Контроль и ревизия: Шпаргалка

Зачастую организации получают значительные суммы, сдают их в банк, платят за инкассацию, пересчет наличных денег, а на следующий день забирают примерно такую же сумму для выдачи заработной платы, опять платят за инкассацию, а также за выдачу наличных денег. При выявлении таких фактов ревизору следует рассмотреть вопрос о возможности без нарушения требований законодательства сократить расходы на сдачу и получение денег, например согласовать графики поступления средств от покупателей с днями выдачи заработной платы или получить разрешение банка на выдачу заработной платы из выручки и т. д.

В некоторых случаях организации платят своему банку высокий процент за сдачу и получение наличных денег, в то время как другие банки предлагают более льготные условия, вплоть до бесплатного зачисления наличных средств на расчетный счет. Ревизору следует проверить, анализировались ли условия работы банка с наличными денежными средствами, какие аргументы были решающими при выборе обслуживающего банка.

Выдача значительных денежных сумм под отчет работникам на длительные сроки (в том числе с периодическим оформлением возврата подотчетных сумм) могут рассматриваться как операции беспроцентного кредитования физического лица.

Исследованные графики и результаты их анализа также приобщаются к материалам ревизии.

53. РЕВИЗИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ. СПЕЦИАЛЬНЫЕ КОНТРОЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Риск того, что не все поступившие наличные деньги отражены в учете. В этом случае полученные денежные средства не приходуются в кассу организации. При этом сами приходные кассовые документы либо вообще не оформляются, либо оформляются, но затем уничтожаются.

Выявляются данные случаи путем проведения процедуры «таинственный посетитель»: ревизор производит закупку, а затем проверяет отражение уплаченных им денег в бухгалтерских документах организации-продавца.

Нарушение может быть выявлено путем наблюдения за работой кассира. Подозрение могут вызывать запись всех платежей не сразу в кассовую книгу, а в отдельный лист, тетрадь, отсутствие нумерации выданных документов, явный разрыв в нумерации выдаваемых в течение дня квитанций приходных кассовых ордеров и ордеров за прошлый день, наличие неоформленных листов кассовый книги за последний рабочий день, предшествующий ревизии, наличие двойной нумерации кассовых документов, нумерации с использованием дробей и букв, например выписка приходных кассовых ордеров № 343/2 и № 344/а.

Инвентаризация кассы в данном случае, как правило, не результативна, поскольку кассир предъявляет все реально выданные документы, и ни излишков, ни недостач в кассе не выявляется. Аналитически может быть выявлен необычно высокий оборот в день ревизии. Например, обычная выручка за день составляет 100 тыс. руб., в день ревизии по результатам инвентаризации кассы выручка составила 300 тыс. руб. Но работники имеют, как правило, заготовленный ответ «прошла реклама», «нашли хороших распространителей», «не знаем, почему сегодня все вдруг решили закупиться» и т. д. Подтвердить факт наличия «двойной бухгалтерии» может кассир, однако вероятность получения от него письменного подтверждения данного факта мала.

Риск того, что не все выплаты наличными деньгами отражены в учете. Перевод наличных в сферу неофициального оборота может производиться различными путями:

•  оформление наличных выплат за неосуществленные работы;

•  оформление наличных выплат «подставным» лицам;

•  оформление наличных выплат по фиктивным договорам поставки.

Риск хищения наличных денежных средств. Хищение возможно различными способами:

•  путем подделки подписей на расходных кассовых документах;

•  путем двойного учета документов;

•  путем намеренной арифметической ошибки;

•  путем неотражения документально полученных наличных денежных средств в кассу организации;

•  путем замены денежных купюр на поддельные.

54. РЕВИЗИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ РЕВИЗИИ КАССЫ

Ревизия кассы проводится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

В акте о произведенной ревизии также могут быть приведены следующие данные:

•  нарушения правил ведения кассовых операций;

•  правильность оформления кассовых документов и ведения кассовой книги;

•  соблюдения предельной суммы расчетов наличными денежными средствами;

•  особые замечания членов комиссии, если эти замечания имеются.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна также производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

55. РЕВИЗИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

В большинстве организаций основные средства составляют достаточно значительную часть активов, а во многих случаях являются именно тем активом, использование которого является основным источником дохода организации и без существования которого дальнейшее получение прибыли в тех же масштабах невозможно.

Наглядным примером является автотранспортное предприятие. Наличие автотранспорта является основным условием существования самого бизнеса. Конечно, можно арендовать машины и пересдавать их, но это уже совсем другой вид деятельности. Поэтому основные средства, особенно те, которые являются основой деятельности организации, подлежат проверке.

В учете основных средств выделяют два основных вида искажений:

•  величина в отчетности завышена по сравнению с реальной (ошибка в учете или основные средства утрачены – уничтожены, похищены и т. д.);

•  величина в отчетности занижена по сравнению с реальной (ошибка в учете или существуют неучтенные основные средства).

Наличие неучтенных объектов выявляется также методом инвентаризации. Однако проведение инвентаризации в данном случае затруднено отсутствием сведений об объекте, который необходимо найти, что снижает результативность применения данного метода, особенно, если объект территориально удален от организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют данные или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др.; по каналам – протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам – местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам – тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т. п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов производится экспертами.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях. Для этих целей привлекаются эксперты.

56. РЕВИЗИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ. ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

1. Обсудите с представителями проверяемой организации, как они оценивают риски искажения данных о величине основных средств в официальной отчетности: возможно ли, что отраженные в учете активы не существуют физически, как была организована инвентаризация сооружений, оборудования и инвентаря на территориально удаленных участках, могут ли существовать неучтенные основные средства.

2. Обсудите с представителями проверяемой организации, как они оценивают обеспеченность организации основными средствами, есть ли нормативы обеспеченности (оснащения), бюджет капитальных вложений, контроль за его выполнением и анализ исполнения.

3. Обсудите с представителями проверяемой организации, какие меры принимаются для сохранности имущества, присваивается ли при приобретении инвентарный номер.

4. Изучите содержание документов организации, регламентирующих порядок приобретения и принятия основных средств, их списания с баланса и инвентаризации.

5. На примере нескольких приобретенных и выбывших основных средств проверьте соблюдение установленного регламента.

6. Повторите (по возможности) процедуру инвентаризации.

7. Сделайте предварительный вывод о состоянии внутреннего контроля на данном участке.

Иллюстрация. В подавляющем большинстве случаев представители руководства уверяют в полной надежности учетных данных. Обсуждаемые проблемы сводятся в основном к сложности регистрации прав на объекты недвижимости. Тем не менее такое обсуждение необходимо, чтобы иметь возможность сопоставить реальное состояние дел с уверениями руководства.

В большинстве случаев основным мероприятием по сохранности основных средств является инвентаризация, которая должна проводиться как минимум один раз в три года. Попросите предъявить акты последней инвентаризации, а также черновые записи (как правило, инвентаризационные описи заполняются не сразу, а по данным, сделанным в местах инвентаризации записей). Законодательством не предусмотрено хранение черновых описей, поэтому непредоставление таких черновых описей не является свидетельством каких-либо нарушений. В случае же их предоставления степень доверия к системе внутреннего контроля выше.

Наглядным примером являются инвентаризационные описи объектов недвижимости, оборудования и автотранспорта.

57. РЕВИЗИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ. КОНТРОЛЬ СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

К случаям незаконного распоряжения основным средством относятся: 1) передача основного средства государственной организацией/учреждением без согласия собственника (вышестоящей организации); 2) продажа основного средства коммерческой организации без прохождения процедуры одобрения крупной сделки; 3) использование основного средства организации в личных интересах должностного лица.

В ГК РФ предусмотрено, что имущество государственных и муниципальных унитарных предприятий принадлежит им на праве хозяйственного ведения или оперативного управления.

Особенности совершения сделок с имуществом, принадлежащим на праве хозяйственного ведения унитарным предприятиям, неразрывно связаны с исследованием вопроса об определении собственника имущества, на базе которого создается предприятие, а также органа, уполномоченного выступать от имени собственника. Действующим законодательством выделены три публичных собственника: РФ, субъекты РФ, муниципальные образования.

Крупной считается сделка (в том числе заем, кредит, залог, поручительство) или несколько взаимосвязанных сделок, связанных с приобретением, отчуждением или возможностью отчуждения обществом прямо либо косвенно имущества, стоимость которого составляет 25 % и более балансовой стоимости активов общества, определенной по данным его бухгалтерской отчетности на последнюю отчетную дату, за исключением сделок: 1) совершаемых в процессе обычной хозяйственной деятельности общества;

2) связанных с размещением посредством подписки (реализацией) обыкновенных акций общества, эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в обыкновенные акции общества. В случае отчуждения или возникновения возможности отчуждения имущества с балансовой стоимостью активов общества сопоставляется стоимость такого имущества, определенная по данным бухгалтерского учета, а в случае приобретения имущества – цена его приобретения.

Крупная сделка должна быть одобрена советом директоров (наблюдательным советом) общества или общим собранием акционеров.

Решение об одобрении крупной сделки, предметом которой является имущество стоимостью от 25 до 50 % балансовой стоимости активов общества, принимается всеми членами совета директоров (наблюдательного совета) общества единогласно.

Если единогласие совета директоров (наблюдательного совета) общества по вопросу об одобрении крупной сделки не достигнуто, по решению совета директоров вопрос об одобрении крупной сделки может быть вынесен на решение общего собрания акционеров.

В таком случае решение об одобрении крупной сделки принимается общим собранием акционеров большинством голосов акционеров – владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров.

Решение об одобрении крупной сделки, предметом которой является имущество стоимостью более 50 % балансовой стоимости активов общества, принимается общим собранием акционеров большинством в 3/₄ голосов акционеров – владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров.

58. РЕВИЗИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ. КОНТРОЛЬ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Проверка операций с основными средствами состоит из нескольких частей:

1. Проверка операций поступления основных средств. Проверку целесообразно построить по нескольким направлениям. Попросите бухгалтера распечатать список пяти-десяти самых высоких по стоимости поступлений основных средств. Если их стоимость подпадает под определение крупной сделки, проверьте соблюдение процедуры ее одобрения. Попросите предъявить документы, описывающие порядок совершения сделки: как возникла идея покупки, кто искал подходящий объект, какие были предложения, кто принимал окончательное решение. Посмотрите, не вызывает ли подозрение цена покупки (очень высокая или очень низкая), хотя в большинстве случаев это сложно оценить. Проверьте, оформлено ли право на земельный участок под этим объектом.

2. Проверка операций списания с баланса основных средств. Попросите предъявить перечень пяти-десяти самых дорогих из выбывших за период основных средств. Выберите один-два объекта и проверьте порядок принятия решений о выбытии: причины выбытия, кто готовил решение, кто принимал окончательное решение, если продавали, то как определялась цена продажи, если списывали, то учтены ли возможные для использования запасные части, где отражено это документально и т. д.

3. Проверка данных о стоимости основных средств на конец года. Формальная проверка соответствия данных бухгалтерского учета и данных отчетности расхождений, как правило, не дает. Лучшим методом является проведение повторной выборочной инвентаризации. Также следует отметить, что случаев физического отсутствия учтенных основных средств (недостачи основных средств) практически не выявляется. Возможны следующие ситуации:

•  основное средство фактически продано, но числится в учете как собственное. В этом случае лучшим методом проверки является запрос в органы государственной регистрации о юридическом собственнике недвижимости на отчетную дату;

•  основное средство заменено на менее дорогостоящее. Это актуально в отношении компьютерной техники или мебели, однако в большинстве случаев без привлечения эксперта оценить тождественность невозможно.

Случаи фактического наличия неучтенного имущества встречаются чаще. Лучшим методом контроля является следующий. Ревизору, как правило, представляют какое-либо помещение с мебелью и оборудованием; проверьте наличие инвентарного номера на этом оборудовании и попросите бухгалтера распечатать перечень основных средств, числящихся за этой комнатой. Если бухгалтерская программа сделать это не позволяет, поинтересуйтесь, как они сами проводили инвентаризацию данных основных средств, по какой системе.

Вторым интересующим вас объектом является кабинет руководителя. Попросите предоставить вам возможность провести его осмотр. Это возможно, так как руководитель часто выезжает на переговоры, совещания и т. д. Отказ может расцениваться как противодействие проверке. Заранее возьмите в бухгалтерии перечень основных средств, которые числятся за кабинетом руководителя.

59. РЕВИЗИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ. КОНТРОЛЬ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Основные группы основных средств, эффективность использования которых оценивается в первую очередь: оборудование; • автотранспорт; • помещения.

Должна быть проделана большая работа (как уже указывалось, это в общем-то задача самой организации) по оценке действующей загрузки производственного оборудования. Должен быть решен вопрос, можно ли полученный процент мощности повысить и каким образом, что не сделано руководством для более эффективного использования. Иногда оборудование работает, как говорится «на износ», с загрузкой 100–150 % – это также должно получить соответствующую оценку в акте ревизии.

Анализ эффективности использования автотранспорта связан прежде всего с вопросами наличия в организации работ по оптимизации маршрутов. Иногда машина везет груз на одну улицу и возвращается порожняком, а другая машина пустая идет на соседнюю улицу, чтобы забрать там груз. Такая ситуация возникает из-за отсутствия координации. Лучшим методом проверки является опрос водителей – в частности, в виде сбора предложений по улучшению организации движения.

Помещения также не всегда используются эффективно, хотя здесь не все однозначно. Например, во многих организациях актовые залы используются, конечно, не все время. Можно ли сдавать их в почасовую аренду хотя бы образовательным организациям для проведения семинаров? Это связано с проблемами пропуска на территорию большого количества лиц, что не всегда возможно.

Ревизор может составить графики загрузки площадей, сдаваемых в аренду, сверить арендные ставки по арендаторам с арендными ставками других арендодателей.

Другие случаи неэффективного использования:

1) основное средство (в частности, дорогостоящая мобильная аппаратура находится в личном распоряжении руководителя или его близких). Лучшим методом проверки является внезапная инвентаризация с просьбой предъявить ревизору такое оборудование;

2) основное средство передано аффилированным структурам. Методом проверки является анализ различных показателей – например, численность штатов организации накладывается на план помещений.

К неэффективному использованию основных средств также можно отнести: 1) отсутствие плана или бюджетов закупок в целом по организации. В некоторых случаях одно подразделение продает, а другое покупает такое же основное средство из-за отсутствия единого центра сбора заявок на покупку и продажу основных средств; 2) неиспользование системы скидок при закупках. Часто различные службы, отделы организации приобретают компьютерную технику по мере необходимости, разрозненно. Совершение покупки единовременно дает возможность воспользоваться скидками, предоставляемыми продавцами при продаже крупных партий; 3) «стихийные» покупки основных средств. Не анализируются предложения различных поставщиков, различные формы приобретения (в кредит, лизинг и т. д.). Ревизор должен запросить материалы, которые были изучены сотрудниками отдела материального обеспечения при последней существенной покупке основного средства.

60. РЕВИЗИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ. ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

1. Обсудите с представителями проверяемой организации, как они оценивают риски, связанные с учетом материальных запасов: установлены ли нормативы складских запасов; • есть ли бюджет закупок; • есть ли документ, устанавливающий порядок сбора информации о залежалых запасах, и порядок принятия решения в отношении таких запасов; • производится ли и каким образом контроль за ценами закупок, что препятствует менеджерам получать неофициальные «бонусы» от поставщиков; • насколько руководство уверено, что условия хранения запасов обеспечивают сохранность их качества и все произошедшие по различным причинам ухудшения оценены и отражены в бухгалтерской отчетности; • насколько руководство уверено, что на складах нет неучтенных запасов, в том числе запасных частей со списанных основных средств, официально списанных, но еще не уничтоженных запасов и т. д.

2. Попросите предоставить документы, подтверждающие проведение контрольных мероприятий по снижению указанных выше рисков, например результаты анализа наличия невостребованных запасов и причин невостребованности. Попробуйте установить, как регламентируется выявление таких запасов, выясняются ли реальные причины затоваривания, какие меры принимаются.

3. Попросите предоставить документы, подтверждающие анализ руководством основных тенденций в движении материалов: нарастание или снижение запасов, степень обеспеченности запасами, динамика претензий по качеству сырья и/или к произведенной из него продукции, стоимости списанных запасов и т. д.

4. Повторите (по возможности) одну-две контрольные процедуры, например в отношении выявления залежалых запасов.

5. Сделайте предварительный вывод о состоянии внутреннего контроля на данном участке.

Иллюстрация. Процедуру повторной проверки внутреннего контроля за состоянием запасов лучше организовать следующим образом.

Попросите принести внутренний регламент по выявлению невостребованных (залежалых) запасов. Опросите по отдельности как минимум трех лиц из тех, кто должен по регламенту заниматься этим вопросом (а при отсутствии регламента – заведующих складами): 1) есть ли на их складе запасы, находящиеся без движения в течение последнего месяца; 2) есть ли в программном обеспечении какой-нибудь модуль, позволяющий вывести перечень запасов, находящихся без движения в течение какого-либо периода (день, месяц, квартал, год); 3) можно ли считать такие запасы залежалыми.

Во многих случаях ревизор убедится, что «копнул» необъятную проблему, связанную с трактовкой страхового, сезонного, нормального запасов, психологии хозяйственника «советской экономики» и т. п. Задача – определить, на какой стадии решения этой проблемы находится организация.

На основании ответов опрошенных выберите два-три вида запасов, которые находятся без движения достаточно долго (например, два вида сырья и один вид готовой продукции). Уточните у опрошенных их версию причины невостребованности.

61. РЕВИЗИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ. КОНТРОЛЬ СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА. КОНТРОЛЬ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Проверка соблюдения законодательства на данном участке может касаться следующих вопросов: правильность применения зачета НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям; • действия должностных лиц при организации закупок в интересах организации, а не в своих собственных; • соблюдение бюджетными организациями законодательства о закупках для государственных нужд.

Проверка того, что все отраженные в учете операции с запасами действительно имели место, направлена на выявление фиктивных сделок с запасами. На крупных и средних предприятиях такие ситуации крайне редки. Более частным случаем является «неполная информация» об операциях с запасами. Критерии фиктивной сделки четко не определены, и каждый раз окончательное решение выносит суд. Для проверки необходимо просмотреть перечень материалов и поставщиков хотя бы за какой-то месяц (что тоже отнимает массу времени), и выбрать две-три нетипичные поставки – как правило, это среднего объема поставка от не слишком известного поставщика. Признаками (но не доказательствами!) фиктивности накладной являются: оформление «простой», а не товарно-транспортной накладной; • идеальное состояние накладной, отсутствие следов сгиба и потертостей по ее краям (в принципе экспедитор должен был ее вести с собой в машине, но иногда накладные возят в папках для бумаг, что действительно исключает оставление на документах каких-либо следов); • отсутствие номера накладной, или неточный номер (с индексом, дробью и т. п.); • отсутствие номера автомашины и фамилии водителя; • отсутствие адреса доставки; • нечеткое описание груза; • отсутствие данных о тоннаже груза; • отсутствие указания времени под разгрузкой; • визуальная схожесть подписей в накладной «разрешил», «отпустил», «принял», или они сделаны ручкой одного цвета и др.

Выясняем, чья была машина – организации, поставщика или третьей стороны. Просим принести со склада карточку учета этого материала, сверяем данные карточки (дату, количество, стоимость) с данными накладной. Проверка того, что все операции, которые действительно имели место, отражены в учете, направлена на выявление неучтенных запасов.

При наличии «теневого оборота» у организации возникают запасы, не отражаемые в официальном бухгалтерском учете. Выявление таких запасов также возможно методом инвентаризации. Если выявление случаев хищения запасов проводится путем сверки данных бухгалтерского учета с фактическим наличием запасов, то в данном случае – наоборот: фактическое наличие сверяется с данными бухгалтерского учета.

Для проверки ревизор должен выбрать на любом складе, в том числе открытом, два-три любых объекта для проверки. Не рекомендуется выбирать объекты, характеристики которых по различным причинам определить за короткий срок невозможно, например занесенные снегом залежи щебня, насыпь мелких металлических изделий и т. д.

Проверка того, что запасы отражены в учете в оценке, не превышающей их рыночную стоимость, редко выявляет ошибки, так как высокий уровень инфляции быстро «съедает» возможные ухудшения запасов в результате хранения.

62. РЕВИЗИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ. КОНТРОЛЬ ЭФФЕКТИВНОСТИ