Вы, вероятно, заключили гораздо больше компромиссов сами с собой, чем подозреваете, и каждый из них — серьезный или нет — откладывается у вас в подсознании. Они и представляют собой «незавершенности» или «незамкнутые циклы»: я определяю их как нечто, отвлекающее ваше внимание, нечто, что вас не устраивает или, по вашему мнению, находится не на своем месте. К незамкнутым циклам может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем вроде «Победить голод во всем мире» до более скромных задач типа «Нанять нового помощника» или самых незначительных незавершенностей: например, «Заменить электрическую точилку для карандашей».
Скорее всего, в конкретный момент у вас больше внутренних проблем, чем вы можете предположить. Попытайтесь подсчитать аспекты, за которые вы ощущаете хотя бы минимальную ответственность: хотите что-то изменить, завершить, осуществить или хоть что-то предпринять в данном направлении. Например, у вас есть задача: как-то реагировать на каждое новое сообщение, приходящее по электронной, голосовой или обычной почте. И естественно, есть многочисленные проекты, которые требуют осуществления и входят в круг ваших обязанностей, а также цели и инструкции, которые следует уточнить, карьера, которую нужно строить, и жизнь в целом, которую необходимо держать в равновесии. Вы взяли на себя определенную внутреннюю ответственность за все аспекты своей жизни и работы, которые представляют незамкнутые циклы какого-либо типа.
Чтобы эффективно справляться со всеми этими задачами, вам нужно определить и собрать воедино все, что вас «гложет» по какой-либо причине, а затем — придумать, как решить эти проблемы. Это задание может показаться несложным, но в действительности большинство людей не знают, как решать эти проблемы.
Грамотное решение проблем требует применения ряда базовых приемов и определенного образа действий:
• Во-первых, если что-то занимает ваши мысли, то ваше сознание не свободно. Все, что вы считаете незавершенным по какой-либо причине, следует объединить в четкую систему вне вашего сознания (я называю ее накопительной корзиной), к которой вам придется регулярно возвращаться, чтобы упорядочить ее содержимое.
• Во-вторых, вы должны четко уяснить, в чем состоит задача и решить, что нужно предпринять (если имеет смысл что-то предпринимать), чтобы ее выполнить.
• В-третьих, как только вы определили, какие действия нужно предпринять, вам следует объединить напоминания о них в систему, к которой вы будете регулярно обращаться.
Я предлагаю вам на бумаге описать проект или ситуацию, которая в данный момент больше всего занимает ваше сознание. Что гложет вас сильнее всего, отвлекает вас, вызывает интерес или каким-то образом занимает большую часть вашего осознанного внимания? Это может быть злободневный проект или проблема, то есть дело, которым вы вынуждены заниматься, или ситуация, с которой, по вашему мнению, следует разобраться как можно скорее.
Возможно, вы решили куда-нибудь поехать во время отпуска, и вам нужно принять какие-то срочные решения в этой связи. А может быть, вы только что унаследовали шесть миллионов долларов и не знаете, как распорядиться деньгами. Что угодно.
Поняли? Хорошо. Теперь опишите одним предложением успешный результат, который принесет вам решение этой проблемы или выход из сложившейся ситуации. Иными словами, что должно случиться, чтобы вы могли считать проект осуществленным и могли поставить «галочку»? Ответ может быть прост: например «отдохнуть на Гавайях», «наладить отношения с клиентом X», «разобраться с учебой Сьюзен», «уточнить новую структуру управления функциональными подразделениями компании» или «реализовать новую стратегию капиталовложения». Все ясно? Замечательно.
Теперь запишите первоочередные действия, которые следует предпринять, чтобы ситуация сдвинулась с места. Если бы кроме решения данной проблемы у вас не было других задач, куда бы вы отправились и какие реальные шаги предприняли бы? Подошли бы к телефону и набрали номер? Сели бы за компьютер и написали сообщение? Взяли бы карандаш и бумагу и устроили мозговой штурм проблемы? Поговорили бы с глазу на глаз со своей второй половиной, секретарем, агентом или начальником? Купили бы гвозди в магазине инструментов? Что бы вы сделали?
Придумали ответ? Хорошо.
Принесли вам какую-либо пользу эти две минуты размышлений? Если вы принадлежите к тому же типу, что и подавляющее большинство людей, которые выполняют это упражнение на моих семинарах, то вы ощутите хотя бы незначительный прилив уверенности в своих силах, спокойствия и концентрации. Также вы обнаружите новые мотивы, побуждающие вас реально что-то предпринять для улучшения ситуации, о которой до настоящего момента всерьез не задумывались. Представьте, что мотивация усилилась в тысячу раз и превратилась в стиль жизни и работы.
Думайте, как человек действия, действуйте, как мыслитель.
Если в ходе этого маленького упражнения внутри вас произошли хоть какие-то изменения в лучшую сторону, подумайте о них. Что изменилось? Какие изменения в вашем собственном восприятии вызвали это улучшение вашего состояния? Ведь сама ситуация нисколько не изменилась, по крайней мере физически. Естественно, дело еще не доведено до конца. А случилось, вероятнее всего, вот что: вы сформулировали четкое определение желаемого результата и первоочередных действий, необходимых для его достижения.
Но что позволило получить это определение? Ответ — размышления, не очень сложные, но достаточные для того, чтобы придать четкую форму проблеме и средствам, необходимым для ее решения.
Итак, вы получили опыт интеллектуального труда и на практике усвоили глубокий рабочий принцип: вам следует думать о своих проблемах больше, чем вы можете предположить, но меньше, чем вы опасаетесь. Как писал Питер Друкер: «При интеллектуальной работе… задача не ясна, ее следует определить. «Каковы ожидаемые результаты работы?» — вот ключевой вопрос, который позволяет работникам умственного труда достигать продуктивности. Этот же вопрос требует рискованных решений. Обычно единственно верного ответа не существует; вместо него есть только возможные варианты. И если вы хотите достичь высокого уровня продуктивности, то результаты должны быть четко сформулированы».
Предшественницей каждого действия является мысль.
Большинство людей сопротивляется всплеску энергии, который необходим для того, чтобы выяснить истинный смысл проблемы, с которой они столкнулись в жизни, и узнать, что следует сделать для ее решения. Нас нигде не учат, что, прежде чем выполнять задачу, следует о ней задуматься; большей частью нашу повседневную деятельность определяют за нас нерешенные и стоящие на месте проблемы, которые висят над нами, когда мы приходим на работу, семья, которую нужно кормить, нестираное белье или дети, которых нужно одеть. Мало кто считает, что должен концентрировать внимание на желаемых результатах. На самом деле мышление, ориентированное на результаты, является одним из самых эффективных доступных средств, позволяющих сделать мечты реальностью.
Чаще всего причина, по которой проблема «занимает ваши мысли», — это ваше желание изменить что-то в текущем положении вещей, но:
• вы не уточнили, какого именно результата вы хотите достичь;
• вы не решили, какие первоочередные шаги следует предпринять и (или)
• вы не упорядочили напоминания о результате и требуемых действиях в надежную систему.
Вот почему проблема не дает вам покоя. Пока перечисленные мысли не уяснены, решения не приняты, а результирующие сведения не упорядочены в систему, к которой вы с
Эта постоянная бесполезная озабоченность всеми делами, которые мы должны делать, является самым главным поглотителем нашего времени и сил.
Хотя бы часть вашего разума по-настоящему глупа, и эта глупость весьма занятного свойства. Если бы разум был бы чуть-чуть «умнее», он напоминал бы вам о вещах, которые нужно делать только тогда, когда вы в состоянии как-то повлиять на ситуацию.
У вас есть где-нибудь фонарик с севшими батарейками? Когда ваше сознание напоминает вам о том, что нужны новые батарейки? Когда вы видите старые. Это не очень мудро. Будь у вашего сознания хоть капля собственного здравого смысла, оно бы напоминало вам о фонарике только тогда, когда вы видите новые батарейки в магазине. Причем новые батарейки должны подходить по размеру.
С момента своего пробуждения утром и до текущего момента вы вспоминали о чем-нибудь, что нужно сделать, и что до сих пор не сделано? Вас неоднократно посещала эта мысль? Почему? Думать о проблеме, решение которой нельзя приблизить — пустая трата времени. Подобные размышления только усилят ваше беспокойство о том, что вы должны что-то делать, но не делаете.
Похоже, большинство людей слишком много позволяют своим мыслям, особенно если речь идет о синдроме «слишком много работы». Вы, вероятно, передали массу своих проблем и незамкнутых циклов совещательному органу внутри вас, который не способен существенно повлиять на ситуацию при нынешнем положении вещей — своему сознанию.
Управляйте своим разумом, иначе он будет управлять вами.
«Рутиной» я называю все дела, которые занимают ваш психологический или физический мир, и требуют выполнения, но для которых вы еще не определили желаемый результат и первоочередные действия. Причина, по которой большинство организационных систем не работают, состоит в том, что люди не преобразовали всю «рутину» в задачи, поддающиеся решению и контролю, не «рассортировали» ее. Пока она остается «рутиной», ее невозможно контролировать.
Большинство списков дел на каждый день, которые мне за много лет показывали люди (если у них вообще были такие списки), представляли просто перечни «рутинных проблем», а не инструментов результативного выполнения требуемых задач. Они были только частичными напоминаниями о массе дел, которые требовали завершения, но не были выражены в категориях результатов и действий. Списки не содержали реальных инструкций и подробностей, касающихся задач, которые необходимо было выполнить авторам.
«Рутина», по сути, не такая уж плохая штука. Проблемы, которые поглощают наше внимание, обычно возникают в виде «рутины». Но как только «рутина» появляется в нашей жизни и работе, мы подсознательно стремимся определить и уяснить ее четкое значение. Это — наша обязанность как работников интеллектуального труда; если бы «рутина» была уже преобразована и ясна, то, кроме физической работы, от нас ничего бы не требовалось.
В конце одного из моих семинаров старший менеджер одной крупной биотехнологической фирмы взглянула на перечни задач, с которыми пришла на занятие, и сказала: «Да это просто бесформенный клубок невыполнимых заданий!» Это лучшее описание из тех, что я слышал: оно прекрасно характеризует то, что называют организационными списками в большинстве персональных систем. Подавляющее большинство людей пытались все организовать, пытаясь заново упорядочить неполные списки неясных задач; они даже не осознавали, что нужно упорядочивать, и каким образом, чтобы получить реальную отдачу. А нужно собрать воедино все проблемы, которые необходимо обдумать, а затем именно обдумать их, если вы хотите, чтобы ваши усилия в сфере самоорганизации принесли плоды.
В сфере интеллектуального труда вы можете тренироваться подобно спортсмену, пытаясь стать более продуктивной, гибкой, творческой и сосредоточенной личностью. Вы можете повысить свою умственную продуктивность и управлять результатами деятельности с чувством легкости и контроля. Вы можете сократить число незавершенных дел во всем спектре вашей профессиональной деятельности и частной жизни и достичь больших результатов с меньшими затратами. Вы можете принимать злободневные решения касательно накопившихся «рутинных задач» и разрабатывать стандартные программы действий для того, чтобы жить и работать в новом тысячелетии.
Однако перед тем как осуществить какой-либо из этих шагов, вам следует научиться полностью освобождать сознание. А для этого, как мы уже убедились, не нужно управлять временем, информацией, или приоритетами. В конце концов:
• вы не можете управлять своей деятельностью в течение пяти минут, а на шестой — резко прекратить это занятие;
• вы не можете обрабатывать переизбыток информации — иначе лопнете, как только зайдете в библиотеку, подключитесь к электронной сети или просто откроете телефонный справочник; и
• вы не управляете приоритетами — они у вас просто есть.
Вместо этого, ключ к упорядочению всей вашей «рутины» — управление действиями.
Как вы распоряжаетесь своим временем, как вы распоряжаетесь информацией, как вы распоряжаетесь своим телом и каким приоритетам вы уделяете основное внимание — вот ключевые вопросы, на разрешении которых вам следует сосредоточить свои ограниченные ресурсы. Главная проблема в том, чтобы узнать, чем следует заниматься в любой момент времени. Основной вопрос — как управлять своими действиями?
Возможно, этот вопрос напрашивается сам собой. Вероятно, вы будете удивлены, когда узнаете, что большинство людей не могут определить для себя первоочередные шаги, необходимые для осуществления массы проектов и решения многих проблем. Крайне сложно координировать действия, если вы их четко не определили и к тому же сомневаетесь в их целесообразности. У большинства людей есть десятки дел, которые нужно выполнить, чтобы преуспеть в различных сферах деятельности, но они не знают, какие именно шаги следует предпринять. И распространенная жалоба о том, что «У меня нет времени на ____» (заполните пропуск) вполне понятна, потому что многие проекты кажутся неосуществимыми, и они действительно неосуществимы, потому что проект нельзя просто взять и осуществить! Можно лишь выполнить действия, относящиеся к проекту. Некоторые действия, необходимые для того, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки, занимают всего одну или две минуты.
Хорошее начало — половина дела.
Во время тренингов и семинаров, в которых участвовали тысячи специалистов, я узнал, что нехватка времени не является их основной проблемой (хотя они сами придерживаются именно такого мнения); реальную проблему представляет недостаток ясности и определенности в таких вопросах, как истинная суть проекта и требуемые первоочередные шаги на пути его внедрения. Именно решение первостепенных задач в момент их появления на горизонте, а не попытки разобраться во второстепенных проблемах после того, как неприятности уже начались, позволяет нам пожинать плоды управления деятельностью.
За годы работы я убедился в практичности применения подхода «снизу вверх» для повышения индивидуальной продуктивности: начинать следует с самого приземленного уровня текущей деятельности и с самых обыденных проблем. С интеллектуальной точки зрения, наиболее подходящий метод работы предполагал бы движение сверху вниз: формулировку личных и корпоративных целей, затем — определение критических задач и, наконец, сосредоточение внимания на деталях и внедрении проекта. Но проблема в том, что большинство людей опутано целым клубком повседневных забот, так что у них нет почти никакой возможности как следует сосредоточиться на более широких перспективах. Соответственно, подход «снизу вверх» обычно более эффективен.
Осуществление постоянного контроля над текущим содержимым вашей корзины «Входящие», и внедрение методов, которые помогут вам удержать этот контроль, является наилучшим средством расширения вашего кругозора. Наружу вырвется стремительный поток креативной энергии, который позволит вам постоянно концентрировать внимание на более широких перспективах, а прилив уверенности в своих силах поможет вам направить в нужное русло результаты творческой деятельности. У людей обычно возникает внезапное ощущение свободы, легкости и вдохновения, когда они, закатав рукава, воплощают свои замыслы.
Вы достигнете больших успехов на пути выполнения задач высших уровней, если сделаете инструментарий, необходимый для осуществления первоочередных действий, частью своего стиля повседневной работы. Конечно, есть более существенные предметы для размышления, чем содержимое вашего почтового ящика, но если управление вашей деятельностью даже на этом уровне не достаточно эффективно, то работа напоминает плавание в мешковатой одежде.
Одного видения недостаточно; его следует объединять с действием. Недостаточно просто посмотреть на ступеньки; нужно еще подняться по лестнице.
Многих специалистов, которым я в течение дня помогал освободиться от обыденной «рутины», вечером посещала масса идей об их компании и будущем. Это происходило именно потому, что их дела сдвинулись с мертвой точки.
Вы должны осуществлять контроль над задачами, проектами и действиями в двух плоскостях — горизонтальной и вертикальной. «Горизонтальный» контроль обеспечивает слаженность всех мероприятий, в которых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует внешнюю среду, как полицейский радар; оно может сосредоточиться на любом из тысячи предметов, который поглощает или требует вашего внимания в любой момент двадцать четыре часа в сутки. Это может быть аптека, домовладелец, ваша тетя Марта, стратегический план, обед, вянущее растение в вашем офисе, недовольный клиент или грязные туфли. Вам нужно, к примеру, купить марки, обналичить чек, забронировать номер в гостинице, отменить собрание персонала или сходить вечером в кино. Вы, наверно, удивитесь, если узнаете, сколько разных вопросов занимают ваше сознание и требуют разрешения только в течение одного дня. Вам нужна эффективная система, которая бы позволила следить за максимально возможным количеством возникающих вопросов, выдавала необходимую информацию о них по первому требованию и помогала быстро и легко переносить акцент с одной проблему на другую.
«Вертикальный» контроль, наоборот, обеспечивает управление разными уровнями в рамках отдельных аспектов и проектов. Например, во время беседы с супругом или супругой за обеденным столом, в поле зрения вашего «полицейского радара» попал предстоящий отпуск — сразу возникают вопросы: куда и когда вы поедете, чем будете заниматься на отдыхе, как подготовиться к поездке и так далее. Или вы с начальником должны принять ряд решений касательно новой функциональной организации, которую хотите внедрить. Или вам просто нужно упорядочить в голове всю известную информацию о клиенте, которому вы собираетесь звонить. Это — «планирование проектов» в широком смысле. Речь идет о сосредоточении внимания на отдельном предприятии, ситуации или человеке, конкретизации любых идей, подробностей, приоритетов и последовательных событий, необходимых для работы в указанном направлении, по крайней мере, на данный момент.
Цель у вертикального и горизонтального управления одна: освободить сознание и справиться с делами. Грамотное управление деятельностью позволяет вам ощущать спокойствие и уверенность при решении всего спектра проблем, возникающих на работе и в жизни, а сосредоточение усилий на самых важных проектах позволяет вам уяснить их суть и избрать правильный путь их осуществления.
У вас не будет действенного способа достижения состояния спокойного контроля над ситуацией, о котором я говорю, если вы будете держать все проблемы в голове. Как вы убедитесь, индивидуальные образы действий, описанные в данной книге, состоят из поступков, которые вы же совершаете. Большая разница между тем, что делаю я, и тем, что делают другие, состоит в том, что я могу охватить и упорядочить все 100 % своих рутинных проблем в объективную систему с помощью эффективных инструментов, находящихся у меня под рукой, а не в моей голове. И это утверждение касается всех проблем: больших и малых, частных и профессиональных, неотложных и долгосрочных. Всех.
Я уверен, что в вашей жизни, или в одном из ваших проектов когда-нибудь наступал момент, когда нужно было просто сесть и составить список. Если это так, то вы представляете, о чем я говорю. Впрочем, большинство людей прибегают к составлению списков только тогда, когда неразбериха достигает апогея и нужно что-то делать. Обычно они составляют список только в конкретной области, которая их заботит. Но если бы вы сделали составление подобных перечней неотъемлемой частью вашего обычного жизненного и рабочего распорядка, и применяли эту процедуру во всех сферах своей деятельности (а не только в самых «горящих»), то я мог бы присвоить вам «черный пояс» по управлению, о котором рассказываю в книге.
Я пытаюсь интуитивно сделать выбор на основе вариантов, которыми располагаю, вместо того, чтобы стремиться выяснить, что это за варианты. Мне нужно все обдумать и упорядочить результаты надежным способом. Я не хочу тратить время на то, чтобы думать о проблемах по нескольку раз. Это — неэффективное использование творческой энергии, которое порождает разочарование и стресс.
И вам не удастся уйти от этих размышлений. Ваш разум будет продолжать работу над любым нерешенным вопросом. Но есть предел числу нерешенных «рутинных проблем», которыми он может заниматься, прежде чем лопнет от перенапряжения.
Область вашего мозга, отвечающая за кратковременную память, где обычно содержится вся незавершенная, неразрешенная и неупорядоченная «рутина», функционирует подобно оперативной памяти персонального компьютера. Ваше сознание, как экран компьютера, является средством отображения, а не хранения информации. Вы можете одновременно думать только о двух или трех вещах. Но незавершенные проблемы все равно хранятся кратковременной памятью. И, как и в случае оперативной памяти, ее возможности ограничены; есть предельный объем «рутины», который вы можете хранить в памяти, чтобы эта часть мозга по-прежнему эффективно функционировала. У большинства окружающих нас людей оперативка трещит по швам. Они постоянно отвлекаются, их внимание рассеяно вследствие внутренних информационных перегрузок.
Например, не отвлекалось ли ваше сознание за последние несколько минут на какой-нибудь предмет, не имеющий ни малейшего отношения к теме книги? Вероятно. И, скорее всего, ваше сознание обратилось к какому-нибудь незамкнутому циклу, или неразрешенной проблеме, которая касается вас некоторым образом. Эта проблема просто всплыла из вашей оперативной памяти и «начала на вас орать» (изнутри, естественно). И что вы предприняли по этому поводу? Если вы не записали напоминание о ней и не положили его в надежную «корзину», которой наверняка вскоре уделите должное внимание, то, вероятнее всего, вы начали переживать. Не самый удачный поступок: прогресса никакого, а внутреннее напряжение возросло.
Трудно сражаться с врагом, у которого есть аванпосты в вашей голове.
Главная проблема в том, что ваше сознание постоянно напоминает вам о разных вещах именно тогда, когда вы никак не можете повлиять на них. Речь не идет о прошлом или будущем. Это означает, что, как только вы скажете себе, что надо что-то предпринять, и сохраните напоминание об этом в своей оперативной памяти, часть вашего сознания будет думать, что вам нужно постоянно «что-то предпринимать». По мнению вашего мозга, вы должны прямо сейчас приступать к действиям, которые считаете необходимыми. Честно говоря, сохраняя в оперативной памяти напоминания о двух задачах, вы сразу терпите внутренне поражение, потому что вы не можете выполнить их одновременно. Это порождает всепроникающий фактор стресса, источник которого нельзя нейтрализовать.
Большинство людей пребывают в состоянии такого ментального стресса, в той или иной форме, так долго, что уже не осознают этого. Он присутствует постоянно, как сила земного притяжения — он настолько привычен, что те, кто его испытывают, обычно даже не чувствуют дискомфорта. Большинство из них поймут, какое бремя носили, только тогда, когда избавятся от него и заметят, как изменилось их состояние.
Можете ли вы избавиться от такого внутреннего напряжения? Еще бы. Прочитав оставшуюся часть книги, вы узнаете, как это сделать.
Глава 2. Как стать хозяином своей жизни: пять этапов завоевания контроля над рабочим процессом
Основной процесс, который осваивают участники моих тренингов, чтобы овладеть искусством организации интеллектуального труда, — это метод управления рабочим процессом, состоящий из пяти этапов. Независимо от конкретных обстоятельств, выполнение работы можно разделить на пять отдельных стадий. Мы (1) собираем воедино все проблемы, занимающие наше внимание; (2) уясняем их суть и решаем, какие шаги предпринять; (3) организуем результаты, которые мы (4) рассматриваем в качестве альтернативных вариантов программы (5) действий. Перечисленные этапы составляют управление «горизонтальными» аспектами нашей жизни; они позволяют согласовать все, что занимает наше внимание в каждый конкретный момент.
Знание, которое мы считаем знанием, проявляется в действии. То, что мы сегодня называем знанием — это информация в действии, информация, направленная на результаты.
Принципиально метод достаточно прост и в целом отражает общее отношение к работе любого типа, но, как показывает мой опыт, большинство людей способно значительно усовершенствовать свою деятельность на каждом из пяти этапов. Качество управления рабочим процессом определяется самым слабым звеном во всей последовательности этапов, так что нужно уделять внимание всем пяти составляющим процесса и предъявлять к ним одинаково высокие требования. Большинство людей испытывает основные трудности на стадии сбора проблем в единое целое. Многие упорядочили свои проблемы, но не обработали сведения о них или не определили, какие шаги предпринять в направлении их решения. Некоторые принимают верные решения, касающиеся «рутины», накопившейся к данному моменту, но не могут воспользоваться достигнутыми успехами, будучи не в состоянии эффективно организовать результаты своих рассуждений. Еще одна группа людей придерживается надежной системы организации своих проблем, но не обращается к ней достаточно часто для того, чтобы она хорошо работала. Наконец, если какое-либо из описанных звеньев слишком слабое, то действия, которые индивидуум решит предпринять в конкретный момент, могут оказаться не лучшим выбором.
Чтобы все пять этапов осуществлялись оптимальным образом, следует понять их динамику и задействовать специальные методы и инструменты. Я понял, что весьма полезно, а, может, и необходимо, разделять стадии между собой в процессе повседневной работы. Бывает так, что мне хочется только накапливать исходные сведения и не думать, как с ними поступить. Иногда у меня возникает желание поработать с заметками, сделанными на собрании. Сразу по возвращении из долгой поездки мне нужно упорядочить и организовать сведения, которые я собрал и обработал в дороге. Также бывают моменты, когда мне хочется проанализировать весь фронт работ или только некоторые задачи. И естественно, массу времени я провожу, просто делая то, что должно быть сделано.
Я обнаружил, что одна из основных причин, по которым многим людям не удавалось как следует «организовать себя», состоит в том, что они пытались выполнить все пять этапов одновременно. Чаще всего это происходит, когда человек садится «составлять список», пытается перечислить «самые важные дела» в определенном порядке, отражающем их приоритетность и последовательность выполнения, и при этом не указывает почти никаких (или вообще никаких) конструктивных действий, которые собирается предпринять. Но если вы не решите, что следует сделать в связи с днем рождения вашей секретарши, потому что он «не так уж важен» на данный момент, то возникший незавершенный цикл будет отнимать у вас энергию и мешать вам надлежащим образом сосредоточиться на действительно важных делах.
В данной главе подробно рассматриваются все пять этапов. Главы с 4-й по 8-ю содержат пошаговую программу внедрения четкой системы действий для каждого этапа, массу примеров и полезных упражнений.
Важно знать, какие сведения собирать и как собрать их наиболее эффективно, чтобы можно было впоследствии обработать их надлежащим образом. Чтобы избавить ваше сознание от бессмысленных попыток одновременно охватить все проблемы, вы должны знать, что действительно зафиксировали все, что касается задач, требующих выполнения, и что в ближайшем будущем вы обработаете и рассмотрите все собранные сведения.
Чтобы избежать «утечки информации», вам следует собрать воедино и записать ссылки и упоминания обо всех незавершенных делах («незамкнутых циклах», как я назвал их в предыдущей главе) на данном этапе вашей жизни, то есть о любых аспектах — частного или профессионального характера, серьезных или несущественных, важных или маловажных, которые, на ваш взгляд, требуют изменения и вызывают у вас хотя бы малейшее внутреннее желание исправить ситуацию. Многие дела, которые вам предстоит сделать, накапливаются сами собой, пока вы читаете эту книгу. Вам приходит почта, служебные письма опускаются на ваш стол, ваш компьютер атакует поток электронных посланий, накапливаются голосовые сообщения. Но, в то же время, вы собираете вокруг себя и в своем сознании проблемы, которые требуют разрешения уже давно. Даже если они не бросаются в глаза, как электронная почта, эти «рутинные проблемы» также требуют какого-то решения — цикл должен быть завершен, нужно что-то делать. Блокнот с набросками новых стратегий, лежащий в куче бумаг у вас на столе, сломанные приборы, которые пылятся в ящиках того же стола и ждут, пока их починят или выбросят, старые журналы на тумбочке — все это попадает в категорию «рутины».
Как только вы налепите ярлык «нужно», «требуется» или «должен» на какой-либо предмет, он становится незавершенным делом. Например, не принятые решения о том, стоит что-то предпринимать или нет, уже являются незавершенными делами. К ним же относятся и все ваши замыслы типа «я собираюсь…», в отношении которых вы твердо решили что-то предпринять, но еще ничего не сделали. И конечно же, к данной категории следует причислить все задачи, которые «висят в воздухе» или находятся в процессе выполнения, и вопросы, для решения которых вы сделали все, что могли, но не признаетесь себе, что с ними покончено.
Чтобы грамотно управлять этим складом незавершенных циклов, попытайтесь заключить их в специальные «контейнеры», где они будут ждать своего часа до тех пор, пока у вас не появится пара минут, когда вы сможете решить, что они собой представляют и что нужно предпринять для завершения циклов (если вообще есть такая необходимость). При этом вы должны регулярно освобождать эти контейнеры, чтобы они оставались надежными инструментами сбора неразрешенных проблем.
В более широком смысле, все проблемы и так собираются в единое целое. Если вы не объединяете их в надежную внешнюю систему, то она существует где-то в вашем сознании. Тот факт, что вы не «положили» проблему в свою корзину для входящих сообщений, не означает, что ее не существует. Речь идет о том, чтобы объединить все необходимые сведения в систему, находящуюся не в вашей голове.
Есть несколько видов инструментов с низким или высоким уровнем автоматизации, предназначенных для того, чтобы накапливать незавершенные проекты. Следующие инструменты могут служить примерами некой обобщенной корзины для входящих сведений, которые поступают как из внешних, так и из внутренних источников.
• Обыкновенная корзина для почты.
• Бумажные носители информации.
• Электронные средства записи информации.
• Звукозаписывающие устройства.
• Электронная почта.
Поделиться книгой: