Помоги проекту - поделись книгой:
Вы предпочитаете записывать свои дела на бумаге, а от вас требуют, чтобы вы хранили свое расписание в программе Outlook, чтобы коллеги знали, где вы находитесь. Или вы используете высокие технологии, но вас заставляют вывешивать свое расписание на стене. Это довольно сложная ситуация, потому что добавляет вам работы. Не отказывайтесь от системы, которая вас устраивает, но добавьте еще один уровень ввода. Постарайтесь найти самый эффективный способ это сделать.
На некоторых рабочих местах требуется очень быстрый темп, и может показаться, что если вы начнете делать записи, у вас не останется времени на выполнение работы. Это очень похоже на работу «поддерживающего» персонала: ассистентов, брокеров и даже администраторов, чья работа изначально связана с управлением работой остальной команды и которым приходится иметь дело с постоянными кризисами.
Если все дела записаны в одном месте, вам остается только выбрать самые важные из них. Но принятие решения на этом не заканчивается. Что делать, если вы столкнетесь с несколькими противоречивыми приоритетами? Постоянно меняющиеся направления наших отраслей, заказчиков и рост потребностей заставляют нас соответствовать, развивать способность ориентироваться на ходу.
Что происходит, когда вы спланировали свой день вокруг важных дел, но вдруг возникает кризисная ситуация? Не пришел ключевой сотрудник или позвонил клиент со срочным делом, требующим очень много времени. Вы попали в неожиданный переплет с проектом, и на него ушло гораздо больше времени, чем ожидалось. Конечно, вы не можете предположить, что вам постоянно придется сталкиваться с такими ситуациями, но можете быть уверены, что день за днем, минута за минутой вы будете вынуждены быстро принимать решения. Вы должны быть готовы с уверенностью выбирать самые важные задачи.
Будь это критический период в бизнесе или такой уж выдался день, но наши самые удачные планы постоянно срываются из-за различных проблем, кризисов и случайностей. Что происходит, когда вы сталкиваетесь с несколькими конфликтующими между собой приоритетами? Когда все кажется первостепенным? Что выбрать — работу над бюджетом или встречу с перспективным клиентом? Писать статью или разрабатывать проспект? Посетить профессиональное собрание или продумать содержание для своей веб-страницы? Хотя вам, конечно, хотелось бы нажать кнопку воображаемой машины времени и оказаться на побережье острова Майи, но придется остаться и принимать жесткие решения.
Дин, менеджер книжного магазина, пользовался компьютером. Большую часть своего времени он проводил на первом этаже с посетителями, но как только выдавалась свободная минутка, Дин возвращался к компьютеру, чтобы заняться канцелярской работой. К сожалению, его участок работы представлял собой огромный ящик входящей почты. Все было разделено на две группы — «В ожидании» и «Дела». Первые пятнадцать минут он тратил только на то, чтобы посмотреть, что там есть (избегая каких-то задач, если они пугающе выглядели). К тому времени, когда он, наконец, выбирал себе дело, появлялся посетитель, и Дин вставал из-за стола, не закончив задачу.
В течение тридцати минут мы сортировали дела Дина, определив десять постоянных функций («Специальная инструкция», «Контроль по знаку», «Проверка содержания»), открыли для каждой просторный сборник. Теперь, когда у него выдавался пятнадцатиминутный перерыв, Дин мог идти в свой кабинет и заняться той задачей, которая ему была по настроению в этот момент. В первый раз за все время работы он выбрался из-под завала информации, и производительность его труда значительно выросла.
Чтобы найти выход из трудной ситуации, сначала определите степень важности той, или иной задачи, а затем ответьте на три вопроса, чтобы выяснить, какой задачей необходимо заняться в первую очередь:
1. Сколько времени займет выполнение задачи?
2. Какова рентабельность инвестиций?
3. Что такое предельный срок исполнения?
ВОПРОС 1. СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ ЗАЙМЕТ ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАЧИ?
Если задачи равны по степени важности, следует их рассмотреть с точки зрения времени, необходимого на их выполнение, и размера прибыли, которую они принесут. Другими словами, если вы столкнулись с конфликтом первостепенных задач, оцените, сколько времени уйдет на выполнение каждой из них, и выберите ту, от которой будет большая отдача за более короткое время.
Имея предельные сроки, за которые задача должна быть выполнена, было бы глупо, просматривая список дел, не оценивать, сколько времени потребуется на ее исполнение. Но люди редко задаются этим прагматичным вопросом, концентрируясь только на том, что именно они должны сделать (и еще на своем отношении к этому заданию — «мне хочется это делать» или «не хочется это делать»).
С точки зрения управления временем, вам будет легче правильно организовать свой рабочий день, когда вы знаете, сколько времени займет выполнение задачи. Бессмысленно включать в свой график на четверг двадцать важных задач, если реально у вас хватит времени только на три. Гораздо лучше (и даже необходимо) знать лимит вашего рабочего дня, чтобы суметь выбрать три самые важные задачи из двадцати, а решение остальных перенести на другие дни.
Подсчет времени, необходимого на выполнение задачи
• Измерьте время, необходимое на выполнение задачи, три раза, чтобы вывести среднюю величину.
• Расспросите коллег, выполняющих подобные задачи, сколько они тратят на это времени.
• Обсудите проблему в команде. Узнайте, сколько времени займет протоколирование для вашего отдела или компании.
Поинтересуйтесь у самых высокоэффективных работников, сколько времени должно занимать выполнение той или иной задачи. Запишите их ответы. Знание того, сколько необходимо времени, создает фактор
ВОПРОС 2. КАКОВА РЕНТАБЕЛЬНОСТЬ ИНВЕСТИЦИЙ?
Вам необходимо точно знать, сколько времени занимает выполнение задания, чтобы правильно определить приоритеты с точки зрения окупаемости вложенных сил.
Достаточно ли велика отдача по отношению к затраченному времени? Может случиться так, что, ответив на этот вопрос, вы откажетесь от выполнения какой-то задачи, которая просто не стоит затраченного времени. Но чаще всего, задавая этот вопрос, вы поможете себе определить порядок выполнения задач в условиях ограниченного времени.
Например, во время просмотра сайтов Джим, руководитель сбыта в компании по промышленной уборке и управлению отходами, был отвлечен звонком одного из клиентов по поводу каких-то непредвиденных обстоятельств, задерживающих их встречу на час или больше. В связи с неожиданно образовавшимся «окном» Джим смог проверить свой автоответчик, где было три сообщения. У него хватило времени, чтобы ответить только на один звонок. Как вы думаете, на какой?
Давайте проверим выбор Джима с помощью следующей таблицы (кое-что отсюда вы можете использовать для себя):
Джим хотел заняться потенциальным клиентом, потому что доход в этом случае был выше. Но эта задача требовала больше времени и не была первостепенной важности, в отличие от заказов постоянных клиентов. Да и постоянный клиент всегда надежнее.
Джиму понравился клиент В, и поскольку на решение задачи требовалось всего пятнадцать минут, он подумал, что было бы неплохо вычеркнуть одно дело из списка. Но если он сначала займется задачей клиента А (потенциальный доход от которой в пять раз выше) и все пойдет как следует, у него останется время быстро решить задачу клиента В до собрания.
Диана, бухгалтер, работающая с ценными бумагами, пришла рано утром на работу, полная энергии, горя желанием наконец-то разобраться с кипой отчетов, несколько недель лежавших у нее на столе. Ей необходимо было их просмотреть, прокомментировать и передать руководителю. По пути в офис она столкнулась с коллегой, у которой случился небольшой кризис — совсем не оставалось времени для завершения работы, и она попросила Диану помочь. Конечно, Диана помогла ей, но полностью отказалась от своих планов. Проведя с коллегой более тридцати минут, она ушла в хорошем настроении и очень гордая собой. Как хорошо помогать людям! Но рентабельность инвестиций отложенных отчетов была в пятьдесят раз выше. Ей следовало сказать коллеге, что у нее самой подходит предельный срок сдачи, и предложить помочь позже. Отсутствие концентрации может навредить продуктивности, особенно если проект нужно закончить срочно.
Если вы имеете собственное мнение по поводу того, что самое главное, и не слушаете других людей, потому что вы знаете лучше, то у вас проблемы. Такое поведение — опасное проявление заносчивости. Подумайте. Уверенность в себе качество ценное, но не тогда, когда речь заходит о высокомерии в собственном отделе!
ВОПРОС 3. ЧТО ТАКОЕ ПРЕДЕЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ?
Если вы сталкиваетесь с одинаково важными задачами, требующими одинакового вложения времени и дающими почти равную прибыль, вам придется выбирать, исходя из срока завершения проекта. На первый взгляд это очевидно. Но в такие напряженные моменты у вас может появиться желание заняться той задачей, которая вам больше подходит под настроение, или той, которую, по вашему мнению, можно завершить быстрее и получить положительные эмоции. Это может быть опасным, если у вас не останется достаточно времени, чтобы завершить более срочную задачу, которую вы отложили в сторону. Всегда рассчитывайте на непредвиденные обстоятельства, говорите себе, что обязательно обрушится какой-нибудь кризис, который помешает завершить ваши собственные планы.
Организуйте свою защиту, всегда начиная с самой важной задачи и доводя ее до конца, прежде чем двигаться дальше.
УМЕЙТЕ ОТКАЗЫВАТЬСЯ
Обратной стороной выбора самой важной задачи является умение отказываться. Пожалуй, это самая трудная задача из всех, особенно для людей с высокими стремлениями. Мы хотим чувствовать гордость за свою работу, боимся попасть в неприятное положение и недостаточно хорошо выполнить работу.
Есть задачи, которые вы способны выполнить, но сокращение штата или изменения в отрасли ставят вас в положение, когда вы ничего не можете сделать. Например, устаревшие приказы или постоянно повторяющиеся бизнес-ланчи. Конечно, существуют задачи, которые вам нравится решать, но вы вынуждены перепоручать их более молодым сотрудникам, потому что имеется множество других задач более высокого уровня, требующих вашего участия. Необходимость идти в ногу с переменами требует постоянной переоценки того, что надо делать, а что не надо. Другими словами, от чего нужно отказаться.
Как только я произнесла слово «отказаться», то сразу услышала возражения клиентов. Об этой концепции люди спрашивают меня постоянно, но ее очень трудно осуществить. А что если коллеги и руководитель подумают, что вы просто избегаете выполнения этой задачи? Или хуже того: что вы ленивы и безответственны? Что если вы не можете принять идею об отказе, оправдываясь тем, что отказ будет ударом по вашему чувству собственного достоинства, потому что вам следовало бы справиться со всей работой?
Всегда есть несколько задач, до которых вы так и не доберетесь, и держаться за них означает поддерживать в себе постоянное чувство вины и разочарования, а это отрицательно повлияет на вашу производительность труда. Осознать реальные пределы человеческих возможностей — ваших возможностей выполнения работы — ключевой шаг к предотвращению стресса. Пришло время сконцентрировать свою энергию на том, что вы можете сделать, а не сожалеть и сокрушаться по поводу того, что вы сделать не можете.
УПРАЖНЕНИЕ. ЧТО ВЫБРАТЬ ПАТРИЦИИ?
Патриция, менеджер в агентстве медиапланирования, загружена сверх меры. Сегодня среда последней недели перед отпуском, и все в ее списке дел кажется важным, первостепенным. Кроме того, каждая задача требует большого количества времени. До конца недели ей необходимо встретиться с важным клиентом, чтобы заключить договор, подтвердить и подписать соглашение, подготовиться к совещанию по сбыту, запланированному на четверг, переписать содержание своей веб-страницы, плохо составленное ее подчиненным. Она опасалась, что, когда уйдет в отпуск, все ее самые лучшие планы рухнут.
Вопрос: как ей следует поступить, чтобы не сомневаться, что этого не случится? Что, по вашему мнению, Патриции следует сделать в первую очередь?
• Провести встречу с важным клиентом.
• Подтвердить и подписать план.
• Подготовиться к совещанию по сбыту.
• Переписать веб-страницу.
ПРИОРИТЕТ 1
Патриции следует первым делом позвонить важному клиенту и пригласить его на пятницу (если соглашение не будет заключено до ее ухода в отпуск, это затормозит осуществление проекта). В случае если клиента не окажется на месте или у телефона, у него будет достаточно времени, чтобы перезвонить и решить проблему. После этого Патриция может спокойно уехать в отпуск.
ПРИОРИТЕТ 2
Потом ей следует подготовиться к совещанию по сбыту. Почему? На кону стоит ее репутация, руководство рассчитывает на ее помощь. Завершение этой работы значительно увеличит количество свободного времени для решения непредвиденных задач, обязательно возникающих за неделю до отпуска.
ПРИОРИТЕТ 3
Затем Патриции следует подтвердить и подписать соглашение, чтобы помощник мог отправить его по почте.
ПРИОРИТЕТ 4
В последнюю очередь следует переписать веб-страницу, потому что по важности эта проблема стоит на последнем месте.
Вы до сих пор считаете, что должны справляться с огромным объемом работы. Но в напряженных ситуациях вы все равно вынуждены будете отступиться и выполнять только самую важную работу, таким образом, переосмыслив свою стратегию. Если вы концентрируетесь на количестве, а не на качестве, значит, вы совершенно не понимаете сути дела.
Отказаться проще, когда вы знаете, что делать с отложенными заданиями. Я предлагаю вам 4 правила, которые помогут определить, что делать с заданиями, на которые у вас совсем нет времени.
4 ПРАВИЛА: ИСКЛЮЧИТЬ, ОТЛОЖИТЬ, ДЕЛЕГИРОВАТЬ, СОКРАТИТЬ
Используйте эти 4 правила, чтобы облегчить вашу ношу настолько, насколько сможете. Оттачивайте свою способность использовать эти 4 правила, это повысит эффективность вашего труда. Речь идет не о лени и уклонении от работы, а о том, что каждая задача досконально продумана и для нее выбрано место в расписании. Ваш руководитель или компания ищут пути повышения эффективности, избавляя вас от несущественных задач. Вам нужно последовать их примеру и делать то же самое.
ИСКЛЮЧЕНИЕ
Спросите себя, что самое плохое может случиться, если определенный проект (или задача) не будет сделан? Развалится компания? Вас поставят перед расстрельной командой? Посмотрите на свой список дел разумным взглядом. Вы можете найти задачи, которые следует исключить, чтобы соответствовать изменениям в вашей отрасли, компании или даже вашей собственной пригодности. Марианна, например, координировала одни и те же общественные дела в течение семи лет. На восьмой год руководство решило сократить должность, потому что она больше не соответствовала миссии компании и не стоила инвестиций. Исключение этой обязанности из списка дел Марианны освободило ей время для выполнения других, более важных задач.
Всегда можно просто исключить из вашего расписания одно или пару дел. Действительно ли вам необходимо посещать каждое собрание отдела? Или писать подробные служебные записки руководителю, если вы только что обсудили этот вопрос? Избавляйтесь от хороших, но необязательных занятий.
ОТСРОЧКА
Отсрочка не значит оттягивание. Под оттягиванием имеется в виду откладывание на неопределенное время, а под отсрочкой подразумевается сознательный перенос дела в расписании на определенное время. В некоторых случаях это касается отсрочки удовольствия (вам действительно очень нравится работать над разработкой проекта ради общественного блага, но сначала надо закончить дела, приносящие доходы) или важной задачи на день, чтобы взяться за них тогда, когда вы реально сможете, а не в середине и без того загруженного дня, когда лучше сделать что-то, не требующее большой концентрации.
ПЕРЕРАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Иногда трудно определить момент, когда лучше передать часть своих обязанностей кому-то еще. Вы можете колебаться, если чувствуете, что этот человек так же перегружен, как и вы. Или беспокоиться, что ему не удастся выполнить работу так же хорошо. Вам и в голову может не приходить что-то передавать, потому что это всегда была ваша работа и вы ее уже выполняете на автопилоте.
Следуйте правилу: если в вашем списке есть дело, которое кто-то другой может сделать лучше, быстрее или просто достаточно хорошо, передайте работу ему. Убрав эти задачи из своего списка, вы поможете своей команде выполнить больше за более короткое время. Это также освобождает вас для того, чтобы сделать уникальный вклад своего таланта туда, где он больше всего нужен. (Подробнее об этом можете прочитать в рекомендациях к навыку 7 «Учитесь правильно распределять обязанности».)
Вы не возражаете против постоянных незапланированных перерывов в вашей работе, отвлечения на дела других людей, что делает совершенно невозможным завершение вашей работы? Когда вас прерывает ваш руководитель — это одно. Но если вы не отказываете никому из вашего отдела во главе с курьером и помогаете им за счет своей собственной работы, вам следует положить конец этому.
СОКРАЩЕНИЕ
Научитесь сокращать, это упростит ваши задачи. Вы можете сокращать все, начиная с трафарета для отчетов подчиненных до внутренней электронной корреспонденции.
Один мой клиент работал художественным руководителем в рекламной промышленности. Ему нравилось просматривать каждое утро три газеты, но в связи с возросшими обязанностями на это стало уходить слишком много времени. Я предложила ему обратиться в службу компиляции, которая могла обеспечить подбор новостей с первых страниц газет и краткое содержание газетных статей. Процесс был не таким длительным, как раньше, потому что он не читал целую статью, но если что-то привлекало его внимание и ему хотелось прочитать все целиком, он мог найти статью на сервере.
Используйте эти 4 правила тогда, когда вам потребуется выбрать приоритеты и увеличить эффективность своего труда. Это не значит, что вы ленитесь или избегаете работы, просто каждая задача тщательно продумывается, и вы находите для нее место. Ваш руководитель и компания ищут пути для увеличения эффективности работы путем освобождения вас от малозначительных задач. Следуйте их примеру и делайте то же самое.
4 ПРАВИЛА В ДЕЙСТВИИ
Существуют три общие рабочие ситуации, в которых способность применить 4 правила особенно полезна. Планирование рабочего дня, оздоровление полностью разбалансированного рабочего дня в середине и маневрирование через критические ситуации. Давайте посмотрим, как это работает, исследовав один день из жизни моего бизнеса.
Часто руководители сами слишком заняты и перегружены и не осознают, какой объем работы взваливают на вас. Или их ожидания так велики, что они не позволят вам использовать ни одно из четырех правил. Вы должны демонстрировать те же результаты, только с меньшим количеством ресурсов, иначе с вас сдерут шкуру.
Однажды воскресным вечером я обдумывала план трех предстоящих дней, которые должны были стать очень напряженными. Понедельник я должна была провести в офисе. Во вторник мне надо было лететь в Мэн. В среду я должна была принять участие в конференции по менеджменту, прочитать основной доклад и участвовать в закрытом заседании. Четверг и пятницу я проведу в офисе, но, отдав всю свою энергию на речи и путешествия, вряд ли можно ожидать, что я буду работать в полную силу.
В это время на меня давили несколько предельных сроков. Эта книга была написана до половины, моя ежемесячная колонка в журнале
Вот что я надеялась сделать в понедельник.
ЗАДАЧА
• Сделать набросок третьей главы.
• Отшлифовать журнальную колонку за октябрь.
• Повторить доклад к среде.
• Дать интервью для СМИ.
• Проверить платежные ведомости.
• Подписать контракт с компьютерной фирмой.
• Посетить курсы повышения квалификации, проводимые штатными сотрудниками.
• Встретиться с двумя клиентами.
• Ответить волонтерскому совету по деловому сотрудничеству.
• Заказать ресторан для празднования окончания школы Джесси.
На один день у меня было запланировано слишком много. Очевидно, некоторые дела придется вычеркнуть. Мне было трудно решить, что можно сделать, пока я не взяла список дел и не проанализировала его с точки зрения трех вопросов.
Если все сложить, получается около девяти часов. Хотя я обычно работаю девять часов в день, это расписание было очень насыщенным. Оно не оставляло свободных промежутков для неожиданных вопросов и дел, которые могут внезапно возникнуть и потребовать немедленного внимания. Итак, я воспользовалась четырьмя правилами, чтобы облегчить свой список и оставить место для сюрпризов. Просмотрите свой список дел на завтра или на следующую неделю, распределив его по следующим разделам: «Степень важности», «Время, необходимое для выполнения», «Рентабельность инвестиций» и «Предельные сроки окончания работы». Как это изменило ваш взгляд на план? Достаточно ли ваши планы реалистичны? Можете ли вы облегчить свой список дел, применив одно из четырех правил?
Даже мои самые удачные планы подводили меня то по одной причине, то по другой. Фактически чаще всего требовалась чистая импровизация, когда приходилось воздевать руки к небу и хвататься за срочное дело или что-то менять, чтобы освободить место для нового, более важного дела. Возможно, проект занял больше времени, чем вы ожидали, руководитель, коллега или клиент оказались в кризисной ситуации, немедленно надо было воспользоваться возникшей возможностью или у вашего ребенка проблемы в школе. Сбой может возникнуть по самым разным причинам.
Когда мир решает перевернуться под вами, не спросив разрешения, возьмите паузу, сделайте шаг назад, повторно переоцените, перегруппируйте дела, чтобы разобраться, какое из них самое главное. Рассортируйте их по четырем правилам, отложив некоторые в долгий ящик, чтобы достать их, когда это будет необходимо.
ЧТО ЖЕ ПРОИЗОШЛО У МЕНЯ В ТОТ ПОНЕДЕЛЬНИК?
Я решила поработать над главой только один час, с 10 до 11 часов утра, а потом заняться другими делами, но… в половине второго все еще занималась 3-й главой — я попала в «зону» истинного вдохновения, когда время за работой пролетает совершенно незаметно. Было бы безумием не воспользоваться этим. Тем не менее, я оторвалась от работы, надо было принять решение — должна ли я воспользоваться моментом и продолжать работу или закончить писать и вернуться к планам на день.
Самое главное было сделано, я оторвалась на мгновение от работы, чтобы еще раз просмотреть свой список дел.
Мое внимание привлекли три пункта:
• Отшлифовать статью для журнала (первостепенная важность).
• Проработать доклад к среде (первостепенная важность).
• Просмотреть платежные ведомости (первостепенная важность).
Я чувствовала себя обязанной заняться каждым из этих первостепенных дел. Наверное, можно было обратиться к редактору журнала и уговорить его, чтобы он дал мне больше времени, хотя я знала, что несвоевременная сдача статьи повлечет за собой сбой в работе производственного отдела.
Теоретически, если уж доклад мне нужен был к среде, я могла бы отложить его прочтение до вторника и сделать это в самолете по пути в Мэн. Но, откровенно говоря, я чувствовала бы себя гораздо спокойнее и увереннее, если просмотрела бы свои материалы не накануне, а за пару дней до мероприятия, когда у меня еще было время внести поправки. Это было чрезвычайно важно, кроме того, на кону стояла моя репутация. Мне хотелось, чтобы клиент, который мне платит, был уверен, что он имеет дело с высококлассным специалистом. Да и хорошо выполненное дело часто ведет к дополнительным преимуществам, предусматривающим высокую рентабельность инвестиций.
Вызвав в памяти рекомендации к навыку 1, я решила, что разумнее будет отложить главу и взяться за остальные важные дела. Я почти закончила набросок главы на бумаге и теперь беспокоилась из-за того, что надо было перенести записи в компьютер. У меня ушло около двадцати минут на завершение этого дела и на подготовку к успешному продолжению работы завтра. Поскольку я потратила около двух лишних часов на главу, мне пришлось использовать 4 правила, чтобы изменить список, включив туда несколько новых задач, звонков и сообщений по электронной почте, появившихся по ходу дня и требовавших моего внимания.
Никогда слишком не отступайте от своего списка дел! Старайтесь четко следовать плану, сверка с вашим списком по ключевым пунктам в течение дня не позволит вам отвлекаться на случайные удела.
Из-за того что вырос объем работы или сократился штат вашей компании, все в вашем списке стало чрезвычайно важным.
Энди, специалист по охране окружающей среды в архитектурной фирме, в течение пяти лет работы усердно изучал бизнес, чем вызвал к себе уважение руководства и сослуживцев. Пару лет назад его фирма испытала несколько периодов увольнений. Энди сохранил свое место, потому что заработал репутацию аккуратного, работящего и продуктивного сотрудника. Но сокращения в фирме не прекратились, и в итоге он стал жертвой своего успеха — ему поручали проект за проектом, не оставляя ни минуты отдыха. По прошествии двух лет изнурительной работы у Энди совершенно не осталось сил справляться с этой лавиной дел первостепенной важности.
Исследования показывают, что сегодня работникам предлагают слишком большой объем работы, которую надо выполнить за очень короткий срок. 84 % менеджеров указывают на то, что средний служащий значительно перегружен. По исследованиям Института семьи и работы и других организаций, за последние двадцать лет работа стала менее надежной, но требующей больше времени, особенно в периоды экономического кризиса, когда работников просят сделать больше с меньшими ресурсами. Такова реальность современной работы. Больше никто не ценит церемоний, руководители и менеджеры смотрят только на результаты. То, что они хотят и на что искренне надеются, является для вас самой важной работой, которую нужно выполнить. Умение выбрать самое главное, передав остальное другим, увеличит вашу производительность труда, уменьшит стресс и позволит вам подняться выше, чтобы стать самым высококлассным специалистом.
В следующей главе мы рассмотрим вопрос, как найти время для выполнения всех самых важных задач.
Как использовать навык?
Какие из стратегий «прими к сведению и двигайся дальше» вы намереваетесь использовать?
• Всегда заниматься первостепенными задачами.
• Записывать все намеченные дела в одном месте.
• Определять приоритеты сверху вниз.
• Помнить о трех вопросах и четырех правилах.
Когда вы собираетесь ими воспользоваться?
Что, по вашему мнению, будет самым серьезным препятствием в применении стратегий?
Как вы планируете преодолеть это препятствие? Каков ваш личный результат овладения этим навыком?
HAВЫК 4
ПЛАНИРУЙТЕ СРОКИ ЗАВЕРШЕНИЯ РАБОТЫ
ЗНАКОМЬТЕСЬ: ФРАНСИНА
Франсина — менеджер среднего звена в крупном PR-агентстве. Когда я начала с ней работать, ее перевели на испытательный срок из-за неудачного выполнения самых главных творческих задач по стратегическому планированию, развитию контактов со СМИ и привлечению новых клиентов. Если ее работа не начнет приносить результатов, заработок окажется под угрозой.
У Франсины появилась репутация работника, вечно не укладывающегося в сроки, создающего хаос в работе коллег. Для коллег Франсины стало привычным делом передавать ее материалы в последнюю минуту, из-за чего художественный отдел вынужден был работать до ночи.
Нет сомнений, что Франсина работала очень упорно, но ее руководители утверждали, что она неэффективно выполняет свои обязанности. У нее было слишком мало возможностей показать свои усилия. Вместо стратегической работы она предпочитала заниматься организацией, готовить сообщения для печати и т. п. Франсина предпочла быть занятым работником, а не эффективным и творческим.
Я спросила ее, почему она не занимается творческой работой. Она немедленно ответила, что ежедневные срочные дела вытесняют самые важные задачи. В конце концов, должен же кто-нибудь проверить материал для статьи и разобраться с контрактами. Нескончаемый поток мелких дел не оставляет ей в течение дня времени для концентрации.
«У меня нет возможности сосредоточиться во время рабочего дня!» — это стало девизом современного делового мира.
Мы живем и работаем в ритме стаккато. Электронная почта, факсы, совещания, кризисы и постоянное давление придают рабочему времени ураганный темп. Задачи, требующие коротких всплесков активности (десятиминутные телефонные звонки, электронная почта, спонтанные беседы с клиентами и сослуживцами) не вызывают затруднений в исполнении. Но обязанности, которые требуют больше времени и размышлений, вроде написания и анализа, выполнить гораздо сложнее. Очень часто, как в случае с Франсиной, эти более значительные по объему и интеллектуальным затратам задачи являются именно той сферой деятельности, где вы можете блеснуть и сделать более ценный вклад. Поэтому очень опасно для ваших позиций, если эти задания стоят у вас на втором месте или вы их упустили.
Работники, которых ценят, обычно полностью выполняют всю работу, будь то небольшие задачи или творчество, несмотря ни на какие помехи.
Как много работы вы выполняете каждый день? Сразу ли вы принимаетесь за работу или она у вас сначала полежит на столе? Как у вас со сроками? Часто ли вы заставляете других ждать неопределенное время? Не является ли ваш офис «черной дырой» компании? Нет чувства приятнее, чем осознание, что вы справились с работой. Так думают и ваши сослуживцы. Независимо от ваших намерений и прекрасного качества работы, если задачи вовремя не выполняются, ваша репутация в организации под вопросом. Такое уж время.
Поделиться книгой: