Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности

Во-первых и во-вторых

Чтобы определить первостепенную работу, нужно знать, какие дела можно отнести во вторую очередь. За первоочередные вы принимаетесь сразу и занимаетесь ими больше, за второочередные – если до них когда-нибудь дойдут руки – беретесь позже, тратите на них меньше времени и сил.

Ваши время и жизнь подконтрольны вам лишь в той мере, в какой вы отказываетесь от малосущественных занятий

Нет – одно из самых мощных слов в управлении временем. Произносите его вежливо и отчетливо, чтобы вас поняли правильно. Регулярно им пользуйтесь – оно должно прочно войти в ваш словарный запас, к которому вы прибегаете при обсуждении вопросов, связанных с распределением времени.

Отвечайте «нет» на любые просьбы потратить время на что-то не очень существенное, пусть оно прозвучит вполне дружелюбно, но решительно, чтобы вас не уговорили против желания. Отказывайтесь сразу и поступайте так всегда, помните одно: у вас нет свободного времени. Говорите непринужденно: «У меня все танцы расписаны».

Вы не сможете создать ничего нового, пока не завершите прежние дела или просто не прервете над ними работу. Впустить кого-то – значит отказать другому, взять что-то – значит отбросить старое.

Творческий подход к отсрочке дел – это сознательный и добровольный отказ от того, что вы точно не станете делать незамедлительно.

Откладывайте намеренно

Большинство людей откладывают дела бессознательно, не задумываясь. В результате они не берутся за масштабные, важные и ценные задачи, способные в долгосрочной перспективе дать существенные результаты. Избегайте этой общей тенденции любой ценой.

Ваша задача – сознательно откладывать дела, представляющие небольшую ценность, высвобождая время для тех, которые могут привести к серьезным сдвигам в вашей жизни и работе. Постоянно пересматривайте список дел и обязанностей, определяйте занятия, которые требуют времени и от которых можно без особых потерь отказаться. Этот выбор станет вашей постоянной обязанностью на всю оставшуюся жизнь.

Один мой приятель, пока был холост, увлекался гольфом. Он играл три-четыре раза в неделю по три-четыре часа. Прошло несколько лет, он основал собственное дело, женился, у него родилось двое детей. Какое-то время приятель продолжал в силу привычки играть в гольф три-четыре раза в неделю, но в конце концов осознал, что его увлечение оборачивается большими потерями, в первую очередь связанными с огромным нервным напряжением в семье и на работе. Только отказавшись от регулярной игры в гольф, он смог ввести свою жизнь в нормальное русло.

Откладывайте занятия, пожирающие время

Постоянно пересматривайте распределение своего рабочего и личного времени в поисках задач и занятий, от которых можно отказаться. Перестаньте смотреть телевизор, проведите эти часы с семьей, почитайте, сделайте гимнастику или займитесь еще чем-нибудь, что улучшит качество вашей жизни.

Посмотрите на свои рабочие задания и определите, какие из них можно кому-то перепоручить, освободив таким образом время для действительно стоящей работы. Уже сегодня начните продумывать, от чего можно отказаться. Это решение поможет вам взять под контроль свое время и личную жизнь.

Съешьте лягушку!

1. Приучайте себя мыслить так, чтобы сразу учитывать все потребности и возможности. Постоянно задавайте себе вопрос: «Если бы я уже не занимался этим делом, начал бы его сейчас, с учетом своих сегодняшних знаний?» Если ответ отрицательный, соответствующее занятие – первый кандидат на отмену или отсрочку.

2. С точки зрения своего сегодняшнего положения изучите и оцените все, что делаете на работе и в свободное время. Выберите хотя бы одно занятие, с которым вам будет легко расстаться или которое вы сможете отложить на неопределенное время – до тех пор, пока не достигнете более важных целей.

Глава 6

Метод ABCDE

Первый закон успеха – концентрация сил и внимания. Нужно направить всю энергию в одну точку и двигаться прямо к ней, не глядя ни вправо, ни влево.

Уильям Мэтьюз

Чем больше умственных усилий вы потратите перед началом работы на планирование и расстановку приоритетов, тем более важными делами сможете заняться и тем быстрее будете продвигаться. Чем выше для вас значение и ценность задачи, тем больше вероятности, что у вас будет стимул не медлить и сразу окунуться в работу.

Метод ABCDE – это мощный метод расстановки приоритетов, который можно применять изо дня в день. Он так прост и эффективен, что с его помощью вы быстро станете – даже если будете пользоваться исключительно только им одним – самым продуктивным и знающим работником в своей области.

Думайте на бумаге

Сила метода ABCDE в его простоте. Первым делом возьмите список всех своих дел на следующий день и дальше думайте на бумаге.

Перед тем как приступать к первому заданию, вам нужно поставить против каждого пункта списка букву A, B, C, D или E.

Пометка «A» означает «очень важное дело», которое обязательно надо выполнить: например съездить к ключевому клиенту, закончить отчет своего руководителя для предстоящего совещания совета директоров. Если вы не справитесь с задачей, это приведет к серьезным отрицательным последствиям, если все получится удачно – ожидаются положительные сдвиги. Такого рода лягушки – ваша главная пища.

Если в списке более одного пункта «A», им присваиваются относительные приоритеты, то есть вы помечаете их как «A-l», «A-2», «A-3» и так далее. Работа «A-l» – самая большая и противная лягушка из всех вам предложенных.

Обязательное и желательное

Помета «B» соответствует делу, которое вам надо было бы сделать, но его выполнение или невыполнение повлечет лишь умеренные последствия: скажем, не очень существенный ответный звонок или чтение электронной почты. Это головастики вашей рабочей жизни. Если вы проигнорируете их, может быть, кто-то разочаруется, кому-то вы доставите этим неудобства, но дела с грифом «B» не идут ни в какое сравнение по важности с первым списком.

Правило заключается в том, чтобы никогда не заниматься делами «B», пока у вас есть невыполненные дела «A». Не позволяйте себе отвлечься на головастика, когда рядом сидит жирная лягушка и ждет, чтобы вы ее съели.

Пункт с пометой «C» определяет работу, которую хорошо было бы сделать, но она не будет иметь никаких последствий. Типичные дела такого рода: позвонить приятелю, выпить кофе или пообедать с коллегой, уладить в рабочие часы личные вопросы. Все они никак не влияют на вашу рабочую жизнь.

Помету «D» (от слова delegate «поручать») получают пункты, допускающие перепоручение. Следуйте правилу делегировать все, что в состоянии сделать кто-либо другой, чтобы освободить себе больше времени для работ «A», которые можете выполнить только вы.

Наконец, помета «E» (от слова eliminate «уничтожать») – пункты, которые можно просто вычеркнуть, и это практически ни на чем не скажется. Таковы дела, некогда важные, но на сегодня утратившие значение и для вас, и для окружающих. Вы продолжаете заниматься ими по привычке или ради симпатии к ним. Но каждую минуту, потраченную на задачу «E», вы отбираете у дел, способных значительно изменить вашу жизнь.

Проработав весь список по методу ABCDE, вы будете полностью подготовлены к тому, чтобы делать более важные дела быстрее.

Приступайте немедленно

Метод ABCDE окажется действенным, если вы, обладая высокой самодисциплиной, немедленно приступите к работе «A-l» и будете заниматься ею до полного ее завершения. Употребите всю силу воли на то, чтобы начать и продолжать именно эту работу – самое важное задание, которое вы потенциально могли бы выполнить. Съешьте лягушку целиком и не останавливайтесь, пока не доедите последний кусочек.

Ваша способность продумать собственный список дел, проанализировать его и найти в нем задачу «A-l» – это трамплин для прыжка на более высокий уровень исполнения, к росту самооценки, самоуважения и законной гордости собой. Развив в себе привычку сосредоточивать силы и внимание на деле «A-l», вы начнете делать больше, чем несколько ваших коллег, вместе взятых.

Съешьте лягушку!

1. Проанализируйте, не откладывая, свой список дел и присвойте каждой работе или занятию индекс A, B, C, D или E. Выберите задание, помеченное «A-1», и немедленно переходите к нему. Приучите себя ни на что больше не отвлекаться, пока эта единственная работа не будет завершена.

2. В течение следующего месяца, перед тем как приступать к работе, ежедневно просматривайте все списки работ и проектов по методу ABCDE. Через месяц у вас сформируется привычка браться за наиболее приоритетные задачи, и после этого ваше будущее обеспечено!

Глава 7

Основные показатели деятельности

Когда все физические и духовные ресурсы направлены на одну проблему, способность человека решить ее многократно возрастает.

Норман Винсент Пил

«За что я получаю зарплату?» – в течение всей карьеры вам следует постоянно задавать себе этот важнейший вопрос и стараться отвечать на него.

Как оказалось, довольно много людей не уверены в ответе. Но пока вы не составите совершенно четкого представления о том, зачем вас приняли на работу и за что выплачивают деньги, вам нелегко будет добиваться оптимальных результатов, повышения зарплаты и продвижения по службе.

Если сформулировать совсем просто, вас наняли ради неких результатов, и вы получаете зарплату за определенный объем и качество работы. Ваш труд, соединяясь с трудом других людей, создает продукты или услуги, за которые клиенты готовы отдавать деньги.

Ваша работа включает в себя не более пяти-семи областей деятельности. В каждой из них вам нужно добиваться успеха – только при этом условии вы выполняете свои обязанности и вносите максимальный вклад в доходы организации.

Ключевая область деятельности находится целиком в вашей компетенции, вы полностью за нее отвечаете и ее контролируете. Если вы что-то не выполните, это не будет сделано уже никем другим. От результатов вашей работы так или иначе зависит труд других людей.

Области деятельности подобны жизненно важным функциям человеческого организма, показателями которых служат кровяное давление, пульс, частота дыхания, активность головного мозга. Остановка одной из них ведет к смерти. Аналогичным образом функционирует трудовой процесс: неисполнение какого-то одного этапа ключевой области деятельности приводит к потере работы.

«Большая семерка» в управлении и продажах

Ключевые области в управлении – это планирование, организация, подбор персонала, распределение заданий, контроль, оценка и составление отчетов. Управляющему, дабы успешно выполнять свои обязанности, необходимо со всем этим справляться. Слабость, проявленная в любой из ключевых областей, приведет к невысоким достижениям и, возможно, неудаче в карьере.

Ключевые области в продажах – это оценка перспективности клиента, установление связей и доверия, определение потребностей, убедительное представление продукта, снятие вопросов, совершение сделки, перепродажа и обслуживание проданных товаров. Неумелые действия продавца в любой из них повлекут снижение объема продаж, а иногда и карьерный провал.

В чем бы ни заключались ваши обязанности, чтобы с ними отлично справляться, нужно обладать определенным набором основных навыков. При этом не забывайте, что требования постоянно меняются. У вас есть нужная квалификация, позволяющая выполнять свою работу. Давайте теперь рассмотрим ключевые достижения, которые определяют успех или провал в вашей работе.

Главное – это ясность

Высокая производительность должна начинаться с определения ключевых областей деятельности. Целесообразно обсудить это со своим руководителем. Составьте перечень важнейших обязанностей и убедитесь, что вашу формулировку принимают и начальники, и подчиненные, и все коллеги, стоящие на одной с вами иерархической ступени.

Например, агент по продажам должен уметь организовать нужную встречу – это ключ ко всему процессу заключения сделки. Оформление договора – еще одна важнейшая область, когда в работу включается множество других специалистов, обеспечивающих поставку продукта или предоставление услуги.

Для владельца или руководителя фирмы ключевой областью может быть получение выгодных кредитов. Не менее важны такие направления, как поиск и отбор квалифицированных работников и правильное распределение заданий. Секретарю необходимо уметь быстро печатать, без замедления отвечать на звонки и переключать их на нужные линии. Способность безотлагательно и эффективно выполнять свои ключевые задачи в значительной мере определяет и вашу зарплату, и ваши служебные перспективы.

Оцените свою работу

Определив для себя ключевые области деятельности, оцените себя в каждой из них по десятибалльной шкале (единица – низший балл, десять – высший). В чем вы сильны, в чем слабы, где получаете отличные результаты, где – ниже среднего?

Общий уровень компетенции работника определяется той ключевой областью, где он слабее всего

Иначе говоря, даже если вы показываете великолепные результаты в шести ключевых областях, низкие достижения в седьмой тянут вас назад. Они тормозят вас и служат источником постоянного внутреннего напряжения и трений с коллегами.

Например, управляющему необходимо уметь давать поручения. Для него это ключевая область деятельности, и главное – за счет чего он добивается результатов от подчиненных. Управляющий, неспособный правильно распределять работы, не в состоянии с максимальной эффективностью использовать другие навыки. Из-за слабости позиций в одной ключевой области он в целом не справляется с работой.

Любое промедление снижает эффективность работы

Люди склонны избегать тех дел и занятий, которые им до сих пор плохо удавались, и именно поэтому медлят браться за работу. Вместо того чтобы наметить цели и составить план совершенствования в определенной области, большинство из них просто уклоняются от соответствующих видов деятельности, и в результате положение становится только хуже.

Напротив, чем увереннее вы себя чувствуете в какой-либо области, тем больше ваша решимость не откладывать работу, а немедленно за нее взяться и успешно довести до конца.

Каждый человек в чем-то сильнее, в чем-то слабее. Откажитесь от порочной привычки объяснять, оправдывать или защищать свои слабые стороны – выявите их, сформулируйте цель и составьте план, как укрепить свои позиции. Надо всего лишь сосредоточиться и подумать! Может быть, вам недостает какого-то одного навыка, чтобы добиться оптимальных результатов в своей работе.

Важный вопрос

«Какой один-единственный навык оказал бы наибольшее влияние на мою карьеру?» – пожалуй, это один из самых решающих вопросов, который вы должны задавать себе в течение всей жизни. Не поленитесь пересмотреть свой опыт – вполне вероятно, вы легко сами найдете нужный ответ.

Посоветуйтесь с окружающими: руководителем, коллегами, друзьями и родными. Выясните, чего больше всего вам недостает, и начинайте работать над собой, чтобы добиться в дальнейшем лучших результатов.

Знайте одно: всем необходимым профессиональным навыкам можно научиться. Если коллега, работающий рядом с вами, проявляет мастерство в своей области деятельности, то значит, и вы, приняв твердое решение, добьетесь того же.

Один из самых лучших и быстрых способов справиться с медлительностью и научиться успевать больше за меньшее время – это приобрести высшую квалификацию в ключевых областях. Профессиональные навыки могут сыграть в вашей жизни и карьере не менее важную роль, чем любой другой фактор.

Съешьте лягушку!

1. Определите ключевые области своей профессиональной деятельности. Каковы они? Составьте список всего, что вы должны уметь делать для отличного выполнения своей работы. Оцените выполнение каждой из задач. Затем определите единственный ключевой навык, владение которым в совершенстве больше всего помогло бы вам в работе.

2. Обсудите с руководителем список своих профессиональных навыков, попросив его дать честную и непредвзятую оценку. Повышать профессионализм возможно, только если вы будете прислушиваться к конструктивным советам других людей. Обсудите свою работу с подчиненными и коллегами, поговорите с близкими.

Приучите себя регулярно, в течение всей своей служебной карьеры, проводить анализ. Никогда не останавливайтесь на достигнутом. Совершенствуйтесь всегда и во всем. Подобное решение способно изменить всю вашу жизнь.

Глава 8

Закон трех задач

Делай, что можешь, с тем, что имеешь, там, где ты есть.

Теодор Рузвельт

Среди всего, что вы делаете для своей организации, всегда есть три наиболее значимые задачи. Вы должны суметь их вычленить, а затем сосредоточиться на них – это исключительно важно для продуктивной работы.

Однажды на семинаре в Сан-Диего, где я проводил свои учебные консультации, выступила слушательница Синтия, посещавшая мои занятия уже три месяца. Ниже я привожу ее рассказ:

Когда девяносто дней назад я впервые пришла сюда, вы сказали, что покажете мне, как за двенадцать месяцев удвоить доход и количество свободного времени. Ваше заявление прозвучало совершенно фантастически, но я согласилась попробовать.

В первый день вы попросили меня составить перечень всего, что я делаю в течение недели и месяца. Получилось семнадцать обязанностей. Я была катастрофически завалена работой, в этом и заключалась проблема. Работала я по десять-двенадцать часов в день, шесть дней в неделю, проводила очень мало времени с мужем и двумя маленькими детьми, но не видела никакого выхода. С тех пор как восемь лет назад я переступила порог своей быстрорастущей предпринимательской фирмы, занимающейся высокими технологиями, у меня, казалось, всегда была гора дел, и постоянно ни на что не хватало времени.

Одно дело на весь день

Далее Синтия продолжила:

После того как я составила перечень своих обязанностей, вы спросили: «Могли бы вы из этого списка выбрать только одно дело, которое приносило бы самую большую пользу вашей фирме?» Я без труда нашла ответ и обвела номер соответствующей задачи в кружок.

Затем вы спросили: «Если вы могли бы выполнять еще что-то из своего списка, то какое дело как наиболее ценное для фирмы вы поставили бы на второе место?»

Я определила вторую по важности задачу, после чего вы задали мне аналогичный вопрос относительно третьего дела.

Затем вы заметили, что выполнение трех отмеченных мною задач – и даже неважно, в чем их суть, – представляет собой девяносто процентов моего вклада в работу фирмы. В тот момент ваши слова меня потрясли. Все остальное, на ваш взгляд, было второстепенными делами и дополнительными обязанностями, часть которых скорее всего можно безболезненно переложить на плечи другого сотрудника, а оставшуюся часть либо сократить, либо вообще отменить.

Действуйте немедленно

Продолжим далее слушать рассказ Синтии:

Взглянув на три задачи, я поняла, что это действительно самое важное, что я делаю для фирмы. Это произошло в пятницу. А в понедельник в десять часов утра я подошла к руководителю, сообщила ему о сделанном открытии и попросила помочь мне перепоручить и отдать на аутсорсинг всю работу, кроме отмеченных трех задач. У меня было ощущение, что, занимаясь весь день только этими тремя делами, я могла бы делать для компании в два с лишним раза больше. И я сказала боссу, что если удвою свою продуктивность, то хотела бы и получать вдвое больше.

Руководитель молча изучал мой список, потом посмотрел на меня, потом снова на список и наконец произнес: «Хорошо». Часы за его спиной показывали двадцать одну минуту одиннадцатого.

Затем он сказал: «Вы правы. Эти важнейшие вещи, которые вы делаете для фирмы, вы выполняете лучше всех. Я помогу вам полностью или частично освободиться от второстепенных обязанностей, чтобы вы посвятили все время трем ключевым задачам. Если вы удвоите продуктивность, я стану платить вам вдвое больше».

Преображение жизни

Окончание рассказа Синтии:

Руководитель сдержал слово, я сдержала свое. Он помог мне передать второстепенные обязанности другим сотрудникам, я получила возможность сосредоточить все внимание на трех ключевых заданиях и в результате за следующие тридцать дней сделала вдвое больше, и он повысил мне зарплату.

Более восьми лет я работала изо всех сил и всего за месяц удвоила доход благодаря тому, что посвятила все время и энергию выполнению трех ключевых задач. Мало того, теперь я работаю не по десять-двенадцать часов в день, а строго с восьми до пяти. Вечера и выходные провожу с мужем и детьми. Возможность сконцентрироваться на ключевых задачах преобразила мою жизнь.

Вклад, может быть, главное слово в мире работы. Ваше вознаграждение, денежное и эмоциональное, всегда будет прямо пропорционально полученным результатам, ценности выполненной работы. Хотите увеличить вознаграждение – направьте усилия на повышение ценности того, что вы делаете лучше всех, найдите способ увеличить свой вклад в достижения компании. А три ключевых задания всегда вносят больше всего остального.

Метод «быстрых списков»

Предлагаю вашему вниманию упражнение, которое должны выполнить участники нашего семинара. Мы даем им листок бумаги и говорим: «За тридцать секунд запишите здесь три цели, которые наиболее важны для вашей жизни на данный момент».

Оказывается, имея в своем распоряжении всего тридцать секунд, люди отвечают не менее точно, чем если бы им дали тридцать минут или три часа. Видимо, подсознание, испытывая в этот момент «сверхмотивацию», мгновенно выдает перечень важнейших целей – нередко к большому удивлению самих участников.

В восьмидесяти процентах случаев, если не чаще, первая цель касается финансов или карьеры, вторая – семейных или личных отношений, третья – здоровья или физической формы. Так и должно быть. Ведь это – три главные сферы жизни. Попробуйте поставить себе в каждой из них оценку от одного до десяти, и вам сразу станет понятно, что у вас в жизни хорошо, а что нуждается в некотором улучшении. Покажите это упражнение своим домашним – их ответы могут очень многое прояснить.

Двигаясь дальше по программе, на следующих занятиях мы, спрашивая о трех важнейших целях, даем это же упражнение, но в расширенном варианте:

1) бизнес или карьера;

2) семейные или личные отношения;

3) финансы;

4) здоровье;

5) личное и профессиональное совершенствование;

6) общественная жизнь;

7) три главные задачи на данный момент.

Если вы заставите себя ответить на эти вопросы, отведя на каждый не более тридцати секунд, результаты вас поразят. Но каковы бы они ни были, обычно это точный «моментальный снимок» вашей жизненной ситуации, показывающий, что действительно для вас важно.

Устанавливая цели и приоритеты, систематизируя их, концентрируясь на время на какой-то одной задаче и приучая себя первым делом доводить до конца самые важные дела, вы ни на минуту не должны забывать о том, что ваша главная цель – прожить долгую, счастливую и здоровую жизнь.

Управление временем как средство для достижения цели

Навыки рационального использования времени нужны, чтобы научиться выполнять все важные дела в срок и высвободить больше времени для дел, которыми вы занимаетесь в нерабочее время. Именно это приносит вам наибольшее счастье и удовлетворение.

Целых восемьдесят пять процентов всех радостей вашей жизни связано со счастьем общения с другими людьми, особенно с теми, кто вам более всего близок – с членами семьи. Качество отношений с окружающими определяется для вас в первую очередь количеством времени, проводимым вместе с теми, кого вы любите и кто любит вас.

Цель управления своим временем – съесть жирных лягушек и получить большие результаты за меньшие часы, а также проводить много времени со своей семьей, тратить его на те занятия, которые приносят больше всего радости.