Помоги проекту - поделись книгой:
Виталий Леонтьев
Microsoft Office
Предисловие
Нет никакого сомнения, что так называемые офисные программы – Самые Популярные и Самые Полезные программы из всех, которые только могут обитать в железном чреве вашего компьютера. И если вы уже умеете запускать компьютер, устанавливать программы, работать с файловым менеджером, просматривать картинки и проигрывать диски... Нет никакого сомнения, что следующим этапом вашей карьеры окажется именно знакомство с Microsoft Office.
В отношении главенствования программ интересы компьютера и пользователей (то есть, нас с вами) резко расходятся. Для самого компьютера, конечно, операционная система куда важнее – без нее он даже не запустится. А вот без офисных пакетов компьютер будет работать совершенно спокойно и даже с еще большей скоростью... А вот нам, пользователям, от компьютера обычно нужно совсем другое, – и если он будет просто задумчиво гудеть в углу и лениво перебирать картинки на мониторе, то место ему разве что в музее курьезов, а не на вашем рабочем столе.
Мы – Пользователи – ждем от компьютера прежде всего облегчения наших каждодневных рутинных действий. Мы ждем от него умения Создавать и Изменять. И за эту вот работу нам не жалко выложить кругленькую сумму за программный пакет! Если словечко «офис» порой сбивает вас с толку (мы почему-то думаем, что «офис» с домом совместим не больше, чем кошка с собакой!), задумайтесь – любому человеку хотя бы несколько раз в своей жизни нужно будет создать КАЖДЫЙ тип документов. О тексте уж не говорим – он нужен всегда и постоянно. Но посмотрим внимательнее – и окажется, что:
■ ...В виде электронной таблицы можно составить и расписание уроков, и домашний бюджет на месяц...
■ ...Показывать отпускные фотографии друзьям удобнее в виде красивой презентации...
■ ...С помощью электронного дизайнера можно легко и быстро создать открытку или шуточное поздравление друзьям...
■ ...Свои мысли по поводу (и без повода) можно опубликовать в виде интернет-странички...
■ ...Менеджер контактов все же удобнее обычной записной книжки и разноцветных бумажек...
Конечно, совершенно не обязательно вам придется работать над ВСЕМИ видами электронных документов сразу или подробно разбирать по косточкам каждую из офисных программ. Но зато благодаря этой книжке вы сможете быстро, всего за несколько уроков, освоить все самые необходимые операции по созданию электронных документов всех видов и мастей. А самое главное – вы научитесь не просто использовать ваш электронный офис по его прямому, офисному назначению, но и применять его программы для решения самых нужных домашних задач! Мы будем работать с Microsoft Office-2003. Но это не значит, что владельцы предыдущих версий Office останутся обойденными. На самом деле, за вычетом некоторых деталей, Microsoft Office не сильно изменился за последние два-три года. И нет никакого сомнения, что и после выхода следующей версии Office эта книжка практически не устареет.
Теперь подойдем поближе к Microsoft Office и как следует ознакомимся с нашим героем, поскольку вариантов этого пакета существует несколько. Полная версия Microsoft Office – это программный гигант, чья внушительная туша с трудом умещается на 5 компакт-дисках. В его состав входит около двух десятков отдельных программ. Три из них включены во все варианты Microsoft Office – и именно с ними мы будем работать в первую очередь.
Стандартные программы
■ Microsoft Word – многофункциональный текстовый редактор (который при случае может послужить для верстки текстов, изготовления WWW-страниц и прочего).
■ Microsoft Excel – программа для создания и обработки электронных таблиц.
■ Microsoft Outlook – мощнейший офисный менеджер, сочетающий в себе программу электронной почты, программу для создания и отправки факсов, Планировщика Встреч и Контактов, записную книжку и многое другое. Большинство достоинств Outlook проявляется только при работе с локальной сетью – для Интернета эта программа, мягко говоря, слабо приспособлена.
Профессиональные программы
Эти компоненты включены только в «профессиональную» версию Microsoft Office.
■ Microsoft PowerPoint – программа для подготовки презентаций, включающих графические, текстовые, звуковые и даже видеоэлементы.
■ Microsoft Publisher – программа верстки и дизайна текстовых публикаций.
■ Microsoft FrontPage – программа для создания и дизайна страниц Интернета.
■ Microsoft Access – программа для создания и редактирования баз данных.
Бизнес-приложения
В составе Office-2003 появились программы-новички – почти все они относятся к бизнес-классу и будут включены лишь в состав самых дорогих и полных версий Microsoft Office.
■ OneNote-2003 – приложение для записи заметок и управления ими. Используя эту новую программу, можно записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном, настольном или планшетном компьютере.
■ InfoPath-2003 – программа для сбора данных и управления ими – упрощает процесс сбора сведений.
■ Project-2003 – бизнес-система для управления проектами.
■ Visio-2003 – программа для создания деловой графики – от небольших и компактных схем, которые раньше приходилось конструировать в Word, до мощных систем из связанных друг с другом диаграмм, «деревьев» и графиков.
Впрочем, об этих «монстрах» знает каждый. А вот о небольших программах-дополнениях, которые поселяются на вашем компьютере вместе с «Вордом» и «Экселем», знает не каждый. И очень жаль, кстати. Ярлыки для этих программ прописаны в папке Пуск/ Все программы/Microsoft Office/Средства Microsoft Office – и я настоятельно рекомендую вам щелкнуть по каждому из них хотя бы разок, для ознакомления.
Microsoft Office Document Scanning – программа сканирования и распознавания текстов с бумажных носителей. Что интересно – полностью русскоязычная, так что если у вас не хватает денег на покупку дорогостоящего FineReader, для повседневных нужд вы можете спокойно обойтись штатной офисной программой. Проверено – мин нет.
Microsoft Office Document Imaging – программа для просмотра отсканированных документов и факсов – тоже со встроенной «распознавалкой».
Microsoft Office Picture Manager – программа для просмотра и каталогизации графических файлов. С ее помощью удобно отправлять картинки по электронной почте – программа умеет самостоятельно уменьшать размер картинок при пересылке.
Существует еще ряд превосходных офисных программ от Microsoft, которые не входят ни в один комплект поставки Microsoft Office, а как бы «примыкают» к нему. И в числе подобных программ стоит назвать новые приобретения – графический пакет Picture-It или «домашний бухгалтер» Microsoft Money. К великому сожалению, все эти программы можно приобрести только в оригинальном, англоязычном исполнении. Русской же версии этих пакетов ждать, судя по всему, просто бесполезно.
В этой книжке мы поговорим прежде всего о программах «базового» комплекта – они и нужны нам чаще других, и входят в любую поставку Office.
...Будем считать, что вы это уже сделали!
ЛОГИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА ЖЕСТКОГО ДИСКА
Для того чтобы наконец начать свою работу в качестве информационного амбара, жесткий диск должен пройти, как минимум, два испытания: создание на вашем винчестере разделов и логических дисков и форматирование.
Разделы и диски
Начнем с первой – разбивки единого пространства жесткого диска на более мелкие кусочки. Это только для нас, пользователей, жесткий диск выглядит существом монолитным, единым и неделимым. Хотя даже с физической точки зрения это не так: информационное пространство нашего винчестера размещено на нескольких физических пластинах? Теперь оказывается, что и на логическом уровне дисков на одном винчестере может быть несколько! Прежде всего, диск можно разбить на несколько разделов. Например, на два – основной и дополнительный. Главная программа, необходимая для работы компьютера (операционная система), должна обязательно проживать в основном разделе (на практике на компьютер можно установить НЕСКОЛЬКО операционных систем). Но самое интересное начинается дальше: в каждом разделе мы можем создать еще несколько логических дисков! При этом для нас, пользователей, да и для компьютера они будут выглядеть как отдельные устройства, каждое из которых будет носить собственное имя. Бывает и наоборот – благодаря технологии RAID вы можете объединить в один логический диск несколько физических «винчестеров». Дома этот способ используется редко, а вот на мощных серверах, занятых, к примеру, обработкой видео или в компьютерах-«библиотеках», такие «супердиски» встречаются сплошь и рядом.
В большинстве случаев при установке на компьютер нового жесткого диска на нем создается всего один раздел и, соответственно, один логический диск. Но многие пользователи считают, что для правильной организации работы разумнее сделать иначе. Например, если у вас в системе установлен винчестер большой емкости (от 100–200 Гб), его можно разбить хотя бы на два раздела. Первый, объемом около 25–30 Гб, можно отвести только под операционную систему и прикладные программы. А второй, больший раздел, отдать на откуп документам, фотографиям, коллекции музыки или фильмов. Зачем это нужно? Очень просто: в том случае, если с «системным» разделом что-то случится, ваши документы останутся в неприкосновенности в своей «резервации».
Итак, жесткий диск разбивается на разделы, в разделах, в свою очередь, создаются логические диски... Понятно, что у каждого такого диска должно быть имя – это удобнее и пользователю, и самому компьютеру.
■ А: – дискета;
■ С: – жесткий диск;
■ D: – второй жесткий диск или, при его отсутствии, дисковод DVD...
Для разбивки жесткого диска на разделы мы можем использовать как стандартные программы, так и отдельные утилиты типа Partition Magic от компании Symantec.
Кластеры и секторы
Итак, мы разбили диск на разделы и логические диски (или создали один раздел и диск – не важно). Так сказать, разбили поле на участки. Но наша работа еще не закончена: после разбивки нам предстоит выполнить операцию форматирования, логической разметки всего пространства винчестера. Такое форматирование – это все равно что вспашка, превращающая бесформенное пространство в готовое для посева поле, украшенное аккуратными бороздами.
Впрочем, «борозды» уже проложили до нас: на физическом уровне жесткий диск уже разбит на дорожки, которые в свою очередь делятся на секторы. Сектор – это минимальный физический объем диска, который может быть занят данными: как правило, его объем составляет 512 байт. Это совсем немного – представьте, что вам понадобится дробить большой файл на кусочки по 512 байт, да еще и запоминать местонахождение каждого такого зернышка! Именно поэтому при логической разметке жесткого диска на нем создаются более крупные логические участки – кластеры, объединяющие несколько секторов. Число секторов в кластере, а стало быть, и его размер, зависят от объема жесткого диска и выбранного типа файловой системы.
Вот, к примеру, таблица размеров кластеров для файловой системы NTFS:
Размер кластера влияет и на объем, занимаемый вашими файлами, и на скорость работы всей системы. Ведь в кластер, частично занятый каким-либо файлом, нельзя поместить больше ничего. Допустим, ваш файл располагается в 10 кластерах размером 1024 Мб, причем в последнем – десятом кластере он занимает всего десять байт.
Что происходит с оставшимся свободным килобайтом? Ничего. Он просто пропадает для вас. Такие не пригодные ни к чему остатки называют «хвостами». А в «хвосты» нередко уходит довольно значительный объем – до нескольких сотен мегабайт!
Если для вас важнее объем, размер кластера должен быть как можно меньше. Но и уменьшать его до бесконечности тоже нельзя: чем меньше размер кластера, тем больше фрагментация данных на вашем компьютере (что в свою очередь приводит к снижению скорости обмена данными с жестким диском). Последний этап подготовки жесткого диска к работе – создание таблицы размещения файлов (FAT), своеобразного оглавления, в котором будут перечислены все ваши файлы и папки, а также их физические адреса на вашем жестком диске. Впрочем, о файлах и папках – «контейнерах», в которых хранится вся информация на вашем компьютере, – стоит рассказать поподробнее.
Как хранится информация?
■ Где именно? – на дорожках и секторах жесткого диска (или, на логическом уровне – в виде кластеров на логических дисках).
■ Как именно? – в виде логических нулей и единиц (битов), а также их групп (байтов).
Все это правильно... Но все равно непонятно. Компьютеру так, может, и проще, ведь ему абсолютно безразлично, чем именно мы забиваем винчестер – документами ли, музыкой или картинками. Для него все это – информация, которую нужно лишь разбить на определенные кусочки – и в любой момент знать, где именно находится тот или иной кусочек. Но нам, пользователям, придется иметь дело не с битами и байтами. И уж тем более – не с кластерами и секторами. Нам же интересно другое деление информации – логическое. Содержательное. Следовательно, нам нужно принять новую единицу, новую точку отсчета. Такими единицами и станут для нас файл и папка.
Файл (File) в переводе с английского – лист, на котором может быть записана некая информация. Неважно, что это – код программы или созданный вами текст. Важно другое – каждый такой листок является чем-то логически завершенным, законченным.
Файл может хранить в себе любую информацию – текст, графическую информацию, программный код и так далее (хотя бывают и некие комбинированные файлы, включающие, к примеру, картинку, текст и элемент программы). Главное, чтобы мы, пользователи, всегда могли отличить один «кусочек информации» от другого и знали, как именно нам работать с каждым типом файлов.
Как это делается? Очень просто: каждый файл, подобно человеку, имеет собственное «имя» и «фамилию» (ее называют «типом» файла).
Имя файла чаще всего может быть выбрано произвольно самим пользователем. Скажем, вы создали файл-документ с текстом своего договора с фирмой – его можно назвать «Договор», «Документ 4155» или вообще «Апрельские тезисы». Раньше, в эпоху DOS, имена файлов могли состоять максимум из восьми букв латинского алфавита – сегодня их может быть до 256 и никаких языковых ограничений не осталось. Работая с русской версией Windows, мы можем давать нашим документам-файлам русские имена, а китайцы, к примеру, могут с легкостью использовать свои иероглифы. Другой вопрос, что такой документ не всегда можно открыть на других компьютерах – «американская» Windows может не понять китайское имя, ну а наша, российская версия частенько спотыкается на западноевропейских символах.
Тип файла показывает, какого рода начинка хранится в каждом информационном «контейнере» – рисунок ли это, текст или программа.
В компьютерном мире существует бесчисленное множество расширений – запомнить все просто нереально.
■ ехе – обозначает «исполняемый» файл, хранящий в себе программу. Например, winword.exe;
■ com – другой тип программного файла. Обычно файлы.com соответствуют небольшим (до сотни килобайт) программкам. Часто встречались в эпоху DOS, однако сегодня практически сошли со сцены;
■ bat – так называемый пакетный файл, предназначенный для последовательного запуска нескольких программ (или команд). По сути дела, это обычный текстовый файл, в котором набраны названия программных файлов, которые вы хотите выполнить в необходимом вам порядке. Пример – файл autoexec.bat, автоматически выполняющийся в момент загрузки компьютера;
■ cfg – конфигурационный файл, в котором программа указывает параметры своей работы;
■ dll – так называемая динамически подключающаяся библиотека данных, к которой могут обратиться по мере надобности сразу несколько программ;
■ hlp – файл справки, в котором хранятся «подсказки», а иногда и полное руководство по той или иной программе;
■ txt, doc – текстовые файлы;
■ htm, html – гипертекстовый документ Интернета;
■ xls – электронная таблица;
■ dat – файл данных;
■ wav, mp3 – звук в цифровом формате;
■ bmp, jpg – графическая информация, картинки;
■ arj, zip, rar, 7z – файлы архивов, то есть сжатой с помощью специальных программ «архиваторов» информации. В одном архивном файле на самом деле может храниться множество файлов. И так далее.
Работая в Windows, вы чаще всего будете видеть не расширение файла, а соответствующий ему графический значок. Например, лист с текстом и буквой W покажет, что перед вами – документ, созданный в программе Microsoft Word. Это, конечно, удобно – но только не забывайте, что значки могут меняться в зависимости от того, к какой именно программе привязан тот или иной тип файла. К тому же одним значком могут обозначаться файлы сразу нескольких типов. Расширение же во всех случаях остается неизменным. Есть у файла и еще один признак, называемый атрибутом. Однако, в отличие от имени и расширения (а в Windows – значка определенного типа) его-то пользователь как раз и не видит. Зато великолепно видит и понимает компьютер.
Скрытый (Hidden). Файлы с этими атрибутами обычно не видны пользователю. Для перестраховки – как правило, файлы эти весьма важные для функционирования системы. Хотя опытному юзеру не составит труда настроить программу просмотра файлов (файловый менеджер) таким образом, что все скрытые файлы будут видны как на ладони.
Только для чтения (Read-Only). А вот эти файлы всегда открыты любопытному взору... Но и только. Изменить их содержание нельзя – по крайней мере, без специальной команды пользователя, дабы последний был полностью уверен в том, что именно он делает.
Системный (System). Этим атрибутом, как особым знаком отличия, отмечены самые важные файлы в операционной системе, отвечающие за загрузку компьютера. Их повреждение или удаление всегда влечет за собой самые тяжкие последствия, поэтому щедрый компьютер, не скупясь, «награждает» их заодно и двумя предыдущими атрибутами – «только для чтения» и «скрытый».
Архивный (Archive). Этот атрибут устанавливается обычно во время работы с файлом, при его изменении. По окончании сеанса работы он, как правило, снимается.
Если мы сравнили файлы с листиками, то почему бы нам не продолжить аналогию дальше? Где же те деревья, на которых растут такие полезные листики? Сравнение с деревом тут не случайно. Ведь расположение файлов на жестком диске и называется именно древовидной структурой. Есть листья. Они растут на веточках. Веточки в свою очередь растут на ветках. Ветки... Ну, скажем, на сучьях. А уж сучья... И так до бесконечности. Понятно, что держать совершенно разные файлы в одной куче нельзя. Их надо упорядочивать. Каждому сверчку – свой шесток, каждой семье – отдельную квартиру... Ну и так далее.
Обычно каждый программный пакет, установленный на вашем компьютере, занимает свою, отдельную папку. Однако бывает и так, что программа, словно хитрая птица-кукушка, раскидывает свои файлы по многим папкам. Особенно это любят делать программные пакеты, работающие под операционной системой Windows.
Как отличить папку от файла? Не так уж и сложно. Во-первых, папки не имеют расширения и обозначаются в Windows особыми значками – как раз в виде открывающейся папки. Во-вторых, в отношении папки нельзя применить операции редактирования. Переименовать, перенести, удалить – пожалуйста. И, конечно же, папку можно открыть, чтобы посмотреть, что в ней находится. Для этого достаточно просто щелкнуть по ней дважды левой кнопкой мыши.
Поделиться книгой: