Помоги проекту - поделись книгой:
2. На получившемся темном прямоугольнике кликните правой кнопкой мыши и выберите в меню «Создать встречу».
3. В окне создания встречи впишите в поле «Тема» ее название.
Обратите внимание на то, что в Outlook 2003 окно создания встречи выглядит несколько иначе:
Все, что можно делать со встречей, в обеих версиях Outlook похоже, в версии 2007 лишь изменился дизайн и расположение управляющих кнопок.
4. Нажав на кнопку «Выбрать категорию», выберите для жесткой встречи синюю категорию (жестко привязанные ко времени), для плавающей – зеленую (бюджетируемые).
Обратите внимание, что в Outlook 2007 исчезло понятие «Метка», которое используется в Outlook 2003, и цвет теперь имеют сами категории (это важное новшество). В версии 2003 цвет выбирается в поле «Метка» окна создания встречи.
В Outlook 2003 можно назначить свои собственные названия меток. Это делается в меню Правка/Метка/Изменить метки.
5. Если встреча повторяющаяся – нажмите кнопку «Повторение» и в появившемся меню задайте нужную регулярность. Например, «каждые понедельник и четверг».
6. Чтобы создать многодневное событие, выделите мышкой время не на календаре, а на голубой (в версии 2003 – серой) полосе над ним. Кликните на выделенной полосе правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню «Создать встречу».
7. Чтобы изменить продолжительность встречи, берите ее мышкой за нижний или верхний край и, двигая край, удлиняйте или укорачивайте время встречи.
8. Чтобы перенести встречу, возьмите ее мышкой за левый край и перетащите на нужный день и нужное время.
Освоение электронного планирования требует некоторых усилий. Ведь писать на бумаге нас учили с детства, а работать на компьютере мы стали в более позднем возрасте. Но, с другой стороны, каждое изменение в бумажном ежедневнике – это вычеркивание и переписывание. В Outlook на любые изменения обстоятельств можно реагировать мгновенно, просто передвинув соответствующие встречи.
Правила планирования недели
С разделом «Календарь» нужно работать ежедневно. Утром просматривайте список гибких задач в панели задач справа от календаря (об этом списке мы поговорим в следующей главе). Если какая-то из них стала достаточно срочной и требует не менее часа на выполнение – создавайте вместо гибкой задачи бюджетируемую («плавающую»).
Закончив любое крупное дело, заглядывайте в «Календарь». Вы увидите приближающиеся жесткие встречи или «плавающие» задачи и определите, чем сейчас целесообразно заняться.
Занимайте жесткими встречами и плавающими задачами не более 60% рабочего дня. Не менее 40% должно оставаться на различные непредвиденные обстоятельства – и внутренние, и внешние.
Если вы достаточно часто покидаете рабочее место, необходимо побеспокоиться о «мобильной версии» календаря. Настройте синхронизацию Outlook с календарем вашего мобильного телефона – сейчас это умеют делать большинство приличных моделей телефонов, не говоря уже о смартфонах и коммуникаторах.
Другой вариант – распечатывайте расписание из Outlook на лист бумаги формата А4 или А5. Outlook позволяет достаточно гибко настраивать вид распечатываемого документа. Например, какие дни вы хотите в нем видеть; нужен ли вам только календарь или календарь вместе с панелью задач; нужно ли место для пометок в течение дня и т.п. Вот, например, как выглядит при выдаче на печать календарь недели с добавленной справа панелью задач.
Как называть встречи
Создавая встречи и «плавающие» задачи, придерживайтесь строго определенной системы обозначений. Outlook – чрезвычайно аккуратный и исполнительный секретарь-референт. Но при одном условии: если разговаривать с ним на языке, который он способен понимать.
Все формулировки должны начинаться с определенного ключевого слова, всегда в именительном падеже. Ключевое слово отделяется двоеточием; после двоеточия можно добавить подробности, связанные с запланированной встречей. Например:
Такая система нужна для поиска по ключевым словам. Например, вы хотите узнать, сколько времени вы тратите на общение с подчиненным Петровым. Или в случае какого-то спора вам нужно восстановить историю взаимоотношений. В окне поиска в «Календаре» вы вводите ключевое слово «Петров:» и получаете выборку всех встреч, которые были с этим человеком связаны.
Обратите внимание на двоеточие в ключевых словах – оно нужно, чтобы поиск выдавал только те встречи, где слово «Петров:» использовано как ключевое, а не те, в которых просто присутствуют слова «Петров», «Петровский», «Петровка» и т.п.
Аналогично вы можете получить картину всех прошлых и будущих встреч по проекту «Феникс:», клиенту «Бета-лизинг:», по вашей личной ключевой области «Здоровье:» или «Семья:», «Хобби:» и др. Одно из самых важных преимуществ электронного планирования перед бумажным: вы получаете огромный массив данных для анализа и точного понимания, на что реально тратится ваше время.
Для того чтобы найти в Календаре встречи по ключевому слову, в Outlook 2007 просто введите нужное слово в соответствующее поле и нажмите изображение лупы справа:
В Outlook 2003 последовательность действий чуть сложнее.
1. Нажмите кнопку «Найти» на панели инструментов.
2. Введите ключевое слово нужных вам встреч в поле «Просмотреть».
3. Нажмите «Найти».
4. Чтобы затем вернуться в обычное окно календаря, нажмите «Очистить».
Полезности для руководителя
Главное преимущество при переходе с бумаги на Microsof Outlook для командной работы – более высокая управляемость при меньших затратах сил. Например, с помощью календарей в Microsof Outlook 2007 вы можете:
– совмещать на одном экране календари нескольких ваших сотрудников. Это удобно для планирования и сравнения их реальной загрузки, и еще – для сравнения плана с фактом;
– автоматически, с помощью специально настроенного пользовательского представления, отобрать все встречи сотрудника по какому-либо проекту, направлению, области деятельности. Скопировать эти встречи в Excel и проанализировать количественно: например, узнать, сколько времени менеджеры по продажам тратят на общение с клиентами, а сколько – на бумажную работу;
– видеть календари друг друга (если в компании есть Exchange-сервер), автоматически планировать совещания, в том числе с учетом ресурсов (переговорных, мультимедиа-проекторов и т.п.).
Краткие итоги
1. Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.
2. Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.
3. Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.
4. Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.
5. Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40% времени в резерве.
6. Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.
7. При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5.
8. Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.
2. Высшая точка жизни
Обустройте ваш день с помощью раздела «Задачи»
Средоточие нашей жизни, то «пространство», в котором она реально протекает, – это наш день. Просыпаясь утром, мы не знаем: будет ли этот день самым обычным, заурядным? А может быть, именно сегодняшний день окажется самым главным в нашей жизни?
Древние греки писали на могилах не две даты, рождения и смерти, как мы, а одну. Дату высшей точки жизни человека, день его высшего достижения. Для полководца это, возможно, день его величайшей битвы; для поэта – день первой постановки его лучшей трагедии. У этой точки было специальное название – «акме», в буквальном значении «вершина».
Встретите ли вы в наступающем дне главного для вас человека? Увидите ли главную в вашей жизни улыбку? Услышите ли самую-самую лучшую в вашей жизни музыку?
Это зависит только от вас. Чтобы каждый день был вершиной, не терялся в череде простых будней, не оставался черной дырой в истории вашей жизни – над этим днем нужно тщательно работать. Подобно скульптору над глыбой мрамора, удалять все лишнее, проявляя единственно важное.
Перейти Рубикон…
Вся современная цивилизация прочно стоит на основе, заложенной Римской империей. Многие европейские языки – наследники латыни. Многие распространенные шрифты, которыми напечатаны наши книги, – дальние родственники Capitalis Quadrata, классического римского начертания. Гражданский кодекс, на основе которого составлен любой наш договор, – потомок чеканных формул римского права.
Стержневое, системообразующее время для Рима – переход от республики к империи. Ключевая фигура – Гай Юлий Цезарь, любимец Марса и Венеры, великий полководец, хариз-матичный оратор. Один из важнейших дней его жизни – 12 января 49 года до Рождества Христова.
В этот день Цезарь с XIII легионом переходит реку Рубикон, отделявшую его провинцию от Италии, и занимает город Аримин. Тем самым пройдена «точка невозврата». Нараставшая напряженность в отношениях с Помпеем и сенатом перестала быть напряженностью и стала – войной. Гражданской войной, в которой Цезарю суждено было победить и начать строительство монархии.
Как Цезарь готовил этот день? Представим его вечером, после военного совета, на котором принято окончательное решение. «Перейти Рубикон» – это легко сказать, но нелегко осуществить. Лагерь вокруг уже спит. Судьба этих людей зависит от Цезаря, от его завтрашних распоряжений. От множества крупных и мелких дел, которые нельзя упустить из виду.
Но Рим недаром славится порядком, а римские полководцы – точным расчетом. Героизм римских солдат не превосходит героизма франков, галлов, саксов. Но римские солдаты способны действовать стройными когортами, а варвары умеют нападать лишь толпой. Князья варваров надеются на мощь своих племен; римский полководец полагается на точное знание: сколько войска нужно для осады, сколько провианта требуется для солдат, какой ширины следует строить дороги, чтобы подвоз провианта был бесперебойным.
Перед Цезарем – вощеная табличка, на которой обычно делались рабочие заметки. Как и всех других членов аристократических родов, его с детства воспитывали в культуре письменного слова. Поэтому, обдумывая завтрашний день, он привычной рукой делает заметки. Необходимых дел много, их стоит разделить по смыслу, чтобы вспомнить о нужном в нужное время.
Войско и полководцы: поднять боевой дух, пообещать щедрые награды, быть в меру грозным и в меру приветливым… Раздать указания, распределить когорты, не забыть о провианте, оружии, приспособлениях для переправы…
Противники: искусно лавировать между Помпеем и сенатом, добиться от сената прекращения мобилизации войск Помпея, вербовать сторонников, ссорить врагов, настраивать общественное мнение в свою пользу…
Союзники… Галльские вожди… Города, которые нужно завоевать… И еще – продолжать «Записки о галльской войне», столь важные для популярности в Риме. Не забыть о жене, Кальпурнии, утомленной изменами, чье расположение важно не терять…
Главные задачи на завтрашний день выписываются отдель но, под цифрой I. Все остальное разбивается по смыслу. Перед общением с военачальниками необходимо будет просмотреть раздел «Войско»; перед отсылкой гонцов с поручениями – разделы «Противники» и «Союзники». Завтрашний день лежит перед Цезарем как на ладони. Как карта страны, которая вскоре будет завоевана. Как глыба мрамора перед скульптором, который уже знает, что нужно делать, чтобы получился шедевр.
Ваши личные контексты
«Планировать день» не означает «жестко расписать его по минутам». Обустройство дня включает и жесткие элементы, планируемые в календаре, и гибкие, которые помещаются в панель задач. Если вы не топ-менеджер высокого уровня, чей день состоит в основном из встреч, то жестких задач у вас скорее всего сравнительно немного. Основную массу составляют гибкие: их необходимо сделать сегодня, но не принципиально, в какое именно время.
Чтобы день прошел логично и насыщенно, разделим все задачи на несколько смысловых групп. Для Цезаря такие группы – Войско, Союзники, Противники. Благодаря такому разделению в разные моменты рабочего дня мы можем работать именно с теми задачами, которые в эти моменты нужны. Это называется «контекстным планированием»: находясь в каком-либо контексте, мы видим список относящихся к нему задач.
Выберите контексты, актуальные в вашей повседневной практике:
Подчиненные. Если вы руководитель, у вас есть задачи, делегированные подчиненным. Эту группу задач необходимо просматривать в момент любого контакта с подчиненными (встреча, совещание, телефонный звонок).
Руководитель. Если вы не предприниматель или «свободный художник», то у вас есть начальник и много задач, которые с ним связаны. В момент контакта с руководителем полезно заглядывать в эту категорию, чтобы не забыть задать все необходимые вопросы.
Клиенты, поставщики, контролирующие органы, средства массовой информации. Если вы много взаимодей ствуете с такого рода внешними контрагентами, вам будет удобно собрать в соответствующие категории все связанные с ними задачи.
«Смежники» внутри компании. Коллеги или подразделения, с которыми вы наиболее активно взаимодействуете.
Места. Если вы регулярно отправляетесь в командировки, или часто общаетесь с региональными филиалами, или у вашей компании несколько офисов в разных частях города, вам может понадобиться собрать в одну категорию все задачи, относящиеся к определенным местам.
Проекты. Если в проекте, которым вы руководите или в котором участвуете, больше 15-20 задач, имеет смысл со брать эти задачи в отдельную категорию.
Семья, друзья, родственники. В эти категории (или одну категорию на всех) могут попасть задачи, которые хотелось бы видеть при общении с соответствующими людьми.
Образование; личное развитие; здоровье; отдых; культурные события – еще несколько примеров нерабочих категорий, которые могут вам пригодиться.
Общее количество контекстов не должно быть больше известного психологического числа «7±2». Учитывайте, что как минимум два из них нам нужно зарезервировать под «1-День» и «1-Неделя».
Выпишите список ваших контекстов на лист бумаги. Теперь у нас есть все необходимое, чтобы организовать удобное планирование дня.
Создание задач и категорий
В Outlook контекстное планирование можно организовать с помощью так называемых категорий. В списке задач Юлия Цезаря вы видите задачи не сплошным перечнем, но сгруппированными по категориям. В нужные моменты рабочего дня мы можем открывать нужную категорию и таким образом видеть все задачи, которые уместно решить в данный момент, – будь то задачи, связанные с подчиненными, клиентами, региональными филиалами и т.п.
Научимся создавать гибкие задачи на панели задач и присваивать им категории. Если знать некоторые хитрости, создать задачу в Outlook не труднее, чем вписать руками в бумажный ежедневник.
1. На панели задач, находящейся справа от календаря, поставьте курсор на строчку с серой надписью «Щелчок добавит элемент «Задача». Впишите в эту строчку название любой вашей задачи, например: «Шеф: подписать заявление на отпуск». (Для названий задач справедливы те же правила, что и для встреч: начинаем с ключевых слов в именительном падеже, отделенных двоеточием.)
2. Если у задачи есть точный срок исполнения, установите его в поле «Срок». Оповещение по умолчанию установится на 9.00 соответствующего дня. Если вы хотите, чтобы Outlook напомнил вам о задаче раньше, установите в поле «Напоминание» (в Outlook 2003 – «Оповещение») соответствующую дату и время.
3. В Outlook 2007 нажмите кнопку «Выбрать категорию» в верхней части окна задачи. Выберите «Все категории».
В Outlook 2003 кнопка выбора категорий находится в нижнем правом углу окна создания задачи:
4. В окне «Цветовые категории» нажмите «Создать» и назовите категорию «1-День». Аналогично добавьте категорию «1-Неделя». Затем добавьте все категории, которые вы определили для себя в предыдущем параграфе этой главы.
Поделиться книгой: