Портрет менеджера. Специалисты сферы торговли

– Принятие мер по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением.

Специалист по приему и обработке заказов

Должность специалиста по приему и обработке заказов вводится преимущественно на торговых предприятиях и предприятиях, оказывающих различные услуги. Особенно она актуальна в оптовой и розничной торговле, производстве. Под товаром, на который данный специалист принимает и обрабатывает заказы, понимается не только продукция, предназначенная для конечного потребления, но и иные товарно-материальные ценности для перепродажи или производственных целей.

Все поступающие заказы можно условно разделить на внешние и внутренние как по отношению к товару (нахождению на предприятии или вне его), так и по отношению к заказчику, который также может быть внешним (сторонним) и внутренним (например, сотрудником предприятия, делающим заказ для каких-либо производственных нужд).

В задачи специалиста по приему и обработке заказов входит идентификация вида заказа и принятие мер по его выполнению. В основном заказы поступают по телефону, факсу, иногда по почте; в последнее время все большее распространение получает электронная торговля, развивается система заказов по E-mail или через сайты в Интернете. Специалист по приему заказов принимает их, проверяет наличие необходимых параметров заказа (указание вида товара, его количества и т.д.) и реквизитов (координат) заказчика. После этого происходит обработка, которая заключается в оформлении соответствующих документов на товар (накладных, заявок на приобретение и т.д.), их переадресация в соответствующее подразделение (склад предприятия, отдел закупок и т.д.). Далее специалист отслеживает и контролирует маршрут выполнения заказа, координирует работу исполнительных служб, вплоть до вручения заказа и оплаты его заказчиком. После всего цикла специалист по приему и обработке заносит все сведения о заказе в архив и делает отметку о его выполнении. Как правило, архивы представляют собой электронные базы данных.

Обобщая, можно выделить следующие функциональные обязанности специалиста по приему и обработке заказов:

– Консультирование заказчика (клиента) по правилам и предмету заказа (оформление, цена, параметры, сроки и место выполнения заказа).

– Проверка наличия всех реквизитов заказа.

– Идентификация вида заказа.

– Направление заказа в соответствующее подразделение предприятия.

– Координация работы подразделений, задействованных в реализации заказа.

– Контроль своевременного выполнения заказа.

– Корректировка сроков и условий выполнения заказов, информирование заказчиков (клиентов) об изменении параметров заказа (в случае необходимости).

– Ведение архива выполненных заказов.

– Составление отчета (ежедневного, ежемесячного, ежеквартального, годового) для последующего анализа и корректировки системы работы с заказами.

Супервайзер

Должностные обязанности супервайзера заключаются в следующем:

1. Участие в разработке и внедрении методик продаж.

2. Принятие активного участия в подготовке и внедрении новых форм работы с клиентами, совершенствовании старых.

3. Координация и контроль деятельности по сбыту продукции:

– Распределение территории между торговыми представителями.

– Постановка четких и выполнимых задач перед всеми членами команды, которые соответствуют целям и задачам филиала / представительства.

– Контроль выполнения торговыми представителями, мерчендайзерами поставленных задач; работы с ключевыми, сетевыми и сложными клиентами; изменения статуса, платежеспособности и других изменений клиентской базы.

– При обращении клиентов с просьбами и жалобами – рассматривает их, участвует в переговорах.

4. Анализ и контроль дебиторской задолженности команды:

– Разработка и внедрение мероприятий по сокращению дебиторской задолженности.

– Контроль погашения дебиторской задолженности через непосредственных подчиненных.

5. Информирование об изменениях и обеспечение соблюдения всеми подконтрольными сотрудниками, дистрибьюторами и субдистрибьюторами политики компании в области ценообразования и проведения акций.

6. Обучение торговых представителей технологии продаж, методам ведения переговоров, методам заключения сделок.

– Оценивание работы сотрудников, исходя из совместных поездок по маршруту.

– Проведение тренингов и обучения подчиненных во время непосредственной работы с клиентом и при разборе конкретных ситуаций.

7. Несение ответственности за выполнение планов продаж и развития, увеличение количественной и качественной дистрибьюции на закрепленной территории.

Товаровед предприятия торговли

Функциональные обязанности товароведа:

1. Постоянно изучает спрос на все группы товаров и тенденции его развития.

2. Исследует факторы, влияющие на сбыт товаров и имеющие значение для успешной их реализации, типы спроса (устойчивый, ажиотажный, кратковременный и др.), причины его повышения и снижения, дифференциацию покупательной способности населения, прогнозирует спрос на товары и объем продаж.

3. Изучает перспективы сбыта новых товаров с учетом социально-демографических особенностей различных групп населения, состояния и динамики их доходов, традиций и вкусов.

4. Анализирует опыт конкурентов с учетом изменений в налоговой, ценовой и таможенной политике государства.

5. Контролирует сбыт продукции, проводит сопоставление запланированных данных с полученными результатами по объему, выручке, времени сбыта, выявляет отклонения и изменения конъюнктуры рынка.

6. Принимает участие в составлении планов товарооборота и товарного обеспечения.

7. Контролирует соответствия товаров действующим ГОСТам и ТУ.

8. Осуществляет постоянные контакты с поставщиками.

9. Контролирует выполнение контрагентами договорных обязательств, в том числе поступление товаров в согласованном ассортименте по срокам, качеству, количеству.

10. Участвует в составлении претензий контрагентам.

11. Принимает участие в подготовке ответов на претензии покупателей.

12. Принимает меры по ускорению оборачиваемости товаров, сокращению товарных потерь, изучает причины образования сверхнормативных товарных ресурсов и "неликвидов", разрабатывает меры по их реализации.

13. Информирует работников склада и администрацию предприятия о правилах хранения, транспортировки товаров, осуществляет контроль соблюдения правил хранения, транспортировки товаров, подготовкой товаров к отправке в торговый зал (при необходимости).

14. Проводит ежедневный контроль товарных остатков на складе предприятия.

15. Участвует в проведении инвентаризации товаров.

16. Осуществляет оперативный учет итогов реализации товаров, составляет обзоры конъюнктуры, отчетность по установленным формам, оформляет документы, связанные с поставкой и реализацией товаров.

17. Участвует в формировании цен.

18. Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда, требования производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности, гражданской обороны.

19. Исполняет распоряжения и приказы администрации предприятия.

20. Информирует руководство об имеющихся недостатках в работе предприятия, возможных мерах по их ликвидации.

Торговый брокер

Должностные обязанности торгового брокера заключаются в:

– совершении гражданско-правовых сделок с различного рода товарами от своего имени или по поручению клиентов на основании заключенного с ними договора поручения или договора комиссии;

– выполнении поручений клиентов в порядке их поступления, на наиболее выгодных для них условиях;

– покупке и продаже партии товаров на аукционах, рынках наличного товара или срочного рынка, торгах;

– установлении деловых контактов с покупателями или продавцами товаров, требований участников сделки относительно покупки или продажи товаров или заключения коммерческих биржевых сделок различной степени доверия (договор комиссии, договор поручения);

– посещении торгов и аукционов; обеспечении предоставления необходимых данных для составления аукционных каталогов, а также установление от имени клиентов цены продажи, ее изменение и суммы сделки;

– выполнении расчетно-аналитических операций, а также операций, связанных с регистрацией и оформлением биржевых документов, формулировании содержания брокерских заявок.

– руководство работой подчиненных ему агентов.

Торговый представитель

Целью работы торгового представителя является достижение запланированных объемов продаж на закрепленной территории.

Его должностные обязанности следующие:

1. Регулярно посещает каждого клиента (согласно маршрутному листу и в соответствии с утвержденной схемой) с целью размещения заказа на очередную поставку и отслеживания остатков товара.

2. Следит за выкладкой максимально полного ассортимента продукции в соответствии со стандартами мерчендайзинга, за размещением и обновлением рекламных материалов и оборудования.

3. Контролирует в установленные сроки отправку заказа в торговую точку согласно заказанному объему реализации продукции, номенклатуре, комплектности и качеству.

4. Следит за состоянием дебиторской задолженности по своим клиентам и своевременно сообщает руководству о возможных задержках оплат, а также других факторах, влияющих на платежеспособность клиента.

5. Производит инкассацию наличных денег за поставленный товар (в случае необходимости).

6. Оперативно реагирует на претензии клиента по количеству и качеству поставляемого товара согласно договору поставки.

7. Выявляет причины нарушений условий договоров, принимает меры по их устранению и предупреждению этих причин.

8. Посещает все торговые точки (активные и потенциальные) в районе ответственности (за отчетный период).

9. Ведет постоянный поиск новых клиентов и заключает с ними договора поставки.

10. Консультирует клиентов по вопросам потребительских характеристик товаров, которые способствуют удовлетворению потребностей конечных покупателей.

11. Передает непосредственному руководству обо всех изменениях состояния рынка, выявленных в процессе работы и производит сбор маркетинговой информации (при необходимости).

12. Контролирует проведение рекламных акций, промоакций, дегустаций.

Региональный торговый представитель

В должностные обязанности этого специалиста входит:

– Регулярное, согласно маршрутному листу и в соответствии с утвержденной схемой, посещение каждого клиента с целью размещения заказа на очередную поставку и отслеживания остатков товара.

– Контроль отправки заказа в торговую точку согласно установленным срокам, объемам реализации продукции, номенклатуре, комплектности и качеству.

– Отслеживание состояния дебиторской задолженности по своим клиентам и своевременное информирование руководства о возможных задержках оплат, а также факторах, влияющих на платежеспособность клиента.

– Произведение инкассации наличных денег за поставленный товар (в случае необходимости).

– Оперативное реагирование на претензии клиента по количеству и качеству поставляемого товара согласно договору поставки.

– Выявление причин нарушений условий договоров, принятие мер по их устранению и предупреждению этих причин.

– Посещение всех торговых точек (активных и потенциальных) в районе ответственности (за отчетный период).

– Постоянный поиск новых клиентов и заключение с ними договора поставки.

– Консультирование клиентов по вопросам потребительских характеристик товаров.

– Информирование непосредственного руководства обо всех изменениях состояния рынка, выявленных в процессе работы и сбор маркетинговой информации (при необходимости).

– Проведение программы мотивации субдистрибьюторов/ключевых клиентов, направленные на увеличение количественной и качественной дистрибьюции.

Эксклюзивный торговый представитель

Основными функциями эксклюзивного торгового представителя являются:

– поиск клиентов,

– распространение продукции компании по торговым точкам на вверенной ему территории,

– мерчендайзинг,

– заказ продукции на склад субдилера у компании-поставщика.

Эксклюзивный торговый представитель обязан:

1. Знать всю информацию о товаре.

2. Посещать клиентов (получать при этом от них заказы на продукцию в соотношении 2 к 0,7, где 2 – количество посещенных клиентов за день, а 0,7 – количество заказов, т.е. на 20 клиентов придется 7 заказов ежедневно).