Азы английского сленга и деловой переписки

Sincerely yours...

Второй пример и понятней и, в тоже время, вежливей. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу письма. Никогда не обвиняйте своего клиента выражениями типа: your error / your failure. Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due, your credit rating is in jeopardy.

Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения так, чтобы даже бандиту с большой дороги было приятно вести с вами дела. Шутка.

Любое светское письмо станет теплее, если вы напишите обычное please или thank you... Вместо We have received your order можно написать Thank you for your recent order. Или вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill вы лучше напишите Please accept our sincere apologies for the error in your September bill.

Второй пример более удачен еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость - наше оружие.

Ваше письмо должно быть, в первую очередь, ориентировано на клиента и как бы выражать его точку зрения. К примеру, Please accept our apologies for the delay является вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvenienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.

Конечно, это не значит,что следует избегать местоимений I и We, но уж если вы их употребляете, то учтите следующее.

Пишите I, когда вы говорите от себя лично, a We, когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения our company, так же как и терминов, о которых говорилось уже выше - все это звучит несколько напыщенно. Это одно и тоже, если отправитель вместо "я" постоянно называет себя полным именем...

Внимательней и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным. Теперь сравните два варианта письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.

Вариант первый

Dear Ms Mitchell

Having conducted our standard credit investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.

We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.

As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.

Please accept our sincere regrets and feel to continue to shop at Allen's on a cash basis.

Sincerely Yours...

Вариант второй

Dear Miss Mitchell,

I am sorry to inform you that your application for an Allen's charge account has been turned down.

Our credit department believes that because of your current obligations additional credit might be difficult for you to handle at this time.

Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be redused.

Untill then we hope you will continue to shop at Allen's where EVERY customer is our prime concern.

Sincerely Yours...

ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА

Хорошее деловое письмо должно быть хорошо построено. Что я имею в виду? Вам необходимо заранее спланировать все, что вы хотите сказать, отметить самое важное и на этом и закончить, потому как письмо должно быть предельно логичным и законченным.

Планируя письмо, набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все детали, которые вам важны. Затем спланируйте все так, чтобы письмо это выглядело логично и доступно.

Проверьте свой черновик: уместно ли все, что вы в нем написали? Ведь адресат должен получить именно необходимую информацию. Для большего, а также для эмоционального понимания фактов, причин и пояснений, необходимо воздействовать на клиента и некоторой дополнительной информацией. Грубо выражаясь, говорите все, что поможет вам получить для вас желательный ответ.

Но старайтесь не быть многословными. Вы должны чувствовать, когда закончить письмо. Если оно, на ваш взгляд, и получается уж очень кратким, не поддавайтесь искушению заполнить белое место вашего листа или дополнить предложения. Ошибкой также является и повторение одной и той же мысли, пусть она и кажется вам суперважной.

И если вы уже поблагодарили вашего адресата, то испортите логический строй письма, если в конце напишите: Thank you again. Хотя могут быть и исключения. Вот, к примеру, как вполне вежливо, тактично и, я бы даже сказал, обнадеживающе меня послали подальше в одной диснеевской компании, куда я, четверокурсник инъяза, в свое время (вот был нахал!) пытался влезть.

Dear Mr. Goldencov,

Thank you for sending us your resume regarding our employment opportunities here at the European Creative Center.

Unfortunately, your candidature does not correspond to any of our available positions. We will, however, keep your name on file for future reference.

Thank you again for your interest in our company, and best of luck to you in your job search.

Kindest regards,

Pamela Young

Office Coordinator

Подпись вполне разборчива

Здесь, как видим, thank you повторяется два раза и гармония как-то не страдает. Просто Памела Янг, в присущей ей вежливой манере, лишь подчеркивает то, что ей действительно было приятно, что на какой-то там французский филиал Дисней Компани обратил внимание аж советский (дело было в 1990 году) студент.

Приложение к письму и некой дополнительной самостоятельной информации может лишь ослабить главную мысль. Вот представьте, что вы получили письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается:

Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins next week with three preview days for our special charge customers.

Избегайте различных излишеств. К примеру:

Because my husband's birthday is October 8 I would like to order the threepiece luggage ensemble in your fall

catalog.

В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не дату рождения мужа. Или вот еще один пример:

I have received your invitation inviting me to participate in your annual Conference.

Так как пригласительные письма по сути своей приглашают, то слова inviting me явно лишнее. Также ошибочно писать: the green-colored carpet или the carpet that is green in color. Зеленый - это уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.

А теперь посмотрите на следующий образец.

If we cooperate together the project will be finished quickly.

Cooperate уже значит вместе, поэтому слово together совершенно лишнее. И вообще, если есть слово, которое заменяет несколько, то его и пишите. Так, вместо as a result of можно написать просто because, а вместо as otherwise — otherwise.

Разговорные приставки up/on/off... употреблять не стоит. Пишите не connect up/ continue on, а connect/continue... He Mr Jones handled the job in an efficient manner, a Mr Jones handled the job efficiently. Короче и понятнее. Сравните два следующих образца и обратите внимание на нагромождение лишних слов в первом варианте и то, как просто от них мы избавились во втором.

Вариант первый

Dear Ms Tompson,

I am pleased with the invitation that I received from you inviting me to make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.

Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting on June 18. I feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received your invitation on June 5 and it is not enough time to prepare myself completely for the speech.

Yours truly...

Вариант второй

Dear Ms Tompson,

I am pleased with the invitation to speak to the National Association of Secretaries.

Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not have sufficient time to prepare myself, I received your invitation on June 5.

I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck with your meeting.

Sincerely yours...

Выбрасывая из письма лишние слова и повторения, тем не менее, будьте внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть краткими опускают артикли the, a, an и предлоги:

Please send order special delivery

Единственное, чего здесь добился тот, который наподобие как в русской телеграмме, опустил артикль the и предлог by ( что, тем не менее, можно часто встретить в английских газетных и журнальных заголовках), это резкого и безличного обращения. А правильно следовало бы написать: Please send the order by special delivery.

Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, все полностью перед глазами клиента в одном куске пространства. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой.

НИКОГДА не решайте две проблемы в одном письме. Если ваше послание содержит "два ядра", то будте уверены, что на один из серьезных вопросов вы скорей всего либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче ответить на него. Это будет удобней и вам, при обратном, вам же, ответе.

Уж лучше пошлите второе письмо, чем в одном решая два вопроса. Деловое письмо должно быть "одноядерным", я бы это так назвал. Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупать у него видео- и аудиоаппаратуру, то не надо тут же и предлагать условия поставки оной в Минск, скажем, или любой другой город.

ОДНО ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ

Это уж точно, одна из самых важных статей деловой переписки — ваше трудоустройство, особенно за границей. Тут, конечно, ваша корреспонденция играет очень большую роль, от нее зависит то, как вы себя сможете преподнести. Но какая корреспонденция? В первую очередь это ваше "резюме", которое еще называют data sheet или vita, куда входит перечисление всех ваших достижений: когда какую школу, институт, техникум или еще что-нибудь в этом роде вы закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете с последнего места работы и заканчиваете самым первым, с указанием дат. Все это ниже я подробно расскажу. Второе, это ваше письмо-запрос, где вы как бы и продавец и товар одновременно. В вашем письме-апликейшн вы, как и в резюме, но уже в более развернутой форме и в доверительной беседе, рассказываете о себе, о своем опыте работы... короче, стараетесь понравиться вашему адресату. Applications бывают двух видов. Первый вид - это ходатайственное письмо (см. первый пример). Его вы пишете, если отвечаете на объявление какой-нибудь фирмы, ищущей работников в свой штат. В нем обязательно должна присутствовать ссылка на объявление. Почитайте внимательно пример (да и вообще, все примеры читайте внимательно).

-2544 South Fruitsnake

Road Land Haute,

Indiana 54267

May 4,1992

Mr Robert T. Smith, Vice President

Indiana Petroleum and Electric Company

1143 Broad Street

Land Haute, Indiana 47786

Dear Mr. Smith,

Having served for the past several years as the sole secretary of a private business, I would like to apply for the position of executive secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1992.

As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was directly responsible to Mr Jordanson, the company 's owner. My services were generally those of a 'gal Friday'. In addition to typing, filing, and taking dictation, I was responsible for scheduling all the Mr Jordanson's appointments and telephone calls.

Essentially, I did everything I could to make Mr Jordanson's heavy responsibilities easier. Thus, I am familiar with the duties of an executive secretary and believe I am prepared to anticipate and meet all your expectations.

I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my qualifications in person. I would be happy to come for an interview at your convenience, and I can be reached after 5 P. M. at 772 1747.