срок не более двух месяцев со дня ее проведения (время болезни и отпуска работника в этот срок не засчитывается). Аттестационный лист, составленный в одном экземпляре, характеристика, отзыв на аттестуемого после завершения аттестации помещаются в личное дело работника.

После завершения работы аттестационной комиссии с участием кадровой службы разрабатываются и реализовываются мероприятия в различных сферах управления персоналом (отбор, обучение, социальная защита и др.), направленные на выполнение рекомендаций, изложенных в итоговом отчете аттестационной комиссии.

2. Кадровые документы

2.1. Документы, определяющие структуру и штат предприятия

2.1.1. Структура и штатная численность

Структура и штатная численность организации, предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Данный документ служит основанием для составления штатного расписания.

Структурное подразделение предприятия – официально выделенный орган управления частью предприятия с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. В данном случае речь идет о структурных единицах предприятия, не обладающих полными признаками юридического лица и не являющихся обособленными подразделениями.

Различают следующие виды структурных подразделений:

• Управления;

• Службы;

• Отделы;

• Цеха;

• Отделения;

• Бюро;

• Лаборатории;

• Секторы;

• Участки.

Создание того или иного подразделения зависит от различных факторов. Прежде всего, это списочная численность работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Они как раз и предназначены для определения необходимой численности работников того или иного подразделения, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями.

Так, например, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3–5 единиц (включая начальника) или отдел – при штатной численности работников от 6 единиц. В то же время на ряде предприятий создание отделов охраны труда допускается при нормированной численности работников не менее 4-х штатных единиц.

На частных предприятиях наиболее распространенным является структурирование на отделы. Нормативы штатной численности предприятие определяет самостоятельно. Однако нельзя не учитывать тот факт, что дробление организационной структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения в количестве 2–3 человек, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к «размазыванию» ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. В то же время увеличение степени ответственности вызывает ответную реакцию у руководителей подразделений, а именно требования о повышении заработной платы.

При определении численности и должностного состава того или иного структурного подразделения организации необходимо руководствоваться принятыми в организации (отрасли) штатными нормативами и перечнями, а также иными документами, определяющими данные показатели. Среди нормативных документов, которые бы определяли персональный и численный состав работников можно, например, назвать следующие:

• постановление Минтруда России от 26 сентября 1995 г. № 56, которым утверждены Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтер скому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях;

• постановление Минтруда России от 22 января 2001 г. № 10, которым утверждены Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организации и другие документы.

• приказ Госстроя России от 1 октября 1999 г. № 69, которым утверждены Нормативы численности работников, занятых техническим обслуживанием и текущим ремонтом подвижного состава автомобильного транспорта, строительных и специальных машин на предприятиях и в организациях жилищно-коммунального хозяйства;

• приказ Госстроя России от 22 марта 1999 г. № 65, которым утверждены Нормативы численности рабочих котельных установок и тепловых сетей;

• приказ Минтопэнерго России от 27 июля 1998 г. № 252, которыми утверждены Нормативы численности промышленно-производственного персонала тепловых электростанций;

Следует учитывать, что согласно Указу Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» (в редакции изменений от 23 декабря 2005 г.) приведенные выше министерства и ведомства преобразованы в новые федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства. Например, функции в сфере труда и занятости населения выполняют Минздравсоцразвития России и Роструд; в сфере строительства и жилищно-коммунального хозяйства – Минпромэнерго России и Рострой.

2.1.2. Штатное расписание и штатная расстановка

Штатное расписание – это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации, и ее структурных подразделений работниками. Также на основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

ТК РФ не требует обязательного наличия штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Госкомстата России № 1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.

Постановлением Госкомстата России № 1 в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Штатное расписание теперь подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Штатное расписание является источником для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации (ст. 57 ТК РФ).

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Министерством труда России от 21.08.1998 г. № 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который по общему правилу входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, а то и вовсе бухгалтерии. То есть, руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности. Координирует работу по подготовке этого документа заместитель руководителя организации по управлению персоналом или иное должностное лицо, назначенное приказом руководителя организации.

В организациях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание отдельного структурного подразделения.

Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, изготавливается, как правило, в количестве 3 экземпляров (плюс копии по числу заинтересованных лиц, подразделений), формат бланка А4, срок его хранения по месту разработки и утверждения – постоянно, в других организациях – 3 года.

Форма может быть заполнена как ручным способом, так и с помощью машинной техники (печатной, вычислительной и т. п.), однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. При ручном способе заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Основная часть штатного расписания представляет собой таблицу:

Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке. Можно также исходить из штатной численности подразделения (по степени убывания). В качестве принципа расположения также допускается использовать степень функциональной важности подразделений (например, сначала дирекция, затем производственные подразделения, следом – административно-технические). Наименования указывают без сокращений, в единственном числе именительного падежа.

Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь в государственных органах. Что же касается негосударственных организаций, то она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.

В графе 3 таблицы приводятся наименования профессий (должностей), которые могут дифференцироваться по специальностям и квалификации. В трудовом законодательстве термины «профессия» и «должность» применяются для обозначения вида трудовой деятельности работника, только первый термин – для такой категории персонала, как рабочие, а второй – для служащих.

Служащие – это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим) трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. В свою очередь, рабочими называют социальную группу работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации.

Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) соответствующего выпуска (раздела). Такой порядок определен ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что «Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках…». Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС. В настоящее время выпуски ЕТКС активно перерабатываются, и проблемы с определением наименований профессий рабочих должны решиться в ближайшем будущем.

По-другому обстоит дело с наименованиями должностей. На сегодняшний день в работе кадровых служб применяется уже упоминавшийся общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей отдельных отраслей содержатся в различных сборниках.

Подавляющее большинство сборников ориентировано на бюджетную сферу. В коммерческой сфере для того, чтобы установить правильное наименование должности, можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Напомним, что к ОКПДТР обращаться следует только с целью установления наименования должности, а не профессии, поскольку в нем пока не отражены наименования профессий рабочих в соответствии с новым ЕТКС.

В последнее время в организациях, особенно с иностранным капиталом, а также в компаниях, увлеченных новыми стилями управления, используются иностранные названия должностей. Большинству из них в российском трудовом законодательстве можно найти аналоги; но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей. Например, мерчандайзеры, логистики, супервайзеры и т. д.

ТК РФ частично решил эту проблему. Статья 57 ТК РФ определенно и однозначно устанавливает, что наименование должности, специальности, профессии устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, в штатное расписание можно включить и новые наименования должностей, например, если в организации внедряются новые методики структурирования и управления персоналом. Однако при этом желательно выполнить два условия:

• проверить, не содержится ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанностей, аналогичных обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные и иные льготы;

• не увлекаться новомодными названиями, т. к. большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах – источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, «хэдхантер» – «специалист по поиску руководителей»).

Лучше выяснить у инициаторов введения новых должностей, есть ли полные и официально принятые их наименования. Ведь, увольняясь из организации, работник зачастую уходит с такой записью в трудовой книжке, которая может быть непонятной не только новому работодателю, но и органам, осуществляющим оформление пенсий.

В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся по старшинству начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель, и т. д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком «—», при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании.

В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, то они оформляются как «прочий персонал».

Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа. Сокращения «зав.», «зам.», «нач.» не допускаются.

Количество штатных единиц (графа 4) указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2; 0,4 и т. д.).