Как принимать решения

Все принятые и одобренные экспертной группой варианты решений с обязательной резолюцией направляются к сотруднику организации, который уполномочен принимать окончательно решение относительно каждого варианта.

Принятие окончательного решения включает в себя расчет результата коллективной экспертизы с использованием специальных методов анализа альтернативных вариантов решений, а также обмен дополнительной информацией относительно каждого варианта, сведение к общему знаменателю конфликтных точек зрения по решениям и поиск компромиссных вариантов в случае отсутствия общего мнения.

Разработка плана действий

После того как был выбран конкретный вариант управленческого решения, надо разработать план реализации этого решения. Для этого необходимо определить ресурсы, исполнителей, бюджет и другие важные составляющие плана. В соответствии с происходящими изменениями в рыночной структуре, отражающимися на утвержденном плане, можно вносить коррективы в разные этапы плана.

Контроль

Для получения эффективного результата от реализации утвержденного варианта решения, необходимо проводить постоянный контроль за выполнением каждого этапа плана. Только конструктивный и планомерный контроль может своевременно заметить появление незаметных отклонений на каком-либо этапе процесса. Контроль должен быть организован в разных вариантах в зависимости от характера всей работы, каждого этапа и других значимых факторов. Весь процесс контроля зачастую состоит из нескольких направлений работ по контролированию и выявлению отклонений в работе (например, контроль в финансовой сфере, контроль работы персонала, сотрудничества с внешним миром и т. д.). Взаимодействие контролирующей группы с другими сотрудниками направлено на повышение эффективности процесса реализации утвержденного решения, а также выявление и внесение своевременных изменений в процессе работы.

Очень важным моментом является существование обратной связи на протяжении всего процесса реализации решения, так как только путем обмена оперативной информацией можно своевременно внести соответствующие коррективы в план.

Анализ результатов

Весь процесс реализации решения и его составляющие этапы должны быть проанализированы с целью соответствия утвержденному плану и выявления изменений. Данный этап проведения анализа результатов важен как в общем плане, так и на каждом этапе процесса. Постоянный контроль позволяет своевременно определять изменения всех сторон процесса, делать соответствующие выводы и принимать верные решения для каждого конкретного случая.

Цель проведения анализа результативности состоит в том, чтобы иметь оперативные санные о состоянии работы на каждый конкретный момент времени.

ЭТАПЫ ПОИСКА

Несмотря на то что по каждой проблеме принимается решение в индивидуальном порядке, общий процесс принятия решений в организации можно считать непрерывным. Объяснение этому факту простое: каждое решение по отдельно взятому отделу может быть разовым, но из этих разовых решений складывается общий непрерывный процесс. Процесс принятия решения можно разделить на три этапа:

• обдумывание;

• проектирование вариантов решения;

• выбор решения.

Процесс принятия решений необходимо рассматривать как некий планомерный, логический процесс.

Этапы поиска решений

Представленные три этапа являются базовой моделью Саймона, которая была разработана на уровне психологии, ее смысл заключается в том, что человек, не осознавая или просто не зная об этой модели, использует все три этапа для того, чтобы принять решение по конкретной ситуации. Главное предназначение модели состоит в том, что автор смог обобщить все существующие модели и выделить единую основу, которая и послужила созданию трех этапов принятия решений.

Поэтапное прохождение модели Саймона позволяет в итоге выбрать наиболее оптимальный вариант решения, так как каждый из этапов, в свою очередь, состоит из определенного количества шагов, а такая модель позволяет более структурированно разобрать суть проблемы.

Обдумывание

Принятие решения всегда начинается с процесса обдумывания проблемы, ее структурирования и деления на более мелкие составные части для того, чтобы качественнее и быстрее найти наиболее приемлемый вариант решения проблемы. Осмысление проблемы начинается с того, что в определенный момент времени человек интуитивно ощущает возникший дискомфорт, который становится основой выявления проблемы. Следующим шагом этапа обдумывания проблемы является определение суммы критериев, которые должны характеризовать необходимое искомое решение. В некоторых случаях критерии могут подвергаться пересмотру и видоизменению в зависимости от сложившейся ситуации на определенный момент времени. Если результаты считаются неудовлетворительными, то всегда есть возможность в план действий по реализации варианта решения внести корректирующие поправки.

торой этап процесса поиска оптимального варианта решения возникшей проблемы заключается в том, чтобы разработать как можно больше возможных вариантов решения. Каждый вариант должен быть максимально приближен к принятым на предыдущем этапе критериям. Ценность данного этапа состоит в том, что проектирование вариантов помогает найти незаметные моменты, которые в дальнейшем могут оказать ощутимое влияние на окончательно принятое решение.

После того как человек понял, что проблема имеет место быть, он подсознательно старается представить эту проблему в словесной форме, т. е. сформулировать как всю проблему в целом, так и ее составные части для конструктивного поиска решения.

Процесс проектирования поможет своевременно внести в критерии необходимые изменения для поиска оптимального решения возникшей проблемы.

Выбор решения

Заключительным этапом поиска вероятных решений является выбор конкретного решения из общей массы представленных на рассмотрение вариантов. Процесс выбора состоит из двух шагов, первым шагом является оценка всех вариантов, а вторым шагом – непосредственный выбор лучшего или нескольких лучших вариантов решения. В случае, когда сделать выбор невозможно, предусмотрен вариант возврата на определенный этап или шаг этапа для внесения изменений с целью нового проведения поиска решения. Например, если выбранный вариант решения не соответствует всем заявленным критериям или выбор сделать невозможно, можно вернуться на этап обдумывания (на третий шаг), соответствующий определению критериев, пересмотреть принятые критерии, внести изменения в соответствии с полученными вариантами и желаемым конечным результатом.

Затем пройти весь процесс поиска по готовым шагам. Эта схема удобна тем, что всегда есть возможность вернуться с любого этапа назад по принципу алгоритма.

3. ВЫБОР

Делая окончательный выбор оптимального решения по существующей проблеме, организация должна учитывать все возможные нюансы, которые потенциально могут оказывать влияние на весь процесс принятия решения. На процесс принятия решения влияет множество ситуаций, например открытые обстоятельства, когда все факты известны и видимы без особых усилий. Такой фактор как равнозначность условий вариантов усложняет процесс выбора варианта, но при последовательном ведении этого процесса вероятность верного выбора велика. Кроме того, огромное влияние могут оказывать политические факторы, например складывающаяся политическая ситуация не была учтена в плане реализации решения, следовательно, могут возникнуть отрицательные факторы. Иногда необходимый результат не может быть достигнут вследствие нехватки ресурсов. В процессе выбора оптимального решения следует осторожно пользоваться мнением сторонних сотрудников, но практический опыт и накопленные знания могут оказаться полезными.

В разных ситуациях решения принимаются соответственно возникающей проблеме, однако необходимо помнить о том, что поиск практически всех решений проводится по вышеописанной модели Саймона.

4. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ

Понятие управленческих решений основывается на том, что руководитель, принимая решение, учитывает классификацию решений, их основной состав, а также общие этапы управленческих решений. Существуют некоторые требования, предъявляемые к управленческим решениям:

• эффективность;

• оптимальность;

• реализуемость.

Признаки управленческих решений:

• существование цели;

• наличие альтернатив;

• волевой акт.

Кроме того, присутствует ряд специфических особенностей:

• высокие затраты финансовых и материальных ресурсов на разработку и реализацию управленческих решений;

• консолидация коллектива после выполнения задачи;

• высокая ответственность за принятые решения.

К основным проблемам принятия управленческих решений можно отнести:

• ограниченность сроков;

• частую смену условий;

• нехватку информации;

• рутину и другие проблемы.

КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Классификация управленческих решений может быть сформирована на основании критериев, которые для каждой организации различны. Однако существует некоторая общая классификация, которая может служить основой для формирования собственной классификации решений в организации. Приведенные ниже критерии могут быть значимыми для конкретного решения или наоборот:

• субьектно-объектный признак;

• степень охвата объекта управления;

• содержание задачи;

• форма решения;

• степень определенности ситуации;

• длительность действия;

• основание действия;

ОСНОВНОЙ СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

В зависимости от вида деятельности организации и сути принятого решения формируются управленческие решения, которые, в свою очередь, могут иметь различный состав. Однако существует общепринятая классификация основных направлений, в которую входят:

• планирование;

• организация деятельности;

• мотивация;

• контроль.

Планирование

На данном этапе необходимо ответить на вопросы «что представляет наша цель, методы достижения» и «как обороняться от негативных влияний».

Организация деятельности

Процесс организации деятельности представляет собой процесс разработки конкретных мероприятий, таких как:

• распределение обязанностей между сотрудниками, участвующими в процессе реализации проекта;

• методы взаимодействия отделов, структур, филиалов между собой и с внешней средой;

• порядок распределения конкретных работ по структурам, филиалам;

• возможность внесения корректировки в процесс реализации на всех этапах.

Процесс планирования состоит из определения основных задач организации, главной миссии, тактики и стратегии, а также критериев влияния внешней среды на будущий проект.

Мотивация

Мотивация сотрудников, принимающих участие в процессе реализации утвержденного варианта решения, главным образом формирует методы воздействия на сознание работников с целью слияния интересов организации и подчиненных.

Контроль

На этапе контроля определяются методы измерения результатов деятельности, вырабатывается оптимальная периодичность этих измерений, способы сравнения достигнутого результата с плановым уровнем. Процесс контролирования необходим для выявления различного рода отклонений от графиков и планов, кроме того, позволяет проводить своевременную корректировку на всех этапах и уровнях. Ранжирование критериев контроля позволит выявить главные и второстепенные критерии, а точно установленные временные рамки могут показать цикличность возникающих отклонений в графиках практического процесса.

Для того чтобы эффективно осуществлять проведение контролирующих мероприятий, необходимо установить те критерии, на основании которых должен проходить сравнительный анализ.

ЭТАПЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Процесс принятия решений не является односложным и единичным действием, данный процесс является сложением многочисленных сложных по структуре этапов действий, которые, в свою очередь, дробятся на более мелкие по эффективности шаги. При сложении всех таких мелких шагов складывается управленческое решение. Общепринято выделять в составе решения пять этапов.

1. Диагностика проблемы.

2. Формулировка критериев и ограничений принятия решений.

Определение альтернатив.

Выбор альтернатив.

Реализация и контроль выполнения решений.

Диагностика проблемы

Теоретически проблема может быть ситуацией, в которой не достигнуты заявленные цели, или возникновением неиспользуемой возможности. В первом случае желательно применять руководство по рассогласованию, а во втором – управление с упреждением. В зависимости от уровня сложности поставленной цели процесс диагностики можно представить состоящим из следующих этапов: поиск неиспользуемых возможностей, например низкий уровень прибыли или частые конфликтные ситуации, затем выявление проблемы в чистом виде и проведение анализа ситуации.

Для того чтобы проводить диагностику проблемы, необходимо четко определить, чем является сама проблема.

Выборка альтернативных решений всегда являлась ответственным и сложным делом, так как нельзя пропускать потенциально результативные решения.

Формулировка критериев и ограничений

Для более эффективной реализации управленческого решения необходимо сформулировать имеющиеся ограничения. При формировании такого перечня в него чаще всего вносят такие ограничения, как внутренние ресурсы (финансы, трудовые ресурсы, технологический и сырьевой ресурсы и др.), так и внешние (законодательство, рыночные отношения, этика и устои общества) и другие ограничения, оказывающие значимое влияние на реализацию решения. Кроме того, желательно разработать оценочные критерии, которые чаще всего могут состоять из собственных характеристик решения, степени риска, временных критериев и другие, значимые для каждого конкретного решения критерии.

Определение альтернатив

Принято считать, что можно использовать данные методы формирования идей решений в порядке новизны:

• заимствование;

• заимствование с адаптацией, т. е. с доработкой чужой идеи И аналогия;

• качественно новое решение.

Выбор альтернатив

Процесс выбора потенциально результативных решений проводится исходя из того, что среди множества альтернативных решений всегда присутствуют несколько схожих. Оценка альтернативного решения проводится по многим критериям (в том числе качественного и количественного характера), подробно рассмотренным в последней главе.

Реализация и контроль

Процесс реализации всегда должен проводиться с привлечением сотрудников при разработке, так как признание коллектива повышает шансы эффективного результата, при контроле уменьшаются негативные изменения и выявляются различие отклонения.

Контроль может осуществляться на основе различных методов, более подходящих к каждому конкретному этапу и шагу решения.