Азы английского сленга и деловой переписки

АЗЫ АНГЛИЙСКОГО СЛЭНГА И ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ или книжка с картинками в двух частях, повествующая, как можно проще и ненавязчивей, о двух совершенно разных подходах к английскому языку и ставящая целью снятие проблем в разговорной английской речи и в деловой переписке

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА НА АНГЛИЙСКОМ 

ПРЕДИСЛОВИЕ

С проблемой деловой переписки мы с другом Сергеем Лапшиным столкнулись еще четыре года назад, будучи студентами инъяза. Тогда я с удивлением узнал, какое это непростое дело — писать деловые письма за границу или трудоустраиваться там. Ну не то чтобы сложное, но достаточно специфическое. И что обидно, нигде мы не могли найти отечественной литературы в этой области. Хорошо, что непосредственно английской документации по деловой переписке нашли много. А однажды я заспорил (ну совсем чуть-чуть) с моим однокашником по институту Андреем Чернухо, личностью известною, о том, как и какой английский лучше всего преподавать на курсах студентов — секретарей-референтов. Андрей утверждал, что он будет продолжать преподавать американский вариант делового английского, так как это, мол, самый распространенный в мире стиль и широко применяется везде. Он имел в виду, что вся деловая лексика должна, соответственно, писаться в американском варианте. Ну а я с пеной у рта спокойно пытался доказать, что он не прав, что вначале нужно обучить ничего не знающих об английском несчастных молодых женщин (т.е. секретарей) классическому оксфордскому английскому, а уж потом, если они очень захотят, дать различные американские извращения. Сам я в тот момент только вернулся из Америки, мой английский претерпел американскую деформацию, и если бы нас с Андреем переставить местами, то я бы все более или менее понял. А так, со стороны, наш спор выглядел, наверное, странно. Но в одном я с товарищем так и не согласился. Это то, что деловая переписка может и должна вестись американским вариантом лексики. Когда я прочитал "референс", составленную Андреем на самого себя, то впечатление от этого американского подхода, лично для меня, было то, что в характеристике просто много грамматических ошибок. Все-таки деловая переписка во всем мире ведется на правильном грамматически и лексически английском, без всяких выкрутасов и новаторств, возможно, совершенно не знакомых вашему партнеру по переписке. Тем более, что, насколько я успел заметить, к примеру, англичане достаточно ревностно относятся к разным американизмам. Помню, как я покраснел, когда, разговаривая с одним британцем по телефону, чисто машинально (американское дворовое воспитание подвело) признес цифру six на американский манер, как что-то больше похожее на слово sex. Англичанин меня даже еще переспросил. В самой Америке подход к деловой переписке остается более традиционным (исключения составляют слова типа catalog, без "ue" на конце, или program с отрезанным "те", что уже и самими англичанами используется как правило), чем у некоторых отечественных рационализаторов.

Сейчас же для тех, кто уже английский язык знает, я попытаюсь рассказать, как же правильно с точки зрения стиля и оформления вести деловую переписку с тем, чтобы, опять-таки, не попасть впросак или чтобы добиться лучших результатов от ваших зарубежных клиентов.

СТИЛЬ, СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ И МНОГОЕ ДРУГОЕ

Итак, стиль. Что нужно учитывать прежде всего после грамматически правильного оформления письма? Образно говоря, это одно и то же, что и знакомство с девушкой. Вам нужно произвести хорошее впечатление и вашим внешним видом, и манерой поведения, особенно если вы только начинаете вступать в контакт. В этом случае ваша деловая переписка — это ваша визитная карточка. Тут нужно учитывать все: и бланк, и стиль языка, и оформление... В конце концов необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас и достаточно конкретны там, у них, в плане деловой переписки. Конечно, кто-нибудь может моим скоро последующим примерам возразить, говоря, мол, вот я переписываюсь с американским бизнесменом и у него это не так и то не так... Да, действительно, и в самой Америке люди, порой, с точки зрения лексики да и простой грамматики, не всегда представляют, как правильно в плане языка и, что еще более важно, психологии, вести переписку с деловым партнером. Короче, их отдельные деловые письма не всегда будут являться хорошим примером для нас. Что вы и увидите в сравнении различных вариантов одного и того же письма.

Ну а в начале буквально несколько слов о правильном графическом его оформлении. Все предложения должны начинаться от одной вертикальной линии, то есть не нужно соблюдать никаких "красных" строк. Вот посмотрите пример.

John McWillson

Assistant Director это адрес отправителя

GML Office, West Str.88 38  (вымышленный)

New York 6787 NY

USA

Julia Hatch

High Str/ 84 24 a это адресат

Dublin 45773JI

Ireland

September 4, 1994

Dear Julia Hatch,

Our innovative course offers structured broad-based training in Management Research and Consultancy Methods.

It is an advanced, one year course for academics, management practitioners, or those wishing to pursue a career in academia or consultancy.

It is twelve month programme leading to a Masters degree or on successful completion, offers the option of continuing for a further twenty four months to study for a PhD in Management Studies within the Business School.

For further details please contact Dr Diana Person.

Sincerely Yours

John McWillson

Видите, это так называемое полностью закрытое деловое письмо. Это самый оптимальный вариант. Его проще всего читать вашему партнеру по переписке. Я далее, расказывая о других стилях деловых писем попробую объяснить их неконкурентноспособность с полнозакрытым стилем, хотя все эти классические стили, в мире деловой переписке редко существуют в чистом виде. Говоря языком биологов, они (стили) часто скрещиваются, давая различные гибриды и вариации. Это выражается в таких маленьких деталях, как запятая, двоеточие либо место для даты.

Но вернемся к разговору о деловом полно-закрытом стиле. Если вы строите письмо, то строите его вертикально, т.е. каждая новая строчка должна начинаться строго от того же места, что и верхняя. Это повелось потому, что все письма печатаются на компьютере и в данной форме не надо беспрестанно делать излишний пробел для абзаца. В то же время, каждое смысловое предложение отделяется от предыдущего клавишей "ввод", чтобы было удобней читать текст, как и видно из примера. Все наши пособия, которые я видел, а видел я пока лишь одно такое пособие, дают несколько устаревшие, докомпьютерные формы с абзацами и подписями в правом углу, так называемый полузакрытый тип делового письма, который устарел для деловой переписки, хотя еще часто встречается, но при этом выглядит уж очень церемониально и официально, что для нас не совсем подходит. Я сейчас приведу пример, где стиль полузакрытого делового письма используется вполне оправданно.

THE UNIVERSITY OF BRITISH COLUMBIA

Biotechnology Laboratory

Room 237- Wesbrook Building

6174 University Boulvard

Vancouver, B.C.Canada V6T lW5

Tename = "note" [phone]

Fax:[phone]

Office of Director

November 20, 1990

Dear Sir/Madam,

Thank you for your letter enquiring about a position with the Biotechnology Laboratory at the University of British Columbia. I regret that we have no positions available which require your qualifications.

Yours sincerely,

David Grow

Administrator

Полузакрытый стиль делового письма

В этом вежливом "от-ворот-повороте" классический старомодный стиль вполне смотрится уместно потому, что мы имеем дело с престижным университетом Британской Колумбии (вот куда меня заносило в свое время!), где эдакий торжественный официоз никого не смутит. Опять-таки, этот стиль оправдан в оформлении писем-поздравлений с какими-либо значимыми для вашего адресата событиями, либо, просто, с днем рождения вашего клиента или партнера по бизнесу. Но мы еще будем иногда возвращаться к моментам деловой переписки, где полузакрытый стиль письма так или иначе оправдан. Думаю, что суть этого оформления вы более или менее поняли.

Конечно, это не принципиально, где вы поставите дату отправления письма, в правом или в левом углу, в самом верху бланка или сразу под адресом, но тот вариант, что я привел первым, более стандартен и прост при работе на компьютере и используется чаще всего. Есть еще и просто "закрытый" стиль. Он отличается от "полностью закрытого" тем, что дата и подпись сдвинуты вправо.

Также не имеет принципиального значения и то, что вы ставите сразу после обращения - Dear Sir или Dear Mr Henry и др. - запятую или двоеточие. Англичане предпочитают первое, американцы используют как первое, так и второе. Правда, в классическом полном закрытом стиле вообще нет никаких знаков препинания после приветствия, но на практике после Dear Sir запятая или двоеточие всегда присутствуют. Другое дело, что в "упрощенном" стиле вообще нет ни приветствия, ни подписи, что, по-моему, является его главным недостатком, что я сейчас и постараюсь вам объяснить после примера такого письма.

NIRP

NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED

PERSONS

October 14, 1991

Ms. Iva Savitsky

Attorney-at- Law

200 Center Str.

Freeport, Vermount 66521

Guest Lecture

The members of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NIRP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.

HENRY PARSELL, PRESIDENT

HP: vt

Упрощенный стиль делового письма

Такой упрощенный стиль тоже употребляется крайне редко. Обычно любой пишущий деловое письмо предпочитает обращение и, по возможности, личное. Этот стиль больше напоминает памятку, чем обращение к кому-либо. Хочу оговориться. Дело в том, что сейчас "Упрощенный стиль" в чистом виде я практически не встречал. Потому, что элементарные законы простой вежливости заставляют людей писать вначале "Дорогой сэр", "Дорогой Джон Симпсон", а в конце, соответственно "Искренне Ваш", "С глубоким уважением" и т. д. Американец, как-то и англичанин не будет (или вря дли будет) "упрощать" свое письмо, простым отбрасыванием этих важных, с психологической точки зрения, частей своего делового письма.

А вот (смотрите ниже) пример "квадратного" стиля делового письма. Внутренний адрес, дата, подпись президента компании и инициалы составителя письма составляют как бы квадрат. Но у этого стиля тот недостаток, что его неудобно быстро просматривать сверху вниз. Тут приходится "стрелять" глазами то влево, то вправо, чтобы прочитать то адрес, то дату, потом вновь вернуться влево... В конце концов это и не совсем удобно при наборе текста письма на компьютере. В природе этот стиль порой встречается в несколько урезанном виде: в правом верхнем углу оставляют лишь дату, а все остальное, как в упрощенном или полно-закрытом письме. Или лишь инициалы секретаря остаются в правом нижнем углу. Как видим из примеров, стиль "полно-закрытый" побеждает все прочие стили, так как является самым удобным в применении на практике.

NIRP

NATIONAL INSTITUTTON OF RETIRED PERSONS

Ms. Iva Savitsky

October 25, 1991

Attorney-at- Law

200 Center Str. Freeport,

Vermount 66521

Dear Ms. Savitsky:

SUBJECT:Guest Lecture

The members of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NIRP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.

Sincerely Yours,

National Institution Of Retired Persons

Henry Parsell

President HP/vt

Квадратно-закрытый стиль делового письма

Ну а сейчас запомните основной "скелет" делового письма.

Первое. Письмо печатается без всяких исправлений, которые нужно делать в черновом варианте. Можно, а иногда и НУЖНО, из чисто психологических соображений (потом объясню), писать и от руки. Но об этом весьма важном, на мой взгляд, нюансе чуть ниже.

Второе. Письмо необходимо разбивать на смысловые "параграфы". Делается это для того, чтобы упростить ваше послание для чтения и выделения смысловых кусков делового письма. Такое уж теперь требование. Ну и для красоты, естественно, тоже. Если ваше послание уж очень длинное, к примеру шесть-семь строк, то разбейте и его на два абзаца. Не допускайте, чтобы за однострочным параграфом после пробела шел пяти-шести или даже семистрочный. Это будет тяжело смотреться.

Третье. Белое пространство. Оно должно равномерно окружать текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, не печатайте их вверху, но посередине. Белое поле должно быть обязательно сверху, снизу и по бокам. Если вам не хватает одной страницы (правда, лучше, если все умещается на одой странице, чему я вас и попытаюсь научить), то используйте вторую, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.

Составные части письма